การป้อนอัตโนมัติใน Microsoft Excel เป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมที่ช่วยประหยัดเวลาในการป้อนข้อมูล ด้วยการใช้ปุ่มป้อนอัตโนมัติหรือเพียงลากเคอร์เซอร์ คุณสามารถเติมเซลล์อัตโนมัติได้ภายในไม่กี่วินาที อย่างไรก็ตาม คุณลักษณะนี้มีอะไรมากกว่าที่เห็น
คุณสามารถใช้การป้อนอัตโนมัติสำหรับงานง่ายๆ เช่น การกรอกวันในสัปดาห์ แต่คุณสามารถใช้เครื่องมือนี้เพิ่มเติมเพื่อกรอกวันที่ รูปแบบ และการจัดรูปแบบได้ ยิ่งไปกว่านั้น คุณยังสามารถเติมเซลล์ด้วยค่าที่เพิ่มขึ้นตามจำนวนที่กำหนด และยังรวมข้อความจากแถวต่างๆ ได้ด้วย
แม้ว่าคุณจะเคยใช้การป้อนอัตโนมัติมาก่อน ลองดูวิธีต่างๆ เหล่านี้ในการใช้คุณลักษณะที่คุณอาจไม่รู้ว่ามีอยู่จริง ใช่แล้ว ถึงเวลาใช้ประโยชน์สูงสุดจากฟีเจอร์ป้อนอัตโนมัติใน Excel
ป้อนรายการอัตโนมัติ
เริ่มต้นด้วยงานที่ง่ายที่สุดที่คุณสามารถทำได้ด้วยการป้อนอัตโนมัติของ Excel คุณสามารถกรอกรายการได้อย่างง่ายดาย ซึ่งรวมถึงรายการในตัวหรือ รายการที่คุณสร้าง ที่กำหนดเอง
Excel มีเดือนและวันเป็นคำเต็มหรือตัวย่อสามตัวอักษรในตัว ลองใช้รายการวันเป็นตัวอย่าง
หากคุณตั้งค่ารายการแบบกำหนดเองใน Excel แอปพลิเคชันจะจดจำสิ่งนี้เมื่อคุณใช้การป้อนอัตโนมัติเช่นกัน ที่นี่ เรามีรายการสีที่กำหนดเองซึ่งป้อนได้โดยใช้ป้อนอัตโนมัติ
เคล็ดลับ: หากต้องการดูหรือสร้างรายการ ให้ไปที่ ไฟล์>ตัวเลือกเลือก ขั้นสูงทางด้านซ้าย และปุ่ม แก้ไขรายการที่กำหนดเองทางด้านขวา
ป้อนรูปแบบอัตโนมัติ
อีกวิธีที่ยอดเยี่ยมในการใช้การป้อนอัตโนมัติคือเมื่อคุณมีรูปแบบในข้อมูลของคุณ คุณอาจมีช่วงตัวเลขหรือตัวอักษรในชุดข้อมูลของคุณ เมื่อเลือกสองเซลล์ขึ้นไป คุณสามารถลากเพื่อเติมเซลล์ที่เหลือได้
สำหรับตัวอย่างพื้นฐาน เรามีตัวอักษร A, C และ E เราต้องการเติมเซลล์ที่เหลือด้วยตัวอักษรเดียวกันตามลำดับนั้น.
ป้อนวันที่อัตโนมัติ
เมื่อคุณป้อนวันที่ใน Excel แอปพลิเคชันจะชาญฉลาดพอที่จะจดจำสิ่งนี้ได้ ซึ่งทำให้คุณสามารถใช้การป้อนอัตโนมัติเพื่อกรอกชุดวันที่ตามลำดับให้สมบูรณ์ นอกจากนี้ คุณยังสามารถกรอกวันที่โดยการปรับเดือน วัน หรือปี ทำให้คุณมีตัวเลือกมากกว่าหนึ่งรายการ
วันที่ปรับการเติมพื้นฐาน
ตามค่าเริ่มต้น เมื่อคุณใช้การป้อนอัตโนมัติสำหรับรูปแบบวันที่แบบสั้น (ดด/วว/ปปปป) คุณจะเห็นวันที่เพิ่มขึ้นโดยอัตโนมัติ
หากคุณเลือกรูปแบบวันที่แบบยาวแทน (วัน เดือน วันที่ และปี) รูปแบบจะทำงานในลักษณะเดียวกัน คุณจะเห็นวันที่เพิ่มขึ้นทีละหนึ่ง
ตัวเลือกการป้อนวันที่อัตโนมัติอื่นๆ
นอกเหนือจากตัวเลือกการกรอกวันที่แบบง่ายสองตัวเลือกข้างต้นแล้ว คุณมีตัวเลือกเพิ่มเติมในการเพิ่มวันธรรมดา เดือน หรือ ปีมากกว่าวันที่
จากนั้นคุณจะเห็นวันที่ของคุณเต็มไปด้วยตัวเลือกที่คุณเลือก ในกรณีนี้ เราเลือกเดือน
ป้อนอัตโนมัติโดยมีหรือไม่มีการจัดรูปแบบ
อีกวิธีหนึ่งที่สะดวกอย่างยิ่งในการใช้การป้อนอัตโนมัติใน Excel คือสำหรับการจัดรูปแบบ คุณสามารถเติมเซลล์ด้วยเฉพาะการจัดรูปแบบจากเซลล์ที่คุณเลือก หรือเติมข้อมูลที่ไม่รวมถึงการจัดรูปแบบ ลองดูตัวอย่างบางส่วน.
เติมการจัดรูปแบบ
ที่นี่ เรามี จัดรูปแบบเซลล์แล้ว ที่มีแบบอักษรสีแดง ตัวเอียง และสีเติมสีเหลือง เราวางแผนที่จะป้อนข้อมูลอื่นในเซลล์ที่ไม่เกี่ยวข้อง แต่ต้องการคัดลอกการจัดรูปแบบนั้นเพื่อประหยัดเวลา
จากนั้น เมื่อคุณป้อนข้อความลงในเซลล์ใดเซลล์หนึ่งที่คุณกรอก คุณจะเห็นว่ามีการจัดรูปแบบเหมือนกับเซลล์ที่คุณเลือก
เติมโดยไม่มีการจัดรูปแบบ
บางทีคุณอาจต้องการทำสิ่งที่ตรงกันข้ามกับที่กล่าวมาข้างต้น คุณสามารถกรอกข้อมูลแต่ลบการจัดรูปแบบออก ที่นี่ เราจะใช้เซลล์ที่มีการจัดรูปแบบเหมือนกับด้านบน อย่างไรก็ตาม เราเพียงต้องการกรอกวันที่เท่านั้น
จากนั้น คุณจะเห็นข้อมูลเติมเต็มเซลล์แต่ไม่มีการจัดรูปแบบ
กรอกจำนวนเงินเชิงเส้นอัตโนมัติ
หากคุณมีตัวเลขที่ต้องการเติมจำนวนที่เพิ่มขึ้นในแต่ละเซลล์ คุณสามารถใช้การป้อนอัตโนมัติได้เช่นกัน ด้วยตัวเลือก Linear Trend แต่ละจำนวนเงินจะเพิ่มขึ้นตามจำนวนในเซลล์ที่คุณเลือก นี่เป็นคำอธิบายที่ดีที่สุดด้วยตัวอย่าง
ตรงนี้ เรามีตัวเลข 20 และ 30 ด้วยการป้อนอัตโนมัติแนวโน้มเชิงเส้น เราสามารถเติมเซลล์ที่เหลือโดยแต่ละเซลล์เพิ่มขึ้น 10 เนื่องจากค่านี้อยู่ในการเพิ่มขึ้นระหว่าง 20 ถึง 30
จากนั้นคุณจะเห็นตัวเลขที่เพิ่มขึ้น
จำนวนเงินเชิงเส้นที่แน่นอน
หากคุณต้องการเลือกค่าที่แน่นอนสำหรับการเพิ่มขึ้นและค่าการหยุด คุณสามารถทำได้โดยใช้ปุ่มป้อนอัตโนมัติและเซลล์เดียวแทน
จากนั้นคุณจะเห็นเซลล์ของคุณเต็มไปด้วยตัวเลขที่คุณเลือก เพิ่มค่าขั้นตอนให้กับแต่ละเซลล์ และสิ้นสุดด้วยค่าหยุด
จำนวนการเติบโตที่ป้อนอัตโนมัติ
คล้ายกับตัวเลือกแนวโน้มเชิงเส้นด้านบนคือแนวโน้มการเติบโต ข้อแตกต่างที่นี่คือตัวเลขจะคูณด้วยค่าขั้นตอนแทนที่จะบวก
ตรงนี้ เรามีตัวเลข 2 และ 6 ด้วยการป้อนแนวโน้มการเติบโตอัตโนมัติ เราสามารถเติมเซลล์ที่เหลือด้วยตัวเลขทั้งหมดที่เพิ่มขึ้นทวีคูณของ 3 ได้ เนื่องจากนี่คือการเพิ่มขึ้นระหว่าง 2 ถึง 6
จากนั้นคุณจะเห็นตัวเลขคูณของคุณ
จำนวนการเติบโตที่แน่นอน
หากคุณต้องการเลือกค่าที่แน่นอนสำหรับการเพิ่มการเติบโตและค่าหยุด คุณสามารถทำได้โดยใช้ปุ่มป้อนอัตโนมัติ เช่นเดียวกับการป้อนอัตโนมัติเชิงเส้น.
จากนั้นคุณจะเห็นเซลล์ของคุณเต็มไปด้วยตัวเลขที่คุณเลือก คูณค่าขั้นตอน และสิ้นสุดด้วยค่าหยุด
ป้อนอัตโนมัติเพื่อรวมข้อความ
งานที่ช่วยประหยัดเวลาอีกอย่างหนึ่งที่คุณสามารถทำได้ด้วยการป้อนอัตโนมัติคือการรวมข้อความในแถวต่างๆ ให้เป็นเซลล์เดียว สิ่งนี้เรียกว่า Fill Justify และเป็นฟีเจอร์ที่ยอดเยี่ยม
จากนั้นคุณจะเห็นข้อความจากทั้งหมด เซลล์รวมกันเป็นเซลล์เดียว
ใช้ศักยภาพสูงสุดของการป้อนอัตโนมัติ
การป้อนอัตโนมัติใน Excel สามารถใช้งานได้มากกว่าการกรอกวันในสัปดาห์ ด้วยการใช้งานขั้นสูงเหล่านี้ คุณไม่เพียงสามารถประหยัดเวลา แต่ยังลดความเสี่ยงของข้อผิดพลาดจากการพิมพ์ผิดหรือการคำนวณผิดในเวิร์กชีตของคุณไปพร้อมๆ กัน
ดูข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่ วิธีใช้การเติมแบบรวดเร็วใน Excel เช่นกัน
.