คุณกำลังมองหาวิธีการติดตามการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นกับสเปรดชีต Excel หรือไม่? มีหลายกรณีที่คุณต้องแจกจ่ายไฟล์ให้กับหลาย ๆ คนและติดตามว่ามีการเปลี่ยนแปลงอะไรบ้าง คุณอาจต้องการติดตามเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงผู้ที่ทำการเปลี่ยนแปลงเซลล์เปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นและข้อมูลใดบ้างที่มีการเปลี่ยนแปลง
Excel มีคุณลักษณะการติดตามซึ่งสามารถจัดการกับกรณีทั้งหมดข้างต้นได้ . คุณสามารถตรวจทานการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดได้โดยตรงจากแผ่นงานและคุณสามารถยอมรับหรือปฏิเสธการเปลี่ยนแปลงแต่ละครั้ง มีจุดน้อยที่ควรจำเกี่ยวกับคุณลักษณะการติดตามของ Excel:
1 การเปิดการติดตามไม่ได้หมายความว่าคุณสามารถย้อนกลับสเปรดชีตกลับเป็นสถานะก่อนหน้าได้โดยยกเลิกการเปลี่ยนแปลง เป็นไฟล์บันทึกที่บันทึกทุกอย่างและนั่นคือข้อมูล คุณสามารถไปและดูข้อมูลที่ถูกลบหรือเพิ่มได้ด้วยตนเอง แต่คุณจะต้องทำการเปลี่ยนแปลงในสเปรดชีตเอง
2. การเปิดการติดตามไม่ได้หมายความว่าการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดที่คุณทำจะได้รับการบันทึก ข้อมูลใด ๆ ที่เก็บไว้ในเซลล์จะถูกติดตาม แต่การเปลี่ยนแปลงอื่น ๆ เช่นการจัดรูปแบบไม่ได้ การเปลี่ยนแปลงอื่น ๆ ที่ไม่ได้ติดตามรวมถึงการซ่อน / การยกเลิกการซ่อนแถวและคอลัมน์ความคิดเห็นและค่าของเซลล์ที่เปลี่ยนไปเนื่องจากการคำนวณสูตรใหม่
3. ประวัติการเปลี่ยนแปลงจะถูกเก็บไว้เป็นเวลา 30 วันโดยค่าเริ่มต้น ถ้าคุณทำการเปลี่ยนแปลงในแผ่นงาน Excel และเปิดสมุดงานอีกครั้ง 45 วันหลังจากนั้นคุณจะสามารถดูประวัติการเปลี่ยนแปลงได้ทั้งหมด 45 วันจนกว่าคุณจะปิดสมุดงาน เมื่อคุณปิดประวัติการเปลี่ยนแปลงใด ๆ ที่มีอายุเกินกว่า 30 วันจะหายไป นั่นหมายความว่าในครั้งต่อไปที่คุณเปิดบัญชีคุณจะไม่สามารถเห็นการเปลี่ยนแปลงดังกล่าวได้เมื่อ 45 วันก่อนหน้านี้
4. เมื่อใดก็ตามที่คุณเปิดการติดตามสมุดงานจะกลายเป็นสมุดงานที่ใช้ร่วมกัน ซึ่งหมายความว่าผู้ใช้หลายรายจะทำการเปลี่ยนแปลงเอกสาร
ตอนนี้คุณทราบข้อมูลเบื้องต้นเกี่ยวกับการทำงานของการติดตามใน Excel แล้วเราจะมาพูดถึงวิธีเปิดใช้งานเปลี่ยนการตั้งค่าและติดตามการเปลี่ยนแปลง
การเปิดใช้งานการติดตาม
ไปข้างหน้าและเปิดการติดตามก่อน เปิด Excel แล้วคลิกแท็บ บทวิจารณ์บนริบบิ้น ที่ด้านขวาสุดคุณจะเห็นตัวเลือกที่เรียกว่า ติดตามการเปลี่ยนแปลงในส่วน การเปลี่ยนแปลง
คลิกปุ่มและเลือก ไฮไลต์การเปลี่ยนแปลงคุณจะได้รับกล่องโต้ตอบที่คุณต้องการตรวจสอบตัวเลือก "ติดตามการเปลี่ยนแปลงขณะแก้ไข "
คุณมีหลายตัวเลือกที่นี่รวมถึง เมื่อ>ใครและ ที่สำหรับ เมื่อทั้งหมดหมายถึงการเปลี่ยนแปลงทุกครั้งจะได้รับการเน้น นอกจากนี้คุณยังมีตัวเลือกในการเน้นการเปลี่ยนแปลงจากครั้งล่าสุดที่คุณบันทึกเอกสารตั้งแต่วันที่ที่ระบุหรือการเปลี่ยนแปลงที่ยังไม่ได้ตรวจทาน
หากคุณเลือก ใครคุณสามารถเลือกติดตามการเปลี่ยนแปลงที่ทำโดยทุกคนหรือการเปลี่ยนแปลงที่ทำโดยทุกคนยกเว้นคุณ ตัวเลือก ที่ไหนช่วยให้คุณสามารถติดตามการเปลี่ยนแปลงเฉพาะสเปรดชีตเฉพาะ เพียงคลิกปุ่มที่ด้านขวาและเลือกช่วงของเซลล์ที่คุณต้องการติดตาม
ขั้นสุดท้ายคุณสามารถยกเลิกการเลือกตัวเลือก ไฮไลต์การเปลี่ยนแปลงบนหน้าจอได้หากไม่ต้องการให้คนอื่นรู้ว่าคุณกำลังติดตามการเปลี่ยนแปลง โดยค่าเริ่มต้นเมื่อคุณเริ่มต้นการติดตามและเลือกตัวเลือกนี้เซลล์ที่เปลี่ยนแปลงจะแสดงลูกศรเล็ก ๆ ที่ด้านบนซ้ายเพื่อระบุว่ามีการเปลี่ยนแปลง
นอกจากนี้หากคุณคลิกที่เซลล์ที่มีการเปลี่ยนแปลง (โดยมีการเปิด ไฮไลต์การเปลี่ยนแปลงบนหน้าจอ) คุณจะได้หน้าต่างป๊อปอัปเล็กน้อยเพื่อแสดงว่ามีการเปลี่ยนค่าและเปลี่ยนเป็นอะไร เวลา. ถ้าคุณยกเลิกการเลือกตัวเลือก Highlight changes on screen ตัวเล็กสามเหลี่ยมสีดำจะไม่แสดงขึ้น
ดังนั้นสิ่งที่คุณสามารถทำได้เช่น ซ่อนการเปลี่ยนแปลงบนหน้าจอโดยไม่ทำเครื่องหมายที่ช่องส่งไฟล์ของคุณไปยังทุกคนที่ต้องทำการเปลี่ยนแปลงและเมื่อคุณกลับมาใหม่เพียงไปที่ ติดตามการเปลี่ยนแปลงและตรวจสอบใหม่
กำหนดค่าการติดตาม
ขั้นตอนต่อไปคือการตรวจสอบการตั้งค่าสำหรับการติดตามและปรับแต่งให้เหมาะกับความต้องการของคุณ เมื่อต้องการทำเช่นนี้ให้คลิกที่ปุ่ม แชร์สมุดงานที่ด้านซ้ายของปุ่ม ติดตามการเปลี่ยนแปลงคลิกที่แท็บ ขั้นสูงเมื่อกล่องโต้ตอบ Share Workbookปรากฏขึ้น
ที่นี่ คุณสามารถเปลี่ยนจำนวนวันที่จะเก็บประวัติการเปลี่ยนแปลงไว้เป็นอย่างอื่นได้ภายใน 30 วัน การเปลี่ยนแปลงจะได้รับการอัปเดตเมื่อไฟล์ถูกบันทึกไว้ แต่คุณสามารถทำได้เพื่อให้ทำโดยอัตโนมัติทุกๆสองสามนาที สุดท้ายคุณสามารถเลือกวิธีที่คุณต้องการจัดการกับความขัดแย้ง: โดยการถามหรือเพียงแค่ปล่อยให้มีการเปลี่ยนแปลงครั้งสุดท้ายเมื่อบันทึกไฟล์ไว้
ดูการเปลี่ยนแปลง
เมื่อคุณเปิดใช้งานการติดตามแล้ว คุณสามารถคลิกที่ปุ่มติดตามการเปลี่ยนแปลงได้อีกครั้งคลิกที่ไฮไลต์การเปลี่ยนแปลงและคุณจะสังเกตเห็นว่าช่อง เปลี่ยนรายการในแผ่นงานใหม่จะไม่เป็นสีเทาอีกต่อไป
ตรวจสอบและคลิก OK จะมีการเพิ่มแผ่นงานใหม่ที่เรียกว่า ประวัติซึ่งจะช่วยให้คุณสามารถดูการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดที่ทำไว้ในสมุดงานนั้น
ในบางช่วงเวลาคุณจะต้องอนุมัติหรือปฏิเสธการเปลี่ยนแปลง คุณสามารถตรวจสอบการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดจากนั้นเลือกและเลือกรายการที่ต้องการเก็บหรือทิ้ง
เพียงคลิก ติดตามการเปลี่ยนแปลงอีกครั้งและเลือก ยอมรับ / ปฏิเสธการเปลี่ยนแปลง เลือกตัวเลือกเพื่อเลือกการเปลี่ยนแปลงที่คุณต้องการยอมรับหรือปฏิเสธ หากต้องการทบทวนการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดเพียงแค่ปล่อยให้ เมื่อตรวจสอบแล้วตรวจสอบว่าได้ตั้งค่าเป็น ไม่ได้ตรวจสอบ
คลิกตกลงและ Excel จะเริ่ม แสดงการเปลี่ยนแปลงแต่ละครั้งที่ทำขึ้นและให้คุณเลือก ยอมรับหรือ ปฏิเสธคุณสามารถ ยอมรับทั้งหมดหรือ ปฏิเสธทั้งหมดได้หากต้องการ
หาก คุณปฏิเสธการเปลี่ยนแปลงทันทีจะเปลี่ยนกลับไปใช้กับสิ่งที่เดิมในเซลล์นั้น เป็นมูลค่า noting ว่าถ้าเซลล์อื่นอ้างอิงเนื้อหาของเซลล์ที่ถูกปฏิเสธแล้วค่าที่จะเปลี่ยนเมื่อค่าเซลล์อ้างอิงย้อนกลับ. นี่อาจทำให้สูตรแตกได้ ฯลฯ ดังนั้นโปรดระวัง
นั่นแหล่ะ! ขณะนี้คุณสามารถติดตามการเปลี่ยนแปลงใด ๆ ที่เกิดขึ้นกับสเปรดชีต Excel ได้อย่างง่ายดายโดยใช้คุณลักษณะที่มีอยู่ภายในนี้ หากคุณมีข้อสงสัยโปรดโพสต์ความคิดเห็น สนุก!