หากคุณใช้ Outlook เพื่อสื่อสารกับเพื่อนร่วมงานของคุณคุณอาจต้องการส่งอีเมลซ้ำ ๆ ไปยังกลุ่มเฉพาะที่มีการเปลี่ยนแปลงการเป็นสมาชิกบ่อยๆ ตัวอย่างเช่นคุณอาจต้องส่งอีเมลถึงตัวแทนฝ่ายบริการลูกค้าของคุณทุกวัน แต่เนื่องจากมีการหมุนเวียนสูงรายการอาจมีการเปลี่ยนแปลงบ่อยครั้ง
คุณสามารถพิมพ์ชื่อหรืออีเมลของแต่ละคนด้วยตนเองทุกครั้งที่คุณส่งอีเมล แต่อาจทำให้ยุ่งยากได้อย่างรวดเร็วเมื่อกลุ่มมีขนาดใหญ่ขึ้น ไม่เพียงแค่นั้นคุณยังเสี่ยงต่อการลืมใครบางคนโดยไม่ได้ตั้งใจซึ่งอาจนำไปสู่เรื่องดราม่าในออฟฟิศ นี่คือที่มาของรายชื่อการแจกจ่ายหรือกลุ่มผู้ติดต่อ!
ส่วนใหญ่แล้วคำว่า "กลุ่มผู้ติดต่อ" และ "รายชื่อการแจกจ่าย" จะใช้แทนกันได้ Microsoft เริ่มใช้วลี "กลุ่มผู้ติดต่อ" ซึ่งน่าจะเป็นเพราะใช้ง่ายกว่า "รายชื่อการแจกจ่าย" เล็กน้อย
อย่างไรก็ตามมี ความแตกต่างที่แท้จริงระหว่างทั้งสองในองค์กรที่ใช้ Microsoft 365 ผู้ดูแลระบบของ Microsoft 365 สามารถแปลงรายการแจกจ่าย Outlook ที่มีอยู่เป็น "กลุ่ม" ซึ่งจะช่วยให้สมาชิกในกลุ่มสามารถเข้าถึงไลบรารีที่ใช้ร่วมกันและพื้นที่การทำงานร่วมกันเช่น Microsoft Teams, Yammer และ ผู้วางแผน.
แม้ว่าแผนกไอทีของคุณอาจจะออกกฎเกี่ยวกับรายชื่อการแจกจ่าย Outlook ขององค์กรของคุณ ยังสามารถสร้างกลุ่มผู้ติดต่อของคุณเองได้ใน Outlook
ด้านล่างนี้เราจะแนะนำวิธีสร้างกลุ่มผู้ติดต่อใน Outlook สำหรับทั้งเวอร์ชันเบราว์เซอร์และแอปเดสก์ท็อป
วิธีสร้างกลุ่มผู้ติดต่อใน Outlook Online
การสร้างกลุ่มผู้ติดต่อใน Outlook เวอร์ชันเบราว์เซอร์ทำได้ง่าย
ลงชื่อเข้าใช้บัญชีของคุณ ที่ outlook.com หรือเลือก Outlookจากตัวเปิดใช้แอปหากคุณลงชื่อเข้าใช้ Microsoft 365 แล้วหากคุณไม่เห็น Outlook ในรายการแอป (คุณจะ) ให้เลือก แอปทั้งหมด
ในบานหน้าต่างด้านซ้ายภายใต้ กลุ่มเลือก กลุ่มใหม่
ในป๊อปอัปตั้งชื่อและคำอธิบายกลุ่มใหม่ของคุณแล้วเลือก สร้าง(หากองค์กรของคุณเปิดใช้งานคุณอาจได้รับแจ้งให้สร้างที่อยู่อีเมลสำหรับกลุ่มในกรณีนี้เพื่อความสะดวกในการใช้งานให้พยายามทำให้ที่อยู่อีเมลเหมือนกับชื่อกลุ่ม)
ตอนนี้เพิ่มสมาชิกในกลุ่ม ค้นหาบุคคลตามชื่อหรือตามที่อยู่อีเมล เลือกผลการค้นหาสำหรับบุคคลที่คุณต้องการเพิ่มในกลุ่มจากนั้นบุคคลเหล่านั้นจะปรากฏภายใต้“ บุคคลนี้จะถูกเพิ่ม”
ทำซ้ำขั้นตอนที่ 4 จนกว่าคุณจะเพิ่มทุกคนที่คุณต้องการเข้ากลุ่ม จากนั้นเลือกปุ่ม เพิ่ม
เลือก ปิด
ส่งอีเมลไปยังกลุ่มที่คุณสร้างโดยเลือก ข้อความใหม่
ในฟิลด์ ถึงเริ่มพิมพ์ชื่อของกลุ่มที่คุณสร้างและเลือกจากรายการที่ปรากฏขึ้น
Easy peasy . แต่ถ้าคุณต้องการเพิ่มหรือลบคนออกจากกลุ่มล่ะ? อ่านต่อ
วิธีแก้ไขกลุ่มที่ติดต่อใน Outlook Online
Microsoft ทำให้การแก้ไขกลุ่มผู้ติดต่อเป็นเรื่องง่ายโดยไม่ต้องออกจาก Outlook Online ขั้นตอนบางอย่างอาจแตกต่างกันเล็กน้อยขึ้นอยู่กับว่าองค์กรของคุณกำหนดค่า Microsoft 365 อย่างไร แต่ขั้นตอนด้านล่างนี้จะช่วยให้คุณไปถึงจุดนั้นได้
ในบานหน้าต่างด้านซ้ายใต้ กลุ่มเลือกกลุ่มที่คุณต้องการแก้ไข
ในรายการของกลุ่มนั้นให้เลือกไอคอน เพิ่มเติม(จุดสามจุด / จุดไข่ปลา)
เลือก การตั้งค่า(ขึ้นอยู่กับวิธีกำหนดค่า Outlook สำหรับองค์กรของคุณคุณอาจเห็นตัวเลือกในการ เพิ่มสมาชิกโดยตรงจากไอคอนเพิ่มเติม)
ในแผงการตั้งค่ากลุ่มที่ปรากฏบน ขวาเลือก แก้ไขกลุ่ม
เลือกแท็บ สมาชิก
จากนั้นคุณสามารถเพิ่มสมาชิกหรือลบออกจากกลุ่มได้โดยเลือกไอคอน Xถัดจากรายการของบุคคลที่คุณต้องการลบ
หากคุณได้เพิ่มสมาชิกในกลุ่มแล้วให้เลือกปุ่ม เพิ่มหรือเลือก ปิด
วิธีอื่นในการแก้ไขกลุ่มที่ติดต่อใน Outlook Online
ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับวิธีกำหนดค่า Outlook คุณอาจ สามารถแก้ไขกลุ่มผู้ติดต่อได้โดยทำตามขั้นตอนเหล่านี้:
ไปที่ส่วน บุคคลของ Outlook (ทางด้านขวาของไอคอนปฏิทิน)
ในบานหน้าต่างด้านซ้ายในส่วนกลุ่มให้เลือก เจ้าของเพื่อแสดงกลุ่มที่คุณสร้างขึ้น
เลือกกลุ่มที่คุณต้องการแก้ไข รายการ
เลือก จัดการสมาชิกกลุ่ม
จากนั้นคุณสามารถเพิ่มสมาชิกหรือลบสมาชิกที่มีอยู่ได้โดยเลือก Xถัดจากรายการ
วิธีสร้างกลุ่มที่ติดต่อในแอปเดสก์ท็อปของ Outlook
การสร้างกลุ่มผู้ติดต่อใน Outlook เวอร์ชันเดสก์ท็อปนั้นตรงไปตรงมามากกว่าที่เป็นอยู่ในเวอร์ชันออนไลน์
เปิด Outlook แล้วเลือกปุ่ม ผู้คน>ไอคอนใกล้มุมล่างซ้าย (ซึ่งคุณสลับไปมาระหว่างอีเมลงานบุคคลและปฏิทิน)
ถัดไปจากแถบเครื่องมือเลือก กลุ่มผู้ติดต่อใหม่(ถ้าองค์กรของคุณใช้ Microsoft 365 คุณอาจเห็นปุ่ม New Group สำหรับวัตถุประสงค์ของเราเราจะใช้ New Contact Group เพื่ออำนวยความสะดวกในการส่งอีเมลกลุ่ม)
ในหน้าต่าง Contact Group ที่ปรากฏขึ้น ตั้งชื่อกลุ่มผู้ติดต่อของคุณจากนั้นเลือก เพิ่มสมาชิกและเลือกว่าคุณต้องการรับสมาชิกใหม่จากที่ใด ตัวเลือกอาจรวมถึง จากที่ติดต่อ Outlook, จากสมุดที่อยู่หรือ ที่อยู่ติดต่อทางอีเมลใหม่
ค้นหาบุคคลที่คุณต้องการเพิ่มในกลุ่มผู้ติดต่อทีละคน ตรวจสอบให้แน่ใจว่ารายการของพวกเขาถูกไฮไลต์แล้วเลือกปุ่ม สมาชิก(หรือดับเบิลคลิกที่รายการของพวกเขา) เพื่อเพิ่ม เมื่อคุณทำเสร็จแล้วให้เลือก ตกลง
ปิดหน้าต่างตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ตอบกลับ ใช่หากได้รับแจ้งให้บันทึกการเปลี่ยนแปลงของคุณ
ตอนนี้เมื่อคุณระบุที่อยู่อีเมลใหม่คุณสามารถพิมพ์ชื่อของกลุ่มที่ติดต่อในฟิลด์ ถึงกลุ่มผู้ติดต่อของคุณจะถูกเพิ่ม หากต้องการคุณสามารถขยายรายชื่อกลุ่มและ Outlook จะแทนที่รายชื่อด้วยสมาชิก อย่างไรก็ตามขอเตือนว่าคุณจะไม่สามารถยุบรายการได้อีก
กลุ่มผู้ติดต่อจะปรากฏเป็นรายการในสมุดรายชื่อ Outlook ดังนั้นคุณจะสามารถค้นหาได้ในรายการตามตัวอักษร
วิธีการ แก้ไขกลุ่มผู้ติดต่อในแอปเดสก์ท็อปของ Outlook
ตอนนี้เรามาแก้ไขกลุ่มผู้ติดต่อที่มีอยู่แล้วใน Outlook เวอร์ชันเดสก์ท็อป
เปิด Outlook แล้วเลือกปุ่ม บุคคล ไอคอนใกล้มุมล่างซ้าย
ค้นหาและเลือกกลุ่มที่คุณต้องการแก้ไขในรายชื่อผู้ติดต่อของคุณ
ในบานหน้าต่างทางด้านขวาให้เลือก แก้ไขซึ่งจะนำคุณกลับไปยังจุดที่คุณสามารถจัดการกลุ่มได้โดยการเพิ่มและ / หรือลบสมาชิก
ไม่ว่าคุณจะใช้ Outlook เวอร์ชันออนไลน์หรือแอปเดสก์ท็อปคุณควรใช้เวลาสักครู่ในการสร้างรายชื่อการแจกจ่าย Outlook ของคุณ จะใช้ซ้ำ ๆ คุณจะดีใจที่ได้ทำ
กระทู้ที่เกี่ยวข้อง:
