ไม่ว่าคุณจะเป็นผู้เชี่ยวชาญด้านการทำ GTD ที่ช่ำชองหรือเพิ่งเริ่มเรียนรู้เกี่ยวกับกระบวนการ GTD Todoist เป็นแอปรายการสิ่งที่ต้องทำที่ดีที่สุดในการสนับสนุน GTD ของคุณ ขั้นตอนการทำงาน
ทำไมจึงเป็นเช่นนี้ มีสาเหตุหลายประการที่เกี่ยวข้องกับคุณลักษณะเค้าโครงและความจริงที่ว่าฟังก์ชันเริ่มต้นรองรับโครงสร้าง GTD ที่คุณจะสร้างขึ้นภายในโดยธรรมชาติ
แม้ว่าคุณจะไม่เคยได้ยิน GTD มาก่อน แต่สิ่งต่อไปนี้จะรวมถึงเคล็ดลับ GTD พื้นฐานเพื่อ เริ่มต้นใช้งานและวิธีใช้ Todoist เพื่อดำเนินการดังกล่าว
หมายเหตุ: GTD เวอร์ชันที่แน่นอนที่ใช้ในบทความนี้สร้างขึ้นจากหลักการที่ Carl Pullein และ คลาส Digital Life 3.0 ออนไลน์ของคุณ ของเขา (ซึ่งฉันขอแนะนำเป็นอย่างยิ่ง) บทความนี้นำเสนอเฉพาะวิธีการใช้ Todoist เป็นส่วนหนึ่งของระบบนั้น มีรายละเอียดมากมายที่เราไม่มีพื้นที่ให้รวมไว้ในบทความนี้
การทำสิ่งต่าง ๆ ให้สำเร็จ (GTD) คืออะไร
หลักการทำสิ่งต่างๆให้สำเร็จมีมาระยะหนึ่งแล้ว ไม่มีชุดเครื่องมือหรือแอปที่คุณต้องใช้ แต่หลักการพื้นฐานของแนวทางใด ๆ ก็เหมือนกัน
GTD ช่วยให้คุณว่างเปล่าจากทุกสิ่งที่ว่ายอยู่ในนั้นตลอดทั้งวัน วิธีนี้ช่วยให้สมองของคุณมีอิสระในการจดจ่อกับงานที่อยู่ตรงหน้าแทนที่จะคิดฟุ้งซ่านอยู่ตลอดเวลา
ทำงานโดยให้ขั้นตอนต่างๆที่คุณดำเนินการทุกสัปดาห์เพื่อให้เป็นระเบียบ ขั้นตอนเหล่านี้ ได้แก่ :
GTD ไม่เพียง แต่ช่วยให้คุณมีประสิทธิผลและเป็นระเบียบมากขึ้นเท่านั้น แต่ยังช่วยให้คุณไปถึง Inbox Zero (ไม่มีอีเมลอีกต่อไปในกล่องจดหมายของคุณ) เพราะคุณจะ อย่าผัดวันประกันพรุ่ง ในอีเมลขาเข้าของคุณ คุณจะดำเนินการทุกอย่างทันทีโดยใช้ระบบ GTD ด้านบน
วิธีสร้างโครงสร้าง Todoist GTD
เมื่อคุณรู้หลักการพื้นฐานของ GTD แล้วเรามาดูรายละเอียดเพิ่มเติมว่า Todoist สามารถช่วยได้อย่างไร
สิ่งแรกที่คุณ ' สิ่งที่ต้องทำคือสร้างโครงสร้างโปรเจ็กต์หลักใหม่ใน Todoist ที่มีที่เก็บข้อมูลทั้งหมดสำหรับจัดระเบียบงานขาเข้าต่างๆของคุณ
ที่เก็บข้อมูลเหล่านี้ (โฟลเดอร์หลัก) ประกอบด้วย:
หมายเหตุ: Todoist มีส่วนกล่องจดหมายเริ่มต้นดังนั้นคุณจึงไม่ต้องสร้างสิ่งนี้ ด้วยตนเอง
โฟลเดอร์โปรเจ็กต์สองสามโฟลเดอร์ถัดไปที่คุณจะสร้างคือที่ที่คุณจะย้ายรายการไปในระหว่างเซสชันการชี้แจงและการจัดระเบียบสิ้นวัน ซึ่งรวมถึง:
มีอีกสองโปรเจ็กต์ที่คุณจะต้องสร้างสำหรับงานพิเศษ
- จุดโฟกัสที่เกิดขึ้นประจำ: สิ่งเหล่านี้คือสิ่งที่คุณต้องทำเป็นประจำซึ่งเกี่ยวข้องกับเป้าหมายที่สำคัญสำหรับคุณเช่นการเข้าชั้นเรียนออนไลน์ทุกเดือน
การสร้างงานที่เกิดซ้ำ
คุณต้องมีสิ่งต่างๆมากมายที่ต้องทำทุกวันหรือทุกสัปดาห์ กำจัดสิ่งเหล่านั้นออกจากความคิดของคุณด้วยการเพิ่มสิ่งเหล่านั้นลงในโครงการ จุดโฟกัสที่เกิดซ้ำของคุณ (หากเกี่ยวข้องกับเป้าหมายที่สำคัญสำหรับคุณ)
ขอแนะนำให้ รวมพื้นที่โฟกัสที่เกิดซ้ำเป็นโครงการย่อยของสัปดาห์นี้
งานที่เกิดซ้ำ ๆ ซึ่งเป็นเพียงส่วนหนึ่งในชีวิตของคุณ แต่ไม่ได้ขับเคลื่อนเป้าหมายในชีวิตของคุณให้เพิ่มลงในโครงการ กิจวัตร
อย่าลืมเพิ่มวันครบกำหนดในสิ่งเหล่านี้ และทำเครื่องหมายว่าเกิดซ้ำ วิธีนี้จะปรากฏขึ้นโดยอัตโนมัติในส่วนรายการสิ่งที่ต้องทำของคุณ วันนี้และ กำลังมาใหม่โดยที่คุณไม่ต้องทำอะไรเลย
การใช้กล่องจดหมาย
ในระหว่างสัปดาห์เมื่อมีปัญหาใหม่เกิดขึ้นที่คุณต้องจัดการเพียงแค่ส่งปัญหาเหล่านั้นไปยังกล่องจดหมาย Todoist ของคุณ
วิธีนี้จะช่วยให้คุณไม่ฟุ้งซ่านและคุณจะไม่ลืมที่จะจัดการกับงานเหล่านี้ในภายหลังเมื่อคุณมีเวลา
ทุกๆสัปดาห์ในเวลาเดียวกันคุณจะมีเวลาประมาณ 20 ถึง 30 นาทีในการประมวลผลกล่องจดหมายของคุณ . ในช่วงเวลานี้ให้ทำงานทีละรายการและตัดสินใจว่างานนั้นมีความสำคัญเพียงใดและภายในระยะเวลาเท่าใด
ตัวอย่างเช่นฉันรู้ว่าฉันต้องการแก้ไขเด็คในที่สุด แต่ก็ยังคง ฤดูหนาว ดังนั้นฉันจะย้ายงานนั้นไปที่ ระยะยาว / ระงับ
ถัดไปฉันรู้ว่า ฉันต้องเข้ารับการตรวจสุขภาพประจำปี แต่เดือนนี้ฉันยุ่งมากและมันก็ไม่สำคัญหรอกว่าฉันจะรอถึงเดือนหน้าเพื่อนัดตรวจ ฉันจะย้ายไปที่โปรเจ็กต์ เดือนหน้า
ในที่สุดฉันก็รู้ว่าฉันต้องการรับบทความ Online-Tech-Tips.com ในสัปดาห์นี้ ดังนั้นฉันจึงกำหนดวันและเวลาในช่วงสัปดาห์ที่ฉันต้องการทำให้เสร็จ
จากนั้นย้ายงานนั้นไปยังโปรเจ็กต์ สัปดาห์นี้
ฉันสามารถประมวลผลสามรายการนี้ที่เพิ่มในกล่องจดหมายเข้าระหว่างวันได้ภายในเวลาประมาณห้านาที
ฉันรู้ว่าฉันชนะ อย่าลืมพวกเขาเพราะตอนนี้พวกเขาอยู่ในระบบ ToDoist GTD ของฉัน ทุกอย่างได้รับมอบหมายในสัปดาห์นี้และฉันไม่ต้องคิดอะไรเลยนอกจากทำงานหนักในแต่ละงานเมื่อถึงเวลา บนปฏิทินของฉัน
การจัดการสัปดาห์นี้
เมื่อคุณสิ้นสุดของแต่ละสัปดาห์คุณจะสังเกตเห็นว่าในที่สุดโครงการสัปดาห์นี้ของคุณจะไม่มีรายการที่ใช้งานอยู่
ตั้งเวลาทุกสัปดาห์ (โดยทั่วไปจะสิ้นสุดวันศุกร์หรือ ในช่วงสุดสัปดาห์) เพื่อย้ายงานจากโครงการ สัปดาห์หน้าไปยังโครงการ สัปดาห์นี้ของคุณ กำหนดวันครบกำหนดเมื่อคุณดำเนินการนี้
ทำซ้ำสำหรับรายการในโฟลเดอร์เดือนนี้เดือนหน้าและระยะยาว / ปิดค้างไว้
ข้อควรจำ: คุณไม่จำเป็นต้องย้ายรายการหากยังไม่รู้สึกเร่งด่วน คุณยังสามารถลบงานที่คุณตัดสินใจแล้วว่าจะไม่สำคัญสำหรับคุณอีกต่อไป
อย่าลืมโฟกัส
นี่คือหลักการที่สำคัญที่สุดที่รวบรวมทั้งหมดนี้และทำให้ระบบ GTD ทำงานได้
เนื่องจากคุณใช้เวลาในการประมวลผลเพียงช่วงสั้น ๆ ความคิดและงานทั้งหมดที่ส่งไปยังกล่องจดหมายของคุณคุณจะเหลือเวลาที่เหลือที่คุณกำหนดไว้ในปฏิทินเพื่อทำงานให้เสร็จ
ซึ่งหมายถึงใช้เฉพาะวันนี้และที่กำลังจะมาถึงเท่านั้น พื้นที่ใน Todoist ระหว่างวันของคุณ (พร้อมกับปฏิทินของคุณ) และทำงานตลอดทั้งวันเพื่อทำงานให้เสร็จและข้ามงานเหล่านั้นไป
คุณรู้ว่าคุณได้มอบหมายงานที่คุณสามารถทำได้ในหนึ่งวันเท่านั้นเนื่องจาก Todoist จะเพิ่มลงในปฏิทินของคุณโดยอัตโนมัติ หากวันของคุณเต็มคุณจะไม่สามารถกำหนดเพิ่มได้ เมื่อสัปดาห์ของคุณเต็มแล้วคุณจะไม่สามารถย้ายสิ่งอื่นใดไปที่โปรเจ็กต์นี้ในสัปดาห์นี้ได้
GTD ได้ผลเพราะมันทำให้ความยุ่งเหยิงออกไปจากหัวของคุณและเข้าสู่ "ระบบ" ช่วยเพิ่มความคิดของคุณเพื่อให้คุณสามารถจดจ่อกับงานที่ทำอยู่ - และทำสิ่งต่างๆให้เสร็จได้