วิธีเก็บถาวรอีเมลใน Microsoft Outlook

หากคุณมีอีเมลที่ไม่ต้องการอีกต่อไป แต่ไม่ต้องการลบ คุณสามารถเก็บถาวรอีเมลเหล่านั้นได้ ใน Microsoft Outlook คุณมีหลายวิธีในการเก็บถาวรอีเมลด้วยตนเองหรือโดยอัตโนมัติเพื่อกำจัดอีเมลเหล่านี้

เราจะแสดงวิธี เก็บอีเมล ใน Outlook บนเดสก์ท็อป เว็บ และอุปกรณ์เคลื่อนที่ของคุณ ไม่ว่าคุณจะใช้ Outlook ที่ไหนบ่อยที่สุด คุณก็สามารถเพิ่มพื้นที่สำหรับข้อความใหม่ได้

เกี่ยวกับการเก็บถาวรอีเมลใน Outlook

สำหรับ Microsoft 365 บัญชี Exchange และ Outlook บนเว็บ คุณมีโฟลเดอร์เก็บถาวรเริ่มต้น สำหรับบัญชีเซิร์ฟเวอร์ Exchange อาจใช้นโยบายการเก็บรักษา สำหรับบัญชี POP และ IMAP คุณสามารถสร้างโฟลเดอร์เก็บถาวรได้

ด้วยการใช้โฟลเดอร์เก็บถาวร คุณสามารถดึงอีเมลใด ๆ ที่คุณย้ายไปที่นั่นในภายหลังได้หากจำเป็น

เมื่อคุณย้ายรายการไปยังโฟลเดอร์เก็บถาวรโดยใช้ปุ่มตามที่อธิบายไว้ด้านล่าง การดำเนินการนี้จะไม่ใช่ ลดขนาดกล่องจดหมายของคุณ หากคุณกังวลเกี่ยวกับพื้นที่ คุณสามารถสร้างไฟล์ข้อมูล Outlook (.pst) แยกต่างหากได้เมื่อใช้ Windows ซึ่งเราจะอธิบายไว้ด้านล่างนี้

เก็บอีเมล Outlook บน Windows

คุณสามารถเก็บถาวรอีเมลด้วยตนเองใน Outlook บน Windows หรือใช้คุณลักษณะการเก็บถาวรอัตโนมัติอย่างใดอย่างหนึ่งที่มีให้ คุณลักษณะการเก็บถาวรอัตโนมัติเหล่านี้อาจแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับเวอร์ชันของ Outlook

เก็บถาวรอีเมลด้วยตนเองบน Windows

คุณสามารถเก็บถาวรอีเมลตั้งแต่หนึ่งฉบับขึ้นไปด้วยตนเองได้หลายวิธีบน Windows

เริ่มต้นด้วยการเลือกอีเมลด้วยวิธีใดวิธีหนึ่งต่อไปนี้:

สำหรับอีเมลฉบับเดียว เพียงเลือกอีเมลนั้น

สำหรับกลุ่มอีเมลที่อยู่ติดกัน ให้เลือกอีเมลแรก กด Shiftค้างไว้ และเลือกอีเมลสุดท้ายในช่วง

สำหรับกลุ่มอีเมลที่ไม่อยู่ติดกัน ให้เลือกหนึ่งรายการ กด Ctrlค้างไว้ และเลือกอีเมลเพิ่มเติมแต่ละรายการ

เมื่อคุณได้เลือกอีเมลที่คุณต้องการเก็บถาวรแล้ว ให้ทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

ลากอีเมลไปยังโฟลเดอร์ เก็บถาวร

เลือก เก็บถาวรใน Ribbon บนแท็บ หน้าแรกหรือ ข้อความ

คลิกขวาและเลือก เก็บถาวร.

ใช้ปุ่ม Backspace

เก็บอีเมลอัตโนมัติบน Windows

บน Windows คุณสามารถเก็บอีเมลเก่าๆ ได้โดยอัตโนมัติโดยทำการล้างข้อมูลกล่องจดหมายหรือตั้งค่าการเก็บถาวรอัตโนมัติให้ทำงานบ่อยๆ.

ทำการล้างข้อมูลกล่องจดหมาย

คุณสามารถ ย้ายอีเมลไปยังไฟล์ข้อมูล Outlook เพื่อประหยัดพื้นที่และทำความสะอาดกล่องจดหมายของคุณได้ในคราวเดียว

เลือก ไฟล์>ข้อมูลจากนั้น เปิดเมนู เครื่องมือและเลือก ล้างข้อมูลรายการเก่า

เลือกกล่องจดหมายบัญชีอีเมล โฟลเดอร์ และโฟลเดอร์ย่อยที่คุณต้องการดำเนินการบำรุงรักษา และเลือกวันที่ในกล่องแบบเลื่อนลงด้านล่าง หรือเลือกช่องทำเครื่องหมายเพื่อรวมอีเมล "อย่าเก็บถาวรอัตโนมัติ"

คุณสามารถดูเส้นทางของไฟล์สำหรับตำแหน่งของไฟล์เก็บถาวร เพื่อให้คุณสามารถเข้าถึงได้ง่ายในภายหลังหากจำเป็น ดูวิธีการเหล่านี้เพื่อ เข้าถึงไฟล์ PST หากคุณประสบปัญหา

เลือก ตกลงเพื่อดำเนินการล้างข้อมูล

ตั้งค่าการเก็บถาวรอัตโนมัติ

หากต้องการเก็บถาวรรายการโดยอัตโนมัติตามกำหนดเวลา คุณสามารถตั้งค่าตัวเลือกการเก็บถาวรอัตโนมัติได้

เลือก ไฟล์>ตัวเลือกเลือก ขั้นสูงทางซ้าย และ การตั้งค่าการเก็บถาวรอัตโนมัติทางด้านขวา

ทำเครื่องหมายที่ช่องด้านบนเพื่อดูว่าคุณต้องการเรียกใช้การเก็บถาวรอัตโนมัติบ่อยเพียงใด และป้อนเวลาในช่อง หรือคุณสามารถทำเครื่องหมายช่องทำเครื่องหมายเพื่อให้ได้รับแจ้งก่อนที่จะทำงาน

ในส่วนระหว่างการเก็บถาวรอัตโนมัติ ให้เลือกช่อง เก็บถาวรหรือลบรายการเก่าจากนั้นเลือกอายุของอีเมล

จากนั้นคุณสามารถเลือกที่จะย้ายรายการไปยังไฟล์ข้อมูล Outlook หรือลบรายการอย่างถาวร

หรือเลือกปุ่มเพื่อใช้การตั้งค่ากับโฟลเดอร์ทั้งหมดของคุณ จากนั้น ตกลงเพื่อตั้งค่าให้เสร็จสมบูรณ์ เลือกตกลงในหน้าต่างตัวเลือก Outlook เพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลงของคุณ

เก็บอีเมล Outlook บน Mac

คุณสามารถเก็บถาวรอีเมลใน Outlook บน Mac ได้ด้วยตนเองและโดยอัตโนมัติ แม้ว่าจะแตกต่างจากใน Windows เล็กน้อยก็ตาม

เก็บถาวรอีเมลด้วยตนเองบน Mac

คุณสามารถเก็บถาวรอีเมลตั้งแต่หนึ่งฉบับขึ้นไปด้วยตนเองได้หลายวิธีบน Mac ของคุณ

เริ่มต้นด้วยการเลือกอีเมลด้วยวิธีใดวิธีหนึ่งต่อไปนี้:

สำหรับอีเมลฉบับเดียว เพียงเลือกอีเมลนั้น.

สำหรับกลุ่มอีเมลที่อยู่ติดกัน ให้เลือกอีเมลแรก กด Shiftค้างไว้ และเลือกอีเมลสุดท้ายในช่วง

สำหรับกลุ่มอีเมลที่ไม่อยู่ติดกัน ให้เลือกหนึ่งรายการ กด Commandค้างไว้ และเลือกอีเมลเพิ่มเติมแต่ละรายการ

เมื่อคุณได้เลือกอีเมลที่คุณต้องการเก็บถาวรแล้ว ให้ทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

เลือก ข้อความ>เก็บถาวรในแถบเมนู

เลือก เก็บถาวรใน Ribbon บนแท็บ หน้าแรก

คลิกขวาและเลือก เก็บถาวร.

เลือกปุ่ม เก็บถาวร(ช่อง) ทางด้านขวาในกล่องจดหมาย

ใช้แป้นพิมพ์ลัด Control + E.

เก็บถาวรอีเมลอัตโนมัติบน Mac

แม้ว่าไม่มีตัวเลือกการเก็บถาวรอัตโนมัติใน Outlook บน Mac แต่ก็มีวิธีแก้ปัญหาที่อาจเหมาะกับคุณ คุณสามารถตั้งค่ากฎเพื่อเก็บถาวรอีเมลที่ต้องการตามวันที่

เปิด Outlook และเลือก Outlook>การตั้งค่าจากแถบเมนู

เลือกกฎในหน้าต่างที่ปรากฏขึ้น

ทางด้านซ้ายของหน้าจอถัดไป ให้เลือกบัญชีหากคุณมีมากกว่าหนึ่งบัญชี

ทางด้านขวา เลือกปุ่ม เครื่องหมายบวกที่ด้านล่างเพื่อเพิ่มกฎใหม่

ป้อน ชื่อกฎที่ด้านบน

สำหรับเงื่อนไข ให้ใช้กล่องแบบเลื่อนลงทางด้านซ้ายเพื่อเลือกประเภทของเงื่อนไข คุณสามารถเลือก วันที่รับเพื่อยึดกฎของคุณตามวันที่ ทางด้านขวา ให้ป้อนช่วงวันที่หรือใช้ช่อง ก่อนวันที่เพื่อป้อนวันที่ในอดีต

หมายเหตุ: โปรดทราบว่าเมื่อเวลาผ่านไป คุณอาจต้องการอัปเดตกฎนี้เพื่อรวมวันที่ใหม่

สำหรับการดำเนินการ ให้เลือก ย้ายไปยังโฟลเดอร์ในกล่องแบบเลื่อนลงกล่องแรก และเลือก เก็บถาวรในรายการทางด้านขวา

หรืออีกทางหนึ่ง ให้ใช้เครื่องหมายบวกถัดจาก ยกเว้นว่าสำหรับอีเมล กฎควรหลีกเลี่ยง หรือทำเครื่องหมายในช่องด้านล่างเพื่อละเว้นกฎอื่นๆ ที่ตรงตามเงื่อนไขเดียวกัน

ยืนยันว่าได้ทำเครื่องหมายที่ช่อง เปิดใช้งานแล้ว และเลือก ตกลงเพื่อบันทึกกฎของคุณ.

เก็บอีเมล Outlook บนเว็บ

การเก็บถาวรอีเมลใน Outlook บนเว็บ นั้นคล้ายคลึงกับเวอร์ชันเดสก์ท็อป

เก็บอีเมลบนเว็บด้วยตนเอง

สำหรับอีเมลฉบับเดียว ให้เลือกหรือทำเครื่องหมายที่ช่องด้านซ้าย

สำหรับกลุ่มอีเมลที่อยู่ติดกัน ให้เลือกอีเมลแรก กด Shiftค้างไว้ และเลือกอีเมลสุดท้ายในช่วง

สำหรับกลุ่มอีเมลที่ไม่อยู่ติดกัน ให้เลือกหนึ่งรายการ กด Ctrl(Windows) หรือ Command(Mac) ค้างไว้ แล้วเลือกอีเมลเพิ่มเติมแต่ละรายการ

เมื่อคุณได้เลือกอีเมลที่คุณต้องการเก็บถาวรแล้ว ให้ทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

เลือก เก็บถาวรในแถบเครื่องมือบนแท็บ หน้าแรก

คลิกขวาและเลือก เก็บถาวร.

เลือกปุ่ม เก็บถาวร(ช่อง) ทางด้านขวาในกล่องจดหมาย

เก็บอีเมลบนเว็บโดยอัตโนมัติ

เช่นเดียวกับบน Mac ขณะนี้ไม่มีฟีเจอร์การเก็บถาวรอัตโนมัติใน Outlook บนเว็บ แต่คุณสามารถตั้งค่ากฎตามวันที่แทนได้

เลือกไอคอน เฟืองที่ด้านบนขวา และเลือก ดูการตั้งค่า Outlook ทั้งหมดในแถบด้านข้างที่ปรากฏขึ้น

ทางด้านซ้ายสุด ให้เลือก เมลและทางด้านขวา ให้เลือก กฎจากนั้นเลือกเพิ่มกฎใหม่

ตั้งชื่อกฎของคุณที่ด้านบน

ด้านล่าง เพิ่มเงื่อนไขใช้รายการแบบเลื่อนลงเพื่อเลือก ก่อนจากนั้นเพิ่มวันที่ทางด้านขวา

หมายเหตุ: เช่นเดียวกับบน Mac คุณอาจต้องการอัปเดตกฎนี้ในภายหลังเพื่อรวมวันที่ใหม่

ด้านล่าง เพิ่มการกระทำให้ใช้รายการแบบเลื่อนลงเพื่อเลือก ย้ายไปที่จากนั้นเลือกเก็บถาวรทางด้านขวา

ทางเลือก ให้เลือก เพิ่มข้อยกเว้นสำหรับอีเมลที่กฎควรหลีกเลี่ยง และทำเครื่องหมายในช่องเพื่อหยุดการประมวลผลกฎเพิ่มเติม

หากต้องการเรียกใช้กฎทันทีในกล่องจดหมายของคุณ ให้ทำเครื่องหมายในช่อง เรียกใช้กฎทันทีจากนั้นเลือก บันทึก

เก็บอีเมล Outlook บน Android และ iPhone

หากคุณใช้ Outlook บนอุปกรณ์ Android หรือ iPhone ของคุณ คุณสามารถเก็บถาวรอีเมลที่นั่นได้เช่นกัน ในขณะนี้ ยังไม่มีคุณลักษณะการเก็บถาวรอัตโนมัติ แต่คุณมีวิธีเก็บถาวรอีเมลด้วยตนเองหลายวิธี.

หากต้องการเก็บอีเมลฉบับเดียว คุณสามารถใช้การปัดนิ้วได้ เลื่อนอีเมลจากซ้ายไปขวาหรือกลับกันตามการตั้งค่าของคุณ และเลือกไอคอน เก็บถาวรหรือเปิดอีเมลแล้วแตะไอคอนเก็บถาวรที่ด้านบน

หากต้องการเก็บอีเมลหลายฉบับในกล่องจดหมายของคุณ ให้แตะอีเมลหนึ่งฉบับค้างไว้ แล้วคุณจะเห็นหน้าจอการเลือก เลือกอีเมลที่เหลือ จากนั้นแตะไอคอนเก็บถาวรที่ด้านบน (Android) หรือด้านล่าง (iPhone)

การดูแลอีเมลเก่าที่ไม่จำเป็นเหล่านั้นเป็นเรื่องง่ายใน Outlook บน Windows, Mac, เว็บ และอุปกรณ์เคลื่อนที่ของคุณ ตอนนี้คุณรู้วิธีเก็บถาวรอีเมลใน Outlook แล้ว ลองดู วิธีแก้ไข Outlook ไม่เปิด.

.

กระทู้ที่เกี่ยวข้อง: