การจัดระเบียบเอกสารอย่างมีประสิทธิภาพ โดยเฉพาะเอกสารที่มีความยาวอาจเป็นเรื่องท้าทาย ด้วยคุณลักษณะในตัวใน Google Docs คุณจึงมีหลายวิธีในการเขียนรายงาน บทความ เรียงความ ข้อเสนอ เอกสารของทีม และอื่นๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพ
คุณต้องจัดโครงสร้างเอกสารเพื่อให้แสดงข้อมูลและสแกนรายละเอียดได้ง่าย มาดูคุณสมบัติหลักหลายประการในการจัดระเบียบ Google เอกสารถัดไปของคุณกัน
1. สแกนเอกสารโดยสรุปและโครงร่าง
วิธีที่ง่ายที่สุดวิธีหนึ่งในการสร้างภาพรวมของรายละเอียดเอกสารของคุณคือการใช้คุณลักษณะสรุปและเค้าร่าง เครื่องมือที่มีประโยชน์เหล่านี้อยู่นอกเนื้อหาเพื่อไม่ให้เสียสมาธิและสามารถแสดงหรือซ่อนได้ด้วยการคลิกเพียงครั้งเดียว
คุณลักษณะขององค์กรเหล่านี้ช่วยให้คุณสามารถสรุปเนื้อหาของเอกสารและข้ามไปยังส่วนที่คุณต้องการด้วยโครงร่างที่สร้างขึ้นโดยอัตโนมัติ
แสดงและปิดสรุปและโครงร่าง
หากต้องการแสดงสรุปและโครงร่าง ให้ไปที่แท็บ มุมมองและเลือก แสดงโครงร่าง
จากนั้นคุณจะเห็นไอคอนแสดงโครงร่างเอกสารที่ด้านซ้ายบนของพื้นที่เอกสาร เลือกเพื่อขยาย
เมื่อคุณสรุปและโครงร่างเสร็จแล้ว ให้ใช้ลูกศร ปิดโครงร่างเอกสารเพื่อซ่อนและแสดงไอคอน แสดงโครงร่างเอกสารอีกครั้ง
เพิ่มสรุปและโครงร่าง
หากต้องการเพิ่มสรุป ให้ใช้เครื่องหมายบวกเพื่อเปิดช่องและป้อนข้อความของคุณ
หากต้องการเปลี่ยนในภายหลัง เพียงเลือกไอคอน แก้ไข(ดินสอ)
หากต้องการใช้โครงร่าง ให้เพิ่มส่วนหัวลงในเอกสารของคุณ (อธิบายไว้ด้านล่าง) แล้วหัวข้อเหล่านั้นจะปรากฏในโครงร่างโดยอัตโนมัติ จากนั้นคุณสามารถเลือกส่วนหัวเพื่อข้ามไปยังส่วนนั้นของเอกสารได้
คุณสามารถลบส่วนหัวใดออกจากโครงร่างได้ถ้าจำเป็น โดยการเลือก Xทางด้านขวาของส่วนหัวนั้นในโครงร่าง.
2. รวมและปรับแต่งสารบัญ
หากคุณต้องการบางสิ่งภายในเนื้อหาที่ผู้อ่านสามารถใช้เพื่อนำทางเอกสารของคุณ คุณสามารถแทรกสารบัญใน Google เอกสาร คุณลักษณะนี้เป็นคุณลักษณะพื้นฐาน แต่ Google ได้ปรับปรุงคุณลักษณะนี้เมื่อเวลาผ่านไปเพื่อให้ปรับแต่งได้และน่าสนใจ
แทรกสารบัญ
ถึง สร้างสารบัญ จัดโครงสร้างส่วนเอกสารของคุณด้วยส่วนหัว ป้อนข้อความสำหรับส่วนหัว เลือก จากนั้นเลือกระดับส่วนหัวจากช่องแบบเลื่อนลง ลักษณะในแถบเครื่องมือ ส่วนหัวเหล่านี้จะปรากฏในตารางให้คุณโดยอัตโนมัติ
เมื่อคุณพร้อมที่จะแทรกตาราง ให้วางเคอร์เซอร์ในเอกสารในตำแหน่งที่คุณต้องการ จากนั้น เปิดเมนู แทรกย้ายไปที่ สารบัญและเลือกสไตล์จากข้อความธรรมดา จุด และลิงก์
เลือกการออกแบบที่คุณต้องการใช้ แล้วคุณจะเห็นตารางปรากฏขึ้น
ปรับแต่งสารบัญ
คุณสามารถปรับเปลี่ยนรูปลักษณ์และการทำงานของสารบัญได้ใน Google เอกสาร ซึ่งเป็นคุณลักษณะที่ดี
หากต้องการเปิดเครื่องมือแก้ไข ให้เลือกตารางที่จะแสดงแถบเครื่องมือขนาดเล็ก จากนั้น ใช้จุดสามจุดบนแถบเครื่องมือเพื่อเลือกตัวเลือกเพิ่มเติม
เมื่อแถบด้านข้างเปิดขึ้น คุณจะเห็นสองส่วนสำหรับการจัดรูปแบบและระดับส่วนหัว
คุณจะเห็นการอัปเดตการปรับปรุงแบบเรียลไทม์
3. ทำงานอย่างมีประสิทธิภาพด้วยส่วนหัวที่ยุบได้
Google เพิ่มฟีเจอร์ที่เป็นประโยชน์อย่างยิ่งให้กับ Docs เมื่อต้นปี 2023 ซึ่งช่วยให้คุณ ทำงานกับเอกสารที่มีความยาวได้ง่ายขึ้นเล็กน้อย ได้ คุณสามารถยุบและขยายส่วนหัวได้ วิธีนี้เหมาะสำหรับการเน้นไปที่ส่วนของเอกสารที่คุณใช้ในขณะที่ยุบส่วนที่คุณไม่ได้ใช้
ในขณะที่เขียนบทความนี้ ส่วนหัวแบบยุบได้จะทำงานเฉพาะเมื่อคุณใช้เค้าโครงแบบไม่มีการแบ่งหน้าเท่านั้น ไม่ชัดเจนว่าในที่สุดฟีเจอร์นี้จะส่งต่อไปยังเค้าโครงของ Pages หรือไม่
หากต้องการใช้เค้าโครง Pageless ในเอกสารใหม่หรือที่มีอยู่ ให้ไปที่ ไฟล์และเลือก การตั้งค่าหน้าจากนั้นเลือก Pagelessที่ด้านบน และ ตกลงที่ด้านล่าง.
คุณควรเห็นลูกศรทางด้านซ้ายของส่วนหัวในเอกสารของคุณ เพียงใช้ลูกศรเหล่านั้นหรือคลิกขวาเพื่อยุบและขยายส่วนหัว
4. ติดตามข้อมูลได้อย่างง่ายดายด้วย Building Blocks
การสร้างบล็อกใน Google เอกสารช่วยให้คุณแสดงข้อมูลโดยใช้ตาราง รายการข้อความ และรายการแบบเลื่อนลงได้อย่างรวดเร็วและสะดวก เพียงใส่หนึ่งในบล็อกที่บรรจุหีบห่อแล้วป้อนรายละเอียดของคุณไว้ในที่เดียว
ขณะนี้คุณสามารถเลือกจากบล็อกที่สร้างไว้ล่วงหน้าสี่บล็อก รวมถึงแผนงานผลิตภัณฑ์ ตัวติดตามการตรวจสอบ สินทรัพย์โครงการ และตัวติดตามเนื้อหาการเปิดตัว คุณสามารถใช้ Building Block ตามที่เป็นอยู่หรือปรับแต่งให้เหมาะกับความต้องการของคุณ
หากต้องการแทรก Building Block ให้เลือกตำแหน่งในเอกสารของคุณแล้วไปที่ แทรก>Building Blockเลือกประเภทที่คุณต้องการใช้จากเมนูป๊อปอัป
คุณจะเห็นบล็อกปรากฏขึ้นในเอกสารของคุณพร้อมให้คุณใช้งาน หากคุณต้องการเปลี่ยนส่วนหัวให้ตรงกับเนื้อหาของคุณ คุณสามารถแก้ไขได้เช่นเดียวกับข้อความอื่นๆ
5. สร้างและนำบล็อกที่กำหนดเองกลับมาใช้ใหม่
ถ้าคุณมี บัญชี Google ของที่ทำงานหรือโรงเรียนที่รองรับ คุณสามารถตั้งค่า Building Block แบบกำหนดเองใน Docs ได้ ซึ่งจะทำให้คุณสามารถสร้างบล็อก บันทึก และนำมาใช้ใหม่ได้ บล็อกนี้จะถูกบันทึกลงใน Google ไดรฟ์ของคุณเป็นประเภทไฟล์ Google เอกสาร ดังนั้นคุณจึงสามารถใช้ในเอกสารใหม่ในอนาคตได้เช่นกัน
หากต้องการใช้บล็อกใหม่ของคุณ ให้พิมพ์สัญลักษณ์ @ (At) ตามด้วยชื่อบล็อกและเลือกจากรายการที่ปรากฏขึ้น
6. ป้อนข้อมูลโค้ดการเขียนโปรแกรมด้วยบล็อคโค้ด
หากเอกสารของคุณมีโค้ดการเขียนโปรแกรม เช่น Java, JavaScript หรือ Python คุณสามารถใช้ประโยชน์จาก Building Block ของโค้ดได้ ซึ่งจะทำให้คุณสามารถ จัดโครงสร้างโค้ดของคุณให้เรียบร้อยในเอกสารของคุณ.
ไปที่ Insert>Building Blocksย้ายไปที่ Code blockและเลือกภาษาในเมนูที่แสดงออกมา
เมื่อบล็อกของคุณปรากฏขึ้น เพียงป้อนข้อมูลโค้ดของคุณ หากคุณต้องการเปลี่ยนภาษาการเขียนโปรแกรม ให้ใช้กล่องแบบเลื่อนลงที่ด้านซ้ายบน หากต้องการอัปเดตสี ให้ใช้ไอคอนรีเฟรชที่ด้านบนขวา
7. ทำงานร่วมกันทางอีเมล คำเชิญในปฏิทิน และบันทึกการประชุม
เครื่องมือที่ยอดเยี่ยมอีกอย่างหนึ่งในการจัดระเบียบรายการใน Google เอกสารคือบล็อกเทมเพลตในตัว สิ่งเหล่านี้มีประโยชน์อย่างยิ่งหากคุณทำงานร่วมกันทางอีเมล คำเชิญในปฏิทิน และบันทึกการประชุม
สำหรับอีเมล คุณสามารถกรอกผู้รับ หัวเรื่อง และข้อความได้ จากนั้นเลือกไอคอน Gmailเพื่อสร้างฉบับร่างโดยตรงใน Gmail
สำหรับคำเชิญในปฏิทิน ให้ป้อนชื่อ แขก เวลาเริ่มต้นและสิ้นสุด สถานที่ และคำอธิบาย ใช้ไอคอน ปฏิทินเพื่อเปิดกิจกรรมใน Google ปฏิทิน
สำหรับบันทึกการประชุม ให้เลือกกิจกรรมจากรายการแบบเลื่อนลง จากนั้นคุณจะได้รับบล็อกที่มีชื่อเรื่อง วันที่ และผู้เข้าร่วมประชุมพร้อมสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยสำหรับบันทึกย่อและช่องทำเครื่องหมายสำหรับรายการดำเนินการ ใช้ไอคอนอีเมลเพื่อสร้างฉบับร่างพร้อมบันทึกการประชุมใน Gmail
รูปภาพหายไป
หากต้องการใช้เทมเพลตใดเทมเพลตหนึ่งเหล่านี้ ให้ไปที่ แทรก>แบบเอกสารสำเร็จรูปและเลือกตัวเลือกจากเมนูที่แสดงออกมา
8. ป้อนรายละเอียดโดยใช้รายการแบบเลื่อนลง
การใช้ Building Block ด้านบนเพื่อติดตามข้อมูล คุณสามารถใช้ประโยชน์จากรายการแบบเลื่อนลงที่สร้างไว้ล่วงหน้าของ Google เอกสารได้ อย่างไรก็ตาม คุณสามารถสร้างรายการแบบเลื่อนลงของคุณเองได้เพียง เหมือนใน Google ชีต สิ่งนี้มีประโยชน์สำหรับคุณ ผู้อ่าน หรือผู้ร่วมงานของคุณในการกรอกรายละเอียดที่คุณต้องการได้อย่างง่ายดาย
วางเคอร์เซอร์ของคุณในตำแหน่งที่คุณต้องการรายการ เปิดเมนู แทรกและเลือก แบบเลื่อนลง
หากต้องการใช้รายการแบบเลื่อนลงที่สร้างไว้ล่วงหน้า ให้เลือกหนึ่งรายการจากส่วนล่าง
หากต้องการสร้างรายการของคุณเอง ให้เลือก เมนูแบบเลื่อนลงใหม่จากนั้นป้อนชื่อและรายการตัวเลือก คุณสามารถเลือกสีที่อยู่ติดกับแต่ละรายการ เพิ่มรายการอื่นๆ และจัดเรียงลำดับใหม่ได้โดยใช้การลากและวาง เมื่อเสร็จแล้ว ให้เลือก บันทึก.
จากนั้นคุณจะเห็นรายการแบบเลื่อนลงใหม่ ซึ่งคุณสามารถใช้ซ้ำได้หลายครั้ง เพียงเลือกจากเมนูแทรก>แบบเลื่อนลง
หากต้องการเปลี่ยนแปลงในภายหลัง ให้เปิดรายการแบบเลื่อนลงและเลือก เพิ่ม / แก้ไขตัวเลือก
9. เข้าถึงข้อมูลด้วยชิปอัจฉริยะ
หากต้องการแสดงรายการและดูรายชื่อติดต่อ กิจกรรม ไฟล์ สถานที่ และวันที่อย่างชัดเจน คุณสามารถแทรก ชิปอัจฉริยะในเอกสารของคุณ เครื่องมือล้ำสมัยเหล่านี้จะย่อเล็กลงแต่ขยายออกเพื่อแสดงรายละเอียดและช่วยให้คุณดำเนินการต่างๆ ได้ในคลิกเดียว
คุณสามารถแทรก Smart Chip ได้โดยพิมพ์สัญลักษณ์ @ ตามด้วยชื่อรายการ หรือไปที่ Insert>Smart chipsและเลือกหนึ่งรายการจากเมนูป๊อปอัป .
เมื่อคุณแทรกชิป ให้เลื่อนเคอร์เซอร์ไปเหนือชิปหรือเลือกชิปเพื่อดูตัวอย่าง ชิปแต่ละตัวมีรายละเอียดและการทำงานที่แตกต่างกันไป ขึ้นอยู่กับประเภทของชิป ตัวอย่างเช่น เมื่อใช้ File Smart Chip คุณจะดูตัวอย่างไฟล์ คัดลอกลิงก์ไปยังไฟล์นั้น หรือเปิดไฟล์ได้
หากคุณมี บัญชี Google Workspace ที่รองรับ คุณจะมีสิทธิ์เข้าถึงชิปอัจฉริยะเพิ่มเติม รวมถึงนาฬิกาจับเวลา ตัวจับเวลา และตัวแปรที่ใช้ซ้ำได้
ใช้ประโยชน์จากชิปอัจฉริยะเหล่านี้เพื่อรวมข้อมูลที่คุณต้องการในขณะที่ทำให้เนื้อหาของคุณสั้นและกระชับ
10. แทรกสมการอย่างง่ายดาย
ข้อดีอีกประการหนึ่งคือ เครื่องมือที่ Google Docs นำเสนอ สำหรับสมการ ไม่ว่าจะเป็นนักเรียนหรืออาจารย์ คุณสามารถหยุดค้นหาสัญลักษณ์ที่ถูกต้องแล้วจัดรูปแบบให้พอดีกับเอกสารของคุณได้ เพียงใช้เครื่องมือแก้ไขสมการ
หากต้องการเปิดตัวแก้ไข ให้ไปที่ มุมมอง>แสดงแถบเครื่องมือสมการคุณยังสามารถเลือก แทรก>สมการคุณจะเห็นแถบเครื่องมือแก้ไขปรากฏที่ด้านบนของเอกสาร
ใช้กล่องแบบเลื่อนลงภายในแถบเครื่องมือเพื่อเพิ่มสัญลักษณ์ของคุณ คุณสามารถใช้ตัวอักษรกรีก ตัวดำเนินการทางคณิตศาสตร์ สัญลักษณ์ความสัมพันธ์ และลูกศรได้
จากนั้นคุณจะเห็นสมการของคุณปรากฏในกล่องข้อความที่สวยงามและเป็นระเบียบภายในเอกสารของคุณ
ตั้งแต่สรุปไปจนถึงตารางติดตามไปจนถึงรายการแบบเลื่อนลงไปจนถึงชิปที่มีรายละเอียด คุณสามารถจัดระเบียบเอกสาร Google ของคุณได้หลากหลายวิธีเพื่อตอบสนองความต้องการของคุณ คุณสมบัติใดต่อไปนี้จะกลายเป็นรายการโปรดของคุณอย่างรวดเร็ว?.
สำหรับบทแนะนำที่เกี่ยวข้องในแอป Google อื่นๆ โปรดดูวิธี กำหนดวันหมดอายุในไฟล์ Google Drive ของคุณ
.