วิธีกำหนดเวลาการประชุมใน Microsoft Outlook

ไม่ว่าคุณจะเพิ่งเริ่มใช้ Microsoft Outlook หรือสถานที่ประชุม คุณสามารถกำหนดเวลาการประชุมได้ในเวลาเพียงไม่กี่นาที เลือกหรือเพิ่มผู้เข้าร่วม ติดตามผู้ที่เข้าร่วม และทำการเปลี่ยนแปลงก่อนวันประชุม

สำหรับการประชุมครั้งถัดไป เริ่มต้น หรืออัปเดต ต่อไปนี้คือวิธีกำหนดเวลาการประชุมใน Outlook

วิธีการ กำหนดเวลาการประชุมใน Outlook

เมื่อคุณต้องการ ตารางการประชุม โดยใช้ Microsoft Outlook คุณมีวิธีต่างๆ ในการแสดงหน้าต่างกิจกรรมใหม่ เปิด Outlook แล้วไปที่จุดด้านล่าง

จากกล่องจดหมาย Outlook ของคุณ

เมื่อดูกล่องจดหมายของคุณ ให้ไปที่แท็บ หน้าแรกเปิดเมนูแบบเลื่อนลง รายการใหม่และเลือก การประชุมคุณยังสามารถใช้แป้นพิมพ์ลัด Ctrl+ Shift+ Qได้

ต้องการสร้างการประชุมจากอีเมลเฉพาะใน Outlook หรือไม่ เลือกปุ่มการทำงานอื่นๆ(สามจุด) บนข้อความและเลือกการประชุม

หรืออีกวิธีหนึ่ง ให้เลือกอีเมล ไปที่แท็บ หน้าแรกและเลือก ตอบกลับด้วยการประชุมใน Ribbon หรือใช้ Ctrl+ Alt+ R.

จากปฏิทิน Outlook ของคุณ

หากคุณกำลังดูปฏิทิน Outlook ให้ไปที่แท็บ หน้าแรกและเลือก การประชุมใหม่ใน Ribbon คุณยังสามารถใช้แป้นพิมพ์ลัด Ctrl+ Shift+ Qได้

หรือเลือกวันที่ที่คุณต้องการใช้และคลิกขวาที่เวลา เลือก คำขอประชุมใหม่หรือ การประชุมที่เกิดซ้ำใหม่ตามที่คุณต้องการ

หมายเหตุ: หากคุณคลิกสองครั้งที่เวลาในมุมมองปฏิทิน จะเป็นการสร้างการนัดหมายแทนที่จะเป็นการประชุมตามค่าเริ่มต้น

ป้อนรายละเอียดการประชุม

เมื่อหน้าต่างการประชุมใหม่เปิดขึ้นโดยใช้วิธีใดวิธีหนึ่งข้างต้น คุณสามารถเพิ่มรายละเอียดตามลำดับใดก็ได้

ป้อนชื่อ เลือกเวลาเริ่มต้นและสิ้นสุดการประชุม และเลือกเขตเวลา หรือทำเครื่องหมายในช่องสำหรับการประชุมทั้งวัน คุณยังสามารถป้อนสถานที่หรือลิงก์ไปยังการประชุมออนไลน์ หรือใช้ปุ่มสำหรับ ตำแหน่งหรือ ตัวค้นหาห้องหากคุณบันทึกรายการประเภทเหล่านี้ไว้

คุณยังสามารถทำให้การประชุมซ้ำได้ ซึ่งสะดวกสำหรับการประชุมที่คุณวางแผนจะมีเป็นประจำ เลือก ทำให้เป็นกิจวัตร(เว้นแต่คุณจะเลือกการประชุมที่เป็นกิจวัตรใหม่ด้านบน).

จากนั้น เลือกเวลาเริ่มต้นและเวลาสิ้นสุด รูปแบบการเกิดซ้ำ และช่วงของการเกิดซ้ำ เลือกตกลงเมื่อคุณกรอกข้อมูลนี้ลงในหน้าต่างการประชุมเสร็จแล้ว

หากคุณต้องการ แนบเอกสาร แทรกรูปภาพ กำหนดเวลาการประชุม Microsoft Teams หรือวาดภาพประกอบ ให้ใช้แท็บเพิ่มเติมและตัวเลือกริบบิ้นที่ด้านบน

วิธีเพิ่มผู้เข้าร่วม

คล้ายกับการสร้างการประชุมใน Outlook คุณมีวิธีเพิ่มผู้เข้าร่วมได้มากกว่าหนึ่งวิธี คุณสามารถรวมผู้เข้าร่วมได้ทุกเมื่อระหว่างการตั้งค่าการประชุม หากต้องการเชิญผู้เข้าร่วมประชุมหลังจากที่คุณกำหนดเวลาการประชุมแล้ว ให้ไปที่ส่วนต่อไปนี้

ป้อนผู้เข้าร่วมประชุม

คุณสามารถเพิ่มผู้เข้าร่วมประชุมในการประชุมของคุณได้อย่างรวดเร็วโดยป้อนชื่อหรือที่อยู่อีเมลของพวกเขาถัดจาก จำเป็น(ผู้ที่ต้องเข้าร่วม) หรือ ไม่บังคับ(ผู้ที่อาจเข้าร่วม) ที่ ด้านบนของหน้าต่าง

หากต้องการเพิ่มผู้เข้าร่วมจากสมุดที่อยู่ Outlook ของคุณ ให้เลือกปุ่ม จำเป็นหรือ ตัวเลือก

<เฒ่าเริ่มต้น = "2">

ในหน้าต่างป๊อปอัป ให้เลือก สมุดที่อยู่ที่ด้านบนหากคุณมีมากกว่าหนึ่งรายการ จากนั้นเลือกผู้ติดต่อและใช้ปุ่ม จำเป็นหรือ ไม่บังคับที่ด้านล่างเพื่อเพิ่มลงในการประชุม

เลือก ตกลงแล้วคุณจะเห็นผู้ติดต่อที่เพิ่มลงในการเรียกประชุมของคุณ

ใช้ผู้ช่วยจัดกำหนดการ

อีกวิธีหนึ่งในการเพิ่มผู้เข้าร่วมประชุมคือการใช้ผู้ช่วยจัดกำหนดการ คุณลักษณะนี้มีให้สำหรับผู้ใช้บัญชี ไมโครซอฟต์ 365 และ Exchange

ไปที่แท็บ ผู้ช่วยจัดกำหนดการและดำเนินการอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

ป้อนชื่อหรือที่อยู่อีเมลด้านล่าง ผู้เข้าร่วมทั้งหมดทางด้านซ้าย คุณจะสังเกตเห็นส่วนต่างๆ สำหรับ ผู้เข้าร่วมที่จำเป็นและ ผู้เข้าร่วมเพิ่มเติมดังนั้นโปรดแน่ใจว่าได้ป้อนชื่อในพื้นที่ที่ถูกต้อง

เลือก เพิ่มผู้เข้าร่วมใน Ribbon เพื่อเลือกผู้เข้าร่วมจากสมุดที่อยู่ของคุณ

เมื่อคุณใช้ผู้ช่วยจัดกำหนดการเสร็จแล้ว ให้เลือกแท็บการประชุมเพื่อกลับสู่การตั้งค่าการประชุมของคุณ

วิธีติดตามผู้เข้าร่วมประชุม

หากต้องการดูว่าใครยอมรับ ปฏิเสธ อาจเข้าร่วม (ไม่แน่นอน) หรือไม่ตอบกลับการเรียกประชุมของคุณ ให้ไปที่ปฏิทินใน Outlook.

ดับเบิลคลิกการประชุมเพื่อเปิดและไปที่แท็บการติดตามคุณจะเห็นผู้ได้รับเชิญแต่ละคน หากจำเป็นหรือไม่ก็ได้ และ การตอบสนองต่อคำเชิญประชุมของคุณ ทางด้านขวา

วิธีการแก้ไขการประชุมที่มีอยู่

สิ่งต่างๆ เกิดขึ้นตลอดเวลาจนอาจทำให้คุณต้องเปลี่ยนการประชุมที่คุณกำหนดเวลาไว้ เป็นตัวอย่าง คุณอาจต้องการเพิ่มหรือลบผู้เข้าร่วม เปลี่ยนวันที่หรือเวลา หรือรวมไฟล์

เลือกไอคอนปฏิทินในการนำทางด้านซ้ายมือ และดับเบิลคลิกการประชุมในปฏิทินของคุณเพื่อเปิด

<เฒ่าเริ่มต้น = "2">

คุณสามารถเพิ่มผู้เข้าร่วมตามที่อธิบายไว้ข้างต้นได้โดยการป้อนชื่อหรือที่อยู่อีเมลของพวกเขา โดยใช้ปุ่มบังคับหรือปุ่มทางเลือก หรือใช้ผู้ช่วยจัดกำหนดการ คุณยังสามารถลบผู้เข้าร่วมได้โดยการลบชื่อของพวกเขาที่อยู่ถัดจากช่อง จำเป็นหรือ ไม่บังคับ

ทำการเปลี่ยนแปลงอื่นๆ ในกิจกรรมตามต้องการ และเลือก ส่งการอัปเดตเมื่อคุณเสร็จสิ้น

ขึ้นอยู่กับการเปลี่ยนแปลงที่คุณทำ คุณอาจถูกถามว่าคุณต้องการส่งการอัปเดตไปยังเพิ่ม ลบ หรือผู้เข้าร่วมทั้งหมดหรือไม่ เลือกตัวเลือกเพื่อส่งการอัปเดตของคุณ

การแก้ไขสำหรับผู้จัดงานที่ไม่ใช่การประชุม

หากคุณไม่ใช่เจ้าของการประชุมแต่ต้องการอัปเดตกิจกรรมโดยการเพิ่มผู้เข้าร่วม นี่เป็นตัวเลือก

หากต้องการเพิ่มผู้เข้าร่วม ให้เปิดการประชุมในปฏิทินของคุณแล้วไปที่แท็บการประชุมเลือกเมนูแบบเลื่อนลง ไปข้างหน้าในส่วนการดำเนินการ และเลือกตัวเลือกไปข้างหน้า หรือเลือกเมนูแบบเลื่อนลง ตอบสนองและเลือก ไปข้างหน้า

เลือกผู้เข้าร่วมจากสมุดที่อยู่ของคุณ หรือป้อนชื่อหรือที่อยู่อีเมลในช่อง จำเป็นหรือ ตัวเลือกและกด ส่งli>

ผู้จัดการประชุมจะได้รับการแจ้งเตือนว่าคุณส่งต่อการประชุมไปยังบุคคลอื่น และควรเห็นการเปลี่ยนแปลงอื่นๆ ที่คุณทำ

หมายเหตุ: หากผู้จัดการประชุมปิดใช้งานการส่งต่อ คุณจะไม่สามารถส่งคำขอการประชุมไปยังผู้เข้าร่วมรายอื่นได้

วิธีเริ่มล่าช้าหรือ สิ้นสุดก่อนเวลา

Outlook สำหรับ Microsoft 365 มีฟีเจอร์ที่สะดวกสบายสำหรับการเริ่มการประชุมล่าช้าหรือสิ้นสุดก่อนเวลาโดยอัตโนมัติ สิ่งนี้มีประโยชน์ในการให้เวลาทุกคนเพิ่มขึ้นสองสามนาทีระหว่างการประชุม.

เลือกแท็บ ไฟล์และเลือก ตัวเลือกจากนั้นเลือก ปฏิทินทางด้านซ้ายของหน้าต่างตัวเลือกปฏิทิน

ทางด้านขวา ไปที่ส่วนตัวเลือกปฏิทินแล้วทำเครื่องหมายในช่องย่อการนัดหมายและการประชุมใช้เมนูแบบเลื่อนลงเพื่อเลือก สิ้นสุดก่อนเวลาหรือ เริ่มล่าช้า

จากนั้น เลือกจำนวนนาทีสำหรับการประชุมที่น้อยกว่าหนึ่งชั่วโมงและการประชุมหนึ่งชั่วโมงหรือนานกว่านั้น

เลือก ตกลงเมื่อคุณดำเนินการเสร็จสิ้น จากนั้นคุณจะเห็นเวลาเริ่มต้นหรือเวลาสิ้นสุดอัปเดตโดยอัตโนมัติเพื่อรองรับช่วงเวลาที่เลือกเมื่อคุณสร้างการประชุมใหม่

เตรียมตัวให้พร้อม

การตั้งค่าการประชุมใน Outlook เป็นเรื่องง่าย คุณสามารถเพิ่มผู้เข้าร่วมได้หลายคน แนบรายการ และทำการเปลี่ยนแปลงก่อนการประชุมได้ ถ้าจำเป็น

เมื่อคุณทราบวิธีกำหนดเวลาการประชุมใน Outlook แล้ว ลองดู วิธีเพิ่ม Zoom ให้กับ Microsoft Outlook สำหรับแฮงเอาท์วิดีโอ

.

กระทู้ที่เกี่ยวข้อง: