ค่าที่ซ้ำกันในเวิร์กชีต Excel ของคุณอาจทำให้ข้อมูลของคุณยุ่งเหยิง เว้นแต่ว่าสำเนาจะจงใจ อาจทำให้เกิดความไม่ถูกต้องและการรายงานที่คลาดเคลื่อนได้
ในบทแนะนำนี้ เราจะแสดงวิธีค้นหาและลบรายการที่ซ้ำกันในเอกสาร Excel ของคุณ
วิธีค้นหาแถวหรือข้อมูลที่ซ้ำกัน
คุณจำเป็นต้องตรวจสอบก่อนว่าแถว (หรือคอลัมน์) ใดมีข้อมูลที่เหมือนกัน ดังนั้นก่อนที่เราจะแสดง วิธีลบรายการที่ซ้ำกันใน Excel ให้คุณเห็นขั้นตอนการตรวจสอบแผ่นงานของคุณเพื่อหาข้อมูลที่ซ้ำกัน
วิธีที่ 1: ค้นหาทั้งแผ่นงาน
Excel มี เครื่องมือการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข ที่ช่วยในการระบุ แสดงภาพ และสรุปผลจากข้อมูล ต่อไปนี้คือวิธีใช้เครื่องมือเพื่อเน้นค่าที่ซ้ำกันในเอกสาร Excel ของคุณ
Excel จะไฮไลต์แถวและคอลัมน์ที่มีค่าซ้ำกันทันที
วิธีที่ 2: โดยการรวมแถว
วิธีนี้เหมาะสำหรับการค้นหาแถวที่มีค่าซ้ำกันในทุกคอลัมน์หรือทุกเซลล์ ขั้นแรก คุณจะต้องใช้ฟังก์ชัน "Concatenate" ของ Excel เพื่อรวมเนื้อหาของแต่ละแถว จากนั้นเลือกคอลัมน์ที่คุณต้องการเก็บค่าที่รวมกันแล้วทำตามขั้นตอนด้านล่าง เราขอแนะนำให้รวมค่าในคอลัมน์ที่อยู่ถัดจากค่าสุดท้ายในแถวแรก
ในแผ่นงานตัวอย่างของเรา (ดูภาพด้านล่าง) เซลล์แรกและเซลล์สุดท้ายในแถวแรกจะมีการอ้างอิง A2 และ D2 ตามลำดับ ดังนั้น สูตรจะเป็นรูปแบบนี้: =CONCAT(A2:D2)
จำไว้ว่า การอ้างอิงเซลล์จะแตกต่างกันไปตามจำนวน แถวและคอลัมน์ในตาราง
Excel จะเน้นคอลัมน์ที่มีค่าที่ซ้ำกัน ซึ่งจะบอกคุณถึงเซลล์ในแถวนั้น ๆ ที่มีค่าซ้ำกันเป็นอีกแถวหนึ่งในเวิร์กชีต
ถ้าคุณมองใกล้รูปภาพด้านบน คุณจะสังเกตเห็นว่า เครื่องมือการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขไม่เน้น แถว 4และ แถวที่ 13ทั้งสองแถวมีค่าที่ซ้ำกันในคอลัมน์ ชื่อคะแนนและ รหัสแต่ค่าต่างกันในคอลัมน์ วัน.
มีเพียง 3 ใน 4 คอลัมน์ในทั้งสองแถวที่มีข้อมูลที่ซ้ำกัน ที่อธิบายว่าทำไมเครื่องมือการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขไม่เน้นค่าที่ต่อกันหรือรวมกันสำหรับทั้งสองแถว ทั้งสองแถว (แถวที่ 4 และแถวที่ 13) ไม่ซ้ำกันเนื่องจากมีข้อมูลที่แตกต่างในคอลัมน์ "วัน"
วิธีลบแถวที่ซ้ำกันใน Excel
คุณพบแถวหลายแถวที่มี ข้อมูลที่ซ้ำกันในเวิร์กชีต Excel ของคุณ มาแสดงวิธีลบแถวที่ซ้ำกันโดยใช้เครื่องมือ Excel สองเครื่องกัน
1. ใช้เครื่องมือ "ลบรายการที่ซ้ำกัน"
เครื่องมือนี้มีงานเดียวเท่านั้น: เพื่อให้แน่ใจว่าคุณมีข้อมูลที่สะอาดในเวิร์กชีต Excel ของคุณ ทำได้โดยการเปรียบเทียบคอลัมน์ที่เลือกในเวิร์กชีตของคุณและลบแถวที่มีค่าที่ซ้ำกัน วิธีใช้เครื่องมือ:
หากพีซีของคุณมีหน้าจอขนาดเล็กหรือหน้าต่าง Excel ถูกย่อให้เล็กสุด ให้คลิก เครื่องมือข้อมูลปุ่มแบบเลื่อนลงและเลือก ลบรายการที่ซ้ำกัน
เคล็ดลับด่วน:เพื่อสร้างแถวแรกของเวิร์กชีต Excel ส่วนหัว ไปที่แท็บ มุมมองเลือก ตรึงบานหน้าต่างแล้วเลือก ตรึงแถวบนสุด
2. ใช้เครื่องมือตัวกรองขั้นสูง
“ตัวกรองขั้นสูง” เป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมอีกอย่างหนึ่งที่ช่วยคุณได้ ล้างข้อมูลของคุณใน Excel เครื่องมือนี้ให้คุณดู แก้ไข จัดกลุ่มและจัดเรียงข้อมูลในเวิร์กชีตของคุณ ทำตามขั้นตอนด้านล่างเพื่อเรียนรู้วิธีการใช้เครื่องมือนี้เพื่อลบแถวที่ซ้ำกันออกจากเวิร์กชีต Excel ของคุณ
ถ้าตารางหรือแผ่นงานมีหลายแถวที่มีข้อมูลหรือค่าใกล้เคียงกัน Excel จะลบข้อมูลทั้งหมดยกเว้นรายการที่ซ้ำกันครั้งแรก
หมายเหตุ:เครื่องมือตัวกรองขั้นสูงจะถือว่าแถวแรกเป็นส่วนหัวโดยอัตโนมัติ ซึ่งหมายความว่าเครื่องมือจะไม่ลบแถวแรกแม้ว่าจะมีข้อมูลที่ซ้ำกัน ตัวอย่างเช่น ในตารางด้านล่าง การเรียกใช้คุณลักษณะ "เฉพาะระเบียนที่ไม่ซ้ำ" ของเครื่องมือตัวกรองขั้นสูงไม่ได้ลบแถวแรกและแถวสุดท้าย แม้ว่าทั้งสองจะมีค่าที่ซ้ำกันในทุกคอลัมน์
ดังนั้น หากเวิร์กชีตหรือตาราง Excel ของคุณมีส่วนหัว วิธีที่ดีที่สุดคือใช้เครื่องมือ "ลบรายการที่ซ้ำกัน" เพื่อกำจัดแถวที่ซ้ำกัน
เคล็ดลับด่วน:ลบแถวหรือค่าที่ซ้ำกันโดยไม่ได้ตั้งใจ? กด Control+ Zเพื่อยกเลิกการเปลี่ยนแปลงและรับข้อมูลที่ซ้ำกันกลับมา
การลบรายการที่ซ้ำกันใน Excel: ข้อจำกัด
เรา ควรระบุว่าคุณไม่สามารถลบแถวหรือค่าที่ซ้ำกันออกจากเวิร์กชีตที่มี ข้อมูลสรุปหรือจัดกลุ่ม ดังนั้น หากคุณ จัดกลุ่มแถวและคอลัมน์ในแผ่นงาน Excel ของคุณ ซึ่งอาจเป็นผลรวมและผลรวมย่อย คุณจะต้องยกเลิกการจัดกลุ่มข้อมูลก่อนจึงจะตรวจสอบข้อมูลซ้ำได้ อ้างถึง เอกสารอย่างเป็นทางการนี้จาก Microsoft เพื่อเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการลบรายการที่ซ้ำกันใน Excel และการกรองค่าที่ไม่ซ้ำ