สำหรับเครื่องมือบนคลาวด์และเว็บสำหรับติดตามโครงการ งาน รายการ สมาชิกในทีม และอื่นๆ Smartsheet.com มีคุณลักษณะที่ครอบคลุมและยืดหยุ่น
หากคุณกำลังพิจารณาที่จะลองใช้หรือสมัครทดลองใช้ฟรีแล้ว การใช้เครื่องมือให้เกิดประโยชน์สูงสุดหมายถึงการรู้ว่าเครื่องมือนี้ทำอะไรให้คุณและทีมได้บ้าง เรามาเจาะลึกวิธีใช้ Smartsheet สำหรับผู้เริ่มต้นที่เพิ่งเริ่มต้นใช้งานกัน
สมาร์ทชีตคืออะไร
หากคุณเคยใช้แอปพลิเคชัน เหมือนอาสนะ, Monday.com หรือซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่คล้ายกัน Smartsheet ก็เทียบเคียงได้ในด้านวัตถุประสงค์ โครงสร้าง และฟีเจอร์ คุณสามารถใช้คนเดียวหรือทำงานร่วมกับผู้อื่น สร้างแดชบอร์ดสำหรับการเข้าถึงรายการอย่างรวดเร็ว และเพลิดเพลินกับมุมมองที่หลากหลาย เช่น คัมบัง ปฏิทิน และตาราง
Smartsheet ยังมีเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ เทมเพลตสำหรับการเริ่มต้นอย่างรวดเร็ว รายงานที่เป็นประโยชน์ แบบฟอร์มที่กำหนดเอง และการผสานรวมกับแอปพลิเคชันอื่นๆ เพื่อปรับปรุงกระบวนการของคุณ
วิธีที่ดีที่สุดในการเริ่มใช้ Smartsheet คือการสร้างหรือนำเข้าโปรเจ็กต์ แผ่นงาน หรือรายการงานที่คุณต้องการติดตาม จากนั้นเราจะแนะนำคุณเกี่ยวกับฟีเจอร์ต่างๆ ของเครื่องมือแต่ละรายการ
สร้าง นำเข้า หรือใช้เทมเพลต
เลือกไอคอน ศูนย์โซลูชัน (เครื่องหมายบวก) ในการนำทางด้านซ้าย จากนั้นคุณจะเห็นตัวเลือกสำหรับสร้างและนำเข้าที่ด้านซ้ายบนของหน้าจอ
เลือก สร้าง และคุณจะมีแปดตัวเลือกสำหรับกริด โครงการ การ์ด รายการงาน แบบฟอร์ม รายงาน และแดชบอร์ด/พอร์ทัล เลือกประเภทรายการที่คุณต้องการสร้าง ตั้งชื่อ และเลือก สร้าง
เลือก นำเข้า หากคุณมีแผนโครงการหรือแผ่นงานในที่อื่นที่คุณต้องการเริ่มต้น เลือก Microsoft Excel, Microsoft Project, Google ชีต หรือ Atlassian Trello จากนั้นปฏิบัติตามคำแนะนำเพื่อนำเข้ารายการ
หากคุณต้องการเริ่มต้นด้วยเทมเพลตหรือชุดเทมเพลต ให้เลือก เรียกดูโซลูชันทั้งหมด เลือกอุตสาหกรรม หรือใช้ช่อง ค้นหา เพื่อค้นหาสิ่งที่เฉพาะเจาะจง
เลือกเทมเพลตหรือตั้งค่าเพื่อดูข้อมูลเพิ่มเติม จากนั้นไปที่ ใช้เทมเพลต เลือกปุ่ม ใช้
สำหรับชุดเทมเพลต ให้เลือก เรียนรู้เพิ่มเติม เพื่อดูรายละเอียดทั้งหมดเกี่ยวกับสิ่งที่รวมอยู่และดาวน์โหลดชุดดังกล่าว.
ใช้ผู้ช่วยโครงการ
หากเป็นโปรเจ็กต์ใหม่ที่คุณต้องการเริ่ม คุณสามารถใช้ Project Assistant ได้เช่นกัน ซึ่งจะช่วยให้คุณเริ่มต้นการตั้งค่าโปรเจ็กต์ได้ล่วงหน้า
ใน ศูนย์โซลูชัน เลือก ผู้ช่วยโครงการ ตั้งชื่อโครงการของคุณ ป้อน 2 งานเพื่อเริ่มต้น และเพิ่ม 2 งานย่อยสำหรับงาน #1
จากนั้นคุณจะเห็นเค้าโครงมุมมองตารางสำหรับโครงการใหม่ของคุณพร้อมกับงานและงานย่อยที่คุณป้อน
คุณลักษณะของโครงการ
การติดตามโครงการของคุณใน Smartsheet เป็นเรื่องง่ายด้วยเครื่องมือการจัดการโครงการในตัวเช่น Gantt View
คุณมีจุดสำหรับงาน ระยะเวลา เริ่มต้น เสร็จสิ้น งานก่อนหน้า มอบหมายให้ เปอร์เซ็นต์ที่เสร็จสมบูรณ์ สถานะ และความคิดเห็นทางด้านซ้าย ทางด้านขวาคือแผนภูมิแกนต์ของคุณ
คุณสามารถเพิ่มเส้นพื้นฐานและแสดงหรือซ่อนเส้นทางวิกฤติได้โดยใช้ไอคอนที่ด้านบนขวา
เลือกไอคอนเฟือง เพื่อเปิดการตั้งค่าโครงการ จากนั้นปรับการตั้งค่าการพึ่งพา การแสดงไทม์ไลน์ และการจัดการทรัพยากร
คุณสมบัติรายการงาน
รายการงานมีสิ่งที่คุณต้องการ ติดตามสิ่งที่ต้องทำของคุณ ตั้งแต่ต้นจนจบ
ป้อนชื่องาน วันครบกำหนด ผู้รับมอบหมาย และสถานะ ใช้คอลัมน์เสร็จสิ้นเพื่อทำเครื่องหมายงานว่าเสร็จแล้วและใช้ส่วนความคิดเห็นสำหรับบันทึกย่อ
คุณสมบัติของการ์ด
หากคุณชอบวิธีการจัดการโครงการแบบ Kanban คุณสามารถใช้เค้าโครงการ์ดได้ ไม่ว่าจะเพื่อตัวคุณเองหรือทีมของคุณ
คุณจะเริ่มต้นด้วยเลนสำหรับไม่มีหมวดหมู่, Backlog, การวางแผน, กำลังดำเนินการ และเสร็จสมบูรณ์ อย่างไรก็ตาม คุณสามารถเปลี่ยนป้ายกำกับเหล่านี้ตามโปรเจ็กต์ของคุณได้
ใช้เครื่องหมายบวกเพื่อเพิ่มการ์ดลงในเลน การ์ดของคุณสามารถรวมรายการตรวจสอบงานย่อย ไฟล์แนบ ความคิดเห็น หลักฐาน และตัวเตือนได้ คุณยังสามารถแก้ไขงานย่อยบนการ์ดในมุมมองที่ใหญ่ขึ้นได้โดยเลือกไอคอนแก้ไข (ดินสอ)
เลือกระหว่างมุมมองการ์ดแบบย่อหรือเต็ม และปรับการตั้งค่ามุมมองการ์ดด้วยไอคอนเฟือง ที่ด้านบนขวา
คุณลักษณะตาราง
คุณใช้แอปพลิเคชันเช่น Microsoft Excel หรือ Google ชีต เพื่อติดตามรายการหรือไม่ หากเป็นเช่นนั้น เค้าโครงตารางก็เหมาะสำหรับคุณ ดูเหมือนสเปรดชีตที่มีคอลัมน์ แถว และเซลล์.
คุณลักษณะของแบบฟอร์ม
การสร้างแบบฟอร์มที่กำหนดเอง เป็นคุณลักษณะที่มีประโยชน์สำหรับโครงการทุกประเภท ด้วย Smartsheet คุณสามารถออกแบบแบบฟอร์มและปรับการตั้งค่าได้อย่างง่ายดาย
เพิ่มและลบองค์ประกอบของฟอร์มโดยมีส่วนทางด้านซ้าย จากนั้นเลือกฟิลด์ฟอร์มเพื่อปรับการตั้งค่าเฉพาะทางด้านขวา ตัวอย่างเช่น คุณสามารถกำหนดให้ต้องกรอกข้อมูลในช่อง ใส่ป้ายกำกับหรือข้อความช่วยเหลือ ใช้การตรวจสอบ และเพิ่มตรรกะ
ปรับการตั้งค่าแบบฟอร์มสำหรับธีมและแบรนด์ ความปลอดภัย การส่งแบบฟอร์ม และอีเมลสำหรับการส่ง
คุณลักษณะรายงาน
สร้างรายงานแถว รายงานสรุป หรือทั้งสองอย่าง เลือกแผ่นงานหรือโครงการและเพิ่มคอลัมน์ คุณสามารถเพิ่มตัวกรอง จัดเรียงและจัดกลุ่มคอลัมน์ และใส่ข้อมูลสรุปไว้ที่ด้านบนได้
คุณลักษณะของแดชบอร์ด
ด้วยการสร้างแดชบอร์ด Smartsheet คุณสามารถดูภาพรวมของโครงการ ตรวจสอบรายการที่ใช้งานอยู่ ดูแผนภูมิที่มีประโยชน์ หรือดูตัวชี้วัด
ตั้งชื่อแดชบอร์ดของคุณ จากนั้นเลือกวิดเจ็ตที่คุณต้องการใช้ คุณจะเห็นวิดเจ็ตให้เลือกมากมายทางด้านขวา และเพียงเลือกวิดเจ็ตเพื่อเพิ่มเข้าไป
เมื่อคุณมีวิดเจ็ตบนแดชบอร์ดแล้ว คุณสามารถปรับการตั้งค่าได้ คุณสามารถเพิ่มและจัดรูปแบบชื่อและเลือกการดำเนินการเมื่อมีคนคลิกวิดเจ็ต ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับประเภทวิดเจ็ต
การนำทาง Smartsheet เค้าโครง และเครื่องมือ
Smartsheet นำเสนอวิธีง่ายๆ ในการนำทางแอปพลิเคชันรวมถึงการใช้เครื่องมือ
การนำทางด้วยมือซ้าย
ทางด้านซ้าย คุณจะมีการนำทางหลักสำหรับหน้าแรก การแจ้งเตือน เรียกดู ล่าสุด รายการโปรด WorkApps และศูนย์โซลูชัน เมื่อคุณเข้าสู่ระบบ Smartsheet ให้เลือกตำแหน่งที่คุณต้องการเริ่มต้น
ที่ด้านล่าง ให้เลือกไอคอน ความช่วยเหลือ (เครื่องหมายคำถาม) เพื่อขอความช่วยเหลือ หรือไอคอน บัญชี เพื่อปรับโปรไฟล์และการตั้งค่าของคุณ
เครื่องมือด้านขวา
ทางด้านขวามือคือเครื่องมือ คุณจะเห็นสิ่งเหล่านี้บนหน้าจอสำหรับแต่ละรายการที่คุณใช้ เช่น โปรเจ็กต์ รายการงาน หรือการ์ด ข้อยกเว้นคือแดชบอร์ดและรายงาน
เมื่อคุณเลือกเครื่องมือ แถบด้านข้างจะแสดงรายการที่เกี่ยวข้อง คุณมีการสนทนา เอกสารแนบ หลักฐาน คำขออัปเดต เผยแพร่ บันทึกกิจกรรม และข้อมูลสรุป.
การดำเนินการที่มีในแถบด้านข้างขึ้นอยู่กับเครื่องมือ ตามตัวอย่าง คุณสามารถดูการสนทนาทั้งหมด การสนทนาที่ยังไม่ได้อ่าน หรือความคิดเห็นต่อแผ่นงานหรือแถว สำหรับไฟล์แนบ คุณสามารถดูตัวอย่างไฟล์ ดาวน์โหลด เปลี่ยนชื่อ หรือเพิ่มคำอธิบายได้
แถบเครื่องมือด้านบน
ที่ด้านบนของแต่ละรายการ คุณจะมีเครื่องมือเพิ่มเติม ทางด้านซ้าย คุณสามารถบันทึก พิมพ์ เลิกทำ หรือทำซ้ำการกระทำได้ ถัดจากนั้นคุณสามารถเปลี่ยนมุมมองซึ่งค่อนข้างสะดวก สลับระหว่างมุมมองกริด แกนต์ การ์ด หรือปฏิทิน
คุณจะเห็นปุ่มแบบอักษรและรูปแบบคล้ายกับที่คุณเห็น ในไมโครซอฟต์เวิร์ด ซึ่งช่วยให้คุณเปลี่ยนลักษณะแบบอักษร ขนาด หรือสี เปลี่ยนการจัดตำแหน่ง จัดรูปแบบเป็นสกุลเงิน และอื่นๆ ได้
คุณสมบัติและตัวเลือก Smartsheet เพิ่มเติม
เมื่อคุณเรียนรู้พื้นฐานวิธีใช้ Smartsheet แล้ว ลองดูฟีเจอร์และตัวเลือกเพิ่มเติมเหล่านี้
การแบ่งปัน : นอกเหนือจากการสนทนาแบบเรียลไทม์และ เครื่องมือการทำงานร่วมกัน แล้ว คุณสามารถปรับการตั้งค่าการแบ่งปันและการอนุญาตสำหรับทีมของคุณ ใช้ปุ่มแชร์ ที่ด้านบนขวาเพื่อดูตัวเลือกของคุณ
การบูรณาการ : เชื่อมต่อ Smartsheet กับแอปต่างๆ เช่น Slack, Google Drive, Gmail, OneDrive, Jira และอื่นๆ หากต้องการดูตัวเลือกของคุณ ให้ไปที่ ศูนย์โซลูชัน เลือก เรียกดูโซลูชันทั้งหมด และเลือก ดูส่วนเสริมเพิ่มเติม ในส่วนส่วนเสริม .
เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ : งานอัตโนมัติ สำหรับโปรเจ็กต์หรือชีตของคุณโดยการเลือกทริกเกอร์และการดำเนินการ คุณสามารถดำเนินการต่างๆ โดยอัตโนมัติ เช่น การแจ้งเตือน คำร้องขออนุมัติ การบันทึกวันที่ หรือการล็อคแถว เลือกแท็บการทำงานอัตโนมัติ เหนือแถบเครื่องมือด้านบน
คุณยังสามารถสร้างพื้นที่ทำงาน ใช้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข และตรวจสอบฟังก์ชันสำหรับการสร้างเว็บหรือแอปบนอุปกรณ์เคลื่อนที่สำหรับบริษัทของคุณ
Smartsheet เป็นเครื่องมือที่มีคุณสมบัติครบถ้วนและมีประสิทธิภาพสำหรับการจัดการโครงการทุกขนาด อย่าลืมตรวจสอบ ราคาแผนการสมัครสมาชิก เพื่อให้เหมาะกับคุณที่สุด
สำหรับเครื่องมือที่คล้ายกัน โปรดดูวิธี ใช้เครื่องมือ Todoist Kanban หรือวิธี ทำงานอย่างมีประสิทธิผลด้วย Trello
.