คุณเคยพลาดอีเมลสำคัญเนื่องจากกล่องจดหมายของคุณเต็มไปด้วยข้อความก่อนหน้านี้ที่ยังไม่ได้ตอบหรือไม่? คนส่วนใหญ่เคยประสบกับปัญหานี้และเกือบทุกคนรู้ดีว่าอีเมลที่ยังไม่ได้อ่านห้าสิบฉบับซึ่งเรียกร้องความสนใจจากคุณทันทีที่คุณเปิดกล่องจดหมายในตอนเช้า
จากการศึกษาพบว่าคนงานใช้เวลาอ่านและตอบอีเมลมากถึง 28 เปอร์เซ็นต์ของสัปดาห์ นั่นคือเวลาทำงานมากกว่าหนึ่งในสี่ของเวลาทั้งหมด คุณจะทำอะไรให้สำเร็จได้อีกมากแค่ไหนหากคุณไม่ต้องจัดการกับอีเมลที่มีอยู่ตลอดเวลา
Inbox Zero คืออะไร
Inbox Zero เป็นแนวคิดที่พัฒนาโดย Merlin Mann ผู้เชี่ยวชาญด้านการเพิ่มผลผลิต แม้ว่าคนส่วนใหญ่จะตีความว่า“ ศูนย์” ในชื่อเพื่ออ้างถึงจำนวนอีเมลที่บุคคลหนึ่งมี แต่เดิมนั้นอ้างอิงถึงระยะเวลาที่ผู้คนใช้ในการคิดเกี่ยวกับอีเมล หากคุณมีอีเมลเป็นศูนย์คุณจะใช้เวลาคิดเกี่ยวกับอีเมลเหล่านั้นเป็นศูนย์
บทความนี้จะแนะนำวิธีรักษาจำนวนอีเมลที่ยังไม่ได้อ่านในกล่องจดหมายให้เหลือน้อยที่สุดโดยใช้เครื่องมือที่มีให้ใน Gmail ตลอดจนแนวทางปฏิบัติที่คุณสามารถนำไปใช้กับวันทำงานของคุณซึ่งจะช่วยให้คุณควบคุมอีเมลจำนวนมากที่คุณได้รับตลอดทั้งวัน
พื้นฐานการจัดการอีเมล
ขั้นตอนแรกในการปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานของอีเมลคือการปิดกล่องจดหมาย อาจฟังดูขัดกัน แต่จะดีกว่าที่จะกำหนดช่วงเวลาในการอ่านและตอบอีเมลให้กับตัวเองมากกว่าที่จะจัดการกับพวกเขาเมื่อมาถึง จากการวิจัยพบว่า 1และลดเวลาที่ใช้ในโปรเจ็กต์
ทิ้งไว้ห้านาทีในตอนเริ่มต้นของแต่ละชั่วโมงหรืออาจจะยี่สิบนาทีเมื่อเริ่มต้น และสิ้นสุดวันที่ เพื่อตอบอีเมล ลบอีเมลที่ สแปมอย่างชัดเจน หากอีเมลต้องใช้เวลาตอบสองนาทีหรือน้อยกว่านั้นให้ตอบกลับก่อน
หากอีเมลต้องใช้เวลาตอบนานกว่านี้ให้ย้ายไปไว้ในโฟลเดอร์ที่กำหนดไว้เป็นพิเศษ
การใช้ Gmail เพื่อเข้าถึง Inbox Zero
Gmail เป็นส่วนใหญ่ - ไคลเอนต์อีเมลที่ใช้กันทั่วโลก แต่คนส่วนใหญ่ไม่ทราบว่าแพลตฟอร์มนั้นมีความหลากหลายเพียงใด Gmail เป็น เต็มไปด้วยเครื่องมือ และตัวเลือกที่ปรับแต่งได้ซึ่งช่วยให้คุณสามารถควบคุมลักษณะที่ปรากฏได้มากมาย Inbox Zero สามารถทำได้มากขึ้นเมื่อคุณใช้ประโยชน์จากเครื่องมือเหล่านี้
ใช้ดาวพิเศษ
ใคร ๆ ก็รู้เกี่ยวกับความสามารถในการ "ติดดาว" อีเมลโดยคลิกที่ไอคอนรูปดาว - แต่คุณรู้หรือไม่ว่ามีดาว 12 ดวงที่สามารถใช้ได้ คลิก การตั้งค่า>ดูการตั้งค่าทั้งหมด>ทั่วไปจากนั้นเลื่อนไปจนกว่าคุณจะเห็นส่วนย่อย ดาว
ดาวมีหลายสี แต่ยังมีไอคอนเช่นเครื่องหมายอัศเจรีย์ลูกศรกรอไปข้างหน้าเครื่องหมายถูกเครื่องหมายคำถามและตัวพิมพ์เล็ก i โดยค่าเริ่มต้นมีเพียงดาวหลักเท่านั้นที่ทำงานอยู่ แต่คุณสามารถคลิกและลากไอคอนใด ๆ ไปยังส่วน ใช้งานอยู่เพื่อเปิดใช้งานได้
มีเพียงสัญลักษณ์เดียวเท่านั้นที่จะปรากฏใน Gmail คลิกหลาย ๆ ครั้งเพื่อเลื่อนดูดาวต่างๆทั้งหมดที่คุณเลือกไว้ เลือกสัญลักษณ์อย่างน้อยสี่สัญลักษณ์: ดาวมาตรฐานดาวสีแดงตัวพิมพ์เล็ก i และเครื่องหมายถูกสีเขียว
ตั้งค่ากล่องจดหมายและตัวกรองหลายรายการ
คุณอาจคุ้นเคยกับแท็บต่างๆใน Gmail อยู่แล้วเช่นโปรโมชั่นส่วนบุคคลโซเชียล ฯลฯ ไปที่ การตั้งค่า>กล่องจดหมายและข้าง ประเภทกล่องจดหมายคลิกช่องแบบเลื่อนลงแล้วเลือก กล่องจดหมายหลายกล่อง
ส่วนใหม่จะปรากฏขึ้นเรียกว่า ส่วนกล่องจดหมายหลายส่วนคุณสามารถตั้งชื่อส่วนที่กำหนดเองได้สูงสุดห้าส่วนเพื่อดูควบคู่ไปกับกล่องจดหมายหลักของคุณแม้ว่าจะมีการกรอกข้อมูลสองส่วนตามค่าเริ่มต้น ส่วนหนึ่งมีไว้สำหรับอีเมลที่ติดดาวส่วนอีกส่วนหนึ่งเป็นแบบร่าง ส่วนเหล่านี้กำหนดโดยข้อความค้นหาดังนั้นคุณจะต้องเรียนรู้ว่าดาวพิเศษแต่ละดวงเรียกว่าอะไรเพื่อที่จะแยกส่วนต่างๆออกไป
เหล่านี้คือชื่อของดาวแต่ละดวง :
ช่องคำค้นหาจะรู้จักตัวดำเนินการที่แตกต่างกันดังนั้นคุณสามารถใช้คำสั่ง OR / AND เพื่อรวมดาวหลายดวงไว้ในส่วนเดียวกัน ข้างช่อง คำค้นหาคือช่อง ชื่อส่วนป้อนชื่อเฉพาะที่คุณต้องการให้เรียกฟิลด์ที่นี่
เพื่อให้ได้ Inbox Zero ควรตั้งค่าส่วนเฉพาะบางส่วน:
คุณสามารถเลือกที่จะตั้งค่าส่วนที่ห้าตามความต้องการของคุณ แต่ทั้งสี่นี้จะจัดการกับงานพื้นฐานที่สุด
การเข้าถึง Inbox Zero
เมื่อคุณเปลี่ยนการตั้งค่า Gmail ของคุณแล้วก็ได้เวลาดำเนินการทุกอย่าง ขั้นแรกตั้งค่าตัวกรองของคุณ ป้อนข้อมูลต่อไปนี้:
เมื่อคุณได้รับอีเมล สิ่งแรกที่คุณควรทำคือตัดสินใจว่าต้องการการตอบกลับหรือว่าคุณควรลบทิ้ง หากอีเมลนั้นเป็นสแปมหรือไม่รับประกันการตอบกลับให้ลบหรือเก็บถาวรทันที
หากอีเมลต้องการการตอบกลับและจะใช้เวลาตอบไม่ถึงสองนาที หากคุณต้องการมากกว่าสองนาทีให้คลิกไอคอน ดาวหนึ่งครั้ง หากอีเมลเป็นเรื่องเร่งด่วนและควรเป็นสิ่งต่อไปที่คุณตอบกลับให้คลิกไอคอนสองครั้งเพื่อทำเครื่องหมายด้วยดาวสีแดง
เมื่อคุณตอบกลับอีเมลหากคุณกำลังรอการตอบกลับให้คลิกไอคอน ติดดาวสามครั้งเพื่อกำหนดให้เป็น "กำลังรอการตอบกลับ" หากคุณได้รับอีเมลที่ผู้อื่นจัดการได้ดีกว่าให้ส่งต่อไปยังบุคคลที่เหมาะสมแล้วคลิกไอคอน ติดดาวสี่ครั้งเพื่อทำเครื่องหมายว่าเป็น "ผู้รับมอบสิทธิ์"
เลือกเวลาที่คุณต้องการตอบกลับอีเมลของคุณและมุ่งเน้นไปที่การทำงานภายในช่วงเวลาดังกล่าวเท่านั้น การกำหนดเส้นตายและกำหนดระยะเวลาในการจัดการอีเมลจะช่วยลดระยะเวลาที่คุณใช้ในกล่องจดหมายเพื่อให้คุณสามารถโฟกัสกับงานที่สำคัญได้มากขึ้น หากคุณเลือกที่จะจัดการกับมันในช่วงเริ่มต้นของชั่วโมงให้มุ่งเน้นไปที่การตอบกลับอีเมลด่วนก่อนจากนั้นจัดการส่วนที่เหลือจากที่นั่น
เมื่อนำวิธีการเหล่านี้ไปใช้จริงคุณจะสามารถควบคุมกล่องจดหมายได้ทั้งหมดในไม่ช้า หากเป็นเรื่องยุ่งอยู่แล้วให้แบ่งเวลาวันละครึ่งชั่วโมงเพื่อจัดเรียงอีเมลที่คุณมีอยู่แล้วและพิจารณาว่าสำคัญหรือไม่ ตอบสนองต่อผู้ที่ต้องการลบสิ่งที่ไม่ต้องการ
อาจใช้เวลาสักหน่อย แต่ตัวกรอง กล่องจดหมายที่กำหนดและเครื่องมืออื่น ๆ จะช่วยให้คุณเข้าถึง Inbox Zero ได้และคุณจะพบว่าเทคนิคใดที่ช่วยให้คุณอยู่ที่นั่นได้ดีที่สุด