สำหรับการทำซ้ำหลาย ๆ ครั้งของ Word Microsoft ได้มีคุณลักษณะ AutoText ที่ช่วยให้ผู้ใช้สามารถจับภาพชิ้นส่วนของข้อความแล้วใช้ซ้ำในส่วนอื่น ๆ ของเอกสารหรือแม้แต่ในเอกสารอื่น ๆ ไมโครซอฟท์ได้เพิ่มคุณลักษณะนี้ไว้โดยรวมถึงสิ่งที่เรียกว่า Quick Parts ซึ่งเป็นสาระสำคัญยังคงเป็น AutoText แต่ให้ผู้ใช้มีความยืดหยุ่นน้อยขึ้น
หากต้องการดูวิธีการทำงานของ AutoText กับ Quick Parts ให้พิมพ์ข้อความ ลงในเอกสารทดสอบ ในตัวอย่างนี้จะมีการใช้ที่อยู่:
จากนั้นไฮไลต์ข้อความแล้วคลิกแท็บ แทรกบนริบบิ้นหลักจากนั้นคลิกไอคอน Quick Parts:
คุณควรจะได้เมนูแบบเลื่อนลงนี้ :
เลือก บันทึกการเลือกไปยังแกลเลอรีส่วนด่วนคุณจะได้รับป๊อปอัปที่มีลักษณะดังนี้:
ในกรณีส่วนใหญ่คุณสามารถเลือกตัวเลือกเริ่มต้นได้ แต่ถ้าต้องการเปลี่ยนให้เหมาะกับวัตถุประสงค์ของคุณแล้วคลิกที่ Ok
หมายเหตุ: ชื่อของ Quick Part ที่คุณกำลังสร้างค่าเริ่มต้นเป็นบรรทัดแรกของข้อความ
หากต้องการดูผลลัพธ์ของความพยายามให้เลื่อนไปที่ส่วนอื่น ๆ ของเอกสารจากนั้นคลิกไอคอน Quick Partsอีกครั้งคุณจะเห็นข้อความที่คุณเก็บไว้ในหน้าต่างเล็ก ๆ :
การคลิกที่ส่วน Quick Partsพร้อมกับข้อความของคุณจะทำให้ข้อความของคุณเป็น i nserted ลงในเอกสารที่ตำแหน่งปัจจุบัน
มีวิธีที่เร็วยิ่งขึ้นในการรับข้อความ Quick Parts ลงในเอกสารของคุณ ย้ายไปยังจุดที่ว่างเปล่าและเริ่มต้นพิมพ์ข้อความเดียวกันกับที่คุณบันทึกไว้เป็นข้อความ Quick Parts คุณควรได้รับป๊อปอัปเล็กน้อยแสดงว่า Word รู้ว่าคุณกำลังพยายามพิมพ์เนื้อหา Quick Parts ของคุณในกรณีนี้คุณทั้งหมด ต้องทำคือกดปุ่ม Enterและ Word จะเติมข้อความ Quick Parts ให้กับคุณ
หมายเหตุ: คุณยังสามารถพิมพ์ได้ด้วย อักขระสองตัวแรกของข้อความ Quick Parts จากนั้นกดปุ่ม F3 และ Word จะแทรกข้อความ Quick Parts ที่คิดว่าต้องการ
นี่เป็นส่วนที่รวดเร็วของ Quick Parts โดยการคลิกที่ไอคอนเพียงครั้งเดียวคุณจะเห็นข้อความที่คุณได้บันทึกไว้ทันทีและสามารถแทรกได้โดยคลิกเพียงครั้งเดียวหรือได้รับการแทรกโดยอัตโนมัติเมื่อรู้ว่าคุณกำลังพยายามจะพิมพ์อะไร
Word ยังคงมีคุณสมบัติ AutoText เก่า; ใช้ Quick Partsตามเส้นทางเดียวกับที่คุณทำกับ Quick Partsเฉพาะเมื่อคุณได้รับป๊อปอัป สร้างบล็อกใหม่แทนที่จะไปกับค่าเริ่มต้นของ Quick Parts ภายใต้แกลเลอรีแทนให้เลือก ข้อความอัตโนมัติ:
จากนั้นให้ใช้ Quick Partsจากนั้นแทนที่จะเลือกกล่องข้อความสำหรับ ชิ้นส่วนด่วนให้คลิกแทนข้อความ AutoTextคุณจะเห็นเมนูแบบเลื่อนลง ที่มีลักษณะดังนี้:
การคลิกที่ที่คุณเห็นข้อความที่บันทึกไว้ทำให้ข้อความที่บันทึกไว้ถูกแทรกลงในเอกสารเช่นเดียวกับ Quick Parts
เลือกตัวเลือกการแทรกอีกสองตัวจากเมนู Quick Partsคือ Document Propertyและ ฟิลด์:
เอกสารคุณสมบัติช่วยให้คุณสามารถแทรกข้อความที่มีหัวข้อที่กำหนดไว้ล่วงหน้าลงในเอกสารของคุณ เพื่อดูวิธีการทำงานนี้ให้คลิกที่มันแล้วเลือกหนึ่งในชื่อที่มีจากเมนูป๊อปอัพ
ในตัวอย่างนี้เรา ' เลือก บริษัท หลังจากเลือกแล้วเราจะแทรกข้อมูลนี้ลงในเอกสารของเรา
รอให้เราพิมพ์ชื่อ บริษัท ของเราเมื่อเราทำเช่นนั้น :
จากนั้นการคลิกที่ตำแหน่งอื่นในเอกสารของเราจะทำให้มีลักษณะเหมือนข้อความปกติ แต่ในครั้งต่อไปที่เราต้องพิมพ์ชื่อ บริษัท ของเราเราสามารถคลิกไอคอน Quick Partsได้โดยเลือก Document Propertyจากนั้นเลือก Company ฟิลด์จากเมนูแบบเลื่อนลงและชื่อ บริษัท จะถูกแทรกลงในเอกสาร
ตัวเลือกอื่น ๆ ฟิลด์ ...ใช้แทรกองค์ประกอบ Word ที่กำหนดไว้ล่วงหน้าลงใน เอกสาร; ตัวอย่างเช่นหากต้องการแทรกเวลาปัจจุบันในเอกสารของคุณคุณจะคลิกที่ ส่วนด่วนจากนั้นเลือก ฟิลด์ ...จากนั้นเลือก เวลาจากหน้าต่างหมวด เวลาปัจจุบันจะถูกแทรกลงในเอกสารของคุณ
สุดท้ายเพื่อลบรายการข้อความของ Quick Parts ให้คลิกที่ Quick Partsจากนั้นคลิกขวาที่หน้าต่างที่มีข้อความที่คุณต้องการลบจากนั้นคลิกที่ข้อความว่า จัดระเบียบและลบ:
13
จากนั้นคลิกที่ปุ่ม ลบที่ด้านล่างของเมนู Organize and Delete PopUp
Quick Parts และ AutoText มีประโยชน์มากที่สุดเมื่อคุณพบ พิมพ์ซ้ำบางข้อความซ้ำแล้วซ้ำอีกโดยเฉพาะอย่างยิ่งหากพิมพ์ดีดเช่นตัวเลขยาวหรือสะกดชื่อหรือสถานที่ต่างๆ