วิธีใช้จดหมายเวียนใน Gmail

เมื่อคุณต้องการส่งอีเมลเดียวกันให้กับลูกค้า ลูกจ้าง พนักงาน สมาชิกคลับ หรือกลุ่มที่คล้ายกัน คุณสามารถพิมพ์อีเมลเพียงครั้งเดียวและส่งข้อความถึงทุกคนโดยใช้เครื่องมือจดหมายเวียนของ Gmail

เมื่อได้รับการขนานนามว่าเป็นคุณลักษณะ "การส่งหลายรายการ" จดหมายเวียนใน Gmail จะช่วยให้คุณสามารถแทรก Google Contacts หรือรายชื่ออีเมลจาก Google ชีตได้ จากนั้น ปรับแต่งข้อความอีเมลของคุณด้วยแท็กรวม รวมลิงก์ยกเลิกการสมัครที่ไม่ซ้ำกัน และเพลิดเพลินกับกระบวนการส่งอีเมลจำนวนมากแบบง่ายๆ โดยใช้แอปพลิเคชันอีเมลที่คุณชื่นชอบ

เกี่ยวกับจดหมายเวียนใน Gmail

มาดูข้อกำหนดของบัญชี Google ขีดจำกัดการส่ง และรายละเอียดอื่นๆ เกี่ยวกับจดหมายเวียนใน Gmail กัน

  • การรวมจดหมายมีให้บริการสำหรับสมาชิก Google Workspace รวมถึง Workspace Individual, Business Standard และ Plus, Enterprise Starter, Standard และ Plus และ Education Standard และ Plus
  • บัญชี Google Workspace ที่รองรับมีอีเมลขาออกได้สูงสุด 2,000 ฉบับต่อวัน ด้วยจดหมายเวียน คุณสามารถส่งอีเมลถึงผู้รับได้มากถึง 1,500 คน ซึ่งจะทำให้เหลือ 500 คนสำหรับอีเมลอื่น
  • คุณสามารถเพิ่มผู้รับได้เพียงคนเดียวใน ช่อง CC หรือ BCC โดยใช้จดหมายเวียน โปรดทราบว่าการดำเนินการนี้จะส่งอีเมลไปยังที่อยู่นั้นสำหรับผู้รับแต่ละรายในช่องถึง ตัวอย่างเช่น หากคุณส่งจดหมายเวียนถึงผู้รับ 100 ราย ที่อยู่ในฟิลด์ CC จะได้รับสำเนาของอีเมลนั้น 100 ชุด
  • คุณสามารถรวมเอกสารแนบโดยใช้จดหมายเวียน อย่างไรก็ตาม สิ่งนี้จะนับรวมกับพื้นที่เก็บข้อมูลของคุณ ตัวอย่างเช่น หากคุณส่งไฟล์แนบขนาด 1MB ไปยังผู้รับ 100 คน คุณจะใช้พื้นที่ 100MB
  • แต่ละข้อความจะมีลิงก์ยกเลิกการสมัครที่สร้างขึ้นโดยอัตโนมัติเฉพาะที่ด้านล่าง ในกรณีที่ผู้รับรายนั้นไม่ต้องการรับอีเมลของคุณอีกต่อไป
  • หากผู้รับได้ยกเลิกการสมัครรับข้อความของคุณก่อนหน้านี้ และคุณรวมข้อความเหล่านั้นไว้ในจดหมายเวียน คุณจะเห็นการแจ้งเตือนหลังจากที่คุณส่งอีเมลพร้อมจำนวนผู้รับที่จะไม่ได้รับข้อความ
  • คุณไม่สามารถใช้จดหมายเวียนสำหรับการตอบกลับหรือส่งต่อหรือเมื่อคุณ กำหนดเวลาอีเมล หรือใช้ โหมดเป็นความลับ

    • วิธีเพิ่มผู้รับไปยังจดหมายเวียนใน Gmail

    ในขณะที่คุณสามารถ เลือกผู้รับสำหรับอีเมลของคุณ หลังจากเขียนข้อความแล้ว วิธีที่ดีที่สุดคือเลือกไว้ล่วงหน้าเมื่อใช้จดหมายเวียน จากนั้นระบบจะแจ้งให้คุณทราบถึงแท็กผสานที่มีอยู่เพื่อปรับแต่งข้อความในแบบของคุณ

    เพิ่มผู้รับจาก Google Contacts.

    ในการเริ่มต้นใช้ Google Contacts ของคุณเป็นผู้รับ ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้

    1. เลือก เขียนที่ด้านซ้ายบนเพื่อสร้างอีเมลใหม่ ใช้ไอคอนแสดงเมนูหลัก(สามบรรทัด) หากคุณไม่เห็นเขียน
      1. ในหน้าต่างเขียน ให้เลือกไอคอน ใช้จดหมายเวียน(สัญลักษณ์ติดต่อ) ที่ด้านขวาสุดของช่อง ถึงและทำเครื่องหมายในช่อง จดหมายเวียน
        1. จากนั้นคุณสามารถเริ่มพิมพ์ชื่อผู้รับของคุณและเลือกจากคำแนะนำหรือเลือกลิงก์ ถึงและเลือกผู้รับจากหน้าต่างเลือกผู้ติดต่อ

          2. เพิ่มผู้รับจาก Google ชีต

          หากต้องการแทรกผู้รับจาก Google ชีต ให้เริ่มต้นด้วยการตั้งค่าแผ่นงานของคุณอย่างถูกต้อง

          • ข้อมูลผู้รับทั้งหมดจะต้องอยู่บนแท็บแรกของสเปรดชีต
          • ผู้รับแต่ละรายและรายละเอียดจะต้องอยู่ในแถวแยกกัน
          • ใช้ส่วนหัวคอลัมน์แบบข้อความเท่านั้นเพื่อกำหนดแท็กผสาน หากส่วนหัวมีอักขระพิเศษ แท็กผสานจะถูกระบุด้วยตัวอักษรคอลัมน์แทน เช่น @A สำหรับคอลัมน์ A

            • หากแผ่นงานของคุณพร้อมใช้งาน ให้เลือก เขียนที่ด้านซ้ายบนใน Gmail เพื่อสร้างข้อความ

            1. เลือกไอคอน ใช้จดหมายเวียนที่ด้านขวาสุดของฟิลด์ ถึงและทำเครื่องหมายในช่อง จดหมายเวียนจากนั้นเลือก เพิ่มจากสเปรดชีต
              1. ในหน้าต่างที่ปรากฏขึ้น ให้ใช้แท็บ Google ไดรฟ์ที่ด้านบนเพื่อค้นหาและเลือก Google ชีต จากนั้นเลือกปุ่ม แทรกที่มุมขวาล่าง
                1. ในหน้าต่างถัดไป ให้ใช้กล่องแบบเลื่อนลงเพื่อเลือกชื่อคอลัมน์ที่มีรายละเอียดของผู้รับสำหรับแท็กผสาน โปรดทราบว่าคุณอาจเห็นเฉพาะช่องแบบเลื่อนลงสำหรับอีเมล ชื่อ และนามสกุลเท่านั้น อย่างไรก็ตาม คุณจะเห็นแท็กรวมในอีเมลสำหรับรายละเอียดอื่นๆ ในชีตของคุณ
                  1. เลือก เสร็จสิ้นแล้วคุณจะกลับไปที่หน้าต่างเขียนพร้อมชื่อของแผ่นงานในช่อง ถึง

                    2. เคล็ดลับ: หากรายชื่อผู้รับของคุณอยู่ใน Excel โปรดดูที่ วิธีแปลงไฟล์ Excel เป็น Google ชีต สำหรับจดหมายเวียน

                    วิธีใช้รวมแท็กในอีเมลของคุณ.

                    เมื่อคุณเพิ่มผู้รับลงในจดหมายเวียนแล้ว คุณจะมีแท็กผสานที่พร้อมใช้งาน

                    ในขณะที่เขียนนี้:

                    • หากคุณเพิ่มผู้รับจาก Google Contacts คุณสามารถใช้แท็กสำหรับชื่อ นามสกุล หรือชื่อเต็มตลอดจนที่อยู่อีเมลได้
                      • หากคุณเพิ่มผู้รับจาก Google ชีต คุณสามารถใช้แท็กสำหรับส่วนหัวคอลัมน์ในสเปรดชีตของคุณได้

                        • เพิ่มแท็กผสาน

                        หากต้องการเพิ่มแท็กลงในอีเมลของคุณ ให้พิมพ์สัญลักษณ์ @ (At) พร้อมชื่อแท็กหรือเลือกแท็กจากรายการแบบเลื่อนลงที่ปรากฏขึ้น

                        คุณสามารถเพิ่มแท็กไปที่ใดก็ได้ในข้อความของคุณ ยกเว้นหัวเรื่องอีเมลและภายในข้อความไฮเปอร์ลิงก์

                        ดูตัวอย่างแท็กผสาน

                        หากคุณสงสัยว่ารายละเอียดจะแสดงอย่างไรหลังจากใส่แท็กผสาน คุณสามารถดูตัวอย่างได้อย่างง่ายดาย

                        1. วางเมาส์เหนือแท็กผสานในข้อความของคุณแล้วเลือก ดูตัวอย่าง
                          1. จากนั้นคุณจะเห็นหน้าต่างปรากฏขึ้นเพื่อแสดงผู้รับแต่ละรายและรายละเอียดที่เกี่ยวข้องสำหรับแท็กนั้น หากคุณมีผู้รับจำนวนมาก คุณสามารถใช้การค้นหาที่ด้านบนเพื่อค้นหาได้
                            1. เลือก ตกลงเมื่อคุณเสร็จสิ้น และคุณจะกลับไปที่หน้าต่างเขียน

                              2. รวมค่าเริ่มต้น สำหรับ Merge Tag

                              คุณยังสามารถตั้งค่าเริ่มต้นให้กับแท็กผสานได้ด้วย วิธีนี้จะมีประโยชน์หากผู้รับไม่มีรายละเอียดที่คุณพยายามเพิ่ม ตัวอย่างเช่น หากคุณแทรกแท็กผสานชื่อและผู้รับไม่มีชื่ออยู่ในรายการ คุณสามารถใช้คำหรือวลีเริ่มต้นแทนได้

                              หากต้องการเพิ่มค่าเริ่มต้น ให้วางเมาส์เหนือแท็กรวมในอีเมลของคุณแล้วเลือก ตั้งค่าเริ่มต้น

                              เพิ่มคำหรือวลีลงในช่องที่ปรากฏขึ้นและเลือก บันทึก

                              สำหรับผู้รับที่ไม่มีข้อมูล แท็กผสานในอีเมลจะถูกแทนที่ด้วยค่าเริ่มต้น

                              ดูตัวอย่างและส่งอีเมลของคุณ

                              เมื่อคุณสร้างจดหมายเวียนใน Gmail เสร็จแล้ว คุณจะสามารถดูตัวอย่างอีเมลก่อนที่จะส่ง ซึ่งจะทำให้คุณสามารถดูอีเมลได้เหมือนกับที่ผู้รับเห็น ดังนั้นหากคุณจำเป็นต้องทำการเปลี่ยนแปลงใดๆ คุณสามารถทำได้ก่อนที่จะกดปุ่มส่ง

                              1. เมื่อคุณพร้อม ให้เลือกดำเนินการต่อที่ด้านล่างของหน้าต่างเขียน.
                                1. คุณจะเห็นข้อความป๊อปอัปพร้อมรายละเอียดโดยย่อเกี่ยวกับเมลขยะเมื่อส่งอีเมลจำนวนมาก เลือก เรียนรู้เพิ่มเติมเพื่อดูข้อมูลเพิ่มเติม จากนั้น รับทราบเพื่อดำเนินการต่อ
                                  1. ถัดไป คุณจะเห็นหน้าต่างป๊อปอัปอีกหน้าต่างแสดงจำนวนผู้รับที่คุณส่งอีเมลถึง และตัวเลือกในการดูตัวอย่าง เลือก ส่งตัวอย่าง

                                    2. คุณจะได้รับอีเมลชื่อ "ข้อความทดสอบ" ไปยังกล่องจดหมายของคุณภายในไม่กี่นาที แท็กผสานจะถูกเติมด้วยผู้รับคนแรกในรายการของคุณหรือค่าเริ่มต้น หากมี

                                    เมื่อคุณตรวจสอบตัวอย่างแล้ว คุณสามารถกลับไปที่หน้าต่างเขียนเพื่อทำการปรับเปลี่ยนตามที่คุณต้องการ เมื่อคุณพร้อมที่จะส่งอีเมล ให้ทำตามขั้นตอนเดียวกันนี้และเลือก ส่งทั้งหมดในหน้าต่างพร้อมส่ง

                                    คุณสามารถค้นหาอีเมลจดหมายเวียนที่คุณส่งในโฟลเดอร์ ส่งแล้วเช่นเดียวกับอีเมลอื่นๆ ที่ส่ง

                                    ทำให้อีเมลเป็นเรื่องง่ายด้วย Gmail จดหมายเวียน

                                    เมื่อคุณต้องการส่งจดหมายข่าว ประกาศ หรืออีเมลอื่นถึงคนจำนวนมาก โปรดจำฟังก์ชันการรวมจดหมายใน Gmail ด้วยความสามารถในการแทรกรายชื่อติดต่อจาก Google ชีต ใช้ช่องผสานสำหรับอีเมลส่วนบุคคล และดูตัวอย่างข้อความก่อนที่จะส่ง ทั้งหมดนี้ทำได้โดยไม่ต้องใช้โปรแกรมเสริมจดหมายเวียนจากบุคคลที่สาม กระบวนการนี้ไม่มีอะไรง่ายไปกว่านี้แล้ว

                                    สำหรับบทช่วยสอนที่เกี่ยวข้องกับแอปอื่นๆ ดูที่ วิธีสร้างจดหมายเวียนใน Microsoft Word สำหรับข้อความที่พิมพ์มากกว่าการตลาดผ่านอีเมล.

                                    กระทู้ที่เกี่ยวข้อง:

                                    13.08.2023