วิธีใช้ Microsoft Outlook สำหรับโครงการหรือการจัดการทีม

มีแอปมากมายสำหรับจัดการโครงการและทีม ตั้งแต่ บอร์ดคัมบัง ถึง แอปพลิเคชันการทำงานร่วมกัน หากคุณใช้ Microsoft Office อยู่แล้ว คุณสามารถใช้ประโยชน์จากคุณลักษณะในตัวมากมายเพื่อให้ตัวคุณเองและทีมของคุณเป็นระเบียบใน Outlook

คุณสามารถใส่โค้ดสีอีเมลและเปลี่ยนข้อความให้เป็นงานได้เมื่อวางแผนโครงการ หากคุณทำงานร่วมกับทีม คุณสามารถสร้างและมอบหมายงานและตั้งค่ากลุ่มได้ หากต้องการใช้คุณลักษณะเหล่านี้ร่วมกับคุณลักษณะอื่นๆ ต่อไปนี้เป็นคำแนะนำ เคล็ดลับ และขั้นตอนในการใช้ Microsoft Outlook เป็นเครื่องมือในการจัดการโครงการ

จัดหมวดหมู่อีเมลขาเข้า

หนึ่งในฟีเจอร์ที่ง่ายที่สุดแต่มีประโยชน์มากที่สุดที่คุณสามารถใช้ในการจัดการโปรเจ็กต์คือการใส่รหัสสีให้กับอีเมลของคุณ เมื่อคุณตั้งค่าหมวดหมู่ Outlook แล้ว คุณสามารถกำหนดหมวดหมู่ให้กับอีเมลที่ทำให้โดดเด่นในกล่องจดหมายของคุณได้ นอกจากนี้ คุณสามารถสร้างกฎเพื่อกำหนดหมวดหมู่โดยอัตโนมัติได้หากต้องการ

คุณสามารถสร้างหมวดหมู่สำหรับสิ่งที่สมเหตุสมผลที่สุดได้ คำแนะนำบางส่วนมีหมวดหมู่สำหรับแต่ละโครงการ ลูกค้า หรือแผนก

ไปที่แท็บ หน้าแรกของ Outlook แล้วเปิดเมนู จัดหมวดหมู่ในกลุ่มแท็ก จากนั้นเลือก ทุกหมวดหมู่

คุณจะสังเกตเห็นหมวดหมู่ที่สร้างไว้ล่วงหน้าหลายประเภทซึ่งมีเพียงสีตามชื่อหมวดหมู่ คุณสามารถแก้ไขชื่อใดชื่อหนึ่งเหล่านี้เพื่อใช้ชื่อที่มีความหมายมากขึ้นได้ เลือกหมวดหมู่ เลือก เปลี่ยนชื่อทางด้านขวา ป้อนชื่อใหม่ และใช้ Enterเพื่อบันทึก

หากต้องการสร้างหมวดหมู่ใหม่ ให้เลือก ใหม่ทางด้านขวา ป้อนชื่อ เลือกสี เพิ่มแป้นพิมพ์ลัดหรือไม่ก็ได้ และใช้ ตกลงเพื่อบันทึก

หากต้องการกำหนดหมวดหมู่ให้กับอีเมล ให้ทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

เลือก จัดหมวดหมู่บนแท็บ หน้าแรกและเลือกแท็บที่คุณต้องการใช้

คลิกขวา ย้ายไปที่ จัดหมวดหมู่และเลือกรายการใดรายการหนึ่งจากเมนูที่แสดงออกมา

จากนั้นคุณจะเห็นหมวดหมู่ถัดจากอีเมลในกล่องจดหมายของคุณ รวมถึงที่ด้านบนของข้อความในหน้าต่างของตัวเอง

เปลี่ยนอีเมลให้เป็นงาน

วิธีที่เป็นประโยชน์อย่างยิ่งในการจัดการโครงการใน Outlook คือการเปลี่ยนอีเมลให้เป็นงาน คุณอาจได้รับคำขอให้อัปเดตสถานะโครงการสำหรับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณหรือส่งเอกสารไปยังสมาชิกในทีม ด้วยการวางข้อความนั้นในรายการงานของคุณ คุณจะสามารถทำข้อความนั้นให้เสร็จสิ้นได้เพียงปลายนิ้วสัมผัส.

หากต้องการเปลี่ยนอีเมลให้เป็นงานอย่างรวดเร็ว เพียงทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

คลิกขวาที่ข้อความในกล่องจดหมายของคุณ ลงไปที่ ย้ายและเลือกโฟลเดอร์งานในเมนูที่แสดงออกมา

ในหน้าต่างข้อความ ให้เลือก ย้ายใน Ribbon และใช้เมนูแบบเลื่อนลง ย้ายเพื่อเลือกโฟลเดอร์งาน

ลากข้อความจากกล่องจดหมายของคุณไปที่ไอคอนงานในการนำทางด้านซ้ายมือ

สำหรับตัวเลือกเพิ่มเติมเมื่อเปลี่ยนอีเมลเป็นงาน คุณสามารถใช้วิธีถัดไปนี้แทนได้

กดปุ่มเมาส์ขวาค้างไว้ในขณะที่คุณเลือกอีเมล จากนั้นลากไปที่ไอคอน งานทางด้านซ้ายแล้วปล่อย

คุณจะเห็นตัวเลือกปรากฏขึ้นสำหรับการคัดลอกอีเมลเป็นงานพร้อมข้อความ คัดลอกเป็นงานโดยมีอีเมลเป็นไฟล์แนบ หรือย้ายอีเมลเป็นงานพร้อมไฟล์แนบ

เลือกหนึ่งในตัวเลือกเหล่านั้น เท่านี้ก็เรียบร้อย คุณยังสามารถเลือก ยกเลิกหากคุณเปลี่ยนใจ

จากนั้น เลือกไอคอนงาน Outlook ได้ตลอดเวลาเพื่อดูรายการสิ่งที่ต้องทำของคุณ

สร้างและมอบหมายงาน

นอกจากการเปลี่ยนอีเมลเป็นสิ่งที่ต้องทำสำหรับตัวคุณเองแล้ว คุณยังสามารถสร้างงานและมอบหมายงานใน Outlook ได้ วิธีนี้จะสะดวกหากคุณตัดสินใจที่จะมอบหมายงานแทนที่จะจัดการด้วยตัวเอง หรือหากคุณต้องการรับรายงานสถานะของงานที่สามารถส่งได้ในคลิกเดียว

เลือกไอคอน งานทางด้านซ้ายหรือ รายการใหม่>งานบนแท็บ หน้าแรกและสร้าง งานใหม่ตามปกติ หรือคุณสามารถใช้ขั้นตอนข้างต้นเพื่อเปลี่ยนอีเมลให้เป็นงานได้

กรอกรายละเอียดงานทั้งหมดให้ครบถ้วน รวมถึงหัวข้อ วันที่เริ่มต้นและวันครบกำหนด ลำดับความสำคัญ และรายละเอียด เมื่อคุณพร้อมแล้ว ให้ไปที่แท็บ งานและเลือก มอบหมายงานในส่วนจัดการงานของ Ribbon

การดำเนินการนี้จะรีเฟรชหน้าต่างงานเพื่อรวมบรรทัดถึงสำหรับการเพิ่มผู้รับมอบหมาย ป้อนชื่อหรือที่อยู่อีเมลของพวกเขา หรือใช้ปุ่ม ถึงเพื่อเลือกจากสมุดที่อยู่ของคุณ

.

คุณสามารถเลือกทำเครื่องหมายในช่องเพื่อเก็บสำเนาที่อัปเดตของงานในรายการของคุณและรับรายงานสถานะเมื่องานเสร็จสมบูรณ์

หลังจากทุกอย่างเสร็จสิ้นแล้ว ให้เลือก ส่งเพื่อส่งงานไปยังผู้รับมอบหมาย

เมื่อพวกเขาได้รับงานทางอีเมล พวกเขาก็เพียงเพิ่มงานนั้นไปยังรายการงานของตนเอง

พวกเขาสามารถใช้ฟิลด์ สถานะและ เปอร์เซ็นต์ที่เสร็จสมบูรณ์ในงานขณะที่พวกเขาดำเนินการผ่าน และสามารถเลือก ส่งรายงานสถานะบน แท็บงานเพื่อให้คุณได้รับสถานะที่อัปเดตผ่านทางอีเมล

ตั้งค่ากลุ่มผู้ติดต่อ

เมื่อคุณทำงานร่วมกับทีม การสร้างรายการแจกจ่าย หรือกลุ่มผู้ติดต่อ จะช่วยคุณประหยัดเวลา แทนที่จะเพิ่มสมาชิกในทีมทุกคนในอีเมล กิจกรรมในปฏิทิน หรืองาน คุณเพียงแค่เพิ่มกลุ่ม

เลือกไอคอนบุคคลในการนำทางด้านซ้ายมือ

ไปที่แท็บ หน้าแรกและเลือก กลุ่มผู้ติดต่อใหม่ในส่วนใหม่ของ Ribbon

ป้อนชื่อกลุ่มที่ด้านบน จากนั้นเลือก เพิ่มสมาชิกในส่วนสมาชิก และเลือก จากที่ติดต่อ Outlook, จากสมุดที่อยู่หรือ ที่อยู่ติดต่อทางอีเมลใหม่.

ด้วยสองตัวเลือกแรก หน้าต่างใหม่จะเปิดขึ้นมาโดยที่คุณเลือกผู้ติดต่อและใช้ปุ่ม สมาชิกเพื่อเพิ่ม ดำเนินการตามขั้นตอนนี้ต่อไปจนกว่าคุณจะมีสมาชิกทั้งหมดแล้วเลือก ตกลงเพื่อบันทึก

จากนั้นคุณจะเห็นสมาชิกกลุ่มของคุณอยู่ในรายการและสามารถเพิ่มได้หากจำเป็น เลือก บันทึกและปิดเพื่อเสร็จสิ้นกระบวนการและบันทึกกลุ่ม

หากต้องการใช้กลุ่มที่คุณสร้างในบรรทัดที่อยู่ในอีเมลหรือในฐานะผู้ได้รับเชิญสำหรับกิจกรรม ให้เริ่มพิมพ์ชื่อกลุ่มและเลือกจากคำแนะนำ หรือใช้ปุ่ม ถึงเพื่อค้นหา และเลือกกลุ่ม

แบ่งปันปฏิทิน

ในขณะที่คุณสามารถ ตั้งค่าปฏิทินกลุ่มเฉพาะใน Outlook คุณอาจต้องการเพียงแค่ แบ่งปันปฏิทินของคุณเอง สิ่งนี้มีประโยชน์สำหรับสมาชิกในทีมที่ทำหน้าที่เป็นตัวสำรองหรือผู้จัดการร่วมสำหรับโครงการของคุณ

เลือกไอคอน ปฏิทินทางด้านซ้าย จากนั้นเลือกปฏิทินโดยใช้ บานหน้าต่างโฟลเดอร์.

ไปที่แท็บ หน้าแรกและเลือก แบ่งปันปฏิทินในกลุ่มจัดการปฏิทิน เลือกปฏิทิน

บนแท็บ สิทธิ์ให้ใช้ปุ่ม เพิ่มเพื่อเลือกผู้ติดต่อที่จะแชร์ด้วย

ค้นหาผู้ติดต่อ เลือก เพิ่มและเลือก ตกลงจากนั้นเลือก สามารถดูได้หรือ สามารถแก้ไขได้ขึ้นอยู่กับสิทธิ์ที่คุณต้องการอนุญาต

เลือก ใช้จากนั้น ตกลงเพื่อแชร์ปฏิทินของคุณ

ผู้รับของคุณควรได้รับอีเมลแจ้งว่าคุณกำลังแชร์ปฏิทินกับพวกเขา พวกเขาสามารถยอมรับเพื่อดูปฏิทินของคุณในรายการปฏิทิน Outlook ได้

จัดการโฟลเดอร์ของคุณ

โฟลเดอร์ใน Outlook เหมือนกับโฟลเดอร์ที่คุณใช้บนคอมพิวเตอร์ของคุณ พวกมันให้วิธีง่ายๆ แก่คุณในการจัดระเบียบสิ่งของของคุณ คุณมีวิธีที่ยอดเยี่ยมในการจัดการโฟลเดอร์ Outlook สำหรับโครงการหรือทีมของคุณ

เปิดบานหน้าต่างโฟลเดอร์ทางด้านซ้ายของกล่องจดหมายของคุณ จากนั้น คุณสามารถขยายบัญชีได้ หากคุณมีมากกว่าหนึ่งบัญชี เพื่อดูโฟลเดอร์ทั้งหมดภายในบัญชีนั้น

สร้างโฟลเดอร์หลักหรือโฟลเดอร์ย่อยใหม่

พิจารณา การสร้างโฟลเดอร์ สำหรับแต่ละโครงการหรือหนึ่งรายการสำหรับลูกค้าหรือสมาชิกในทีมทุกคนเพื่อจัดระเบียบทุกอย่าง

คลิกขวาที่บัญชีหรือโฟลเดอร์ปัจจุบัน เลือก โฟลเดอร์ใหม่และตั้งชื่อ

จัดเรียงโฟลเดอร์ย่อยของคุณ

หากคุณมีโฟลเดอร์หลักที่มีโฟลเดอร์ย่อยจำนวนมาก คุณสามารถค้นหาโฟลเดอร์ที่ต้องการได้อย่างรวดเร็วโดยการจัดเรียง คลิกขวาที่โฟลเดอร์หลักและเลือก จัดเรียงโฟลเดอร์ย่อย A ถึง Z

เพิ่มโฟลเดอร์ในรายการโปรด

ส่วน รายการโปรดจะอยู่ที่ด้านบนของบานหน้าต่างโฟลเดอร์ เมื่อคุณยุบบานหน้าต่างนั้น คุณจะเห็นรายการโปรดของคุณในแถบทางด้านซ้าย ทั้งสองอย่างนี้ช่วยให้คุณเข้าถึงโฟลเดอร์ที่ใช้บ่อยได้อย่างรวดเร็ว

คลิกขวาที่โฟลเดอร์และเลือก เพิ่มในรายการโปรดหรือลากโฟลเดอร์ไปยังส่วนรายการโปรดที่ด้านบนของบานหน้าต่างโฟลเดอร์

แสดงจำนวนรายการที่ยังไม่ได้อ่าน

คุณสามารถแสดงจำนวนรายการที่ยังไม่ได้อ่านทั้งหมดสำหรับโฟลเดอร์บนโฟลเดอร์นั้นในบานหน้าต่าง วิธีนี้จะมีประโยชน์หากคุณส่งอีเมลไปยังโฟลเดอร์โดยอัตโนมัติ เนื่องจากคุณสามารถมองเห็นข้อความใหม่ได้อย่างรวดเร็ว.

คลิกขวาที่โฟลเดอร์และเลือก คุณสมบัติ

เปิดแท็บ ทั่วไปและเลือก แสดงจำนวนรายการที่ยังไม่ได้อ่าน

เลือก ใช้และ ตกลงเพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลง

หากคุณต้องการดูรายการทั้งหมด ให้เลือก แสดงจำนวนรายการทั้งหมดแทน

ดำเนินการทั่วไปโดยอัตโนมัติ

ตามที่กล่าวไว้ข้างต้น คุณสามารถดำเนินการอัตโนมัติใน Outlook ได้ ซึ่งรวมถึงการย้ายอีเมลไปยังโฟลเดอร์ การส่งต่อข้อความ และการทำเครื่องหมายรายการว่ามีความสำคัญ แต่ละสิ่งเหล่านี้ไม่เพียงช่วยให้คุณไม่พลาดกล่องจดหมายของคุณ แต่ยังช่วยให้คุณโครงการหรือทีมของคุณได้เช่นกัน

สร้างกฎของ Outlook

เรามีคำแนะนำฉบับสมบูรณ์สำหรับ การสร้างกฎใน Outlook บน Windows, Mac และเว็บที่คุณสามารถดูได้ ดังนั้นเราจะมาดูตัวอย่างหนึ่งที่เป็นประโยชน์สำหรับการจัดการโครงการที่นี่ คุณสามารถย้ายอีเมลไปยังโฟลเดอร์ตามที่กล่าวไว้ข้างต้นได้โดยอัตโนมัติ นอกจากนี้ แทนที่จะสร้างกฎตั้งแต่ต้น คุณสามารถยึดตามกฎจากอีเมลที่คุณได้รับ

เลือกอีเมลและคลิกขวา ย้ายไปที่ กฎและเลือก สร้างกฎหรือเลือก กฎบน หน้าแรกแท็บแล้วเลือก สร้างกฎ.

คุณจะเห็นเงื่อนไขพื้นฐานสำหรับอีเมลที่ด้านบน คุณสามารถตั้งกฎตามผู้ส่ง หัวเรื่อง หรือวิธีจัดการกฎได้ เลือกเงื่อนไขอย่างน้อยหนึ่งเงื่อนไขที่คุณต้องการใช้

ในพื้นที่ ดำเนินการต่อไปนี้ทำเครื่องหมายที่ช่อง ย้ายรายการไปยังโฟลเดอร์จากนั้น ใช้ปุ่ม เลือกโฟลเดอร์เพื่อเลือกโฟลเดอร์

เลือก ตกลงเมื่อคุณทำเสร็จแล้ว และกฎใหม่ของคุณก็พร้อมใช้งาน เมื่อใดก็ตามที่อีเมลมาถึงตามเงื่อนไขที่คุณเลือก อีเมลนั้นจะย้ายไปยังโฟลเดอร์ที่คุณเลือกโดยอัตโนมัติ

สร้างขั้นตอนด่วน

เครื่องมืออัตโนมัติที่ยอดเยี่ยมอีกเครื่องมือหนึ่งใน Outlook เรียกว่าขั้นตอนด่วน ด้วยขั้นตอนด่วน คุณสามารถดำเนินการกับอีเมลได้ด้วยคลิกเดียว ตามที่คุณสามารถจินตนาการได้ นี่เป็นการประหยัดเวลาได้มาก

คุณสามารถตั้งค่าขั้นตอนด่วนสำหรับสิ่งต่างๆ เช่น การย้าย การจัดหมวดหมู่ หรือการส่งต่ออีเมล ตามตัวอย่าง เราจะตั้งค่าขั้นตอนด่วนเพื่อตั้งค่าสถานะอีเมลเพื่อติดตามผลในวันพรุ่งนี้.

ไปที่แท็บ หน้าแรกและเลือกลูกศร เพิ่มเติม(ลูกศรล่าง) ในช่อง ขั้นตอนด่วนเลือก ขั้นตอนด่วนใหม่>กำหนดเอง.

ในกล่องแก้ไขขั้นตอนด่วน ให้ตั้งชื่อที่ด้านบน จากนั้น เปิดเมนูแบบเลื่อนลง เลือกการดำเนินการและเลือก ตั้งค่าสถานะข้อความ

ในเมนูแบบเลื่อนลงถัดไป ให้เลือก พรุ่งนี้คุณสามารถเลือกตัวเลือกอื่นได้ เช่น วันนี้ หรือ สัปดาห์หน้า หรือหากต้องการ

เลือก เสร็จสิ้นเพื่อบันทึกขั้นตอนด่วน

หากต้องการใช้ขั้นตอนด่วน ให้เลือกอีเมล ไปที่แท็บ หน้าแรกและเลือกในกล่อง ขั้นตอนด่วนหรือคลิกขวา ย้ายไปที่ ขั้นตอนด่วนและเลือกจากเมนูป๊อปอัป

นั่นคือทั้งหมดที่มีให้ คุณเพิ่งตั้งค่าสถานะอีเมลเพื่อติดตามผลพรุ่งนี้ด้วยการคลิกเพียงครั้งเดียว

หวังว่าคำแนะนำเหล่านี้จะช่วยคุณในการจัดการโครงการใหม่ถัดไป หรือแม้แต่ทีมของคุณใน Outlook หากต้องการข้อมูลเพิ่มเติม โปรดดูที่ วิธีเพิ่ม Microsoft Teams ลงใน Outlook เพื่อเข้าร่วมหรือกำหนดเวลาการประชุมที่ง่ายขึ้น

.

กระทู้ที่เกี่ยวข้อง: