ผู้ใช้ Excel ไม่มากตั้งชื่อเซลล์ค่าคงที่หรือสูตรภายในแผ่นงาน อย่างไรก็ตามมีจุดประสงค์ในการสร้างชื่อที่ยอดเยี่ยม พวกเขาทำให้ 0ง่ายต่อการอ่านเขียนและนำมาใช้ซ้ำ การค้นหาเนื้อหาในช่วงของเซลล์ที่มีชื่อง่ายกว่าการใช้การอ้างอิงเซลล์ นอกจากนี้ยังสนุกเพราะคุณสามารถเพิ่มตัวละครที่ไม่ซ้ำกันในชื่อและสร้างสัญลักษณ์เช่น Smiley หรือ A Heart
Microsoft Excel อนุญาตให้คุณสร้างชื่อสองประเภทชื่อที่กำหนดและตาราง ชื่อที่กำหนดหมายถึงเซลล์ช่วงของเซลล์ค่าคงที่หรือสูตร เป็นชื่อเหล่านี้ที่บทความนี้จะสอนวิธีใช้ในกล่องชื่อ ชื่อตารางจะถูกมอบให้กับตารางเมื่อคุณแทรกลงในสเปรดชีต Excel แต่ก่อนที่คุณจะเริ่มตั้งชื่อช่วงข้อมูล Excel ของคุณมาเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับกล่องชื่อใน Excel!
กล่องชื่อใน Excel คืออะไรและคุณจะหาได้ที่ไหน?
กล่องชื่อใน Excel ใช้เพื่อให้เซลล์ ช่วงของเซลล์ หรือตารางชื่อ เป็นกล่องที่อยู่ทางด้านซ้ายของแถบสูตร เมื่อคุณเลือกเซลล์บางตัวในสเปรดชีตกล่องชื่อนี้จะแสดงชื่อ ตัวอย่างเช่นการเลือกเซลล์ A1 จะส่งผลให้กล่องชื่อแสดง a1.
คุณสามารถใช้กล่องชื่อนี้เพื่อกำหนดกลุ่มของเซลล์เป็นชื่อที่ไม่ซ้ำกันแทนที่จะเป็นการรวมกันของการกำหนดแถวและคอลัมน์
วิธีการให้ ชื่อในกล่องชื่อ
การตั้งชื่อแต่ละเซลล์หรือกลุ่มของเซลล์นั้นง่ายเหมือนการพิมพ์ชื่อที่คุณต้องการในกล่องชื่อ เพียงตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้เลือกเซลล์หรือช่วงของเซลล์ก่อนที่จะพิมพ์ชื่อในกล่องชื่อ นั่นคือวิธีที่ Excel รู้ว่าคุณมีช่วงใดที่คุณอ้างถึง
มาดูเป็นตัวอย่าง หากคุณมีรายชื่อชื่อให้พูดถึงพนักงานใน บริษัท ของคุณคุณสามารถเลือกเซลล์ทั้งหมดที่มีชื่อ (โดยไม่มีส่วนหัว) และให้ชื่อเซลล์ "พนักงาน" หลังจากพิมพ์ชื่อที่คุณต้องการในกล่องชื่อตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้กดปุ่ม ป้อนคีย์บนแป้นพิมพ์ของคุณเพื่อสร้างชื่อให้เสร็จ
หากคุณต้องการขยายช่วงนี้และรวมคอลัมน์ B ซึ่งจะมีเงินเดือนของพวกเขาคุณสามารถทำได้โดยการเลือกข้อมูลทั้งในคอลัมน์พนักงานและเงินเดือน (โดยไม่มีส่วนหัว) และพิมพ์ชื่อใหม่ในกล่องชื่อ.
การใช้กล่องชื่อ Excel เพื่อให้ชื่อกับช่วงของเซลล์นั้นง่าย แต่คุณอาจยังสงสัยว่าทำไมคุณถึงทำเช่นนั้น
วิธีใช้กล่องชื่อ
ตอนนี้คุณได้เรียนรู้วิธีการตั้งชื่อช่วงเซลล์โดยพิมพ์การเลือกการเลือกของคุณลงในกล่องชื่อแล้วมาดูกันว่าคุณจะใช้งานได้อย่างไร กล่องชื่อช่วยให้คุณสามารถเข้าถึงคุณสมบัติต่าง ๆ ที่คุณจะใช้ทุกวันในการทำงานกับสเปรดชีต Excel คุณสมบัติบางอย่างเหล่านี้มีความสำคัญหากคุณกำลังทำงานกับฐานข้อมูล Excel ขนาดใหญ่
1 ค้นหาเซลล์ที่เฉพาะเจาะจงได้อย่างรวดเร็ว
สมมติว่าแผ่นงาน Excel ของคุณเต็มไปด้วยข้อมูล แต่คุณต้อง ค้นหาข้อมูลเฉพาะ คุณรู้ว่ามันอยู่ในเซลล์ที่กำหนด B150 การเลื่อนดูแผ่นงานเพื่อค้นหาเซลล์ B150 สามารถใช้เวลาของคุณได้โดยไม่จำเป็น คุณสามารถใช้กล่องชื่อเพื่อค้นหาและเลือกเซลล์นั้นได้อย่างรวดเร็ว
สิ่งที่คุณต้องทำคือเลือกกล่องชื่อและพิมพ์ B150 ในนั้น กดปุ่ม ENTER บนแป้นพิมพ์ของคุณและการกระทำนี้จะนำคุณไปยังเซลล์ B150 โดยอัตโนมัติและเลือก
2 เลือกหลายเซลล์
คุณสามารถใช้กล่องชื่อเพื่อเลือกหลายเซลล์ในครั้งเดียวแทนที่จะลากเมาส์ผ่านช่วงของเซลล์ที่คุณต้องการ สมมติว่าคุณต้องการเลือกพนักงานทั้งหมดในรายการของคุณ เพียงพิมพ์ชื่อ“ พนักงาน” ในกล่องชื่อแล้วกด Enter เพื่อเลือกช่วงของเซลล์ที่กำหนดโดยชื่อนั้น
คุณสามารถเลือกช่วงของเซลล์ที่คุณไม่ได้ตั้งชื่อได้อย่างรวดเร็ว เพียงป้อนการกำหนดคอลัมน์และแถวของช่วงที่คุณต้องเลือกและกดปุ่ม ENTER ตัวอย่างเช่นคุณต้องการเลือกเซลล์ทั้งหมดจาก A1 ถึง D10 ป้อน A1: D10 ลงในกล่องชื่อเพื่อทำการเลือกได้อย่างรวดเร็ว
การเลือกช่วงของเซลล์ที่มีกล่องชื่อมีประโยชน์อย่างยิ่งหากแผ่นงานของคุณมีเซลล์ว่างเปล่า ในกรณีนั้นการใช้แป้นพิมพ์ลัด shift+ ctrl+ ลูกศรขวาจะเลือกจนกว่าจะพบเซลล์ว่าง มันเหมือนกันกับ shift+ ctrl+ ลูกศรลงทางลัด มันจะหยุดเลือกทันทีที่มันกระทบเซลล์ที่ว่างเปล่า.
3 เลือกช่วงของเซลล์อย่างรวดเร็วจากเซลล์ที่ใช้งาน
สมมติว่าคุณต้องการเลือกช่วงของเซลล์ที่เริ่มต้นจากเซลล์ที่ใช้งานอยู่ เซลล์ที่ใช้งานคือเซลล์ที่คุณเลือกในปัจจุบัน
สมมติว่าเป็นเซลล์ B3 และคุณต้องการเลือก D10 ในกรณีนี้คุณไม่จำเป็นต้องพิมพ์ข้อมูลอ้างอิงทั้งหมดสำหรับช่วง B3: D10 แทนที่จะพิมพ์เฉพาะเซลล์สุดท้ายที่คุณต้องการเลือกในกรณีนี้ D10 อย่างไรก็ตามอย่ากด Enter ค่อนข้างใช้แป้นพิมพ์แมโคร shift+ป้อนเพื่อเลือกช่วงของเซลล์
4. เลือกสองเซลล์
หากคุณต้องการเลือกเซลล์สองเซลล์ที่ไม่ได้อยู่ติดกันอย่างรวดเร็วคุณสามารถใช้กล่องชื่อได้อย่างรวดเร็ว คุณไม่จำเป็นต้องเลื่อนดูเอกสารของคุณเพื่อค้นหาเซลล์เฉพาะที่คุณต้องการ
สมมติว่าคุณต้องการเลือก B3 และ D10 เลือก B3 และพิมพ์ D10 ในกล่องชื่อ จากนั้นกด Ctrl+ป้อนบนแป้นพิมพ์ของคุณ
5 เลือกเซลล์หลายช่วง
การเลือกหลายช่วงโดยใช้กล่องชื่อนั้นง่าย สิ่งที่คุณต้องทำคือพิมพ์การกำหนดช่วงคั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาค (,) หลังจากป้อนช่วงให้กด Enter บนแป้นพิมพ์ของคุณเพื่อทำการเลือก
มาดูเป็นตัวอย่าง คุณต้องการเลือกช่วงของเซลล์ระหว่าง A2 และ B8 เช่นเดียวกับ E2 และ F8 เพื่อให้พนักงานและเงินเดือนของพวกเขาเลือก พิมพ์ A2: B8, E2: F8 ในกล่องชื่อ
เมื่อคุณเข้าสู่ Enter แล้วคุณจะได้รับการเลือกสองช่วงของเซลล์
6 เลือกคอลัมน์หรือแถวทั้งหมด
การเลือกคอลัมน์ทั้งหมดจากกล่องชื่อนั้นง่าย หากคุณต้องการเลือกคอลัมน์ A ทั้งหมดเพียงแค่พิมพ์ A: A ในกล่องชื่อและกดปุ่ม ENTER เพื่อทำการเลือก
มันเหมือนกันกับการเลือกทั้งแถว หากคุณต้องการเลือกทั้งแถว 2 เพียงแค่พิมพ์ 2: 2 และกด Enter.
กฎชื่อ Excel
มีกฎบางอย่างที่คุณต้องปฏิบัติตามเมื่อสร้างชื่อใน Excel กฎเหล่านี้ถูกวางไว้เพื่อให้โปรแกรม Excel สามารถจัดการกับพวกเขาได้อย่างง่ายดาย มันจะต้องสามารถรับรู้และใช้ชื่อในฟังก์ชั่น.
โดยใช้ตัวจัดการชื่อใน Excel
ตัวจัดการชื่อ Excel ได้รับการออกแบบมาเพื่อจัดการชื่อ คุณสามารถใช้เพื่อแก้ไขค้นหากรองหรือลบชื่อที่มีอยู่ คุณยังสามารถใช้มันเพื่อสร้างสิ่งใหม่ การเข้าถึงตัวจัดการชื่อเป็นเรื่องง่าย คุณสามารถค้นหาได้ในแท็บสูตรบนริบบิ้นในกลุ่มชื่อกำหนด
หรือคุณสามารถใช้แป้นพิมพ์ลัด ctrl+ f3เพื่อเปิดได้อย่างรวดเร็ว
เมื่อเปิดกล่องโต้ตอบชื่อตัวจัดการชื่อแล้วคุณจะเห็นรายการชื่อทั้งหมดที่มีอยู่ในเวิร์กชีตที่เปิดอยู่ในปัจจุบัน
1. แก้ไขชื่อด้วย Name Manager
หากคุณต้องการเปลี่ยนชื่อที่มีอยู่ด้วยตัวจัดการชื่อเพียงเลือกชื่อและคลิกปุ่ม แก้ไข…ในกล่องโต้ตอบตัวจัดการชื่อ ที่นี่คุณสามารถเปลี่ยนชื่อได้ไม่เพียง แต่ยังมีการอ้างอิง
เมื่อคุณป้อนชื่อใหม่ให้เลือก ตกลงเพื่อเสร็จสิ้นการแก้ไข
หมายเหตุ: ในการแก้ไขการอ้างอิงคุณไม่จำเป็นต้องป้อนกล่องโต้ตอบแก้ไข คุณสามารถทำได้จากกล่องโต้ตอบชื่อ Manager โดยเลือกชื่อที่คุณต้องการแก้ไขและพิมพ์การอ้างอิงใหม่โดยตรงลงใน หมายถึงกล่องหรือคุณสามารถใช้ลูกศรถัดจากกล่องอ้างอิงเพื่อค้นหาช่วงที่ต้องการ
2 ชื่อตัวกรองด้วย Name Manager
ปุ่ม ตัวกรองในกล่องโต้ตอบตัวจัดการชื่อช่วยให้คุณสามารถค้นหาชื่อบางอย่างได้อย่างรวดเร็วโดยใช้ตัวกรอง สิ่งนี้มีประโยชน์อย่างยิ่งหากตัวจัดการชื่อของคุณมีรายชื่อจำนวนมาก
คุณสามารถกรองชื่อในสามหมวดหมู่:.
3 การลบชื่อด้วย Name Manager
การลบชื่อด้วย Name Manager นั้นใช้งานง่ายมาก เลือกชื่อที่ต้องการจากนั้นเลือกปุ่มลบ
คุณสามารถลบหลายชื่อได้ในครั้งเดียวหากคุณเลือกหลายตัวจากนั้นเลือกปุ่มลบ หากต้องการเลือกหลายชื่อให้คลิกและลากเมาส์ของคุณหรือเลือกชื่อจากนั้นกดปุ่ม Ctrlค้างไว้บนแป้นพิมพ์และเลือกชื่ออื่นที่คุณต้องการลบ
คุณสามารถเลือกชื่อได้โดยใช้ตัวกรอง หากคุณต้องการลบชื่อทั้งหมดที่มีข้อผิดพลาดให้ใช้ชื่อที่มีตัวกรองข้อผิดพลาดเพื่อเลือกก่อนคลิกปุ่มลบ
อย่างที่คุณเห็นกล่องชื่อใน Excel เป็นเครื่องมืออเนกประสงค์ที่ให้ผู้ใช้มีวิธีที่สะดวกในการนำทางเลือกและจัดการช่วงเซลล์และช่วงที่มีชื่อภายในสมุดงานของพวกเขา ไม่ว่าคุณจะเป็นมือใหม่เพียงแค่เริ่มสำรวจโลกของ Excel หรือผู้ใช้ที่มีประสบการณ์ที่ต้องการพัฒนาทักษะของคุณการเรียนรู้กล่องชื่อเป็นสินทรัพย์ที่มีค่าซึ่งสามารถปรับปรุงประสิทธิภาพและประสิทธิภาพของคุณในงานสเปรดชีตได้อย่างมาก ดังนั้นครั้งต่อไปที่คุณทำงานใน Excel อย่ามองข้ามพลังและความสะดวกสบายของกล่องชื่อ เป็นคุณสมบัติเล็ก ๆ ที่มีประโยชน์มากมาย
.