วิธีใช้ Mail Merge ใน Word เพื่อสร้างจดหมาย ป้ายชื่อ และซองจดหมาย

จดหมายเวียนเป็นคุณลักษณะของ Microsoft Word ที่ช่วยให้คุณสร้างจดหมาย ป้ายกำกับ ซองจดหมาย อีเมล และไดเรกทอรีในแบบของคุณได้อย่างคล่องตัว เนื่องจากจดหมายเวียนไม่ใช่คุณลักษณะหนึ่งของ MS Word ที่ใช้กันมากที่สุด ผู้ใช้บางคนอาจไม่ทราบวิธีการทำจดหมายเวียนใน Word เพื่อสร้างจดหมาย ป้ายชื่อ และซองจดหมาย

หากคุณกำลังพยายามประหยัดเวลาในการปรับแต่งจดหมาย ป้ายชื่อ หรือเอกสารอื่นๆ ด้วยตนเอง จดหมายเวียนก็มีประโยชน์ แม้ว่าคุณจะไม่เคยพยายามสร้างจดหมายเวียน กระบวนการก็ค่อนข้างตรงไปตรงมา และเราจะนำคุณผ่านแต่ละขั้นตอนด้านล่าง

วิธีสร้างจดหมายเวียน

Microsoft Word มีวิซาร์ดที่จะแนะนำคุณเกี่ยวกับ การสร้างจดหมายเวียน วิซาร์ดจะถามหาจดหมายที่คุณต้องการใช้และผู้รับจดหมายไปพร้อมกัน ดังนั้นตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีรายชื่อผู้รับที่พร้อมจะแทรก หากไม่เป็นเช่นนั้น คุณสามารถเพิ่มรายชื่อผู้รับได้ด้วยตนเองเสมอ

  1. เปิดเอกสาร Word แล้วพิมพ์ข้อความของคุณ ละทิ้งองค์ประกอบส่วนบุคคล (เช่น ชื่อ ชื่อ เมือง ฯลฯ) สำหรับตอนนี้ คุณสามารถเว้นที่ว่างไว้สำหรับตำแหน่งที่คุณต้องการแทรกองค์ประกอบเหล่านี้ เช่น:
    1. เมื่อ แม่แบบของคุณพร้อมแล้ว เลือก การส่งจดหมาย>เริ่มจดหมายเวียน>ตัวช่วยสร้างจดหมายเวียนทีละขั้นตอนจากแถบริบบิ้นด้านบน
      1. บานหน้าต่างใหม่จะปรากฏขึ้นที่ขอบด้านขวาของหน้าต่าง MS Word ของคุณ นี่คือวิซาร์ดที่จะแนะนำคุณตลอดกระบวนการ ในขั้นแรก คุณจะต้องเลือกประเภทของเอกสารที่คุณกำลังดำเนินการ เลือก จดหมายและเลือก ถัดไป: เอกสารเริ่มต้น
        1. คุณจะต้องเลือกเอกสารที่คุณต้องการใช้สำหรับจดหมายเวียนในครั้งต่อไป
          ถ้าคุณได้พิมพ์เนื้อหาสำหรับจดหมายของคุณแล้ว ให้เลือก ใช้เอกสารปัจจุบัน.
          ถ้าคุณต้องการใช้เทมเพลตที่พร้อมใช้งาน ให้เลือก เริ่มจากเทมเพลตเมื่อคุณเลือกเอกสารเริ่มต้นแล้ว ให้คลิกที่ เลือกผู้รับ
          1. ขั้นตอนต่อไปคือการเลือกผู้รับ สมมติว่าคุณมีแผ่นงาน Excel ที่มีข้อมูลผู้รับ คุณสามารถนำเข้าข้อมูลโดยเลือกตัวเลือก ใช้ไฟล์ที่มีอยู่แล้วเลือก เรียกดูจากส่วนถัดไป

            2. ไปที่แผ่นงานที่มีรายชื่อผู้รับโดยใช้ explorer เลือกแผ่นงานและเลือก เปิด

            เมื่อคุณเลือกแผ่นงาน คุณจะเห็นหน้าต่างเลือกตารางเลือกตารางที่เกี่ยวข้อง อย่าลืมทำเครื่องหมายที่ช่องข้างข้อความ แถวแรกของข้อมูลมีส่วนหัวของคอลัมน์หากเป็นจริงสำหรับข้อมูลของคุณ แล้วเลือก ตกลง

            ถัดไป คุณจะเห็นรายชื่อผู้รับที่ Word จะใช้ในการผสานของคุณ หากทุกอย่างดูดี ให้เลือกตกลง

            เมื่อคุณเพิ่มแผ่นงาน Excel แล้ว ให้เลือก ถัดไป: เขียนจดหมายของคุณ

            1. ตอนนี้คุณพร้อมที่จะเพิ่มตัวยึดตำแหน่งในจดหมายของคุณแล้ว นำเคอร์เซอร์ของคุณไปยังตำแหน่งที่คุณต้องการเพิ่มตัวยึดตำแหน่งและเลือก รายการเพิ่มเติมจากบานหน้าต่างจดหมายเวียน

              2. กล่องโต้ตอบแทรกฟิลด์ผสานจะเปิดขึ้นโดยคุณสามารถเลือกตัวแทนที่เกี่ยวข้องและเลือก แทรกเพื่อเพิ่มลงในจดหมายของคุณ

              1. เมื่อคุณแทรกฟิลด์การผสานทั้งหมดแล้ว ให้เลือก ถัดไป: แสดงตัวอย่างจดหมายของคุณ

                2. นี่จะแสดงตัวอย่างจดหมายทั้งหมดที่สร้างด้วยจดหมายเวียน คุณสามารถใช้ปุ่มลูกศรในบานหน้าต่างจดหมายเวียนเพื่อสลับการแสดงตัวอย่างตัวอักษร

                1. เลือก ถัดไป: ทำการผสานให้เสร็จสมบูรณ์. ในขั้นตอนต่อมา ให้เลือก พิมพ์(ถ้าคุณต้องการพิมพ์ตัวอักษรทั้งหมด) หรือ แก้ไขตัวอักษรแต่ละตัว>ทั้งหมด(ถ้าคุณกำลังจะ เพื่อรวมตัวอักษรเป็นเอกสารเดียว)

                  2. วิธีสร้างป้ายกำกับจดหมายเวียน

                  คุณควรรวบรวม รายชื่อผู้รับจดหมายอย่างเป็นระเบียบในแผ่นงาน Excel เพื่อให้คุณไม่รู้สึกเวียนหัวเมื่อคุณต้องการรายละเอียดการส่งจดหมายของใครบางคน อย่างไรก็ตาม หากคุณต้องการพิมพ์ป้ายผนึก การคอมไพล์แผ่นงาน Excel ของคุณจะไม่ถูกตัดออก แต่คุณจะต้อง สร้างป้ายกำกับจดหมายเวียน ใน MS Word แทน

                  1. ถ้าคุณมีแผ่นงาน Excel พร้อมรายละเอียดการส่งจดหมายอยู่แล้ว คุณสามารถข้ามไปยังขั้นตอนถัดไปได้ ถ้าไม่ ให้จัดระเบียบรายชื่อผู้รับจดหมายของคุณในแผ่นงาน Excel เพิ่มส่วนหัว (ชื่อ นามสกุล ที่อยู่ ฯลฯ) และจัดเรียงรายการของคุณ
                  2. เปลี่ยนไปใช้ MS Word ใช้วิซาร์ดเพื่อสร้างป้ายกำกับ เปิดเอกสารเปล่าและเลือก การส่งจดหมาย>เลือกจดหมายเวียน>ตัวช่วยสร้างการผสานจดหมายทีละขั้นตอน
                    1. เลือก ป้ายกำกับแล้วเลือก ถัดไป: เอกสารเริ่มต้น
                      1. ในหน้าจอถัดไป ให้เลือก เปลี่ยนรูปแบบเอกสารจากนั้นเลือกตัวเลือกป้ายกำกับเพื่อกำหนดหมายเลขผลิตภัณฑ์และป้ายกำกับแบรนด์ของคุณ

                        2. เมื่อคุณเลือก ตกลงคุณจะเห็นป้ายชื่อระบุไว้ในเอกสารของคุณ หากคุณไม่เห็น ให้ไปที่ การออกแบบตาราง>เส้นขอบและเลือก ดูเส้นตาราง

                        1. กลับไปที่แท็บ การส่งจดหมายใน MS Word แล้วเลือก เลือกผู้รับ>ใช้รายการที่มีอยู่

                          2. นำทางไปยังไฟล์ Excel ที่มีรายชื่อเมล เลือกไฟล์และเลือก เปิด

                          1. คุณจะเห็น เลือกตารางหน้าต่าง. หากคุณมีแผ่นงานหลายแผ่นในสมุดงาน คุณจะเห็นมากกว่าหนึ่งรายการที่นี่ เลือกรายการที่มีรายชื่อผู้รับจดหมายของคุณ ทำเครื่องหมายที่ช่องข้างข้อความ แถวแรกของข้อมูลมีส่วนหัวของคอลัมน์แล้วเลือก ตกลง
                            1. MS Word นำเข้ารายชื่อผู้รับจดหมาย เลือก บล็อกที่อยู่ดูตัวอย่างทางด้านขวา

                              2. หากดูไม่เหมือนที่คุณต้องการ ให้เลือก จับคู่ฟิลด์ตรวจสอบให้แน่ใจว่ารายละเอียดทั้งหมดสอดคล้องกับส่วนหัวที่เหมาะสมจากเวิร์กชีตของคุณ และเลือก ตกลง

                              ดูตัวอย่างอีกครั้ง หากดูดี ให้เลือก ตกลง

                              1. ตอนนี้คุณจะเห็น <>ในป้ายกำกับ . ไปที่ การส่งจดหมาย>อัปเดตป้ายกำกับเพื่อเพิ่ม <>ให้กับป้ายกำกับทั้งหมด
                                1. ขณะนี้ป้ายกำกับพร้อมที่จะรวมเข้าด้วยกัน ไปที่ การส่งจดหมาย>เสร็จสิ้นและรวม>แก้ไขเอกสารส่วนบุคคล

                                  2. คุณจะเห็นหน้าต่างเล็ก ๆ ปรากฏขึ้น เลือก ทั้งหมดแล้วเลือก ตกลง

                                  1. ตอนนี้คุณจะเห็นป้ายกำกับทั้งหมดของคุณรวมกันแล้ว

                                    2. วิธีการสร้างซองจดหมายเวียน

                                    การสร้างซองจดหมายเวียนส่วนใหญ่จะเหมือนกับป้ายกำกับ แต่มีการปรับแต่งเล็กน้อย

                                    อีกครั้ง ให้คลิกที่ Mailings>เริ่ม Mail Merge>ตัวช่วยสร้างการผสานจดหมายทีละขั้นตอนแต่คราวนี้ เลือก ซองจดหมายจากนั้นเลือก ถัดไป: เอกสารเริ่มต้นจากด้านล่าง

                                    1. คุณจะ ขอให้เลือกเอกสารเริ่มต้น เลือก ตัวเลือกซองจดหมายเพื่อเลือกขนาดซองจดหมายและตำแหน่งของที่อยู่จัดส่ง/ส่งคืน (ดูขั้นตอนถัดไป) และเลือก ถัดไป: เลือกผู้รับ
                                      1. เมื่อคุณเลือก ตัวเลือกซองจดหมายคุณจะเห็นหน้าต่างขนาดเล็กปรากฏขึ้น เลือกขนาดซองจดหมายที่คุณต้องการและเลือกแบบอักษรและตำแหน่งสำหรับการจัดส่งและที่อยู่ผู้ส่ง
                                        1. ขั้นตอนต่อไปใน วิซาร์ดคือการเลือกผู้รับ เลือก ใช้รายการที่มีอยู่(สมมติว่าคุณมีแผ่นงาน Excel ที่มีข้อมูลผู้รับอยู่แล้ว) แล้วเลือก เรียกดูเพื่อค้นหาไฟล์เลือกไฟล์ที่เกี่ยวข้องและคลิกที่ ถัดไป: จัดเรียงซองจดหมายของคุณ
                                          1. ในหน้าจอถัดไป ให้เลือกบล็อกที่อยู่ดูตัวอย่างเพื่อให้แน่ใจว่า ดูเหมือนว่าคุณต้องการ แล้วเลือก ตกลง

                                            2. ตอนนี้คุณจะเห็น <>ปรากฏบนซองจดหมาย

                                            1. เลือก ถัดไป: แสดงตัวอย่างซองจดหมายของคุณคุณจะเห็นการแสดงตัวอย่างแบบเดียวกับที่คุณเห็นในขั้นตอนก่อนหน้าแต่ในเอกสารของคุณ คุณสามารถใช้ปุ่มลูกศรในบานหน้าต่างวิซาร์ดเพื่อสลับระหว่างซองจดหมายได้

                                              2. ขณะนี้ซองจดหมายของคุณพร้อมที่จะรวม เลือก ถัดไป: ทำการผสาน

                                              1. ในหน้าจอต่อไปนี้ คุณจะเห็นตัวเลือกในการแก้ไขแต่ละซองจดหมาย. เลือก เลือก ทั้งหมดเพื่อรวมระเบียนทั้งหมด แล้วเลือก ตกลง

                                                2. ตอนนี้คุณจะเห็นซองจดหมายทั้งหมดรวมกันเป็นเอกสารเดียว

                                                การพิมพ์จำนวนมากและอีเมลทำได้ง่าย

                                                การใช้จดหมายเวียนสามารถช่วยคุณประหยัดเวลาได้มาก หากคุณไม่ต้องการใช้ปรับแต่งจดหมาย ป้ายชื่อ หรือซองจดหมายของคุณเอง นั่นไม่ใช่ทั้งหมดที่คุณสามารถทำได้ด้วย MS Word คุณยังสามารถสร้าง การ์ดอวยพร, หนังสือเล่มเล็ก และ บัตรดัชนี ได้

                                                จดหมายเวียนมีมาระยะหนึ่งแล้ว แต่ถ้า คุณต้องการทำให้กระบวนการของคุณมีประสิทธิภาพ Microsoft Office 2019 เปิดตัวฟีเจอร์ที่เรียบร้อย คุณอาจต้องการดู

                                                กระทู้ที่เกี่ยวข้อง:

                                                4 วิธีในการเรียกใช้โพล Microsoft Teams ระหว่างการประชุม วิธีสร้างแผนภูมิแกนต์ใน Microsoft Excel สุดยอดคู่มือการซ่อมแซมไฟล์ Word ที่เสียหายหรือเสียหาย วิธีเปลี่ยนพื้นหลังใน Microsoft Teams วิธีสร้างป้ายกำกับใน Word จากสเปรดชีต Excel 13 OneNote Tips & Tricks สำหรับการจัดระเบียบบันทึกย่อของคุณให้ดีขึ้น OneDrive สำหรับโรงเรียนหรือที่ทำงาน: 8 เคล็ดลับสำหรับผู้เริ่มต้น

                                                6.10.2021