การค้นหาผ่านอีเมล Outlook สามารถพิสูจน์ได้ว่าเป็นงานที่ยากลำบากหากคุณเป็นคนที่ชอบฉันด้วยไฟล์ PST หลายฉบับและนับหมื่นของอีเมลที่ครอบคลุมมานานหลายทศวรรษ สภาพแวดล้อมส่วนใหญ่ขององค์กรใช้ Outlook สำหรับอีเมลและคนจำนวนมากต้องมีอีเมลธุรกิจและอีเมลส่วนบุคคลที่เก็บไว้ใน Outlook
ใน Outlook เวอร์ชันเก่าคุณต้องใช้ Add-on ของ บริษัท อื่นเช่น Xobni เพื่อค้นหาอีเมลของคุณได้อย่างรวดเร็ว โชคดีที่ตั้งแต่ Office 2010 Microsoft ได้สร้างฟังก์ชันการค้นหาที่สามารถใช้งานได้ซึ่งใช้งานได้จริงและช่วยให้คุณค้นหาอีเมลได้อย่างรวดเร็วโดยใช้ตัวกรองที่หลากหลาย คุณสามารถค้นหาข้อความที่อยู่เอกสารแนบผู้ส่ง ฯลฯ และคุณสามารถกรองตามวันที่ขนาดหัวเรื่องความสำคัญและอื่น ๆ
ในบทความนี้ฉันจะแสดงวิธีการตรวจสอบให้แน่ใจ อีเมลทั้งหมดของคุณได้รับการจัดทำดัชนีโดย Windows แล้วทำอย่างไรจึงจะทำการค้นหาประเภทต่างๆขึ้นอยู่กับสิ่งที่คุณต้องการ
โปรดทราบว่าบทความนี้อนุมานว่าคุณกำลังทำงานใน Office 2010, 2013 หรือ 2016 เนื่องจากเป็นเวอร์ชันเหล่านี้ ดีที่สุดสำหรับการค้นหา
เปิดการทำดัชนี
ก่อนที่คุณจะสามารถค้นหาการค้นหาอย่างรวดเร็วใน Outlook คุณต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าอีเมลทั้งหมดของคุณได้รับการจัดทำดัชนีแล้ว ให้คลิกที่ช่องค้นหาที่ด้านบนของกล่องจดหมายอีเมล
เมื่อคลิกที่ คุณจะเห็นแท็บ เครื่องมือค้นหาปรากฏอยู่ในริบบิ้น ที่ด้านขวาสุดให้คลิก Search Toolsแล้วคลิก ตัวเลือกการค้นหา
ใต้ แหล่งที่มาคลิกที่ปุ่ม ตัวเลือกการทำดัชนี
นี้จะ นำคุณไปยังหน้าจอ ตัวเลือกการทำดัชนีของ Windows ซึ่งคุณสามารถเลือกและเลือกสถานที่ต่างๆที่คุณต้องการจัดทำดัชนี หากคุณไม่เห็น Microsoft Outlookในรายการคุณต้องคลิกที่ปุ่ม ปรับเปลี่ยน
ตรวจสอบ Microsoft Outlookแล้วคลิกตกลง
Windows จะเริ่มต้น การจัดทำดัชนีอีเมลทันทีและคุณสามารถตรวจสอบเพื่อดูว่าจะทำอะไรเมื่อคลิกที่ สถานะดัชนีใน Search Tools ดังที่แสดงไว้ด้านบน
คุณจะเห็นข้อความระบุจำนวนรายการที่เหลือจะถูกจัดทำดัชนีและเมื่อทำเสร็จแล้วจะบอกว่า Outlook ได้ทำดัชนีรายการทั้งหมดของคุณเสร็จแล้ว ตอนนี้เรามาเรียนรู้วิธีการค้นหาใน Outlook
การค้นหาใน Outlook
ในการเริ่มค้นหาใน Outlook ให้คลิก Inboxหรือคลิกที่โฟลเดอร์เฉพาะ . หากคุณคลิกที่ Inbox คุณจะสังเกตเห็นว่าช่องนี้จะมี Search Current Mailboxอยู่ในรายการ คุณสามารถคลิกที่เมนูแบบเลื่อนลงเล็ก ๆ ทางด้านขวาและเลือกจากตัวเลือกอื่นเช่น โฟลเดอร์ปัจจุบันโฟลเดอร์ย่อย และ รายการ Outlook ทั้งหมด
เมื่อคุณคลิกที่ Inbox Current Mailboxจะถูกเลือกโดยอัตโนมัติ วิธีนี้จะค้นหาจดหมายทั้งหมดในกล่องจดหมายทั้งหมดรวมถึงทุกอย่างในกล่องจดหมาย, รายการที่ถูกส่ง, รายการที่ถูกลบ, กล่องขาออกเป็นต้นหากคุณคลิกที่โฟลเดอร์ใดโฟลเดอร์หนึ่งจะมีกล่องค้นหาเริ่มต้นเป็น โฟลเดอร์ปัจจุบันซึ่งจะ ค้นหาเฉพาะอีเมลในโฟลเดอร์เฉพาะที่ไม่รวมโฟลเดอร์ย่อย
ถ้าคุณมีโฟลเดอร์ที่มีโฟลเดอร์ย่อยอยู่ให้เลือก โฟลเดอร์ย่อยจากเมนูแบบเลื่อนลงเพื่อค้นหาเฉพาะโฟลเดอร์ย่อย
ตอนนี้เราเข้าใจแล้ว ที่เรามาเรียนรู้วิธีดำเนินการค้นหาในรูปแบบต่างๆใน Outlook คุณสามารถทำได้สองวิธี: ใช้ริบบิ้น Search หรือใช้ไวยากรณ์คำค้นหา แต่คุณสามารถสร้างการค้นหาที่ซับซ้อนได้
การใช้เครื่องมือค้นหาใน Outlook
เริ่มต้นด้วยวิธีการที่ง่ายกว่า ที่จะทำงานได้ดีสำหรับคนส่วนใหญ่ คลิกในช่องค้นหาเมื่อคุณเลือก Inbox หรือโฟลเดอร์จากนั้นคลิกที่ Search Toolsในริบบิ้น ลองมาดูที่ตัวเลือกต่างๆ
ที่ด้านซ้ายสุดคือ ขอบเขตซึ่งเป็น เช่นเดียวกับช่องแบบเลื่อนลงที่ฉันได้กล่าวมา ถัดไปคือ ผลลัพธ์ซึ่งจะไม่สามารถใช้งานได้จนกว่าคุณจะทำการค้นหา โดยค่าเริ่มต้น Outlook จะแสดงเฉพาะรายการล่าสุดที่ตรงกับการค้นหาเท่านั้นและอาจไม่แสดงผลลัพธ์ทั้งหมด คุณสามารถคลิก รวมผลลัพธ์ที่เก่ากว่าเพื่อแสดงผลลัพธ์ทั้งหมดหรือเลื่อนลงไปที่ด้านล่างของผลการค้นหาแล้วเลือก แสดงเพิ่มเติม
ปรับแต่งคือที่ที่เราสามารถเจาะลึกและค้นหาสิ่งที่เรากำลังมองหา ประการแรกเราจะไปเกี่ยวกับการค้นหาข้อความที่แน่นอนใน Outlook ได้อย่างไร? สมมติว่าคุณต้องการหาอีเมลทั้งหมดที่มี SSN หรือคำเฉพาะ ในกรณีนี้คุณใช้คำพูดสองครั้ง
ข้างต้นฉันค้นหา sherlock คำโดยการใส่ ภายในเครื่องหมายคำพูดคู่ หากคำนั้นอยู่ในบรรทัดหัวเรื่องจะเป็นสีเหลือง เมื่อคุณคลิกที่อีเมลใด ๆ คุณจะเห็นคำที่ไฮไลต์สำหรับคุณซึ่งสะดวก
นั่นคือประเภทการค้นหาที่พบบ่อยที่สุด การค้นหาทั่วไปอื่น ๆ ก็คือผู้ส่ง นี่เป็นเรื่องง่ายที่จะทำใน Outlook เพียงคลิกที่ปุ่ม จากในริบบิ้นและเริ่มพิมพ์ชื่อบุคคลหรือที่อยู่อีเมล
หากคุณต้องการเพิ่มเกณฑ์การค้นหาเพิ่มเติมเช่นเดียวกับการดูอีเมลจากผู้ส่งรายใดรายหนึ่งที่มีไฟล์แนบคุณสามารถคลิกที่ปุ่ม มีไฟล์แนบ
10
คุณสามารถเพิ่มตัวกรองเพิ่มเติมเพื่อลดชุดผลลัพธ์ของอีเมล ตัวเลือกอื่น ๆ ส่วนใหญ่จะเป็นตัวอธิบายตัวเองเช่นไม่ได้อ่านแจ้งเตือนความสำคัญ ฯลฯ หากคุณต้องการค้นหาตามวันที่คุณสามารถคลิกที่สัปดาห์นี้และคุณจะได้รับสองสามตัวเลือกเช่นสัปดาห์นี้เดือนนี้ ปี ฯลฯ แต่ที่เกี่ยวกับเรื่องนี้
หากคุณต้องการค้นหาตามวันที่หรือทำอะไรบางอย่างเช่นหาอีเมลที่เก่าแก่ที่สุดใน Outlook คุณ ต้องใช้ตัวเลือกการค้นหาขั้นสูงหรือไวยากรณ์แบบสอบถาม เริ่มต้นด้วยการค้นหาขั้นสูง เมื่อต้องการเข้าใช้งานคุณต้องคลิกเครื่องมือค้นหาอีกครั้งและเลือก ค้นหาขั้นสูง
โปรดทราบว่าสิ่งนี้ ค้นหาจะค้นหาเฉพาะโฟลเดอร์ปัจจุบันที่คุณเลือกไว้โดยค่าเริ่มต้นเท่านั้น หากต้องการค้นหาทุกอย่างคุณต้องคลิกที่ปุ่ม เรียกดูที่ด้านบนขวา
หากต้องการค้นหาทุกอย่างให้เลือกกล่องขาเข้าและเลือกช่อง ค้นหาโฟลเดอร์ย่อยที่ด้านล่าง
<
ขณะนี้ในหน้าจอค้นหาหลักคุณจะเห็น เวลาที่ด้านล่างสุด แต่จะให้เฉพาะตัวเลือกเดียวกับ แบบเลื่อนลงในริบบิ้น ในการค้นหาขั้นสูงคุณต้องคลิกที่แท็บ ขั้นสูง
นี่คุณต้องสร้าง คุณเป็นเจ้าของเกณฑ์การค้นหา คลิกที่ ฟิลด์จากนั้นไปที่ วันที่ / เวลาฟิลด์และเลือก ได้รับคลิกที่ สภาพและเลื่อนลงไปที่ด้านล่างจนกว่าคุณจะเห็นตัวเลือกอื่น ๆ เช่น เปิดหรือปิดเปิดหรือปิดและ ระหว่าง
หากคุณเลือก ระหว่างคุณสามารถพิมพ์วันที่เช่น 01 / 01/2005 และ 12/31/2005จากนั้นคลิก เพิ่มในรายการนี่คือสิ่งที่ฉันค้นหาดูเหมือน
โปรดทราบว่าคุณสามารถเพิ่มเกณฑ์เพิ่มเติมในรายการเพื่อลดผลการค้นหาลงได้ ในตัวอย่างข้างต้นฉันจะรับอีเมลทั้งหมดในช่วงวันที่ซึ่งอาจจะมากเกินไป
หากคุณต้องการหาอีเมลที่เก่าแก่ที่สุดใน Outlook ให้เลือก on หรือก่อนจากนั้นพิมพ์เพียงแค่วันใดที่คุณคิดว่ามีอายุค่อนข้างมาก
ปรับวันที่ขึ้นอยู่กับจำนวน อีเมลที่คุณได้รับ ควรค้นหาอีเมลที่เก่าที่สุดในไฟล์ Outlook ทั้งหมดของคุณโดยใช้การค้นหานี้เป็นเรื่องที่ค่อนข้างง่าย
การค้นหาที่เป็นที่นิยมอีกอย่างก็คือการมองหาอีเมลที่ใหญ่ที่สุดในไฟล์ PST ของคุณ ในการดำเนินการนี้ให้คลิกแท็บ More Choicesใน Advanced Find และคุณจะเห็นตัวเลือกสำหรับขนาดที่ด้านล่าง เลือก มากกว่าแล้วพิมพ์ค่าเป็นกิโลไบต์ ถ้าคุณต้องการหาอีเมลขนาดใหญ่กว่า 5 MB ตัวอย่างเช่นคุณจะพิมพ์ 5000
เหล่านี้ เป็นเพียงบางส่วนของการค้นหาที่คุณสามารถทำได้โดยใช้ Advanced Find นอกจากนี้คุณสามารถพิมพ์ข้อความทั้งหมดนี้ลงในช่องค้นหาโดยใช้ไวยากรณ์การค้นหาและรับผลลัพธ์เช่นเดียวกัน ตัวอย่างเช่นฉันสามารถพิมพ์ข้อความ ข้อความ: & gt; 5MBและรับผลลัพธ์เช่นเดียวกัน
ฉันได้รับรางวัล ไม่ผ่านตัวเลือกการค้นหาทั้งหมดในโพสต์นี้เนื่องจาก Microsoft มีหน้าเว็บที่แสดงรายการ ตัวเลือกไวยากรณ์การค้นหาทั้งหมด หวังว่าการใช้เครื่องมือข้างต้นคุณจะสามารถหาอีเมลที่คุณต้องการได้ สนุก!