วิธีพิมพ์บนซองจดหมายใน Microsoft Excel

Microsoft Office ช่วยให้คุณสามารถพิมพ์ซองจดหมายแยกกันหรือพิมพ์เป็นจดหมายเวียนจำนวนมาก สิ่งนี้มีประโยชน์อย่างเหลือเชื่อสำหรับธุรกิจที่ต้องการเพิ่มการสร้างแบรนด์และองค์ประกอบที่กำหนดเองอื่นๆ ลงในรายชื่ออีเมลที่กว้างขวาง

ต่อไปนี้คือวิธีที่คุณสามารถพิมพ์บนซองจดหมายใน Microsoft Excel โปรดจำไว้ว่าคุณต้องมีทั้ง Microsoft Word และ Excel เพื่อให้สามารถใช้งานได้ วิธีนี้ควรใช้ได้ไม่ว่าคุณจะใช้ชุดโปรแกรม Microsoft บนพีซี Windows หรือ Mac

ขั้นตอนที่ 1: สร้างรายชื่อผู้รับจดหมายของคุณ

ขั้นตอนแรกคือการสร้างรายชื่อผู้รับที่คุณจะส่งจดหมายให้ คุณสามารถข้ามขั้นตอนนี้ได้หากต้องการพิมพ์ซองจดหมายเพียงหนึ่งหรือสองซองเท่านั้น อย่างไรก็ตาม ขั้นตอนนี้จำเป็นสำหรับผู้ที่ทำงานกับรายชื่ออีเมลจำนวนมาก

วิธีสร้างรายชื่ออีเมลของคุณ:

  1. เปิด Microsoft Excel
  2. สร้างสเปรดชีตใหม่โดยมีคอลัมน์ต่อไปนี้: ชื่อ นามสกุล ที่อยู่ รัฐ ประเทศ รหัสไปรษณีย์ นำเข้าที่อยู่ติดต่อของคุณไปยังสเปรดชีต โดยเพิ่มข้อมูลนี้ลงในคอลัมน์ที่เกี่ยวข้อง เอกสารนี้จะกลายเป็นรายชื่ออีเมลหลักของคุณ
    1. การยืนยันที่อยู่ของคุณในขั้นตอนนี้เป็นสิ่งสำคัญเพื่อหลีกเลี่ยงการเสียเวลาและเงินในการพิมพ์ข้อมูลเก่าหรือไม่ถูกต้อง

      2. ขั้นตอนที่ 2: ออกแบบซองจดหมายของคุณ

      ถัดไป คุณต้องเตรียมเทมเพลตซองจดหมายใน Microsoft Word นี่คือเอกสารที่คุณจะตั้งค่าเพื่อเติมที่อยู่ผู้รับของคุณเมื่อพิมพ์โดยอัตโนมัติ

      โดยทำดังนี้:

      1. เปิดเอกสารเปล่าใน Microsoft Word
      2. เลือกแท็บ การส่งจดหมาย
        1. คลิก ซองจดหมาย
          1. ตอนนี้ให้ระบุขนาดกระดาษของซองจดหมายของคุณ โดยเลือกไอคอนแสดงตัวอย่าง
            1. ในแท็บ ตัวเลือกซองจดหมายเลือกเมนูแบบเลื่อนลงใต้ ขนาดซองจดหมาย
              1. เลือกขนาดซองจดหมายที่คุณต้องการ Word มีขนาดซองจดหมายทั่วไป แต่คุณสามารถกำหนดขนาดของคุณเองได้โดยคลิกขนาดที่กำหนดเอง
                1. ถัดไป เลือก แบบอักษร…ถัดจากกล่อง ที่อยู่ในการจัดส่งหรือ ที่อยู่สำหรับส่งกลับเพื่อตั้งค่าแบบอักษรที่คุณต้องการสำหรับทั้งสองตัวเลือก.
                  1. เลือก ตกลง
                    1. ขั้นตอนสุดท้ายคือการเพิ่มการสร้างแบรนด์และองค์ประกอบที่กำหนดเอง หากคุณต้องการ โดยคลิกเพิ่มลงในเอกสารการดำเนินการนี้จะเปิดซองจดหมายเป็นเอกสาร Word ปกติ ดังนั้นให้แก้ไขตามปกติ

                      2. หมายเหตุ:คุณสามารถใช้ที่อยู่ตัวอย่างในกล่องข้อความที่อยู่จัดส่งเพื่อดูว่าซองจดหมายของคุณจะมีลักษณะอย่างไรเมื่อพิมพ์ หากต้องการดูตัวอย่างซองจดหมายของคุณ ให้คลิกดูตัวอย่างผลลัพธ์ใน Ribbon

                      ขั้นตอนที่ 3: ตั้งค่าฟีดเครื่องพิมพ์

                      ขั้นตอนต่อไปคือการบอก Microsoft Word ฟีดเครื่องพิมพ์ของคุณทำงานอย่างไร เพื่อให้แน่ใจว่าซองจดหมายของคุณจะได้รับการพิมพ์อย่างถูกต้อง โดยมีองค์ประกอบทั้งหมดอยู่ในโครงสร้างที่เหมาะสม

                      วิธีตั้งค่าฟีดเครื่องพิมพ์:

                      1. คลิก การส่งจดหมาย>ซองจดหมาย
                        1. เลือก ตัวเลือก
                          1. คลิกแท็บ ตัวเลือกการพิมพ์
                            1. ในหน้าต่าง วิธีการป้อนให้เลือกการวางแนวว่าซองจดหมายของคุณจะป้อนเข้าไปในเครื่องพิมพ์อย่างไร เราขอแนะนำให้เลือกวิธีที่ซองจดหมายชิดขอบของถาดป้อนกระดาษ เนื่องจากจะช่วยให้วางซองจดหมายในเครื่องพิมพ์ของคุณได้ง่ายขึ้น โปรดทราบว่าที่อยู่ในการจัดส่งและที่อยู่ผู้ส่งจะไม่ตรงกันหากซองจดหมายของคุณอยู่ในตำแหน่งที่ไม่ถูกต้อง
                              1. เลือก หงายขึ้นหรือ คว่ำหน้าเพื่อกำหนดว่าคุณจะโหลดซองจดหมายขึ้นทางใด
                                1. คลิก การหมุนตามเข็มนาฬิกาเพื่อหมุนการออกแบบซองจดหมายตามที่คุณต้องการ
                                  1. หากเครื่องพิมพ์ของคุณมีถาดป้อนกระดาษมากกว่าหนึ่งถาด ให้คลิกเมนูแบบเลื่อนลงใต้ ฟีดจากเพื่อเลือกถาดที่ถูกต้อง

                                    2. ขั้นตอนที่ 4: เริ่มจดหมายเวียนและเชื่อมโยงรายชื่อผู้รับจดหมายของคุณ

                                    ถึงเวลาที่จะเริ่มจดหมายเวียนแล้ว ซึ่งจะทำให้ Microsoft Word เพิ่มชื่อและที่อยู่จากแหล่งข้อมูลรายการที่อยู่ของคุณโดยอัตโนมัติ

                                    โดยทำดังนี้:

                                    1. ใน Word คลิก การส่งจดหมาย>เริ่มจดหมายเวียน>ซองจดหมาย.
                                      1. คลิกแท็บ ตัวเลือกซองจดหมายตรวจสอบการตั้งค่าของคุณอีกครั้งในกล่องโต้ตอบ ตัวเลือกซองจดหมายและเพิ่มที่อยู่ผู้ส่งของคุณ เมื่อคุณตั้งค่าแล้ว ให้คลิก ตกลง
                                      2. คลิก ไฟล์>บันทึกเพื่อบันทึกเทมเพลตซองจดหมายของคุณ
                                        1. คลิก การส่งจดหมาย>เลือกผู้รับ>ใช้รายการที่มีอยู่หากคุณพิมพ์ลงบนซองจดหมายเพียงซองเดียว ให้เลือก พิมพ์รายการใหม่ในทำนองเดียวกัน หากที่อยู่ติดต่อของคุณได้รับการบันทึกใน Microsoft Outlook เป็น รายการแจกจ่าย แล้ว คุณสามารถเลือก เลือกจากที่อยู่ติดต่อ Outlookได้
                                          1. เลือก สเปรดชีต Microsoft Excelและยืนยันตัวเลือก
                                            1. หากจำเป็นต้องแก้ไขที่อยู่ใดๆ คุณสามารถเลือก แก้ไขรายชื่อผู้รับเพื่อเปลี่ยนแปลงได้
                                              1. คลิก ช่องที่อยู่ใน Ribbon หน้าต่างนี้จะแสดงให้คุณเห็นว่าบล็อกที่อยู่ของคุณมีลักษณะอย่างไรเมื่อใส่ข้อมูลของคุณ ด้านซ้ายมือประกอบด้วยรายการตัวเลือกสำหรับวิธีพิมพ์ชื่อและที่อยู่
                                                1. เลือกตัวเลือก จากนั้นเลือก ตกลง

                                                  2. ขั้นตอนที่ 5: พิมพ์ซองจดหมาย

                                                  หากทุกอย่างถูกต้อง ก็ถึงเวลาดำเนินการจดหมายเวียนและพิมพ์ที่อยู่ลงบนซองจดหมายของคุณ โดยทำดังนี้:

                                                  1. เลือก เสร็จสิ้นและผสานจากนั้นเลือก พิมพ์เอกสาร...
                                                    2. <เฒ่าเริ่มต้น = "2">
                                                  2. สุดท้าย ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เลือก "ทั้งหมด" แล้วเลือก ตกลง
                                                    1. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าการตั้งค่าเครื่องพิมพ์ถูกต้อง และซองจดหมายของคุณอยู่ในแนวที่ถูกต้อง จากนั้นเลือก ตกลงอีกครั้ง เครื่องพิมพ์ของคุณควรเริ่มพิมพ์ซองจดหมายของคุณได้แล้ว

                                                      2. หมายเหตุ:Word ยังอนุญาตให้คุณ สร้างและพิมพ์ฉลาก หากคุณต้องการใช้ป้ายกำกับการส่งจดหมายแทนการพิมพ์บนซองจดหมายโดยตรง คุณสามารถเพิ่มรายละเอียดในกล่องโต้ตอบป้ายกำกับที่อยู่ได้โดยคลิก การส่งจดหมาย>ป้ายกำกับคุณยังสามารถ ใช้จดหมายเวียน เพื่อสร้างป้ายกำกับหลายรายการได้.

                                                      อย่าลืมแสตมป์

                                                      น่าเสียดายที่คุณไม่สามารถพิมพ์ซองจดหมายโดยใช้ Excel เพียงอย่างเดียวได้ อย่างไรก็ตาม ด้วยการผสมผสานระหว่าง MS Word และ เอ็กเซล กระบวนการพิมพ์ซองจดหมายจึงเป็นเรื่องง่ายอย่างเหลือเชื่อ ด้วยบทช่วยสอนนี้ คุณควรเตรียมเมลชุดถัดไปให้พร้อมใช้งานในเวลาอันรวดเร็ว อย่าลืมชำระค่าไปรษณีย์!

                                                      .

                                                      กระทู้ที่เกี่ยวข้อง:

                                                      วิธีเปลี่ยนและปรับแต่งธีม Outlook สำหรับอีเมลของคุณ วิธีสร้างปฏิทินกลุ่มใน Microsoft 365 วิธีพิมพ์บนซองจดหมายใน Microsoft Word วิธีแก้ไขข้อผิดพลาด Outlook Disconnected บน Windows วิธีล็อคเซลล์ใน Microsoft Excel วิธีแทรกตัวแบ่งส่วนใน Microsoft Word วิธีค้นหาและแทนที่ข้อความใน Microsoft Word

                                                      17.09.2022