วิธีสร้างกฎใน Microsoft Outlook

กฎใน Microsoft Outlook เหมาะอย่างยิ่งสำหรับการดำเนินการกับอีเมลโดยอัตโนมัติ คุณสามารถทำสิ่งต่างๆ เช่น ย้าย ติดธง หรือตอบกลับข้อความบางข้อความได้โดยไม่ต้องดำเนินการด้วยตนเอง เพื่อช่วยให้คุณตามทันกล่องจดหมายที่กำลังเติบโต เราจะแสดงวิธีสร้างกฎใน Outlook

เนื่องจากคุณสามารถสร้างกฎ Outlook บน Windows, Mac และเว็บได้ เราจะครอบคลุมการตั้งค่ากฎเหล่านี้ในแต่ละแพลตฟอร์ม โปรดทราบว่าเงื่อนไขและการดำเนินการที่มีอยู่จะแตกต่างกันไป

วิธีสร้างกฎใน Outlook บน Windows

ชุดเงื่อนไขและการดำเนินการที่มีประสิทธิภาพสูงสุดสำหรับกฎอยู่ใน Outlook บน Windows เพื่ออธิบายวิธีสร้างกฎได้อย่างมีประสิทธิภาพมากที่สุด มาดูการตั้งค่ากฎที่ใช้กันทั่วไปกันสักหน่อย

การตั้งค่ากฎว่างตั้งแต่ต้นจะทำให้คุณมีความยืดหยุ่นมากที่สุด เนื่องจากคุณสามารถเลือกเงื่อนไขและการดำเนินการได้มากกว่าหนึ่งรายการ นอกจากนี้ ตัวช่วยสร้างกฎจะแจ้งให้คุณทราบตลอดทาง

เปิด Outlook ไปที่แท็บ ไฟล์และเลือก จัดการกฎและการแจ้งเตือนในส่วน ข้อมูล

เมื่อกล่องโต้ตอบกฎและการแจ้งเตือนปรากฏขึ้น ให้เปิดแท็บ กฎของอีเมลและเลือกบัญชีที่ด้านบนหากคุณมีมากกว่าหนึ่งบัญชี จากนั้นเลือก กฎใหม่.

จากนั้นคุณสามารถตั้งค่ากฎของคุณตามคำแนะนำด้านล่างเพื่อย้ายอีเมลไปยังโฟลเดอร์ ตั้งค่าสถานะเพื่อติดตามผล หรือส่งการตอบกลับอัตโนมัติ คุณสามารถลองใช้กฎอื่นที่มีประโยชน์แทน เช่น ส่งต่ออีเมลโดยอัตโนมัติ

ย้ายอีเมลไปยังโฟลเดอร์

ในตัวช่วยสร้างกฎ เลือกหนึ่งในตัวเลือกการย้ายที่ด้านบน คุณสามารถย้ายข้อความไปยังโฟลเดอร์เฉพาะตามผู้ส่ง คำที่รวมไว้ หรือสำหรับอีเมลที่คุณส่งแทนที่จะรับ

  1. ตามตัวอย่าง เราจะเลือก ย้ายข้อความที่มีคำเฉพาะในหัวเรื่องไปยังโฟลเดอร์
  2. ที่ด้านล่าง ให้เลือกรายการที่ขีดเส้นใต้และสีน้ำเงินเพื่อระบุเงื่อนไขและการดำเนินการ
  3. เลือก คำเฉพาะและป้อนคำที่ต้องการค้นหาในบรรทัดหัวเรื่อง
  4. เลือก ระบุเพื่อเลือกโฟลเดอร์ที่คุณต้องการย้ายข้อความไป
    1. จากนั้น เลือก ถัดไป
    2. คุณจะเห็นรายการเงื่อนไขพร้อมกับเงื่อนไขที่คุณเพิ่งเลือกซึ่งทำเครื่องหมายไว้โดยอัตโนมัติ คุณสามารถเลือกเกณฑ์เพิ่มเติมสำหรับอีเมลได้หากต้องการ ตัวอย่างเช่น คุณอาจต้องการใช้กฎกับข้อความที่ส่งถึงคุณเท่านั้น เลือกถัดไป.
      1. จากนั้นคุณจะเห็นรายการการกระทำที่คุณเลือกไว้ เช่นเดียวกับเงื่อนไขข้างต้น คุณสามารถเลือกดำเนินการเพิ่มเติมได้หากต้องการ ตัวอย่างเช่น คุณอาจต้องการทำเครื่องหมายข้อความว่าอ่านแล้วเมื่อมีการย้าย เลือก ถัดไป
        1. คุณจะเห็นรายการข้อยกเว้นต่อไป คุณสามารถเลือกยกเว้นอีเมลบางฉบับจากกฎได้ ตัวอย่างเช่น คุณอาจไม่ต้องการให้ส่งอีเมลพร้อมไฟล์แนบไปที่โฟลเดอร์ เลือก ถัดไป
          1. ในหน้าจอสุดท้ายของกฎ คุณจะต้องตั้งชื่อกฎที่ด้านบนก่อน จากนั้นจึงทำเครื่องหมายในช่อง เปิดกฎนี้คุณสามารถเลือกทำเครื่องหมายในช่องเพื่อเรียกใช้กฎนี้ทันทีในกล่องจดหมายของคุณ หรือใช้กฎกับบัญชีอีเมลทั้งหมด
            1. เมื่อคุณเสร็จสิ้น ให้ยืนยันการตั้งค่ากฎในช่องด้านล่างซึ่งจะแสดงเงื่อนไขและการดำเนินการ เลือก เสร็จสิ้นเพื่อบันทึกและเปิดใช้งานกฎ
              1. ยืนยันเครื่องหมายถูกที่อยู่ถัดจากกฎใหม่ของคุณในช่องกฎและการแจ้งเตือนและเลือก ตกลง

                2. ตั้งค่าสถานะอีเมลเพื่อติดตามผล

                กฎ Outlook ที่เป็นประโยชน์อีกข้อหนึ่งคือการติดธงอีเมลเพื่อติดตามผล คุณจะต้องเลือกธงและเวลาสำหรับการติดตามผล

                1. ทำตามขั้นตอนเดียวกันด้านบนเพื่อสร้าง กฎใหม่และเปิดตัวช่วยสร้างกฎ
                2. จากนั้น เลือก ตั้งค่าสถานะข้อความจากบุคคลอื่นเพื่อติดตามผล
                3. ที่ด้านล่าง ให้เลือกรายการที่ขีดเส้นใต้และเป็นสีน้ำเงินเพื่อระบุเงื่อนไขและการดำเนินการ
                4. เลือก บุคคลหรือกลุ่มสาธารณะเพื่อเลือกผู้ติดต่อ
                5. เลือก ติดตามผลในเวลานี้เพื่อเลือกธงและเวลา
                  1. จากนั้น เลือก ถัดไป
                  2. เช่นเดียวกับกฎข้างต้น ตัวช่วยสร้างกฎจะแนะนำคุณเกี่ยวกับเงื่อนไข การดำเนินการ และข้อยกเว้นที่คุณสามารถยืนยันและเพิ่มให้กับกฎของคุณได้ จากนั้น ตั้งชื่อ เปิดใช้งาน และเสร็จสิ้น

                    3. ตอบกลับอีเมลโดยอัตโนมัติ

                    กฎอีกข้อหนึ่งที่คุณอาจพบว่ามีประโยชน์คือการตอบกลับอัตโนมัติ ซึ่งคล้ายกับ ข้อความไม่อยู่ที่สำนักงาน แต่มีความยืดหยุ่นมากกว่า คุณสามารถใช้เทมเพลต Outlook เฉพาะหรือสร้างข้อความตอบกลับสำหรับอีเมลที่ต้องการได้.

                    1. ทำตามขั้นตอนเดียวกันด้านบนเพื่อสร้าง กฎใหม่และเปิดตัวช่วยสร้างกฎ จากนั้นเลือก ใช้กฎกับข้อความที่ฉันได้รับและเลือก ถัดไป
                      1. เลือกเงื่อนไขที่คุณต้องการใช้สำหรับข้อความอีเมลที่ได้รับ คุณสามารถใช้กฎกับผู้ส่งบางราย โดยใช้คำเฉพาะ เมื่อได้รับในช่วงวันที่ หรือเงื่อนไขอื่นใดที่คุณต้องการ เลือก ถัดไป
                        1. เลือก ตอบกลับโดยใช้เทมเพลตเฉพาะหรือ ให้เซิร์ฟเวอร์ตอบกลับโดยใช้ข้อความเฉพาะตามความต้องการของคุณ จากนั้นเลือกข้อความสีน้ำเงินที่ขีดเส้นใต้ที่ด้านล่างตามตัวเลือกที่คุณเลือก และเลือก ถัดไปเมื่อคุณทำเสร็จแล้ว
                        2. ตอบกลับโดยใช้เทมเพลตเฉพาะ: เลือกเทมเพลตเฉพาะเพื่อเลือกเทมเพลตที่คุณต้องการ
                          1. ให้เซิร์ฟเวอร์ตอบกลับโดยใช้ข้อความเฉพาะ: เลือกข้อความเฉพาะป้อนข้อความในกล่องที่ปรากฏขึ้น และเลือก บันทึกและปิด.
                            1. ทำเครื่องหมายข้อยกเว้นที่คุณต้องการรวม เลือก ถัดไปและสิ้นสุดกฎด้วยการตั้งชื่อ เปิดใช้งาน และบันทึกด้วยปุ่ม เสร็จสิ้น

                              2. วิธีสร้างกฎใน Outlook บน Mac

                              หากคุณใช้ Outlook บน Mac คุณสามารถตั้งค่ากฎกล่องจดหมายได้อย่างง่ายดาย แม้ว่าเงื่อนไขและการดำเนินการจะถูกจำกัดกว่าบน Windows เล็กน้อยก็ตาม

                              1. เปิด Outlookและเลือก Outlook>การตั้งค่าในแถบเมนู
                              2. เลือกกฎในหน้าต่างป๊อปอัป
                                1. เลือกบัญชีทางด้านซ้ายหากคุณมีมากกว่าหนึ่งบัญชี และเลือกปุ่ม เครื่องหมายบวกทางด้านขวา
                                  1. ป้อน ชื่อกฎที่ด้านบน
                                  2. จากนั้น ตั้งค่าเงื่อนไขแรกโดยใช้กล่องแบบเลื่อนลง คุณอาจต้องเพิ่มเงื่อนไขทั้งนี้ขึ้นอยู่กับสิ่งที่คุณเลือก ตัวอย่างเช่น หากคุณเลือก วันที่รับคุณจะป้อนวันที่
                                    1. จากนั้น เลือกการดำเนินการโดยใช้กล่องแบบเลื่อนลงเหล่านั้น คุณอาจต้องเพิ่มการดำเนินการอีกครั้ง ตัวอย่างเช่น หากคุณเลือก ย้ายไปยังโฟลเดอร์คุณจะเลือกโฟลเดอร์.
                                      1. หากต้องการเพิ่มเงื่อนไขหรือการกระทำอื่น ให้เลือก เครื่องหมายบวกทางด้านขวา หรือหากต้องการเพิ่มข้อยกเว้น ให้เลือก เครื่องหมายบวกถัดจาก ยกเว้นถ้า.
                                        1. หรือเลือกทำเครื่องหมายในช่องเพื่อไม่ใช้กฎอื่นๆ ที่ตรงตามเงื่อนไขเดียวกัน ยืนยันว่าได้ทำเครื่องหมายในช่อง เปิดใช้งานที่ด้านซ้ายล่างแล้วเลือก ตกลงเพื่อบันทึกกฎ

                                          2. วิธีสร้างกฎใน Outlook บนเว็บ

                                          หากต้องการสร้างกฎใน Outlook บนเว็บ ให้ไปที่เว็บไซต์แล้วลงชื่อเข้าใช้ คุณจะเห็นเงื่อนไขและการดำเนินการที่คล้ายกันกับเงื่อนไขและการดำเนินการใน Outlook บน Mac

                                          1. เลือกไอคอนการตั้งค่า(เฟือง) ที่ด้านบนขวา และเลือกดูการตั้งค่า Outlook ทั้งหมดในแถบด้านข้างที่ปรากฏขึ้น
                                            1. ในหน้าต่างป๊อปอัป ให้เลือก เมลทางด้านซ้ายสุด และ กฎทางด้านขวา
                                            2. ที่ด้านบน ให้เลือก เพิ่มกฎใหม่
                                              1. ตั้งชื่อกฎของคุณ จากนั้นใช้ช่อง เพิ่มเงื่อนไขเพื่อเลือกเกณฑ์ คุณอาจต้องเพิ่มเงื่อนไขดังกล่าว ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับเงื่อนไขที่คุณเลือก ตัวอย่างเช่น หากคุณเลือก จากคุณจะถูกขอให้ระบุผู้ส่งทางด้านขวา
                                                1. ใช้ช่อง เพิ่มการกระทำเพื่อเลือกการกระทำ คุณอาจได้รับแจ้งให้เพิ่มการดำเนินการอีกครั้ง ตัวอย่างเช่น หากคุณเลือก ย้ายไปที่คุณจะถูกขอให้ระบุชื่อโฟลเดอร์หรือ สร้างโฟลเดอร์ใหม่
                                                  1. คุณสามารถใช้ตัวเลือกสีน้ำเงินเพื่อเพิ่มเงื่อนไข การดำเนินการอื่น หรือรวมข้อยกเว้นตามที่คุณต้องการ
                                                    1. คุณสามารถเลือกทำเครื่องหมายในช่องเพื่อหยุดการประมวลผลกฎเพิ่มเติมและเรียกใช้กฎในกล่องจดหมายของคุณได้ทันที
                                                    2. เมื่อเสร็จแล้ว ให้เลือก บันทึก

                                                      3. อีเมลของคุณจะเป็นไปตามกฎหรือไม่

                                                      ด้วยการสร้างกฎอีเมลใน Outlook คุณสามารถลดเวลาที่ใช้ในการจัดระเบียบข้อความ อย่าลืมติดตามผล หรือตอบกลับอีเมลบางฉบับ หากคุณประสบปัญหา โปรดดู การแก้ไขเมื่อกฎอีเมล Outlook ไม่ทำงาน เหล่านี้

                                                      .

                                                      กระทู้ที่เกี่ยวข้อง:

                                                      วิธีการตั้งค่าและใช้แผนผังองค์กร Microsoft Teams วิธีรักษาสถานะ Microsoft Teams เป็นสีเขียวตลอดเวลา วิธีทำสำเนาแผ่นงาน Excel หรือสมุดงาน ไมโครโฟนหรือเสียงไม่ทำงานใน Microsoft Teams? 9 วิธีแก้ไขที่ควรลอง วิธีลบตัวแบ่งส่วนใน Microsoft Word วิธีสร้างและใช้โค้ด Microsoft Teams วิธีจัดการหรือปิดการแจ้งเตือนของ Microsoft Teams

                                                      1.05.2023