วิธีบันทึกการประชุม Microsoft Teams

แพลตฟอร์มการประชุมเสมือนเกือบทุกแพลตฟอร์ม เช่น Zoom, Skype, Microsoft Teams ฯลฯ ช่วยให้คุณสามารถบันทึกการประชุมและการโทรได้ การบันทึกเหล่านี้ประกอบด้วยเสียง วิดีโอ กิจกรรม การแชร์หน้าจอ และบางครั้งก็มีข้อความถอดเสียงเป็นลายลักษณ์อักษร

ในบทแนะนำนี้ เราจะอธิบายวิธีการบันทึก การประชุมทีมไมโครซอฟต์ เข้าถึงการบันทึก และแบ่งปันกับผู้อื่น

ใครสามารถบันทึกการประชุม Microsoft Teams ได้บ้าง

ขั้นแรก คุณต้องมีสิทธิ์การใช้งานอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้เพื่อบันทึกการประชุม Teams: ออฟฟิศ 365 Enterprise E1, E3, E5, F3, A1, A3, A5, M365 Business, Business Premium หรือ Business Essentials .

ประการที่สอง ผู้ดูแลระบบไอทีขององค์กรของคุณต้องเปิดใช้งานการบันทึก สมมติว่าพวกเขาทำเช่นนั้นแล้ว การบันทึกการประชุม Teams ก็เป็นเรื่องง่าย น่าประหลาดใจที่คุณไม่จำเป็นต้องเป็นผู้จัดการประชุมเพื่อบันทึกการประชุมใน Teams ตราบใดที่ผู้ใช้อยู่ในองค์กรเดียวกันกับผู้จัดการประชุม ผู้ใช้จะสามารถเริ่มและหยุดการบันทึกได้ แม้ว่าผู้จัดจะไม่อยู่ในการประชุมก็ตาม

อย่ากังวล ทั้งแขกจากองค์กรอื่น ผู้ใช้ภายนอก หรือผู้ใช้ที่ไม่ระบุชื่อไม่สามารถบันทึกการประชุม Teams ได้

วิธีเริ่มและหยุดการบันทึกการประชุมทีม

ฟังก์ชันการบันทึกพร้อมใช้งานบนแพลตฟอร์ม Teams ดังนั้นไม่ว่าคุณจะใช้แอปพลิเคชัน Windows หรือ iOS Teams บนเดสก์ท็อป Teams ในเบราว์เซอร์ หรือแอป Microsoft Teams สำหรับ Android หรือ iPhone คุณก็สามารถเริ่มและหยุดการบันทึกได้ หากต้องการเริ่มบันทึก ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:

ขั้นแรก เลือก เพิ่มเติม (ไอคอนสามจุด ) จากส่วนควบคุมการประชุม

จากนั้นเลือก เริ่มการบันทึก (ไอคอนปุ่มบันทึก ) จากรายการแบบเลื่อนลง

การแจ้งเตือนจะแจ้งเตือนผู้เข้าร่วมการประชุมว่ากำลังถูกบันทึกการประชุม หากคุณเปิดใช้งานการถอดเสียงการประชุม การแจ้งเตือนจะรวมข้อมูลนั้นด้วย

หยุดการบันทึกโดยเลือก เพิ่มเติม จากนั้นเลือก หยุดการบันทึก ตัวเลือกการบันทึกในรายการนี้รวมถึงการเลือกที่จะหยุดการถอดเสียง ขณะดำเนินการบันทึกต่อ

ยืนยันการเลือกของคุณ

.

การแจ้งเตือนจะปรากฏขึ้นอีกครั้ง

ทันทีที่การบันทึกหยุดลง การบันทึกจะถูกประมวลผล

วิธีตั้งค่าการประชุมให้บันทึกอัตโนมัติ

คุณยังสามารถตั้งค่าการประชุมตามกำหนดการให้บันทึกโดยอัตโนมัติได้ ไม่ว่าจะสำหรับช่องทาง Teams หรือไม่ เมื่อคุณกำหนดเวลาการประชุม Teams คุณจะเห็นลิงก์ไปยังตัวเลือกการประชุม ในการนัดหมายในปฏิทิน

เลือกลิงก์ตัวเลือกการประชุม เพื่อเปิดหน้าที่มีตัวเลือกมากมายที่คุณสามารถกำหนดค่าล่วงหน้าได้ จากนั้นใช้ปุ่มสลับเพื่อตั้งค่าการประชุมให้บันทึกโดยอัตโนมัติ

วิธีค้นหาบันทึกการประชุมทีมและจัดการวันหมดอายุ

เมื่อ Microsoft ประมวลผลการบันทึกการประชุมแล้ว ระบบจะบันทึกเพื่อให้คุณสามารถเข้าถึงได้

หมายเหตุ: จนถึงเดือนสิงหาคม 2021 การบันทึกของ Microsoft Teams จะถูกบันทึกไว้ที่ ไมโครซอฟต์สตรีม ซึ่งไม่เป็นเช่นนั้นอีกต่อไป

จะหาการประชุมช่องทางได้ที่ไหน

ใน Microsoft Teams หากคุณสร้างการประชุมจากทีมหรือเพิ่มช่องทางเมื่อจัดกำหนดการการประชุม นั่นจะเรียกว่าการประชุมช่องทางการประชุมช่องทางจะปรากฏในช่องที่จัดกำหนดการไว้ สมาชิกในทีมสามารถเข้าร่วมการประชุมนั้นได้

เมื่อการบันทึกการประชุมช่องทางหยุดลง การบันทึกจะถูกบันทึกลงในไซต์ Sharepoint สำหรับช่องทางนั้น ลิงก์ไปยังวิดีโอที่บันทึกไว้จะปรากฏในการสนทนาของช่อง

จะหาบันทึกการประชุมอื่นๆ ได้ที่ไหน

การบันทึกการประชุมประเภทอื่นๆ ทั้งหมดจะถูกบันทึกลงใน OneDrive ลิงก์ไปยังการบันทึกการประชุมจะปรากฏในการแชทของการประชุมทันทีที่พร้อมใช้งาน

การเลือกการบันทึกการประชุมจะเปิดขึ้นในแท็บเบราว์เซอร์ใหม่

การหมดอายุของการบันทึกการประชุม

หากผู้ดูแลระบบไอทีขององค์กรของคุณได้กำหนดนโยบายการหมดอายุสำหรับการบันทึกการประชุม คุณจะเห็นข้อความพร้อมลิงก์สำหรับดูหรือเปลี่ยนวันหมดอายุ

เลือกลิงก์ “ดูหรือเปลี่ยนวันหมดอายุที่นี่”

การบันทึกจะเปิดขึ้นในแท็บเบราว์เซอร์ใหม่

เลือกไอคอนข้อมูล เพื่อเปิดบานหน้าต่างรายละเอียดสำหรับการบันทึก.

ในฟิลด์ วันที่หมดอายุ คุณสามารถเลือกที่จะขยายวันหมดอายุออกไปอีก 7, 30 หรือ 60 วัน เลือกวันที่ที่ต้องการ หรือลบวันหมดอายุออกไปโดยสิ้นเชิง

อีกวิธีหนึ่งในการเข้าถึงการบันทึกและจัดการวันหมดอายุคือไปที่ ไฟล์ของฉัน ในไซต์ OneDrive หรือ Sharepoint ของคุณ ค้นหาการบันทึกการประชุมและเลือกแสดงการดำเนินการ (ไอคอนสามจุด) ทางด้านขวาของไฟล์ จากนั้นเลือกรายละเอียด ซึ่งจะเปิดบานหน้าต่างรายละเอียดซึ่งคุณสามารถปรับวันหมดอายุได้

วิธีแชร์บันทึกการประชุม Microsoft Teams

ขั้นตอนในการแชร์บันทึกการประชุม Microsoft Teams ขึ้นอยู่กับคนที่คุณต้องการแชร์บันทึกด้วย

การแบ่งปันการบันทึกช่องกับสมาชิกในทีม

หากต้องการเข้าถึงการบันทึกการประชุมช่อง สมาชิกในทีมสามารถไปที่โฟลเดอร์ การบันทึก ในแท็บ ไฟล์ ของช่อง

การแบ่งปันบันทึกการประชุมทีมอื่น

สำหรับการประชุม Teams อื่นๆ ทั้งหมด การบันทึกจะถูกบันทึกลงในโฟลเดอร์ การบันทึก ของผู้จัดประชุมในไดเร็กทอรี OneDrive ส่วนตัว ใครก็ตามที่ได้รับเชิญให้เข้าร่วมการประชุมจะเห็นลิงก์ไปยังการบันทึกในการแชทของการประชุม

หากคุณเป็นผู้จัดการประชุม คุณจะแชร์การบันทึกกับผู้ที่ไม่ได้รับเชิญให้เข้าร่วมการประชุมได้ ค้นหาไฟล์ในโฟลเดอร์บันทึกของคุณใน OneDrive และเลือกที่จะแชร์ไฟล์หรือคัดลอกลิงก์ไปยังไฟล์ที่คุณสามารถวางลงในอีเมลหรือข้อความแชทได้

ถ้าคุณไม่ใช่ผู้จัดการประชุม คุณสามารถแชร์การบันทึกหรือลิงก์ไปยังผู้อื่นได้ แต่ผู้จัดการประชุมจะต้องอนุมัติการแชร์ของคุณ

การใช้ทีมเป็นเครื่องบันทึกหน้าจอ—เป็นความคิดที่ดี

แม้ว่าจะเป็นไปได้ที่จะใช้ฟีเจอร์การบันทึกการประชุมใน Teams เป็นเครื่องบันทึกหน้าจอ Microsoft ก็มีเครื่องมือที่ดีกว่าสำหรับการบันทึกหน้าจอ อ่าน คำแนะนำเกี่ยวกับการใช้ Microsoft Stream เพื่อบันทึกหน้าจอของคุณ ของเรา

.

กระทู้ที่เกี่ยวข้อง: