วิธีสร้างแผนภูมิแกนต์ใน Microsoft Excel

แผนภูมิ Gantt เป็นวิธีที่ได้รับความนิยมในการติดตามโครงการ โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับทีมที่ต้องคำนึงถึงระยะเวลาของงาน เมื่อใช้แผนภูมิแกนต์อย่างมีประสิทธิภาพ คุณจะมั่นใจได้ว่างานต่างๆ จะไม่รบกวนกันและกัน และยังสามารถกำหนดได้ว่าเมื่อใดควรเสร็จงานใดงานหนึ่งจึงจะเริ่มงานอื่นได้

มีหลายวิธีในการสร้างแผนภูมิแกนต์ แต่ในบทความนี้ เราจะแสดงวิธีการสร้างแผนภูมิในโปรแกรมที่คุณอาจมี: Microsoft Excel แม้ว่าจะไม่สามารถเอาชนะซอฟต์แวร์ที่สร้างขึ้นเองได้เมื่อจัดการงานจำนวนมาก แต่สำหรับโครงการขนาดเล็กก็เป็นทางเลือกที่ดีอย่างยิ่ง

วิธีสร้างแผนภูมิแกนต์ใน Microsoft Excel

ข้อดีของการสร้างแผนภูมิแกนต์ใน Excel คือคุณอาจมีสำเนาของสเปรดชีตอยู่แล้วและรู้วิธีใช้งาน ถ้าไม่ เราขอแนะนำให้คุณตรวจสอบ กวดวิชา Excel ของเรา Microsoft Excel เวอร์ชันล่าสุด (เรากำลังใช้ Office Online สำหรับคู่มือนี้ แม้ว่าคุณจะสามารถรับ Office 365 ฟรี ) ได้โดยมีเทมเพลต Gantt รวมอยู่ด้วย ดังนั้นเรามาดูกันอย่างรวดเร็วก่อนที่เราจะแสดงวิธีการ เพื่อสร้างของคุณเอง

เทมเพลต Microsoft Excel Gantt

ก่อนเริ่มสร้างแผนภูมิตั้งแต่เริ่มต้น โปรดทราบว่ามีเทมเพลต Gantt รวมอยู่ใน Excel หากคุณกำลังใช้ Office Online เป็นหนึ่งในเวิร์กบุ๊กที่มีอยู่ในหน้าจอหลักของ Excel

เทมเพลตแผนภูมิ Gantt นั้นค่อนข้างดี คุณสามารถป้อนข้อมูลของคุณในตาราง ซึ่งจะส่งออกข้อมูลไปยังแผนภูมิแท่งแบบกลับหัวโดยอัตโนมัติ เราขอแนะนำให้ยุ่งเล็กน้อยเพื่อดูว่าแผนภูมิ Excel Gantt ทำอะไรได้บ้าง อย่างไรก็ตาม เทมเพลตนี้ค่อนข้างยืดหยุ่น ดังนั้นหากไม่ได้ผล คุณจะต้องสร้างแผนภูมิแกนต์ตั้งแต่ต้น

การสร้าง แผนภูมิแกนต์ของคุณเอง

ถ้าคุณต้องการให้สิ่งต่างๆ เป็นไปตามที่คุณต้องการ คุณจะต้องเริ่มด้วยสมุดงานเปล่า ในการดำเนินการดังกล่าว ให้เลือกปุ่ม เวิร์กบุ๊กเปล่าใหม่จากแถบด้านบนสุด ไปทางซ้ายจนสุด และรอให้โหลด เมื่อเสร็จแล้ว คุณจะเห็นสเปรดชีตเปล่า

ก่อนที่คุณจะสร้างแผนภูมิแกนต์ คุณจะต้อง ต้องรวบรวมข้อมูลบางส่วน เพื่อจุดประสงค์ในการแสดงภาพประกอบ เราจะแกล้งทำเป็นว่าเรามีงานห้างานและนับตั้งแต่ 1 ถึง 5 งานเหล่านั้นจะอยู่ในคอลัมน์ A ในคอลัมน์ B ให้เพิ่มวันที่เริ่มต้นที่สมมติขึ้นสี่งาน — ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเซลล์ได้รับการตั้งค่าให้ยอมรับวันที่ สุดท้าย ในคอลัมน์ C กำหนดระยะเวลาของแต่ละงานเป็นวัน

หากต้องการ คุณสามารถเพิ่มวันที่สิ้นสุดในคอลัมน์ C แล้วตามด้วย ลบวันที่โดยอัตโนมัติ และให้ระยะเวลาผลลัพธ์ปรากฏ ในคอลัมน์ D อย่างไรก็ตาม เพียงเพื่อจุดประสงค์ในการตั้งค่าแผนภูมิแกนต์ วันที่เริ่มต้นและระยะเวลาก็เพียงพอแล้ว

เมื่อพร้อมแล้ว ขั้นตอนต่อไปคือ สร้าง แผนภูมิแบบเรียงซ้อนตามวันที่เริ่มต้นของงานของเรา สำหรับสิ่งนั้น คุณต้องเลือกข้อมูลทั้งหมดในตาราง ตั้งแต่ A1 ถึง C6 จากนั้นเลือก แทรกที่ด้านบนของหน้า (อ่านทั้งหมดเกี่ยวกับ การสร้างแผนภูมิใน Excel )

แถบเครื่องมือจะเปลี่ยนเป็นตัวเลือกกราฟจำนวนหนึ่ง คุณต้องไปที่ตัวเลือกกราฟิกแล้วคลิกลูกศรลง รายการตัวเลือกจำนวนมากจะปรากฏขึ้น ภายใต้ แถบให้เลือก แถบแบบเรียงซ้อนอย่าเลือกอันที่ชื่อว่า stacked bar 100% เพราะใช้ไม่ได้

Microsoft Excel จะได้รับ เพื่อทำงานและแผนภูมิใหม่จะปรากฏขึ้นตรงกลางหน้าจอ นี่คือจุดเริ่มต้นของแผนภูมิแกนต์ของคุณ แม้ว่าคุณจะยังไม่ถึงจุดนั้น

สำหรับหนึ่ง คุณจะ อาจจำเป็นต้องปรับขนาดหน้าต่าง (เราทำไปแล้วในตัวอย่างด้านบน) จากนั้นเปลี่ยนชื่อแผนภูมิโดยคลิกที่ช่องชื่อแผนภูมิในขณะที่คุณอยู่ที่นั้น นอกจากนี้ ให้ลบคำอธิบายที่ด้านล่างของแผนภูมิ — ซึ่งมีข้อความว่า วันที่เริ่มต้นและ ระยะเวลา— โดยการเลือกและกดปุ่ม ลบบน แป้นพิมพ์

ถัดไป คุณต้องจัดลำดับแผนภูมิใหม่ ตอนนี้ งานที่ 5 อยู่ที่ด้านบนสุดและงานที่ 1 อยู่ที่ด้านล่าง และจำเป็นต้องทำตรงกันข้าม ในการแก้ไขปัญหานั้น ให้คลิกขวาที่ใดก็ได้บนแผนภูมิและเลือก รูปแบบในกล่องโต้ตอบที่ปรากฏขึ้น

แถบงานใหม่จะเปิดขึ้นทางด้านขวาของหน้าจอที่เรียกว่า "แผนภูมิ" จากตัวเลือกทั้งหมด ให้เลือก แกนแนวตั้ง

ในเมนูที่พับออก ทำเครื่องหมายที่ช่องถัดจากการตั้งค่าที่ระบุว่าหมวดหมู่ในลำดับที่กลับกันที่ควรวางภารกิจที่ 1 ไว้บนสุดในแผนภูมิ

เมื่อทำเสร็จแล้ว เหลือขั้นตอนเดียวเท่านั้น คือ การลบ ส่วนสีน้ำเงินซึ่งแสดงถึงวันที่เริ่มต้นของแถบจากแผนภูมิ เพราะในแผนภูมิแกนต์ คุณสนใจเฉพาะระยะเวลาของงานเท่านั้น แถบสีน้ำเงินเพิ่งจะเข้ามา

หากต้องการกำจัดมัน ให้คลิกขวาที่สีน้ำเงินใดๆ บาร์ กล่องรูปแบบอื่นจะปรากฏขึ้น คลิกมัน อีกครั้งคุณจะเปิดบานหน้าต่างด้านขวาขึ้น คราวนี้ เราต้องคลิกที่รายการสำหรับ ซีรี่ส์ “วันที่เริ่มต้น”

ในเมนูนี้ ให้คลิกที่รายการที่ระบุว่า เติมจากนั้นในเมนูสีขนาดใหญ่ที่ปรากฏขึ้น ไปที่ด้านล่างสุดแล้วเลือก ไม่เติม

ด้วยสิ่งนี้ แผนภูมิแกนต์ของคุณก็เสร็จเรียบร้อย กล่องสีส้ม (คุณสามารถเปลี่ยนสีได้โดยใช้คำสั่งเติม ถ้าคุณต้องการ) จะแสดงเมื่องานบางอย่างกำลังดำเนินการอยู่

แผนภูมิแกนต์ใน Excel

นั่นก็เพียงพอแล้วที่จะช่วยให้คุณเริ่มต้นสร้างแผนภูมิแกนต์ได้ แม้ว่าเทมเพลตที่ Excel นำเสนอ — ไม่ต้องพูดถึงซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่ออกแบบมาโดยเฉพาะ — อาจเป็นตัวเลือกที่ดีกว่าหากคุณวางแผนที่จะจัดการงานจำนวนมาก การใช้ตัวเลือกแบบโฮมบรูว์อย่างด้านบนอาจดีกว่าหากคุณติดตามงานจำนวนเล็กน้อย งานหรือต้องการเพิ่มรสชาติง่ายๆ ให้กับการนำเสนอ

กระทู้ที่เกี่ยวข้อง: