วิธีแทรกชิปอัจฉริยะแบบแปรผัน (ตัวยึดตำแหน่ง) ใน Google เอกสาร

หากคุณเคยสร้างเอกสารที่ใช้ตัวยึดตำแหน่งข้อความ คุณจะประทับใจกับฟีเจอร์ของ Google เอกสารนี้ เมื่อใช้ Variable Smart Chip คุณสามารถแทรกตัวยึดตำแหน่ง กำหนดค่า และอัปเดตโดยอัตโนมัติทั่วทั้งเอกสาร

แทนที่จะยุ่งยากกับส่วนเสริมหรือแอปของบุคคลที่สาม คุณสามารถปรับปรุงขั้นตอนการทำงานของคุณเมื่อสร้างเอกสารประเภทต่างๆ ด้วยตัวแปร ฟังก์ชั่นชิปอัจฉริยะ ได้

หมายเหตุ: ตามที่เขียนบทความนี้ Variable Smart Chip พร้อมให้บริการแก่ลูกค้า Google Workspace Business Standard และ Plus, Enterprise Standard และ Plus, Education Plus และ Nonprofit หวังว่า Google จะนำฟีเจอร์นี้มาสู่บัญชี Google ส่วนบุคคลสักครั้ง

เกี่ยวกับ Variable Smart Chips

ตามที่กล่าวไว้ Variable Smart Chip คือตัวยึดตำแหน่งข้อความที่คุณสามารถแทรกในเอกสารของคุณได้ เหมาะสำหรับข้อความที่คุณต้องการให้ผู้อื่นเพิ่ม เช่น ชื่อหรือนามสกุล ที่อยู่ หรือหมายเลขโทรศัพท์ คุณยังสามารถใช้ตัวแปรสำหรับสิ่งที่คุณต้องเพิ่มแต่รออยู่ เช่น ชื่อผลิตภัณฑ์ วันที่ หรือที่อยู่เว็บไซต์

ไม่ว่าคุณจะใช้ตัวแปรสำหรับตัวคุณเองหรือผู้อื่นที่แชร์ด้วย ตัวแปรเหล่านี้จะทำให้คุณสามารถสร้างเอกสารและเพิ่มรายการเหล่านั้นในภายหลังได้

เมื่อคุณเพิ่มตัวแปร คุณสามารถกำหนดค่าและข้อความได้ตลอดเวลา จากนั้น ทุกจุดที่คุณใช้ตัวแปรในเอกสารจะอัปเดตด้วยค่านั้น

มาดูวิธีแทรกและใช้ตัวแปรใน Google เอกสารพร้อมตัวอย่างบางส่วน

วิธีแทรก Variable Smart Chip

หากต้องการเพิ่ม Variable Smart Chip ลงในเอกสารของคุณ ให้ทำตามขั้นตอนง่ายๆ เหล่านี้

วางเคอร์เซอร์ของคุณในตำแหน่งที่คุณต้องการ จากนั้นดำเนินการอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

เลือก แทรก>ชิปอัจฉริยะและเลือก ตัวแปรในเมนูที่แสดงออกมา

พิมพ์สัญลักษณ์ @(At) และเลือก ตัวแปรจากเมนูแบบเลื่อนลง

ในหน้าต่างเล็กๆ ที่ปรากฏขึ้น ให้เลือก แทรกตัวแปรใหม่

ตั้งชื่อตัวแปรของคุณในหน้าต่างป๊อปอัปถัดไป คุณยังสามารถใช้หลักการตั้งชื่อเริ่มต้น ตัวแปร 1 ตัวแปร 2 และอื่นๆ ได้ เลือกสร้าง

จากนั้นคุณจะเห็นตัวแปรพร้อมชื่อในเอกสารของคุณและในแถบด้านข้างตัวแปรที่เปิดทางด้านขวา.

คุณสามารถเพิ่มตัวแปรสำหรับรายการอื่นๆ ลงในเอกสารของคุณได้ในลักษณะเดียวกัน เพียงจำไว้ว่าควรใช้ตัวแปรเพิ่มเติมสำหรับรายการต่างๆ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้างตัวแปรหนึ่งสำหรับชื่อและตัวแปรที่สองสำหรับที่อยู่ได้

นำ Variable Smart Chip มาใช้ซ้ำ

วัตถุประสงค์ของตัวแปรคือเพื่อวางไว้ในเอกสารของคุณในตำแหน่งที่คุณต้องการ จากนั้นอัปเดตด้วยค่าของมันเมื่อคุณพร้อม

หากต้องการแทรกตัวแปรเดียวกันในตำแหน่งอื่น ให้ทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

เลือก แทรก>ชิปอัจฉริยะเลือก ตัวแปรและเลือกชื่อตัวแปรจากรายการป๊อปอัป

ลี้>

พิมพ์สัญลักษณ์ @(At) เลือก ตัวแปรและเลือกชื่อตัวแปรจากรายการป๊อปอัป

เปิดแถบด้านข้างตัวแปร วางเมาส์เหนือตัวแปรที่คุณต้องการใช้ แล้วเลือก แทรก

กำหนดค่าให้กับตัวแปร

เมื่อคุณเพิ่มตัวแปรให้กับเอกสารของคุณ คุณสามารถกำหนดค่าของมันได้ตลอดเวลา ค่าคือข้อความที่คุณต้องการใช้ คุณสามารถดำเนินการนี้ได้ในตัวแปรเองหรือในแถบด้านข้าง

เพิ่มข้อความโดยใช้ตัวแปร

หากต้องการกำหนดค่าให้กับตัวแปรแบบแทนที่ ให้เลือก ตัวแปรและป้อนข้อความที่คุณต้องการใช้ ซึ่งจะบันทึกค่าลงในตัวแปรนั้นโดยอัตโนมัติ

เพิ่มข้อความโดยใช้แถบด้านข้าง

หากต้องการกำหนดค่าในแถบด้านข้างของตัวแปร ให้เลือกตัวแปรและใช้ไอคอน เปิดในแถบด้านข้างในแถบเครื่องมือที่ปรากฏขึ้น หรือไปที่ เครื่องมือ>ตัวแปรในเมนู

เลือก ไม่มีค่าใต้ชื่อตัวแปร คุณจะเห็นตัวแปรในเอกสารของคุณว่างเปล่าและพร้อมให้คุณป้อนข้อความ เมื่อคุณดำเนินการแล้ว ให้ใช้ Enterหรือ Returnเพื่อบันทึก

หลังจากที่คุณกำหนดค่าให้กับตัวแปรของคุณ คุณจะเห็นการอัปเดตนี้ในทุกตำแหน่งที่คุณวางตัวแปรในเอกสารของคุณ ซึ่งเป็นจุดประสงค์ของชิปอัจฉริยะ

เปลี่ยนชื่อตัวแปร

เนื่องจากชื่อเริ่มต้นสำหรับตัวแปรไม่ชัดเจน คุณอาจต้องการตั้งชื่อที่มีความหมายมากขึ้น สิ่งนี้มีประโยชน์อย่างยิ่งหากคุณสร้างตัวแปรหลายตัวสำหรับเอกสารของคุณ

เปิดแถบด้านข้างตัวแปร วางเคอร์เซอร์ไว้เหนือตัวแปรที่คุณต้องการเปลี่ยนชื่อ และเลือกไอคอน แก้ไขชื่อ(ดินสอ).

เมื่อป๊อปอัปเปลี่ยนชื่อปรากฏขึ้น ให้ตั้งชื่อใหม่และเลือก บันทึก

จากนั้นคุณจะเห็นชื่อที่อัปเดตในแถบด้านข้าง รายการตัวแปรที่จะแทรก และภายในตัวแปรเองจนกว่าคุณจะกำหนดค่าของมัน

ลบตัวแปร

หากคุณตัดสินใจว่าไม่ต้องการใช้ตัวแปรอีกต่อไป คุณสามารถลบตัวแปรนั้นได้ โปรดทราบว่าการดำเนินการนี้จะลบตัวแปรและค่าของตัวแปรหากกำหนด ออกจากทุกตำแหน่งในเอกสารของคุณ

เปิดแถบด้านข้างตัวแปร วางเคอร์เซอร์เหนือตัวแปรที่คุณต้องการลบ และเลือกไอคอนลบคำจำกัดความของตัวแปร(ถังขยะ)

ในป๊อปอัปการยืนยัน ให้เลือก ลบเพื่อลบตัวแปร

ตัวอย่างการใช้ สำหรับตัวแปรใน Google เอกสาร

หากคุณสงสัยว่าจะใช้ตัวแปรเพื่อวัตถุประสงค์ของคุณเองได้อย่างไร เรามีตัวอย่างอยู่ 2-3 ตัวอย่าง

สำเนาการตลาด

ที่นี่ เรากำลังสร้างเอกสารสำหรับผลิตภัณฑ์ใหม่ของลูกค้าของเรา เรายังไม่มีชื่อผลิตภัณฑ์หรือที่อยู่เว็บไซต์ ดังนั้นเราจึงแทรกตัวแปรสำหรับทั้งสองรายการแทน เมื่อเปิดแถบด้านข้างตัวแปร คุณจะเห็นเส้นขอบสีน้ำเงินตลอดทั้งข้อความ

เมื่อลูกค้าของเราให้รายละเอียดเหล่านี้แก่เรา เราก็กำหนดค่าให้กับตัวแปรและเอกสารของเราจะอัปเดตโดยอัตโนมัติ จากนั้นตัวแปรเหล่านั้นจะแสดงข้อความและเส้นขอบสีเทา

เมื่อคุณปิดแถบด้านข้างตัวแปร คุณจะสังเกตเห็นว่าตัวแปรเหล่านั้นมีลักษณะเหมือนกับข้อความที่เหลือโดยไม่มีเส้นขอบ

เอกสารที่ใช้ร่วมกัน

ในตัวอย่างนี้ถัดไป เรามีเอกสารที่เราต้องการให้ผู้อื่นกรอกรายละเอียดให้ครบถ้วน เราตั้งค่าตัวแปรสำหรับชื่อ นามสกุล ที่อยู่ หมายเลขโทรศัพท์ และวันที่

เมื่อเราแบ่งปันเอกสาร ผู้รับเพียงเลือกตัวแปรแต่ละตัวและป้อนข้อมูลของตน ตัวแปรที่ใช้มากกว่าหนึ่งครั้งจะอัปเดตโดยอัตโนมัติ

จากนั้นเราก็มีเอกสารที่เสร็จสมบูรณ์ซึ่งมีตัวแปรปรากฏเหมือนกับข้อความอื่นๆ

หมายเหตุ: หากคุณแชร์เอกสารโดยใช้ตัวแปรกับบุคคลมากกว่าหนึ่งคน ค่าที่กำหนดจะอัปเดตตามการเปลี่ยนแปลงแต่ละครั้ง เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหานี้ คุณอาจขอให้ผู้รับแต่ละคนทำสำเนาสำหรับการเปลี่ยนแปลงของตน

ประหยัดเวลา ลดข้อผิดพลาด และจัดระเบียบ.

Google ได้เปิดตัวชิปอัจฉริยะใหม่หลายตัวในปีที่แล้วนับตั้งแต่เปิดตัวฟีเจอร์ Smart Canvas คุณสามารถเพิ่มกิจกรรมในปฏิทินโดยใช้ชิป Date ลิงก์ไปยังชื่อไฟล์ด้วยชิป File และใส่รายละเอียดการติดต่อด้วยชิป People

ตอนนี้ คุณสามารถประหยัดเวลาในการพิมพ์ข้อความเดิมซ้ำแล้วซ้ำอีก รวมทั้งลดความเสี่ยงในการพิมพ์ผิดและ จัดระเบียบเอกสารของคุณ โดยใช้ Variable Smart Chip ใน Google เอกสาร คำนึงถึงคุณลักษณะที่มีประโยชน์นี้สำหรับเอกสารถัดไปของคุณ

สำหรับวิธีอื่นๆ ในการประหยัดเวลาในแอป Google โปรดดูวิธี ใช้รายการแบบเลื่อนลงใน Google ชีต.

กระทู้ที่เกี่ยวข้อง: