วิธีการรวมจดหมายเวียนจาก Excel ไปยัง Microsoft Word

หากคุณต้องการสร้างจดหมายเวียนจาก Excel ไปยัง Word มีส่วนเกี่ยวข้องมากกว่าแค่การเชื่อมต่อแผ่นงาน ไม่ว่าคุณจะตั้งค่าแผ่นงาน Excel ตั้งแต่เริ่มต้นหรือนำเข้าข้อความหรือไฟล์ CSV คุณต้องแน่ใจว่าข้อมูลของคุณมีโครงสร้างที่ถูกต้อง

เราจะแสดงวิธีจัดรูปแบบรายชื่อผู้รับจดหมายของคุณในเอกสาร Microsoft Excel เพื่อให้เมื่อคุณเชื่อมต่อกับ Word สำหรับจดหมายเวียน ทุกอย่างทำงานได้อย่างถูกต้อง

นำเข้าไฟล์ไปยัง Excel

หากคุณมีไฟล์ข้อความหรือ CSV เป็นแหล่งข้อมูลสำหรับรายชื่ออีเมล คุณสามารถนำเข้าไฟล์ดังกล่าวลงในไฟล์ Excel ได้ จากนั้น คุณสามารถจัดเรียงและจัดรูปแบบข้อมูลได้อย่างถูกต้องก่อนที่คุณจะเชื่อมต่อผ่านคุณลักษณะจดหมายเวียนหรือตัวช่วยสร้างใน Word

แม้ว่ากระบวนการจะคล้ายกันสำหรับ Excel เวอร์ชันต่างๆ แต่จะแตกต่างกันเล็กน้อยสำหรับ Microsoft 365 กับ Excel สำหรับ Mac หรือ Excel เวอร์ชันอื่นๆ

นำเข้าไฟล์โดยใช้ Microsoft 365

หากคุณใช้ Excel กับ Microsoft 365 บน Windows ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้เพื่อนำเข้าไฟล์ข้อมูลของคุณ

ไปที่แท็บ ข้อมูลและเลือก จากข้อความ/CSVในส่วนรับและแปลงข้อมูลของ Ribbon

เรียกดูและเลือกไฟล์ จากนั้นเลือก นำเข้า

ในหน้าต่างป๊อปอัป ให้ยืนยันหรือแก้ไขเมนูแบบเลื่อนลงสามเมนูที่ด้านบนสำหรับ File Origin, Delimiter และ Data Type Detection

<เฒ่าเริ่มต้น = "4">

หากต้องการจัดรูปแบบฟิลด์เมื่อนำเข้า ให้เลือก แปลงข้อมูลหมายเหตุ: หากคุณวางแผนที่จะจัดรูปแบบในภายหลัง ให้เลือก โหลดเพื่อนำเข้าข้อมูลโดยตรง

หากคุณเลือก แปลงข้อมูลให้เลือกคอลัมน์แรกที่คุณต้องการจัดรูปแบบในหน้าต่าง Power Query ที่ปรากฏขึ้น

จากนั้น ไปที่แท็บ หน้าแรกและใช้รายการแบบเลื่อนลง ประเภทข้อมูลในส่วนการแปลงเพื่อเลือกรูปแบบ

เลือก แทนที่ปัจจุบัน.

ดำเนินการขั้นตอนนี้ต่อสำหรับแต่ละคอลัมน์ในชุดข้อมูลของคุณ

เมื่อเสร็จแล้ว คุณจะเห็นผลลัพธ์การแสดงตัวอย่างและสามารถเลือก ปิดและโหลดบนแท็บ หน้าแรก

คุณจะได้รับไฟล์ที่นำเข้าพร้อมจำนวนแถวที่โหลด จากนั้นคุณสามารถทำการปรับเปลี่ยนเพิ่มเติมได้ตามต้องการและบันทึกไฟล์.

นำเข้าไฟล์โดยใช้ Excel เวอร์ชันอื่น

หากคุณใช้ Excel บน Mac หรือเวอร์ชันอื่น เช่น Excel 2013 ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้เพื่อนำเข้าข้อความหรือไฟล์ CSV

ไปที่แท็บ ข้อมูลเปิดเมนู รับข้อมูลและเลือก จากข้อความ

เรียกดูและเลือกไฟล์ จากนั้นเลือก นำเข้าหรือรับข้อมูล

ในหน้าต่างตัวช่วยสร้างการนำเข้าข้อความ ให้เลือก ตัวคั่นและเลือกตั้งค่าเริ่มการนำเข้าที่แถว ที่มาของไฟล์ และกำหนดว่าข้อมูลของคุณมีส่วนหัวของคอลัมน์หรือไม่ เลือก ถัดไป

ในหน้าจอถัดไป ทำเครื่องหมายในช่องสำหรับประเภทของตัวคั่นที่คุณใช้ เช่น แท็บ จุลภาค หรือช่องว่าง และเลือก ถัดไป

ในหน้าจอสุดท้าย คุณมีตัวเลือกในการจัดรูปแบบข้อมูล โดยเลือกแต่ละคอลัมน์แล้วเลือกรูปแบบข้อมูลที่ด้านบน แจ้งวันที่สามารถเลือกโครงสร้างได้ สำหรับข้อมูลตัวเลข คุณสามารถเลือก ขั้นสูงเพื่อเลือกตัวคั่นทศนิยมและหลักพัน เลือก เสร็จสิ้น

ในกล่องโต้ตอบนำเข้าข้อมูล ให้เลือกเซลล์สำหรับ แผ่นงานที่มีอยู่หรือเลือก แผ่นงานใหม่สำหรับข้อมูล เลือกนำเข้า

จากนั้นคุณจะนำเข้ารายชื่อผู้รับและพร้อมสำหรับการตรวจสอบ แก้ไข และบันทึก

ตั้งค่าการส่งจดหมาย รายการใน Excel

ไม่ว่าคุณจะนำเข้าไฟล์ตามที่อธิบายไว้ข้างต้นหรือสร้างรายชื่ออีเมลของคุณใน Excel ตั้งแต่เริ่มต้น มีหลายสิ่งที่ต้องคำนึงถึง สิ่งเหล่านี้อาจทำให้คุณต้องปรับข้อมูล Excel ของคุณ

ตรวจสอบให้แน่ใจว่า:

ข้อมูลได้รับการจัดรูปแบบอย่างถูกต้องสำหรับข้อความ เปอร์เซ็นต์ และตัวเลข (อธิบายไว้ด้านล่าง)

ชื่อคอลัมน์ในชีตของคุณตรงกับชื่อฟิลด์ที่คุณวางแผนจะใช้ใน Word

ข้อมูลอยู่ในแผ่นงานแรกของสมุดงานของคุณ

สมุดงานจะถูกบันทึกไว้ในเครื่อง (บนคอมพิวเตอร์ของคุณ)

การแก้ไขหรือการเปลี่ยนแปลงจะเสร็จสิ้นก่อนที่จะเชื่อมต่อแผ่นงานใน Word

จัดรูปแบบรายการเมล Excel

นอกจากการจัดการข้อมูลสำหรับรายชื่อผู้รับจดหมายของคุณใน Excel แล้ว คุณต้องแน่ใจว่ามีการจัดรูปแบบอย่างถูกต้อง สิ่งนี้จำเป็นสำหรับเปอร์เซ็นต์และรหัสไปรษณีย์.

เปอร์เซ็นต์: ตามค่าเริ่มต้น เปอร์เซ็นต์จะคูณด้วย 100 จัดรูปแบบเปอร์เซ็นต์เป็นข้อความ หากคุณต้องการหลีกเลี่ยงการคำนวณนี้

ตัวเลข: จัดรูปแบบตัวเลขให้ตรงกับหมวดหมู่ ตัวอย่างเช่น ใช้สกุลเงินสำหรับจำนวนเงินดอลลาร์

รหัสไปรษณีย์หรือรหัสไปรษณีย์: จัดรูปแบบรหัสไปรษณีย์เป็นข้อความ หากคุณจัดรูปแบบเป็นตัวเลข คุณจะสูญเสียศูนย์นำหน้าสำหรับรหัสเช่น 00321

หากต้องการจัดรูปแบบข้อมูลของคุณ ให้เลือกคอลัมน์ ไปที่แท็บ หน้าแรกและเลือกรูปแบบในรายการแบบเลื่อนลง รูปแบบตัวเลข

<ส>19

โปรดจำไว้ว่าแม้ว่าคุณจะจัดรูปแบบข้อมูลเฉพาะสำหรับหมวดหมู่ของมัน แต่จะไม่แสดงสัญลักษณ์ที่เกี่ยวข้องเมื่อคุณเชื่อมต่อกับ Word ตัวอย่างเช่น เมื่อคุณแมปเปอร์เซ็นต์ คุณจะเห็นเพียงการแสดงตัวเลข ไม่ใช่เครื่องหมายเปอร์เซ็นต์ คุณควรเพิ่มสัญลักษณ์ที่คุณต้องการให้อยู่ติดกับฟิลด์ที่แมปในเอกสารจดหมายเวียนของ Word

พร้อมที่จะผสาน

เมื่อคุณมีรายชื่อผู้รับพร้อมที่จะส่งใน Excel ก็ถึงเวลาใช้ฟีเจอร์จดหมายเวียนของ Word เพื่อเสร็จสิ้นกระบวนการ ไม่ว่าจะเป็นจดหมายส่วนตัวหรือข้อความอีเมล โปรดดูบทแนะนำของเราสำหรับ การสร้างจดหมายเวียนใน Microsoft Word เพื่อดูรายละเอียดทั้งหมด

นอกจากนี้ คุณสามารถดูวิธีการ สร้างป้ายกำกับในเอกสาร Word จากสเปรดชีต Excel ได้

.

กระทู้ที่เกี่ยวข้อง: