ด้วยการตรวจสอบข้อมูลใน Google ชีต คุณสามารถกำจัดรายการที่ไม่ถูกต้องได้โดยการตรวจสอบข้อมูลทันทีที่คุณป้อนข้อมูล ซึ่งช่วยให้คุณยืนยันข้อความ ตัวเลข วันที่ และข้อมูลประเภทอื่นๆ ด้วยกฎง่ายๆ ที่คุณตั้งขึ้น
เนื่องจากมีกฎการตรวจสอบหลายประเภทที่คุณนำไปใช้กับชุดข้อมูลได้ เรามาดูรายละเอียดแต่ละกฎกันเพื่อเลือกกฎที่เหมาะสมที่สุดกันดีกว่า
ตรวจสอบข้อความ
ด้วยการตรวจสอบข้อความ คุณลักษณะใน Google ชีต คุณสามารถตรวจสอบรายการที่มี ไม่มี หรือเหมือนกับข้อความที่ระบุได้ คุณยังสามารถตรวจสอบเซลล์สำหรับที่อยู่อีเมลหรือ URL ได้
ตัวอย่างเช่น เราจะตรวจสอบข้อความในเซลล์ของเราเพื่อให้แน่ใจว่ามี "ID" สำหรับหมายเลขผลิตภัณฑ์ของเรา
เลือกเซลล์หรือช่วงและใช้ ข้อมูล>การตรวจสอบข้อมูลเพื่อเปิดแถบด้านข้างและเลือก เพิ่มกฎ
นำไปใช้กับช่วง: ยืนยันเซลล์หรือช่วงและใช้ไอคอนทางด้านขวาเพื่อเพิ่มช่วงเซลล์อื่น หมายเหตุ: ดังที่แสดงด้านล่าง คุณควรใช้ชื่อแผ่นงาน (แท็บ) กับการอ้างอิงเซลล์หรือช่วงข้อมูล ชื่อชีตของเราคือวันที่
เกณฑ์: เลือกตัวเลือกข้อความที่คุณต้องการใช้และป้อนข้อความในช่องด้านล่าง สำหรับตัวอย่างของเรา เราเลือก "ข้อความมี" และป้อน "ID"
ตัวเลือกขั้นสูง: หากต้องการแสดงและป้อนข้อความช่วยเหลือหรือเลือกคำเตือนหรือการปฏิเสธข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง ให้ขยายตัวเลือกขั้นสูงและทำเครื่องหมายตัวเลือกที่คุณต้องการใช้
เลือก เสร็จสิ้นเพื่อใช้กฎ จากนั้นคุณสามารถทดสอบกฎการตรวจสอบข้อมูลของคุณได้ ป้อนข้อมูลที่ถูกต้องแล้วตามด้วยรายการที่ไม่ถูกต้องเพื่อให้แน่ใจว่ากฎทำงานตามที่คุณคาดหวัง
ตรวจสอบวันที่
สำหรับการตรวจสอบวันที่ใน Google ชีต คุณมีหลายตัวเลือก คุณสามารถตรวจสอบวันที่ หลังจาก ก่อน หรือระหว่าง รวมถึงวันที่ที่ถูกต้องได้
ตามตัวอย่าง คุณอาจต้องการยืนยันว่าวันที่ที่ป้อนอยู่หลังจากวันที่ใดวันหนึ่ง เช่น 1 มกราคม 2023 สำหรับข้อมูลทางการเงินปี 2023 ของบริษัทของคุณ
เลือกเซลล์หรือช่วงและใช้ ข้อมูล>การตรวจสอบข้อมูลเพื่อเปิดแถบด้านข้างและเลือก เพิ่มกฎ
ใช้กับช่วง: ยืนยันเซลล์หรือช่วงและเลือกเพิ่มอีกอันได้
เกณฑ์: เลือกตัวเลือกวันที่ที่คุณต้องการใช้เมนูแบบเลื่อนลงหรือช่องข้อความเพื่อเลือกหรือป้อนวันที่ที่เกี่ยวข้อง สำหรับตัวอย่างของเรา เราเลือก "วันที่คือหลังจาก" เลือก "วันที่ที่แน่นอน" และป้อน "1/1/23" ในช่องด้านล่าง.
ตัวเลือกขั้นสูง: เช่นเดียวกับการตรวจสอบข้อความด้านบน คุณสามารถขยายส่วนนี้เพื่อเพิ่มข้อความช่วยเหลือและเลือกการดำเนินการป้อนข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง
เลือก เสร็จสิ้นเมื่อคุณเสร็จสิ้น จากนั้น คุณสามารถทดสอบการตรวจสอบวันที่ของคุณได้โดยการป้อนวันที่ที่ถูกต้องและไม่ถูกต้องตามกฎของคุณ
ตรวจสอบหมายเลข
หากคุณต้องการตรวจสอบตัวเลขในชีต คุณสามารถตั้งค่ากฎที่จะตรวจสอบตัวเลขที่มากกว่า น้อยกว่า เท่ากับ ระหว่าง และอื่นๆ
สำหรับตัวอย่างนี้ เราต้องการยืนยันว่าหมายเลขที่ป้อนอยู่ระหว่าง 1 ถึง 17 สำหรับผู้ปกครองที่อายุเท่ากับบุตรที่ยังไม่บรรลุนิติภาวะ
เลือกเซลล์หรือช่วง เลือก ข้อมูล>การตรวจสอบข้อมูลและเลือก เพิ่มกฎ
ใช้กับช่วง: ยืนยันเซลล์หรือช่วงและเลือกเพิ่มอีกอันได้
เกณฑ์: เลือกตัวเลือกวันที่ที่คุณต้องการใช้และป้อนข้อความในช่องด้านล่าง สำหรับตัวอย่างของเรา เราเลือก "อยู่ระหว่าง" และป้อน "1" ในช่องแรกและ "17" ในช่องที่สอง
ตัวเลือกขั้นสูง: เช่นเดียวกับการตรวจสอบข้างต้น ให้ขยายส่วนนี้เพื่อเพิ่มข้อความช่วยเหลือและเลือกการดำเนินการกับข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง
เลือก เสร็จสิ้นเพื่อใช้กฎ ทดสอบกฎการตรวจสอบหมายเลขของคุณโดยป้อนทั้งหมายเลขที่ถูกต้องและไม่ถูกต้อง
สร้างรายการแบบเลื่อนลง
รายการแบบเลื่อนลงเป็นอีกประเภทการตรวจสอบที่คุณใช้ในชีตได้ สิ่งที่แตกต่างกันคือคุณสามารถ แทรกรายการแบบเลื่อนลง โดยใช้เมนูแทรกหรือข้อมูล ไม่ว่าจะด้วยวิธีใด คุณจะใช้แถบด้านข้างการตรวจสอบข้อมูลเพื่อตั้งค่ารายการต่างๆ
ที่นี่ เราจะตั้งค่ารายการแบบเลื่อนลงเพื่อเลือกรายการเมนู
ทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้เพื่อเพิ่มรายการแบบเลื่อนลง:
ป้อนรายการของคุณในฟิลด์ตัวเลือก 1 และตัวเลือก 2 และใช้ปุ่ม เพิ่มรายการอื่นเพื่อรวมรายการอื่นเพิ่มเติม คุณยังสามารถเรียงลำดับรายการใหม่ได้โดยใช้ไอคอน ตารางทางด้านซ้ายของแต่ละรายการ
เลือกสีสำหรับแต่ละรายการในกล่องแบบเลื่อนลงจานสีทางด้านซ้าย.
ตัวเลือกขั้นสูง: ขยายส่วนนี้เพื่อแสดงข้อความช่วยเหลือ เลือกการดำเนินการกับข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง และเลือกรูปแบบการแสดงผลสำหรับรายการ
เลือก เสร็จสิ้นเมื่อคุณเสร็จสิ้น และคุณจะเห็นรายการแบบเลื่อนลงของคุณพร้อมที่จะไป
ใส่ช่องทำเครื่องหมาย
คล้ายกับการตรวจสอบรายการแบบเลื่อนลงด้านบน คุณสามารถเพิ่มช่องทำเครื่องหมายลงในเซลล์โดยใช้หนึ่งในสองตัวเลือก และปรับแต่งค่าในแถบด้านข้างการตรวจสอบข้อมูล
ที่นี่ เราจะเพิ่มช่องทำเครื่องหมายเพื่อเพิ่มอาหารในมื้ออาหารของเรา
หากต้องการใช้ค่าเฉพาะสำหรับสถานะช่องทำเครื่องหมายและยกเลิกการทำเครื่องหมาย ให้ทำเครื่องหมายตัวเลือก ใช้ค่าเซลล์ที่กำหนดเองและป้อนค่าที่คุณต้องการใช้ สำหรับตัวอย่างของเรา เราป้อน "ใช่" และ "ไม่"
ตัวเลือกขั้นสูง: ขยายส่วนนี้เพื่อแสดงข้อความช่วยเหลือและเลือกการดำเนินการป้อนข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง
เลือก เสร็จสิ้นเพื่อใช้กฎช่องทำเครื่องหมายกับเซลล์หรือช่วงของเซลล์
ใช้สูตรที่กำหนดเอง
อีกวิธีหนึ่งในการใช้การตรวจสอบข้อมูลคือการใช้ สูตรใน Google ชีต ที่กำหนดเอง นี่เป็นตัวเลือกที่ดีเมื่อไม่มีการใช้กฎที่กำหนดไว้ล่วงหน้าข้างต้น คุณสามารถทำสิ่งต่างๆ เช่น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเซลล์มีข้อความหรือจำกัดจำนวนอักขระในเซลล์
ตามตัวอย่าง เราจะตั้งค่ากฎการตรวจสอบเพื่อตรวจสอบข้อความในเซลล์ หากป้อนตัวเลขหรือวันที่ จะทำให้เกิดการดำเนินการกับข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง
เลือกเซลล์หรือช่วงและเลือก ข้อมูล>การตรวจสอบข้อมูล.
ใช้กับช่วง: ยืนยันเซลล์หรือช่วงและเลือกเพิ่มอีกอันได้
เกณฑ์: เลือก "สูตรที่กำหนดเองคือ" และป้อนสูตรในช่องด้านล่าง จากตัวอย่างของเรา เราจะป้อนสูตร “=ISTEXT(A2)” เพื่อตรวจสอบว่าเซลล์ A2 มีข้อความ
ตัวเลือกขั้นสูง: ขยายส่วนนี้เพื่อป้อนข้อความช่วยเหลือและเลือกการดำเนินการกับข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง สำหรับตัวอย่างของเรา เราจะทำเครื่องหมายตัวเลือกเพื่อแสดงข้อความช่วยเหลือและป้อนข้อความที่กำหนดเองที่จะแสดงพร้อมกับปฏิเสธอินพุต
เลือก เสร็จสิ้นเพื่อใช้กฎ จากนั้น ให้ทดสอบกฎการตรวจสอบใหม่ของคุณโดยป้อนข้อมูลทั้งที่ถูกต้องและไม่ถูกต้องเพื่อให้แน่ใจว่าสูตรทำงานตามที่คาดไว้ ในภาพหน้าจอด้านล่าง คุณจะเห็นข้อความของเราสำหรับรายการที่ไม่ถูกต้อง.
แก้ไขหรือลบการตรวจสอบข้อมูล
หากหลังจากที่คุณตั้งค่ากฎการตรวจสอบข้อมูลแล้ว คุณต้องการเปลี่ยนแปลงหรือลบออก ทั้งสองอย่างก็ทำได้ง่าย
เลือกเซลล์หรือช่วงที่มีการตรวจสอบความถูกต้อง และเลือก ข้อมูล>การตรวจสอบข้อมูลในเมนูเพื่อเปิดแถบด้านข้าง
จากนั้น ให้ทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:
ด้วยคุณลักษณะการตรวจสอบข้อมูลใน Google ชีต คุณสามารถมั่นใจได้ว่าข้อมูลของคุณถูกป้อนอย่างถูกต้อง ไม่ว่าคุณจะแสดงข้อความเตือนหรือมีตัวเลือกรายการแบบเลื่อนลง คุณก็ไม่ต้องกังวลกับการตรวจสอบข้อมูลที่ไม่ถูกต้องในภายหลังได้
หากคุณใช้แอปพลิเคชัน Microsoft ด้วย โปรดดูที่ วิธีสร้างรายการแบบหล่นลงใน Excel เช่นกัน.