วิธีสร้างจดหมายเวียนใน Microsoft Word

จดหมายเวียนใน Microsoft Word ช่วยให้คุณสามารถส่งจดหมายและอีเมลส่วนตัวโดยไม่ต้องปรับแต่งจดหมายแต่ละฉบับ คุณสามารถจัดเตรียมเอกสารของคุณในแบบที่คุณต้องการและเพิ่มตัวยึดสำหรับเขตข้อมูลต่าง ๆ ที่คุณต้องการเติมจากแหล่งข้อมูลแบบไดนามิก

ตัวอย่างเช่นคุณสามารถจัดทำจดหมายฉบับเดียวสำหรับเพื่อน ๆ ทุกคนที่ถามว่า พวกเขากำลังทำ แต่ด้วยความสามารถในการเปลี่ยนชื่อและเมืองแบบไดนามิกในจดหมาย ด้วยวิธีนี้จดหมายทั่วไปของคุณถึงจอห์นจะพูดถึงชื่อและเมืองของเขาและจดหมายฉบับเดียวกันกับไมค์จะมีชื่อของไมค์และเมืองของเขาไว้ในจดหมายของเขา

สร้างผู้รับของคุณ รายการในสเปรดชีต Excel

คุณจะต้องรวบรวมรายชื่อผู้รับและข้อมูลของพวกเขาไว้ในแหล่งข้อมูลเดียว วิธีง่ายๆในการทำเช่นนี้คือการสร้างสเปรดชีต Microsoft Excel และเพิ่มข้อมูลผู้รับทั้งหมดของคุณ จากนั้นคุณสามารถ ดึงข้อมูล Excel นี้ลงในจดหมายเวียน ใน Microsoft Word

  1. ใช้การค้นหา เมนูเริ่มเพื่อค้นหาและเปิด Microsoft Excel.
    1. คลิกแท็บ หน้าแรกในแถบด้านข้างซ้ายและเลือก สมุดงานเปล่าจากบานหน้าต่างด้านขวา สิ่งนี้จะสร้างแผ่นงานเปล่าสำหรับคุณ
      1. เริ่มป้อนข้อมูลสำหรับผู้รับจดหมายเวียนของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าใช้แถวแรกสำหรับส่วนหัวของข้อมูลของคุณ หากคุณจะป้อนชื่อของใครบางคนให้ใช้ ชื่อเป็นส่วนหัวในแถวแรกและอื่น ๆ
        1. ในตัวอย่างต่อไปนี้เราได้สร้างตารางที่มีข้อมูลบางอย่างสำหรับคนสี่คน เราจะสร้างจดหมายเวียนส่วนบุคคลสำหรับแต่ละคนใน Microsoft Word
          1. คลิก ไฟล์เมนูที่ด้านบนเลือก บันทึกจากแถบด้านข้างซ้ายและคลิกปุ่ม เรียกดู
            1. นำทางไปยังเดสก์ท็อปของคุณป้อนชื่อสเปรดชีต Excel ของคุณแล้วคลิกปุ่ม บันทึกเพื่อบันทึกสเปรดชีตบนเดสก์ท็อปของคุณ สิ่งนี้จะทำให้การค้นหาสเปรดชีตของคุณง่ายขึ้นเมื่อคุณใช้ใน Microsoft Word
              1. คุณสามารถปิด Microsoft Excelบนคอมพิวเตอร์ของคุณ

                2. เตรียมเอกสารของคุณใน Microsoft Word

                คุณจะต้องเขียนจดหมายทั่วไปที่คุณต้องการ ส่งไปยังผู้รับแต่ละคนของคุณ จดหมายนี้ควรมีข้อมูลที่พบได้ทั่วไปสำหรับผู้รับ ตัวอย่าง ได้แก่ การเขียนคำทักทายถามว่าพวกเขากำลังทำอะไรแบ่งปันความคิดของคุณเป็นต้น

                เว้นช่องว่างไว้ในตำแหน่งที่คุณต้องการให้ข้อมูลผู้รับปรากฏ คุณจะเพิ่มในภายหลังเมื่อคุณเริ่มจดหมายเวียนใน Microsoft Word

                1. เปิดใช้งาน Microsoft Wordจาก เมนูเริ่มบนคอมพิวเตอร์ของคุณ .
                  1. คลิก หน้าแรกในแถบด้านข้างซ้ายและเลือก เอกสารเปล่าจาก บานหน้าต่างด้านขวา คุณสามารถใช้เทมเพลตได้ถ้าต้องการ
                    1. เอกสารเปล่าจะเปิดขึ้น เขียนจดหมายที่คุณต้องการส่งถึงผู้รับ
                      1. คุณสามารถใช้สีการจัดรูปแบบลักษณะแบบอักษรและอื่น ๆ ได้ฟรี รายการที่คุณต้องการ เราได้สร้างจดหมายง่าย ๆ ดังต่อไปนี้เพื่อส่งถึงผู้รับของเรา ตัวอักษรจะมีชื่อของบุคคลที่ด้านบนและเมืองของพวกเขาที่ด้านล่าง
                        1. เปิดเอกสารตามที่คุณทำ จดหมายเวียนในส่วนด้านล่าง

                          2. สร้างจดหมายเวียนใน Microsoft Word

                          Microsoft Word ช่วยให้คุณสร้างจดหมายเวียนโดยใช้ขั้นตอน ตัวช่วยสร้างตามขั้นตอน สิ่งนี้ทำให้ง่ายมากสำหรับคุณที่จะเลือกจดหมายที่คุณต้องการใช้เพิ่มผู้รับที่คุณต้องการและเปลี่ยนเนื้อหาของจดหมายแบบไดนามิก

                          In_content_1 all: [300x250] / dfp [640x360]->
                          1. ขณะที่จดหมายของคุณยังคงเปิดอยู่ใน Word ให้คลิกแท็บ การส่งจดหมายที่ด้านบนเลือกตัวเลือก เริ่มจดหมายเวียนแล้วเลือก ตัวช่วยสร้างจดหมายเวียนทีละขั้นตอน
                            1. บานหน้าต่างใหม่จะปรากฏขึ้นทางด้านขวา ของหน้าจอของคุณ ใต้ส่วนแรกที่ระบุว่า เลือกประเภทเอกสารให้เลือก ตัวอักษรคุณสามารถเลือก ข้อความอีเมลหากคุณต้องการส่งจดหมายทางอีเมล

                              จากนั้นคลิก ถัดไป: เอกสารเริ่มต้นที่ด้านล่างเพื่อดำเนินการต่อ
                              1. ในหน้าจอต่อไปนี้ Word จะถามว่าเอกสารใดที่คุณต้องการใช้สำหรับจดหมายเวียน คลิกตัวเลือก ใช้เอกสารปัจจุบันเพื่อใช้จดหมายปัจจุบันของคุณสำหรับงาน

                                หากจดหมายของคุณอยู่ในไฟล์ Word อื่นให้คลิก เริ่มจากเอกสารที่มีอยู่เพื่อเปิดไฟล์นั้น

                                จากนั้นคลิก ถัดไป: เลือกผู้รับที่ด้านล่าง
                                1. ในส่วน เลือกผู้รับให้เลือก ใช้รายการที่มีอยู่เนื่องจากคุณได้สร้างสเปรดชีต Excel ที่มีข้อมูลผู้รับของคุณแล้ว

                                  คุณสามารถเลือกตัวเลือก พิมพ์รายการใหม่หากคุณยังไม่มีข้อมูลผู้รับ รวบรวม

                                  จากนั้นคลิก เรียกดูเพื่อนำเข้าสเปรดชีต Excel ของคุณ
                                  1. นำทางไปยัง เดสก์ท็อปและคลิกสองครั้งที่สเปรดชีต Excel ที่คุณสร้างไว้ก่อนหน้า สิ่งนี้จะเปิดสเปรดชีตใน Microsoft Word
                                  2. Word จะถามว่าคุณต้องการใช้แผ่นงานใดจากสเปรดชีตของคุณ เลือกแผ่นงานที่มีข้อมูลของคุณทำเครื่องหมายที่ตัวเลือก แถวข้อมูลแรกที่มีส่วนหัวคอลัมน์แล้วคลิก ตกลง
                                    1. Word ช่วยให้คุณเลือกผู้รับที่คุณต้องการใช้สำหรับจดหมายเวียนหากคุณไม่ต้องการใช้ทุกคนที่อยู่ในรายการ ช่องทำเครื่องหมายสำหรับคนที่คุณต้องการรวมไว้ในจดหมายของคุณ

                                      คุณสามารถใช้ตัวเลือกการปรับแต่งใต้รายการเพื่อเรียงลำดับและกรองผู้รับของคุณ การจัดเรียงช่วยให้คุณสามารถจัดเรียงบันทึกของคุณในลำดับขึ้นและลง การกรองช่วยให้คุณเปรียบเทียบฟิลด์และกรองฟิลด์ที่คุณไม่ต้องการ

                                      สุดท้ายคลิก ตกลงที่ด้านล่าง
                                      1. คลิก ถัดไป: เขียนจดหมายของคุณที่ด้านล่าง
                                      2. หน้าจอต่อไปนี้ให้คุณใช้ข้อมูลของคุณ เขตข้อมูลในจดหมายของคุณ หากต้องการใช้สิ่งนี้ให้วางเคอร์เซอร์ของคุณในตำแหน่งที่คุณต้องการเพิ่มเขตข้อมูลในจดหมายและคลิก รายการเพิ่มเติมในบานหน้าต่างด้านขวา
                                        1. เลือกช่องข้อมูลที่คุณต้องการเพิ่มและคลิก แทรกที่ด้านล่าง
                                          1. คุณต้องการเพิ่มเขตข้อมูลทั้งหมดของคุณในจดหมายเพื่อให้ตัวอักษรของคุณมีข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดในนั้น จากนั้นคลิก ถัดไป: ดูตัวอย่างจดหมายของคุณ
                                            1. คุณสามารถดูตัวอย่างตัวอักษรที่จะถูกสร้างขึ้นตามผลลัพธ์ ของจดหมายเวียนของคุณ คลิกที่ไอคอนลูกศรซ้ายและขวาเพื่อดูตัวอักษรสำหรับผู้รับแต่ละคนของคุณ

                                              จากนั้นคลิก ถัดไป: ทำการผสานให้เสร็จสมบูรณ์
                                              1. ตอนนี้คุณสามารถคลิก พิมพ์เพื่อพิมพ์จดหมายส่วนตัวหรือเลือก แก้ไขจดหมายแต่ละฉบับเพื่อแก้ไขจดหมายเหล่านี้

                                                2. จดหมายเวียนย่อมช่วยประหยัดเวลาได้อย่างยอดเยี่ยม คุณสมบัติใน Microsoft Word.

                                                คุณรู้หรือไม่ว่าคุณสามารถ รวมหลายเอกสารเข้าด้วยกันใน Word ได้ ซึ่งจะช่วยถ้าคุณได้เขียนจดหมายส่วนตัวของคุณแล้วและคุณต้องการรวมไว้ในไฟล์เดียว

                                                กระทู้ที่เกี่ยวข้อง:

                                                วิธีการแก้ไข Outlook Stuck On Loading Profile วิธีการเรียกคืนอีเมลใน Outlook วิธีเปลี่ยนรหัสผ่าน Outlook ของคุณ วิธีแทรก CSV หรือ TSV ลงในแผ่นงาน Excel วิธีผสานเซลล์คอลัมน์และแถวใน Excel การแชทของ Google เอกสารช่วยให้คุณทำงานร่วมกันบนเอกสารอย่างไร วิธีการสร้างฐานข้อมูลด้วย Microsoft Access

                                                16.06.2020