เมื่อคุณต้องการเรียงตามตัวอักษรใน Excel ไม่ว่าจะเป็นการเรียงลำดับคอลัมน์หรือแถวกระบวนการก็มักจะตรงไปตรงมา อย่างไรก็ตามเมื่อพูดถึงการเรียงตัวอักษรหลายแถวหรือหลายคอลัมน์หรือการจัดการกับตัวอักษรและตัวเลขกระบวนการอาจต้องใช้เวลาอีกไม่กี่ขั้นตอน
ในบทความนี้คุณจะได้เรียนรู้ทุกสิ่งที่คุณจำเป็นต้องรู้เกี่ยวกับวิธีการ เรียงลำดับข้อมูลของคุณตามตัวอักษรในสเปรดชีต Excel
เรียงตามตัวอักษรใน Excel ด้วยการจัดเรียง
วิธีที่คุณใช้ในการเรียงตัวอักษรใน Excel ขึ้นอยู่กับจำนวนคอลัมน์หรือแถวที่มีข้อมูล คุณต้องการจัดระเบียบ
การเรียงลำดับคอลัมน์ข้อมูลแบบตัวอักษรเป็นวิธีที่ง่ายที่สุด หากคุณมีหลายคอลัมน์และต้องการให้แน่ใจว่าทุกบรรทัดข้อมูลที่มีคอลัมน์ตัวอักษรมีขั้นตอนพิเศษไม่กี่ขั้น
ในที่สุดก็มีข้อควรพิจารณาเป็นพิเศษหากคุณต้องการเรียงลำดับ หลายคอลัมน์และข้อมูลมีแถวส่วนหัวหรือไม่
ทั่วไป
วิธีที่ง่ายที่สุดในการเรียงตัวอักษรใน Excel คือถ้าคุณมีคอลัมน์ข้อมูลหนึ่งคอลัมน์ ตัวอย่างเช่นหากคุณมีคอลัมน์ที่มีรายการชื่อ
In_content_1 ทั้งหมด: [300x250] / dfp: [640x360]->1 เลือกคอลัมน์ของข้อมูล
2 เลือกเมนู หน้าแรกแล้วเลือกเมนูแบบเลื่อนลง เรียงลำดับและกรองในกลุ่มการแก้ไขบน Ribbon
3 เลือก เรียงลำดับ A ถึง Zหรือ เรียงลำดับ Z เป็น Aขึ้นอยู่กับว่าคุณต้องการ จัดระเบียบข้อมูล
ตอนนี้เมื่อคุณดูคอลัมน์ที่คุณไฮไลต์คุณจะเห็นว่ามีการเรียงลำดับข้อมูลตามตัวอักษรโดยใช้วิธีที่คุณเลือก
จะเกิดอะไรขึ้นถ้าข้อมูลของคุณมีตัวเลข? ตัวอย่างเช่นสมมติว่าคุณมีคอลัมน์ที่สองที่มีอายุของแต่ละบุคคล
คุณต้องการเรียงลำดับคอลัมน์นั้นดังนั้นคุณจึงทำตามขั้นตอนเดียวกับด้านบนและเลือกคอลัมน์ของข้อมูล
เวลานี้เมื่อคุณเลือกเรียงลำดับ & กรองบน Ribbon คุณจะเห็นว่าการเลือกสำหรับการเรียงลำดับมีการเปลี่ยนแปลง
ตัวเลือกเหล่านี้จะเรียงลำดับ ตัวเลขจากจำนวนที่น้อยที่สุดไปหามากที่สุดหรือวิธีอื่น ๆ
การจัดเรียงคอลัมน์หลายคอลัมน์
มีปัญหาหนึ่งปัญหาในการเรียงลำดับคอลัมน์ในตาราง ที่มีหลายคอลัมน์ ของข้อมูล
หากคุณเลือกเพียงหนึ่งคอลัมน์และจัดเรียงคอลัมน์อื่น ๆ จะอยู่ในตำแหน่งนั้น ซึ่งหมายความว่าสเปรดชีตของคุณจะมั่วไปหมดและข้อมูลก็ไม่สมเหตุสมผลอีกต่อไป คำตอบสำหรับสิ่งนี้คือการจัดเรียงคอลัมน์ทั้งหมดพร้อมกัน
ลองทำอีกครั้งด้วยสเปรดชีตตัวอย่างชื่อและอายุ
1 คราวนี้แทนที่จะเลือกคอลัมน์เดียวให้เลือกทั้งตาราง
2 ในเมนู หน้าแรกเลือก เรียงลำดับ & กรองและก่อนหน้านี้ให้เลือกการตั้งค่าการจัดเรียงของคุณ
ตอนนี้คุณจะได้ เห็นว่าไม่เพียง แต่มีการจัดเรียงชื่อตามตัวอักษรในสเปรดชีต Excel ของคุณ แต่อายุที่เกี่ยวข้องจากคอลัมน์ที่สองเรียงตามด้วย อายุเหล่านั้นยังคงอยู่กับชื่อที่ถูกต้อง
ใช้ได้กับสเปรดชีตคอลัมน์สองคอลัมน์ใน Excel เท่านั้น แต่จะทำงานได้ไม่ว่าสเปรดชีตของคุณจะมีขนาดใหญ่เท่าใดตราบใดที่คุณเลือกทั้งหมดของ ข้อมูลในแผ่นงานก่อนที่จะเรียงลำดับ
หากคุณต้องการคุณสามารถ จัดเรียงหลายคอลัมน์เป็นหนึ่งเดียว แล้วเรียงลำดับคอลัมน์เดี่ยวนั้นแทน
การเรียงแบบกำหนดเอง
คุณจะสังเกตเห็นอีกตัวเลือกหนึ่งในเมนูแบบเลื่อนลงการเรียงลำดับและกรองคือการเรียงลำดับแบบกำหนดเอง
หากต้องการดูวิธีการทำงานนี้ให้ลองใช้สเปรดชีตที่มีขนาดใหญ่กว่าเป็นตัวอย่าง สเปรดชีตในตัวอย่างนี้คือรายการคะแนน SAT สำหรับโรงเรียนมัธยมในรัฐนิวยอร์ก
2 คุณจะเห็นป๊อปอัปใหม่ปรากฏขึ้นซึ่งคุณสามารถเลือกวิธีจัดเรียงคอลัมน์แต่ละคอลัมน์ได้โดยเฉพาะ เลือกคอลัมน์ที่คุณต้องการเรียงลำดับเลือกวิธีจัดเรียงจากนั้นเลือกวิธีจัดเรียง (A ถึง Z, Z ถึง A หรือกำหนดเอง)
คุณจะสังเกตเห็นว่ามีตัวเลือก เรียงลำดับที่น่าสนใจ เหล่านี้คือ:
ซึ่งจะจัดเรียงตารางข้อมูลทั้งหมดตามคอลัมน์แรกที่คุณเลือก แต่คุณสามารถเรียงลำดับที่สองได้ (เมื่อเรียงลำดับคอลัมน์แรกที่เลือก)
เพียงเลือก เพิ่มระดับจากฟิลด์ใหม่ที่ปรากฏขึ้นให้เลือกคอลัมน์ดร็อปออปและคำสั่งซื้อแบบเลื่อนลงตามต้องการ
เลือก ตกลงและคุณจะเห็นตารางทั้งหมดของคุณคือ ตอนนี้เรียงตามหลายคอลัมน์
มันจะเรียงลำดับแรกตามคอลัมน์เริ่มต้นที่คุณเลือกจากนั้นเลือกที่สองที่สามและต่อไป
หมายเหตุ: คุณอาจสังเกตเห็นว่าตัวเลือกการเรียงลำดับคอลัมน์ในดรอปดาวน์ด้านบนมีชื่อส่วนหัวมากกว่าตัวอักษร นี่เป็นเพราะช่องทำเครื่องหมายถัดจาก ข้อมูลของฉันมีส่วนหัวในหน้าต่างเรียงลำดับถูกเลือก หากสเปรดชีตของคุณมีส่วนหัวตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เลือกสิ่งนี้
เรียงตามตัวอักษรใน Excel ด้วยตัวกรอง
ขณะที่ใช้ตัวเลื่อนเรียงลำดับและกรองในเมนูหน้าแรกคุณอาจสังเกตเห็นว่ายังมี ตัวเลือก ตัวกรอง
หากคุณเลือกตัวเลือกนี้คุณจะสังเกตเห็นลูกศรดรอปดาวน์ปรากฏที่ด้านบนของแต่ละคอลัมน์ เมื่อคุณเลือกลูกศรอันใดอันหนึ่งที่ด้านบนของคอลัมน์เหล่านั้นคุณจะเห็นรายการตัวเลือกยาว
นี่คือการทำงานของตัวเลือกเหล่านี้แต่ละตัว:
ตัวเลือกการกรองอื่น ๆ ที่ด้านล่างจะไม่ช่วยคุณ เพื่อเรียงตามตัวอักษรใน Excel แต่มีตัวเลือกมากมายในการกรองข้อมูลที่คุณไม่สนใจ เมื่อคุณเลือก ตัวกรองข้อความคุณสามารถเลือกที่จะแสดงเฉพาะข้อมูลในแผ่นงานที่:
อย่างที่คุณเห็นมีหลายวิธีในการเรียงตามตัวอักษร (หรือ หมายเลขคำสั่งซื้อ) ใน Excel ตัวเลือกที่คุณเลือกนั้นขึ้นอยู่กับจำนวนข้อมูลที่คุณต้องการเรียงลำดับขนาดของตารางที่คุณต้องการเรียงลำดับและว่าคุณต้องการเรียงลำดับตามคอลัมน์หรือแถวเดียวหรือหลายรายการ
เรียนรู้ เพิ่มเติมเกี่ยวกับ เคล็ดลับและลูกเล่นสำหรับ Excel ที่แตกต่างกันและแบ่งปันเทคนิคอื่น ๆ ที่คุณรู้เกี่ยวกับการเรียงลำดับแถวและคอลัมน์ใน Excel