รายการดรอปดาวน์ใน Excel เป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพ โดยจะให้คุณให้ลูกศรแบบเลื่อนลงแก่ผู้ใช้ ซึ่งเมื่อเลือกแล้ว จะมีรายการตัวเลือกให้
การดำเนินการนี้สามารถลดข้อผิดพลาดในการป้อนข้อมูลได้เนื่องจากช่วยป้องกันไม่ให้ผู้ใช้ต้องพิมพ์คำตอบโดยตรง Excel ยังให้คุณดึงรายการสำหรับรายการดรอปดาวน์เหล่านั้นจากช่วงของเซลล์ต่างๆ ได้
แต่ไม่ได้หยุดอยู่แค่นั้น ด้วยวิธีการที่สร้างสรรค์ในการกำหนดค่าการตรวจสอบข้อมูลสำหรับเซลล์แบบเลื่อนลง คุณสามารถสร้างรายการแบบเลื่อนลงที่เชื่อมโยงได้หลายรายการ โดยที่รายการ มีอยู่ในรายการที่สอง จะขึ้นอยู่กับส่วนที่ผู้ใช้สร้างในรายการแรก .
รายการดรอปดาวน์ที่เชื่อมโยงหลายรายการเหมาะสำหรับอะไร
พิจารณาว่าแบบฟอร์มออนไลน์ส่วนใหญ่กรอกรายการดรอปดาวน์รองตามสิ่งที่คุณ ตอบในรายการดรอปดาวน์ก่อนหน้านั้น ซึ่งหมายความว่าคุณสามารถสร้างแผ่นงานการป้อนข้อมูล Excel ของคุณได้เช่นเดียวกับแบบฟอร์มออนไลน์ มันจะปรับเปลี่ยนตัวเองตามคำตอบของผู้ใช้
ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณกำลังใช้สเปรดชีต Excel เพื่อรวบรวมข้อมูลคอมพิวเตอร์จากผู้ใช้ที่ต้องการ ซ่อมคอมพิวเตอร์
ตัวเลือกรายการอาจมีลักษณะดังนี้:
อย่างที่คุณเห็นจากนี้ tree ข้อมูลที่ควรจะเลือกได้สำหรับ “ประเภทชิ้นส่วน” นั้นขึ้นอยู่กับส่วนคอมพิวเตอร์ที่ผู้ใช้เลือกในรายการแบบเลื่อนลงรายการแรก
ในตัวอย่างนี้ สเปรดชีตของคุณอาจเริ่มมีลักษณะดังนี้:
หากคุณสร้างรายการดรอปดาวน์ที่มีการเชื่อมโยงหลายรายการ คุณสามารถใช้รายการที่เลือกจากรายการดรอปดาวน์ใน B1 เพื่อขับเคลื่อนเนื้อหาของรายการดรอปดาวน์ ใน B2.
เอากัน ดูวิธีที่คุณสามารถตั้งค่านี้ นอกจากนี้ โปรดอ่าน ดาวน์โหลดตัวอย่าง Excel . ของเรา แผ่นงานตามตัวอย่างด้านล่าง
สร้างชีตต้นทางของรายการดรอปดาวน์ของคุณ
วิธีที่สะอาดที่สุดในการตั้งค่าสิ่งนี้คือการสร้างแท็บใหม่ใน Excel ซึ่งคุณสามารถกำหนดค่ารายการดรอปดาวน์ทั้งหมดได้ รายการ
ในการตั้งค่ารายการดรอปดาวน์ที่เชื่อมโยงเหล่านี้ ให้สร้างตารางโดยที่ส่วนหัวที่ด้านบนสุดเป็นส่วนของคอมพิวเตอร์ทั้งหมดที่คุณต้องการรวมไว้ในรายการดรอปดาวน์แรก จากนั้นแสดงรายการทั้งหมด (ประเภทชิ้นส่วน) ที่ควรอยู่ภายใต้ส่วนหัวนั้น
ถัดไป คุณจะต้องเลือกและตั้งชื่อแต่ละช่วงเพื่อให้คุณ การตั้งค่าการตรวจสอบข้อมูลในภายหลัง คุณจะสามารถเลือกรายการที่ถูกต้องได้
ในการดำเนินการนี้ ให้เลือกรายการทั้งหมดภายใต้แต่ละคอลัมน์และชื่อที่เลือกช่วงเช่นเดียวกับส่วนหัว ในการตั้งชื่อตาราง คุณเพียงแค่พิมพ์ชื่อในช่องเหนือคอลัมน์ "A"
ตัวอย่างเช่น เลือกเซลล์ A2ถึง A5และตั้งชื่อช่วงนั้นว่า “จอภาพ”
ทำซ้ำขั้นตอนนี้จนกว่าคุณจะตั้งชื่อช่วงทั้งหมดอย่างเหมาะสม
วิธีอื่นในการทำเช่นนี้คือการใช้คุณลักษณะสร้างจากการเลือกของ Excel วิธีนี้ช่วยให้คุณตั้งชื่อช่วงทั้งหมดได้เหมือนกระบวนการด้วยตนเองด้านบน แต่ทำได้ด้วยการคลิกเพียงครั้งเดียว
ในการดำเนินการนี้ เพียงเลือกช่วงทั้งหมดในชีตที่สองที่คุณสร้างขึ้น จากนั้นเลือก สูตรจากเมนู แล้วเลือก สร้างจากส่วนที่เลือกในริบบิ้น
หน้าต่างป๊อปอัป จะปรากฏขึ้น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เลือกเฉพาะ แถวบนสุดแล้วเลือก ตกลง
การดำเนินการนี้จะใช้ค่าส่วนหัวที่ด้านบนสุด แถวเพื่อตั้งชื่อแต่ละช่วงที่อยู่ด้านล่าง
ตั้งค่ารายการดรอปดาวน์รายการแรกของคุณ
ถึงเวลาตั้งค่ารายการดรอปดาวน์ที่เชื่อมโยงหลายรายการแล้ว ในการดำเนินการนี้:
1. กลับไปที่แผ่นงานแรก เลือกเซลล์ว่างทางด้านขวาของป้ายชื่อแรก จากนั้นเลือก ข้อมูลจากเมนู แล้วเลือก การตรวจสอบข้อมูลในริบบิ้น
2. ในหน้าต่างการตรวจสอบข้อมูลที่เปิดขึ้น ให้เลือก รายการใต้อนุญาต และภายใต้แหล่งที่มา เลือกไอคอนลูกศรขึ้น ซึ่งจะช่วยให้คุณสามารถเลือกช่วงของเซลล์ที่คุณต้องการใช้เป็นแหล่งที่มาสำหรับรายการแบบเลื่อนลงนี้ได้
3 เลือกแผ่นงานที่สองที่คุณตั้งค่าแหล่งข้อมูลรายการดรอปดาวน์ แล้วเลือกเฉพาะฟิลด์ส่วนหัว ซึ่งจะใช้เพื่อกรอกรายการดรอปดาวน์เริ่มต้นในเซลล์ที่คุณเลือก
4 เลือกลูกศรลงในหน้าต่างการเลือกเพื่อขยายหน้าต่างการตรวจสอบข้อมูล คุณจะเห็นช่วงที่คุณเลือกแสดงในฟิลด์แหล่งที่มาเลือก ตกลงเพื่อสิ้นสุด
5. กลับมาที่แผ่นงานหลัก คุณจะสังเกตเห็นว่ารายการแบบเลื่อนลงรายการแรกประกอบด้วยช่องส่วนหัวแต่ละช่องจากแผ่นงานที่สอง
ตอนนี้เป็นรายการแรกของคุณ -รายการลงเสร็จแล้ว ได้เวลาสร้างรายการดรอปดาวน์ถัดไปที่เชื่อมโยงกัน
ตั้งค่ารายการแบบเลื่อนลงรายการแรกของคุณ
เลือกเซลล์ที่สองที่คุณต้องการโหลดรายการ รายการขึ้นอยู่กับสิ่งที่เลือกไว้ในเซลล์แรก
ทำซ้ำขั้นตอนด้านบนเพื่อเปิดหน้าต่างการตรวจสอบข้อมูล เลือก รายการในรายการแบบเลื่อนลง "อนุญาต" ฟิลด์แหล่งที่มาคือสิ่งที่จะดึงข้อมูลในรายการขึ้นอยู่กับสิ่งที่เลือกในรายการแบบหล่นลงแรก
ในการดำเนินการนี้ ให้ป้อนสูตรต่อไปนี้:
=INDIRECT ($B$1)
ฟังก์ชัน INDIRECT ทำงานอย่างไร
ฟังก์ชันนี้ส่งคืนการอ้างอิง Excel ที่ถูกต้อง (ในกรณีนี้คือ ช่วง) จากสตริงข้อความ ในกรณีนี้ สตริงข้อความคือชื่อของช่วงที่ส่งผ่านโดยเซลล์แรก ($B$1) ดังนั้น INDIRECT จึงใช้ชื่อของช่วง จากนั้นจึงจัดเตรียมการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลด้วยช่วงที่ถูกต้องซึ่งเชื่อมโยงกับชื่อนั้น
หมายเหตุ: หากคุณกำหนดค่าการตรวจสอบข้อมูลสำหรับสิ่งนี้ เมนูแบบเลื่อนลงรายการที่สองโดยไม่เลือกค่าจากเมนูแบบเลื่อนลงรายการแรก คุณจะเห็นข้อความแสดงข้อผิดพลาด คุณสามารถเลือกใช่เพื่อละเว้นข้อผิดพลาดและดำเนินการต่อ
ตอนนี้ ทดสอบรายการดรอปดาวน์ที่เชื่อมโยงหลายรายการใหม่ของคุณ ใช้เมนูแบบเลื่อนลงรายการแรกเพื่อเลือกชิ้นส่วนคอมพิวเตอร์ชิ้นใดชิ้นหนึ่ง เมื่อคุณเลือกรายการแบบหล่นลงที่สอง คุณควรเห็นรายการที่เหมาะสมสำหรับชิ้นส่วนคอมพิวเตอร์นั้น นี่คือประเภทชิ้นส่วนในคอลัมน์ ในใบที่สอง ที่คุณกรอกในส่วนนั้น
การใช้รายการดรอปดาวน์ที่เชื่อมโยงหลายรายการใน Excel
h2>
อย่างที่คุณเห็น นี่เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมมากในการทำให้สเปรดชีตของคุณมีไดนามิกมากขึ้น การกรอกรายการแบบเลื่อนลงที่ตามมาเพื่อตอบสนองต่อสิ่งที่ผู้ใช้ เลือกในเซลล์อื่น ทำให้สเปรดชีตตอบสนองต่อผู้ใช้ได้ดียิ่งขึ้น และข้อมูลมีประโยชน์มากขึ้น
ลองใช้ดู เคล็ดลับด้านบนและดูว่ารายการดรอปดาวน์เชื่อมโยงที่น่าสนใจประเภทใดที่คุณสามารถสร้างในสเปรดชีตของคุณ แบ่งปันเคล็ดลับที่น่าสนใจของคุณในส่วนความคิดเห็นด้านล่าง