วิธีใช้ Microsoft Outlook สำหรับโครงการหรือการจัดการทีม


มีแอปมากมายสำหรับจัดการโครงการและทีม ตั้งแต่ บอร์ดคัมบัง ถึง แอปพลิเคชันการทำงานร่วมกัน หากคุณใช้ Microsoft Office อยู่แล้ว คุณสามารถใช้ประโยชน์จากคุณลักษณะในตัวมากมายเพื่อให้ตัวคุณเองและทีมของคุณเป็นระเบียบใน Outlook

คุณสามารถใส่โค้ดสีอีเมลและเปลี่ยนข้อความให้เป็นงานได้เมื่อวางแผนโครงการ หากคุณทำงานร่วมกับทีม คุณสามารถสร้างและมอบหมายงานและตั้งค่ากลุ่มได้ หากต้องการใช้คุณลักษณะเหล่านี้ร่วมกับคุณลักษณะอื่นๆ ต่อไปนี้เป็นคำแนะนำ เคล็ดลับ และขั้นตอนในการใช้ Microsoft Outlook เป็นเครื่องมือในการจัดการโครงการ

จัดหมวดหมู่อีเมลขาเข้า

หนึ่งในฟีเจอร์ที่ง่ายที่สุดแต่มีประโยชน์มากที่สุดที่คุณสามารถใช้ในการจัดการโปรเจ็กต์คือการใส่รหัสสีให้กับอีเมลของคุณ เมื่อคุณตั้งค่าหมวดหมู่ Outlook แล้ว คุณสามารถกำหนดหมวดหมู่ให้กับอีเมลที่ทำให้โดดเด่นในกล่องจดหมายของคุณได้ นอกจากนี้ คุณสามารถสร้างกฎเพื่อกำหนดหมวดหมู่โดยอัตโนมัติได้หากต้องการ

คุณสามารถสร้างหมวดหมู่สำหรับสิ่งที่สมเหตุสมผลที่สุดได้ คำแนะนำบางส่วนมีหมวดหมู่สำหรับแต่ละโครงการ ลูกค้า หรือแผนก

  1. ไปที่แท็บ หน้าแรกของ Outlook แล้วเปิดเมนู จัดหมวดหมู่ในกลุ่มแท็ก จากนั้นเลือก ทุกหมวดหมู่
    1. คุณจะสังเกตเห็นหมวดหมู่ที่สร้างไว้ล่วงหน้าหลายประเภทซึ่งมีเพียงสีตามชื่อหมวดหมู่ คุณสามารถแก้ไขชื่อใดชื่อหนึ่งเหล่านี้เพื่อใช้ชื่อที่มีความหมายมากขึ้นได้ เลือกหมวดหมู่ เลือก เปลี่ยนชื่อทางด้านขวา ป้อนชื่อใหม่ และใช้ Enterเพื่อบันทึก
      1. หากต้องการสร้างหมวดหมู่ใหม่ ให้เลือก ใหม่ทางด้านขวา ป้อนชื่อ เลือกสี เพิ่มแป้นพิมพ์ลัดหรือไม่ก็ได้ และใช้ ตกลงเพื่อบันทึก
      2. หากต้องการกำหนดหมวดหมู่ให้กับอีเมล ให้ทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

        • เลือก จัดหมวดหมู่บนแท็บ หน้าแรกและเลือกแท็บที่คุณต้องการใช้
        • คลิกขวา ย้ายไปที่ จัดหมวดหมู่และเลือกรายการใดรายการหนึ่งจากเมนูที่แสดงออกมา
        • จากนั้นคุณจะเห็นหมวดหมู่ถัดจากอีเมลในกล่องจดหมายของคุณ รวมถึงที่ด้านบนของข้อความในหน้าต่างของตัวเอง

          เปลี่ยนอีเมลให้เป็นงาน

          วิธีที่เป็นประโยชน์อย่างยิ่งในการจัดการโครงการใน Outlook คือการเปลี่ยนอีเมลให้เป็นงาน คุณอาจได้รับคำขอให้อัปเดตสถานะโครงการสำหรับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณหรือส่งเอกสารไปยังสมาชิกในทีม ด้วยการวางข้อความนั้นในรายการงานของคุณ คุณจะสามารถทำข้อความนั้นให้เสร็จสิ้นได้เพียงปลายนิ้วสัมผัส.

          หากต้องการเปลี่ยนอีเมลให้เป็นงานอย่างรวดเร็ว เพียงทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

          • คลิกขวาที่ข้อความในกล่องจดหมายของคุณ ลงไปที่ ย้ายและเลือกโฟลเดอร์งานในเมนูที่แสดงออกมา
          • ในหน้าต่างข้อความ ให้เลือก ย้ายใน Ribbon และใช้เมนูแบบเลื่อนลง ย้ายเพื่อเลือกโฟลเดอร์งาน
          • ลากข้อความจากกล่องจดหมายของคุณไปที่ไอคอนงานในการนำทางด้านซ้ายมือ
          • สำหรับตัวเลือกเพิ่มเติมเมื่อเปลี่ยนอีเมลเป็นงาน คุณสามารถใช้วิธีถัดไปนี้แทนได้

            1. กดปุ่มเมาส์ขวาค้างไว้ในขณะที่คุณเลือกอีเมล จากนั้นลากไปที่ไอคอน งานทางด้านซ้ายแล้วปล่อย
            2. คุณจะเห็นตัวเลือกปรากฏขึ้นสำหรับการคัดลอกอีเมลเป็นงานพร้อมข้อความ คัดลอกเป็นงานโดยมีอีเมลเป็นไฟล์แนบ หรือย้ายอีเมลเป็นงานพร้อมไฟล์แนบ
              1. เลือกหนึ่งในตัวเลือกเหล่านั้น เท่านี้ก็เรียบร้อย คุณยังสามารถเลือก ยกเลิกหากคุณเปลี่ยนใจ
              2. จากนั้น เลือกไอคอนงาน Outlook ได้ตลอดเวลาเพื่อดูรายการสิ่งที่ต้องทำของคุณ

                สร้างและมอบหมายงาน

                นอกจากการเปลี่ยนอีเมลเป็นสิ่งที่ต้องทำสำหรับตัวคุณเองแล้ว คุณยังสามารถสร้างงานและมอบหมายงานใน Outlook ได้ วิธีนี้จะสะดวกหากคุณตัดสินใจที่จะมอบหมายงานแทนที่จะจัดการด้วยตัวเอง หรือหากคุณต้องการรับรายงานสถานะของงานที่สามารถส่งได้ในคลิกเดียว

                1. เลือกไอคอน งานทางด้านซ้ายหรือ รายการใหม่>งานบนแท็บ หน้าแรกและสร้าง งานใหม่ตามปกติ หรือคุณสามารถใช้ขั้นตอนข้างต้นเพื่อเปลี่ยนอีเมลให้เป็นงานได้
                  1. กรอกรายละเอียดงานทั้งหมดให้ครบถ้วน รวมถึงหัวข้อ วันที่เริ่มต้นและวันครบกำหนด ลำดับความสำคัญ และรายละเอียด เมื่อคุณพร้อมแล้ว ให้ไปที่แท็บ งานและเลือก มอบหมายงานในส่วนจัดการงานของ Ribbon
                    1. การดำเนินการนี้จะรีเฟรชหน้าต่างงานเพื่อรวมบรรทัดถึงสำหรับการเพิ่มผู้รับมอบหมาย ป้อนชื่อหรือที่อยู่อีเมลของพวกเขา หรือใช้ปุ่ม ถึงเพื่อเลือกจากสมุดที่อยู่ของคุณ
                      1. .
                    2. คุณสามารถเลือกทำเครื่องหมายในช่องเพื่อเก็บสำเนาที่อัปเดตของงานในรายการของคุณและรับรายงานสถานะเมื่องานเสร็จสมบูรณ์
                      1. หลังจากทุกอย่างเสร็จสิ้นแล้ว ให้เลือก ส่งเพื่อส่งงานไปยังผู้รับมอบหมาย
                      2. เมื่อพวกเขาได้รับงานทางอีเมล พวกเขาก็เพียงเพิ่มงานนั้นไปยังรายการงานของตนเอง

                        พวกเขาสามารถใช้ฟิลด์ สถานะและ เปอร์เซ็นต์ที่เสร็จสมบูรณ์ในงานขณะที่พวกเขาดำเนินการผ่าน และสามารถเลือก ส่งรายงานสถานะบน แท็บงานเพื่อให้คุณได้รับสถานะที่อัปเดตผ่านทางอีเมล

                        ตั้งค่ากลุ่มผู้ติดต่อ

                        เมื่อคุณทำงานร่วมกับทีม การสร้างรายการแจกจ่าย หรือกลุ่มผู้ติดต่อ จะช่วยคุณประหยัดเวลา แทนที่จะเพิ่มสมาชิกในทีมทุกคนในอีเมล กิจกรรมในปฏิทิน หรืองาน คุณเพียงแค่เพิ่มกลุ่ม

                        1. เลือกไอคอนบุคคลในการนำทางด้านซ้ายมือ
                        2. ไปที่แท็บ หน้าแรกและเลือก กลุ่มผู้ติดต่อใหม่ในส่วนใหม่ของ Ribbon
                          1. ป้อนชื่อกลุ่มที่ด้านบน จากนั้นเลือก เพิ่มสมาชิกในส่วนสมาชิก และเลือก จากที่ติดต่อ Outlook, จากสมุดที่อยู่หรือ ที่อยู่ติดต่อทางอีเมลใหม่.
                            1. ด้วยสองตัวเลือกแรก หน้าต่างใหม่จะเปิดขึ้นมาโดยที่คุณเลือกผู้ติดต่อและใช้ปุ่ม สมาชิกเพื่อเพิ่ม ดำเนินการตามขั้นตอนนี้ต่อไปจนกว่าคุณจะมีสมาชิกทั้งหมดแล้วเลือก ตกลงเพื่อบันทึก
                              1. จากนั้นคุณจะเห็นสมาชิกกลุ่มของคุณอยู่ในรายการและสามารถเพิ่มได้หากจำเป็น เลือก บันทึกและปิดเพื่อเสร็จสิ้นกระบวนการและบันทึกกลุ่ม
                              2. หากต้องการใช้กลุ่มที่คุณสร้างในบรรทัดที่อยู่ในอีเมลหรือในฐานะผู้ได้รับเชิญสำหรับกิจกรรม ให้เริ่มพิมพ์ชื่อกลุ่มและเลือกจากคำแนะนำ หรือใช้ปุ่ม ถึงเพื่อค้นหา และเลือกกลุ่ม

                                แบ่งปันปฏิทิน

                                ในขณะที่คุณสามารถ ตั้งค่าปฏิทินกลุ่มเฉพาะใน Outlook คุณอาจต้องการเพียงแค่ แบ่งปันปฏิทินของคุณเอง สิ่งนี้มีประโยชน์สำหรับสมาชิกในทีมที่ทำหน้าที่เป็นตัวสำรองหรือผู้จัดการร่วมสำหรับโครงการของคุณ

                                1. เลือกไอคอน ปฏิทินทางด้านซ้าย จากนั้นเลือกปฏิทินโดยใช้ บานหน้าต่างโฟลเดอร์.
                                2. ไปที่แท็บ หน้าแรกและเลือก แบ่งปันปฏิทินในกลุ่มจัดการปฏิทิน เลือกปฏิทิน
                                  1. บนแท็บ สิทธิ์ให้ใช้ปุ่ม เพิ่มเพื่อเลือกผู้ติดต่อที่จะแชร์ด้วย
                                    1. ค้นหาผู้ติดต่อ เลือก เพิ่มและเลือก ตกลงจากนั้นเลือก สามารถดูได้หรือ สามารถแก้ไขได้ขึ้นอยู่กับสิทธิ์ที่คุณต้องการอนุญาต
                                      1. เลือก ใช้จากนั้น ตกลงเพื่อแชร์ปฏิทินของคุณ
                                      2. ผู้รับของคุณควรได้รับอีเมลแจ้งว่าคุณกำลังแชร์ปฏิทินกับพวกเขา พวกเขาสามารถยอมรับเพื่อดูปฏิทินของคุณในรายการปฏิทิน Outlook ได้

                                        จัดการโฟลเดอร์ของคุณ

                                        โฟลเดอร์ใน Outlook เหมือนกับโฟลเดอร์ที่คุณใช้บนคอมพิวเตอร์ของคุณ พวกมันให้วิธีง่ายๆ แก่คุณในการจัดระเบียบสิ่งของของคุณ คุณมีวิธีที่ยอดเยี่ยมในการจัดการโฟลเดอร์ Outlook สำหรับโครงการหรือทีมของคุณ

                                        เปิดบานหน้าต่างโฟลเดอร์ทางด้านซ้ายของกล่องจดหมายของคุณ จากนั้น คุณสามารถขยายบัญชีได้ หากคุณมีมากกว่าหนึ่งบัญชี เพื่อดูโฟลเดอร์ทั้งหมดภายในบัญชีนั้น

                                        สร้างโฟลเดอร์หลักหรือโฟลเดอร์ย่อยใหม่

                                        พิจารณา การสร้างโฟลเดอร์ สำหรับแต่ละโครงการหรือหนึ่งรายการสำหรับลูกค้าหรือสมาชิกในทีมทุกคนเพื่อจัดระเบียบทุกอย่าง

                                        คลิกขวาที่บัญชีหรือโฟลเดอร์ปัจจุบัน เลือก โฟลเดอร์ใหม่และตั้งชื่อ

                                        จัดเรียงโฟลเดอร์ย่อยของคุณ

                                        หากคุณมีโฟลเดอร์หลักที่มีโฟลเดอร์ย่อยจำนวนมาก คุณสามารถค้นหาโฟลเดอร์ที่ต้องการได้อย่างรวดเร็วโดยการจัดเรียง คลิกขวาที่โฟลเดอร์หลักและเลือก จัดเรียงโฟลเดอร์ย่อย A ถึง Z

                                        เพิ่มโฟลเดอร์ในรายการโปรด

                                        ส่วน รายการโปรดจะอยู่ที่ด้านบนของบานหน้าต่างโฟลเดอร์ เมื่อคุณยุบบานหน้าต่างนั้น คุณจะเห็นรายการโปรดของคุณในแถบทางด้านซ้าย ทั้งสองอย่างนี้ช่วยให้คุณเข้าถึงโฟลเดอร์ที่ใช้บ่อยได้อย่างรวดเร็ว

                                        คลิกขวาที่โฟลเดอร์และเลือก เพิ่มในรายการโปรดหรือลากโฟลเดอร์ไปยังส่วนรายการโปรดที่ด้านบนของบานหน้าต่างโฟลเดอร์

                                        แสดงจำนวนรายการที่ยังไม่ได้อ่าน

                                        คุณสามารถแสดงจำนวนรายการที่ยังไม่ได้อ่านทั้งหมดสำหรับโฟลเดอร์บนโฟลเดอร์นั้นในบานหน้าต่าง วิธีนี้จะมีประโยชน์หากคุณส่งอีเมลไปยังโฟลเดอร์โดยอัตโนมัติ เนื่องจากคุณสามารถมองเห็นข้อความใหม่ได้อย่างรวดเร็ว.

                                        1. คลิกขวาที่โฟลเดอร์และเลือก คุณสมบัติ
                                        2. เปิดแท็บ ทั่วไปและเลือก แสดงจำนวนรายการที่ยังไม่ได้อ่าน
                                        3. เลือก ใช้และ ตกลงเพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลง
                                        4. หากคุณต้องการดูรายการทั้งหมด ให้เลือก แสดงจำนวนรายการทั้งหมดแทน

                                          ดำเนินการทั่วไปโดยอัตโนมัติ

                                          ตามที่กล่าวไว้ข้างต้น คุณสามารถดำเนินการอัตโนมัติใน Outlook ได้ ซึ่งรวมถึงการย้ายอีเมลไปยังโฟลเดอร์ การส่งต่อข้อความ และการทำเครื่องหมายรายการว่ามีความสำคัญ แต่ละสิ่งเหล่านี้ไม่เพียงช่วยให้คุณไม่พลาดกล่องจดหมายของคุณ แต่ยังช่วยให้คุณโครงการหรือทีมของคุณได้เช่นกัน

                                          สร้างกฎของ Outlook

                                          เรามีคำแนะนำฉบับสมบูรณ์สำหรับ การสร้างกฎใน Outlook บน Windows, Mac และเว็บที่คุณสามารถดูได้ ดังนั้นเราจะมาดูตัวอย่างหนึ่งที่เป็นประโยชน์สำหรับการจัดการโครงการที่นี่ คุณสามารถย้ายอีเมลไปยังโฟลเดอร์ตามที่กล่าวไว้ข้างต้นได้โดยอัตโนมัติ นอกจากนี้ แทนที่จะสร้างกฎตั้งแต่ต้น คุณสามารถยึดตามกฎจากอีเมลที่คุณได้รับ

                                          1. เลือกอีเมลและคลิกขวา ย้ายไปที่ กฎและเลือก สร้างกฎหรือเลือก กฎบน หน้าแรกแท็บแล้วเลือก สร้างกฎ.
                                            1. คุณจะเห็นเงื่อนไขพื้นฐานสำหรับอีเมลที่ด้านบน คุณสามารถตั้งกฎตามผู้ส่ง หัวเรื่อง หรือวิธีจัดการกฎได้ เลือกเงื่อนไขอย่างน้อยหนึ่งเงื่อนไขที่คุณต้องการใช้
                                              1. ในพื้นที่ ดำเนินการต่อไปนี้ทำเครื่องหมายที่ช่อง ย้ายรายการไปยังโฟลเดอร์จากนั้น ใช้ปุ่ม เลือกโฟลเดอร์เพื่อเลือกโฟลเดอร์
                                                1. เลือก ตกลงเมื่อคุณทำเสร็จแล้ว และกฎใหม่ของคุณก็พร้อมใช้งาน เมื่อใดก็ตามที่อีเมลมาถึงตามเงื่อนไขที่คุณเลือก อีเมลนั้นจะย้ายไปยังโฟลเดอร์ที่คุณเลือกโดยอัตโนมัติ
                                                2. สร้างขั้นตอนด่วน

                                                  เครื่องมืออัตโนมัติที่ยอดเยี่ยมอีกเครื่องมือหนึ่งใน Outlook เรียกว่าขั้นตอนด่วน ด้วยขั้นตอนด่วน คุณสามารถดำเนินการกับอีเมลได้ด้วยคลิกเดียว ตามที่คุณสามารถจินตนาการได้ นี่เป็นการประหยัดเวลาได้มาก

                                                  คุณสามารถตั้งค่าขั้นตอนด่วนสำหรับสิ่งต่างๆ เช่น การย้าย การจัดหมวดหมู่ หรือการส่งต่ออีเมล ตามตัวอย่าง เราจะตั้งค่าขั้นตอนด่วนเพื่อตั้งค่าสถานะอีเมลเพื่อติดตามผลในวันพรุ่งนี้.

                                                  1. ไปที่แท็บ หน้าแรกและเลือกลูกศร เพิ่มเติม(ลูกศรล่าง) ในช่อง ขั้นตอนด่วนเลือก ขั้นตอนด่วนใหม่>กำหนดเอง.
                                                    1. ในกล่องแก้ไขขั้นตอนด่วน ให้ตั้งชื่อที่ด้านบน จากนั้น เปิดเมนูแบบเลื่อนลง เลือกการดำเนินการและเลือก ตั้งค่าสถานะข้อความ
                                                      1. ในเมนูแบบเลื่อนลงถัดไป ให้เลือก พรุ่งนี้คุณสามารถเลือกตัวเลือกอื่นได้ เช่น วันนี้ หรือ สัปดาห์หน้า หรือหากต้องการ
                                                        1. เลือก เสร็จสิ้นเพื่อบันทึกขั้นตอนด่วน
                                                        2. หากต้องการใช้ขั้นตอนด่วน ให้เลือกอีเมล ไปที่แท็บ หน้าแรกและเลือกในกล่อง ขั้นตอนด่วนหรือคลิกขวา ย้ายไปที่ ขั้นตอนด่วนและเลือกจากเมนูป๊อปอัป

                                                          นั่นคือทั้งหมดที่มีให้ คุณเพิ่งตั้งค่าสถานะอีเมลเพื่อติดตามผลพรุ่งนี้ด้วยการคลิกเพียงครั้งเดียว

                                                          หวังว่าคำแนะนำเหล่านี้จะช่วยคุณในการจัดการโครงการใหม่ถัดไป หรือแม้แต่ทีมของคุณใน Outlook หากต้องการข้อมูลเพิ่มเติม โปรดดูที่ วิธีเพิ่ม Microsoft Teams ลงใน Outlook เพื่อเข้าร่วมหรือกำหนดเวลาการประชุมที่ง่ายขึ้น

                                                          .

                                                          กระทู้ที่เกี่ยวข้อง:


                                                          10.06.2023