บางครั้งคุณอาจต้องการสร้างจดหมายที่คุณจะส่งไปยังผู้คนจำนวนมาก แต่คุณต้องการให้บางส่วนเป็นส่วนบุคคลสำหรับผู้รับแต่ละคนเช่นส่วนต่างๆเช่นทักทายชื่อที่อยู่ ฯลฯ ในสำนวนคำนี้หมายความว่าคุณควรสร้างจดหมายฟอร์มซึ่งเป็นเรื่องง่ายที่จะทำ
ก่อนที่คุณจะเริ่มต้นด้วยตัวอักษรแบบฟอร์มคุณควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีฐานข้อมูลที่ติดตั้งไว้แล้วพร้อมกับฟิลด์ทั้งหมด คุณต้องการรวม ฐานข้อมูลสามารถทำได้ง่ายเหมือนกับสเปรดชีต Excel ที่มีคอลัมน์สำหรับชื่อนามสกุลที่อยู่ ฯลฯ Word สามารถนำเข้าข้อมูลจาก Excel, Access และเอกสารข้อความได้ หากคุณยังไม่มีการตั้งค่าฐานข้อมูลคุณสามารถสร้างได้ภายใน Word ซึ่งจะแสดงให้คุณเห็นวิธีดำเนินการ
ในการเริ่มต้นให้สร้างเอกสารที่มีข้อความมาตรฐานอยู่ในนั้น ตัวอย่างจดหมายวันคริสต์มาสด้านล่าง:
แจ้งให้ทราบว่าไม่มีคำทักทายที่อยู่ ฯลฯ เพราะทั้งหมดเหล่านี้จะถูกเพิ่มภายหลังเป็นฟิลด์ใน แบบฟอร์มจดหมาย สิ่งแรกที่คุณต้องทำคือคลิก เลือกผู้รับในแท็บ การจัดส่ง:
นี่คือที่ที่คุณเพิ่มคนที่จะรับจดหมายหรือนำเข้ารายการจากไฟล์ฐานข้อมูล
คุณสามารถคลิก ใน พิมพ์รายการใหม่หากคุณต้องการสร้างรายการภายใน Word เอง หากต้องการนำเข้าให้คลิก ใช้รายการที่มีอยู่ในตัวอย่างนี้เราจะพิมพ์ออกจากรายการ
หมายเหตุ: เมื่อคุณไปที่บันทึกรายชื่อผู้รับของคุณ Word จะแจ้งให้คุณหาตำแหน่งในฮาร์ดไดรฟ์ของคุณเพื่อบันทึกไฟล์ข้อมูลที่จะสร้างขึ้น
เมื่อคุณบันทึกรายชื่อผู้รับแล้วคุณจะสังเกตเห็นไอคอนต่างๆที่เปิดอยู่ จดหมายริบบิ้นสามารถคลิกได้ในขณะนี้ ในการเริ่มต้นการเพิ่มช่องลงในแบบฟอร์มให้คลิกจุดในเอกสารของคุณเพื่อระบุตำแหน่งที่คุณต้องการวางเขตข้อมูลและคลิก ที่อยู่บล็อก
4 แทรกที่อยู่บล็อก
5
คลิก ตกลงเพื่อไปกับรูปแบบเริ่มต้นและคุณควรจะได้รับสิ่งที่มีลักษณะดังนี้:
Enterหลังจาก ที่อยู่บล็อกเพื่อย้ายข้อความของคุณลงบรรทัดแล้วคลิกที่ไอคอน อวยพร:
แทรกแถวต้อนรับ
อีกครั้งให้ไปที่รูปแบบเริ่มต้นและคลิกปุ่ม ตกลง
จากนั้นให้ไฮไลต์ที่ที่ระบุว่า & lt; Address Block & gt; คลิกขวาที่ เมาส์เลือก ย่อหน้าจากนั้นทำเครื่องหมายที่ช่องถัดจาก อย่าเพิ่มช่องว่างระหว่างย่อหน้าในสไตล์เดียวกันนี้จะทำให้บล็อกที่อยู่แขวนกันอย่างถูกต้องแทนการมีเส้นว่างระหว่างแต่ละส่วนของ. >ผลลัพธ์การแสดงตัวอย่างที่อยู่ในแท็บจดหมายในริบบิ้น
แทนที่จะเป็นตัวบ่งชี้ฟิลด์บล็อกที่อยู่คุณจะเห็นเนื้อหาจริงที่ปรากฏในเอกสาร Word
11
เมื่อคุณดูตัวอย่างเสร็จแล้วให้คลิกที่ไอคอน ดูตัวอย่างเพื่อปิดการแสดงตัวอย่าง ถัดไปเพื่อดูวิธีเพิ่มฟิลด์อื่น ๆ ให้คลิกที่แท็บ & lt; Address Block & gt; ในเอกสารของคุณเพื่อให้ตำแหน่งปัจจุบันของคุณจากนั้นคลิกที่ไอคอน แทรกเขตข้อมูล
คุณควร
เลือก ประเทศหรือภูมิภาคจากนั้นคลิกที่ แทรก>
ลองคลิกที่ไอคอน Preview ผลลัพธ์อีกครั้งเพื่อดูลักษณะที่ปรากฏ นี่คือตัวอย่างของฉันด้านล่าง:
ขณะนี้ฟอร์มจดหมายมีการตั้งค่าอย่างถูกต้องคุณสามารถทำสิ่งที่ล้ำหน้ากว่าได้เช่นการตั้งค่ากฎ กฎจะช่วยให้คุณสามารถแสดงข้อความสำหรับผู้รับบางรายและซ่อนไว้สำหรับคนอื่น ในการเริ่มต้นให้คลิกปุ่ม กฎ
คุณจะเห็นเมนูแบบเลื่อนลงที่มีหลายรายการ ตัวเลือกเช่น Ask, Fill-in เป็นต้น
ตัวอย่างเช่นเราเลือก ถ้า ... จากนั้น ... อื่น ๆซึ่งจะนำเราไปสู่กล่องโต้ตอบต่อไปนี้:
เปลี่ยน ชื่อฟิลด์: ไปที่ Country_or_ Regionและพิมพ์ USAลงในฟิลด์ เปรียบเทียบกับ:จากนั้นเพิ่มข้อความลงในช่องที่มีข้อความว่า แทรกข้อความนี้และ มิฉะนั้นให้แทรกข้อความนี้ในตัวอย่างนี้ถ้าผู้รับใช้งานอยู่ในสหรัฐอเมริกาจะได้รับข้อความ Merry Christmasแทรกลงในจดหมายขณะที่ทุกคนจะได้รับข้อความ Seasons Greetings
นี่คือสิ่งที่จะปรากฏเมื่อคุณคลิกปุ่ม OKจากนั้นคลิกที่ปุ่ม Preview Results
แสดงตัวอย่างผลลัพธ์:
ที่นี่คุณสามารถคลิกที่ปุ่มลูกศร (เมื่อ Preview Resultsเปิด) ทางด้านซ้ายและด้านขวาของหมายเลขเพื่อเลื่อนดูตัวอักษรทั้งหมดที่จะถูกส่งออก วิธีนี้ทำให้มั่นใจได้ว่าจดหมายทั้งหมดของคุณจะดูถูกต้องก่อนพิมพ์หรือส่งอีเมล
หมายเหตุ: การเลือกฟิลด์เขตข้อมูลใน กฎใช้สำหรับจับคู่ชื่อฟิลด์ ในฐานข้อมูลที่มีชื่อส่วนหัวในรายชื่อผู้รับของคุณ
นอกจากนี้เพื่อให้ง่ายต่อการดูว่าคุณแทรกฟิลด์ใดลงในเอกสารแล้วให้ใช้ ไฮไลต์ผสานฟิลด์
คุณสามารถเปิดหรือปิดได้โดยใช้ดุลยพินิจของคุณ สุดท้ายเมื่อคุณพอใจกับจดหมายของคุณให้คลิกปุ่ม Finish & amp; Merge:
คุณควรจะได้เมนูแบบเลื่อนลงนี้พร้อมสามตัวเลือก
23
เลือก แก้ไขเอกสารส่วนบุคคลเพื่อให้ Word รวมจดหมายทั้งหมดของคุณเข้าด้วยกันเป็นเอกสารขนาดใหญ่ที่คุณสามารถดูได้ก่อนพิมพ์หรือส่งเป็นอีเมล
อย่างที่คุณเห็นการสร้างตัวอักษรแบบฟอร์มด้วย Word ไม่ใช่งานที่น่าเบื่อเพียงครั้งเดียวและคุณสามารถสร้างและส่งเอกสารได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย หากคุณมีคำถามใด ๆ คุณสามารถแสดงความคิดเห็นได้ สนุก!