6 วิธียอดนิยมในการทำซ้ำเอกสาร Word

เมื่อคุณสร้างสำเนาของเอกสาร Word คุณไม่เพียงแต่จะมีการสำรองข้อมูลไฟล์เท่านั้น แต่ยังป้องกันการเปลี่ยนแปลงต้นฉบับโดยไม่ตั้งใจ และทำให้การแบ่งปันกับผู้อื่นมีความเสี่ยงน้อยลง

หากคุณใช้ Word สำหรับเดสก์ท็อปหรืออุปกรณ์เคลื่อนที่ Word Online หรือจัดการไฟล์ DOCX ใน OneDrive คุณมีหลายวิธีในการทำสำเนาเอกสารที่มีอยู่ บทแนะนำนี้จะอธิบายแต่ละวิธีอย่างละเอียด

1. ทำซ้ำเอกสาร Word ด้วย File Explorer หรือ Finder

หากคุณมีเอกสาร Microsoft Word ในที่จัดเก็บข้อมูลในเครื่องพีซีหรือ Mac คุณสามารถใช้ระบบจัดการไฟล์ของระบบปฏิบัติการเพื่อทำซ้ำได้เช่นเดียวกับไฟล์อื่นๆ

ทำซ้ำเอกสาร Word ใน Windows

เลือกไฟล์ DOCX บนเดสก์ท็อปหรือ File Explorer

ใช้แป้นพิมพ์ลัด Ctrl+ Cเพื่อคัดลอกไฟล์ไปยังคลิปบอร์ดของ Windows หรือคลิกขวาและเลือก คัดลอก

กด Ctrl+ V,หรือคลิกขวาแล้วเลือก วาง

รายการที่ซ้ำกันปรากฏขึ้นในไดเร็กทอรีเดียวกันโดยมี Copyต่อท้ายชื่อไฟล์ เปลี่ยนชื่อหรือย้ายไปที่อื่น หรือใช้แป้นพิมพ์ลัด วางหรือคลิกขวาที่ตัวเลือกเมนูตามบริบทเพื่อวางสำเนาของเอกสารโดยตรงทุกที่ที่คุณต้องการ

ทำซ้ำเอกสาร Word ใน macOS

เลือกเอกสาร Word ที่คุณต้องการทำซ้ำ

ควบคุม–คลิกไฟล์และเลือกทำซ้ำไฟล์ใหม่จะปรากฏขึ้นโดยมี copyต่อท้ายชื่อ

หรืออีกวิธีหนึ่ง ให้ใช้ฟังก์ชัน คัดลอกบนเมนูตามบริบทเพื่อคัดลอกไฟล์ไปยังคลิปบอร์ดของ Mac จากนั้น ควบคุม–คลิกตำแหน่งเดิมหรือตำแหน่งอื่น และเลือกวางเพื่อสร้างรายการซ้ำ เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับ ตัวเลือกการคัดลอกและวางบน Mac

2. เปิดสำเนาไฟล์ Word ที่ซ้ำกัน (เฉพาะ Windows เท่านั้น)

ใน Microsoft Word สำหรับ Windows คุณสามารถเปิดเอกสารล่าสุดเป็นสำเนาและป้องกันการเปลี่ยนแปลงไฟล์ต้นฉบับโดยไม่ได้ตั้งใจตั้งแต่เริ่มต้น เมื่อต้องการทำเช่นนั้น:

.

เปิด Word (หรือเลือกแท็บ ไฟล์หากคุณอยู่ในเอกสาร)

วางเคอร์เซอร์ของเมาส์ไว้เหนือไฟล์ในรายการ ล่าสุด

คลิกขวาและเลือก เปิดเป็นการคัดลอก

หากคุณแก้ไขเอกสารใหม่ คุณต้องบันทึกไว้ที่อื่นบนฮาร์ดไดรฟ์ของพีซี, SSD หรือ OneDrive คุณต้องระบุชื่อสำหรับเอกสารด้วย

หากคุณไม่พบเอกสารในรายการล่าสุด คุณสามารถเปิดสำเนาผ่านกล่องโต้ตอบเปิดของ Word การดำเนินการนี้จะบันทึกสำเนาไปยังตำแหน่งเดิมโดยอัตโนมัติ แต่จะใช้งานได้เฉพาะในกรณีที่ไฟล์อยู่ในที่จัดเก็บในตัวเครื่องเท่านั้น เมื่อต้องการทำเช่นนั้น:

เปิด Microsoft Word (หรือเลือกแท็บ ไฟล์หากคุณกำลังทำงานกับเอกสาร) และเลือก เปิด>เรียกดูli>

เลือกไฟล์ Word ที่คุณต้องการเปิด

เลือกลูกศร ลงถัดจากปุ่ม เปิดและเลือก เปิดเป็นการคัดลอก

3. ใช้ฟังก์ชันบันทึกเป็นใน Word เพื่อสร้างสำเนา

หรืออีกวิธีหนึ่ง คุณสามารถเปิดเอกสารต้นฉบับแต่บันทึกการเปลี่ยนแปลงของคุณเป็นไฟล์อื่น ใช้งานได้ทั้งบนพีซีและ Mac

ปิดใช้งานการบันทึกอัตโนมัติ (ปิดสวิตช์ บันทึกอัตโนมัติที่ด้านบนขวาของหน้าต่าง Word) หากคุณต้องการป้องกันไม่ให้การเปลี่ยนแปลงใดๆ บันทึกเป็นต้นฉบับ

บันทึกเอกสาร Word เป็นสำเนาบนพีซี

เลือกแท็บ ไฟล์ที่มุมซ้ายของหน้าต่าง Word

เลือก บันทึกเป็นสำเนา.

ระบุปลายทาง ชื่อ และเลือก บันทึก

บันทึกเอกสาร Word เป็นสำเนาบน Mac

เลือก บันทึกเป็นบนแถบชื่อเรื่องของ Word หากคุณไม่เห็นปุ่ม ให้เลือกปุ่ม ปรับแต่งแถบเครื่องมือด่วน(ไอคอนที่มีจุดสามจุด) และเลือก บันทึกเป็นเพื่อยกเลิกการซ่อน หรือเปิดแถบเมนูของ Mac แล้วเลือก ไฟล์>บันทึกเป็น

ระบุปลายทางและชื่อ

เลือก บันทึก

4. สร้างไฟล์ Word ที่ซ้ำกันใน OneDrive.

หากคุณจัดเก็บเอกสาร Word บน OneDrive ให้ใช้ฟังก์ชัน คัดลอกเพื่อสร้างสำเนาในไดเร็กทอรีอื่นบนบริการจัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์ ที่ช่วยให้คุณสามารถเก็บสำเนาของต้นฉบับไว้ก่อน การทำงานร่วมกันในไฟล์ DOCX กับผู้ใช้ Word คนอื่น.

ค้นหาเอกสาร Word ที่คุณต้องการทำซ้ำบนเว็บแอป OneDrive

เลือก ตัวเลือกเพิ่มเติม(ปุ่มสามจุด) ถัดจากเอกสารและเลือก คัดลอกไปที่

เลือกโฟลเดอร์ปลายทางใน OneDrive และเลือก คัดลอกที่นี่

OneDrive ยังอนุญาตให้คุณดาวน์โหลดสำเนา DOCX ไปยังพีซีหรือ Mac ของคุณ เพียงเลือกตัวเลือก ดาวน์โหลดบนเมนูตามบริบท ตัวเลือกเพิ่มเติมหากคุณมี OneDrive ตั้งค่าให้ซิงค์กับอุปกรณ์เดสก์ท็อปของคุณ ให้ทำสำเนาโดยตรงผ่าน File Explorer หรือ Finder

5. สร้างเอกสารที่ซ้ำกันใน Word Online

ใน Word Online คุณสามารถบันทึกสำเนาไฟล์ที่ซ้ำกันไปยังตำแหน่งอื่นๆ ของ OneDrive หรือดาวน์โหลดไฟล์ลงในพีซีหรือ Mac ได้โดยตรง

เปิดเอกสารใน Word Online

เลือกแท็บ ไฟล์

เลือก บันทึกเป็นบนเมนู จากนั้นเลือก บันทึกเป็นเพื่อบันทึกสำเนาอื่นบน OneDrive หรือเลือกตัวเลือกดาวน์โหลดสำเนาเพื่อดาวน์โหลดสำเนาลงในพีซีของคุณ

6. ทำสำเนาเอกสารใน Word Mobile

หากคุณใช้แอป Word Mobile สำหรับ Android หรือ iPhone คุณจะมีตัวเลือกต่างๆ มากมายในการสร้างสำเนาไฟล์ใหม่จากเอกสารที่มีอยู่ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถ:

เปิดเอกสาร แตะไอคอนสามจุดที่ด้านบนขวา และเลือกบันทึกสำเนา/บันทึกเป็นเพื่อสร้างไฟล์ที่ซ้ำกันไปยัง OneDrive หรือที่เก็บข้อมูลในเครื่องมือถือของคุณ

แตะไอคอน แบ่งปันที่ด้านบนของหน้าจอและเลือกส่งสำเนาเพื่อส่งอีเมลสำเนาของเอกสาร

ใช้แอป Files บน iPhone หรือ Android ของคุณเพื่อสร้างไฟล์ DOCX ที่จัดเก็บไว้ในเครื่องซ้ำ บน iOS เพียงกดไฟล์ค้างไว้แล้วเลือก ทำซ้ำหากคุณใช้ Android ให้แตะไอคอน เพิ่มเติม(จุดสามจุด) ถัดจากไฟล์ และใช้ฟังก์ชัน คัดลอกไปยัง.

ทำซ้ำไฟล์ Word ได้อย่างง่ายดายบนอุปกรณ์ใดๆ

อย่างที่คุณเห็น คุณมีหลายวิธีในการทำสำเนาไฟล์ DOCX ใน Word เลือกวิธีที่ดีที่สุดที่เหมาะกับคุณขึ้นอยู่กับสถานการณ์และคุณควรจะดี นอกจากนี้ยังทำงานร่วมกับแอป Microsoft Office อื่นๆ ได้ ดังนั้นอย่าลืมใช้ในครั้งต่อไปที่คุณต้องสร้างสำเนาเอกสาร Excel หรือ PowerPoint เพิ่มเติม

.

กระทู้ที่เกี่ยวข้อง: