แม้ว่า Microsoft จะมีแอปพลิเคชัน แบบกระดานคัมบัง (Microsoft Planner) อยู่แล้ว แต่ Microsoft Lists ที่เปิดตัวใหม่ก็ตอบสนองความต้องการเครื่องมือการทำงานร่วมกันที่มีจุดประสงค์ทั่วไปมากขึ้น มาดูกันว่าคุณสามารถใช้ Microsoft Lists ด้วยตัวเองได้อย่างไร
ผู้ใช้ที่คุ้นเคยกับ Microsoft Sharepoint จะสังเกตเห็นความคล้ายคลึงกับแอป Lists ใหม่ เนื่องจากเป็นเวอร์ชันอัปเกรดของเครื่องมือเดียวกัน แม้ว่ารายการ Sharepoint ส่วนใหญ่เกี่ยวกับการจัดการข้อมูลและสามารถเข้าถึงได้ผ่านสเปรดชีต Excel แต่ Microsoft Lists มุ่งเน้นไปที่การทำงานร่วมกันมากกว่าและสามารถดูได้ด้วยวิธีที่เป็นมิตรต่อผู้ใช้หลายวิธี
รายการ Microsoft คืออะไร
รายการ Microsoft ได้รับการอธิบายไว้ค่อนข้างดีตามชื่ออยู่แล้ว แต่จำนวนผลิตภัณฑ์ที่คล้ายคลึงกันในคลังแสงของ Microsoft ยังคงทำให้เกิดความสับสนเล็กน้อย สิ่งที่ต้องทำของ Microsoft ให้คุณเพิ่มงานลงในรายการได้แล้ว ในขณะที่ ไมโครซอฟต์ แพลนเนอร์ ทำงานเป็นเครื่องมือในการทำงานร่วมกันเป็นทีมที่คล่องตัวอย่างเหมาะสม และยังมี Sharepoint ซึ่งให้คุณสร้างรายการที่แชร์ได้เช่นกัน
Microsoft Lists สร้างความแตกต่างจากแอปพลิเคชันเหล่านี้ด้วยอินเทอร์เฟซที่ทันสมัย การสนับสนุนข้ามแพลตฟอร์ม และการปรับแต่งที่น่าทึ่ง มันไม่ได้พยายามที่จะแทนที่เครื่องมือเหล่านี้ แต่เพื่อเสริม และด้วยเหตุนี้ จึงมีการรวมระบบเข้ากับ Planner และ Sharepoint แบบเนทีฟ
รายการมีไว้สำหรับสร้างรายการอเนกประสงค์ของ อะไรก็ได้ตั้งแต่งานไปจนถึงกิจกรรมในปฏิทิน และแม้แต่การป้อนข้อมูลเท่านั้น ซึ่งจับคู่กับความสามารถในการแชร์รายการเหล่านี้กับ ทีมไมโครซอฟต์ (รวมเข้าด้วยกันอีกครั้ง) เพื่อหารือและทำงานร่วมกันในรายการใดๆ ก็ตาม
โดยพื้นฐานแล้ว Microsoft Lists ทำงานเป็นทางเลือกที่มีประสิทธิภาพแทนเครื่องมือการจัดการโครงการ เช่น Trello สำหรับทีมที่ใช้ชุด Office 365 ซึ่งอุดช่องว่างสำคัญในความสามารถของระบบนิเวศของ Microsoft
การใช้ Microsoft Lists
เนื่องจาก Microsoft Lists มีวัตถุประสงค์เพื่อทำงานเป็นเครื่องมือสร้างรายการร่วมกันที่มีจุดประสงค์ทั่วไป จึงได้รับการออกแบบให้เป็นแพลตฟอร์มข้ามแพลตฟอร์ม นอกจากแอปเดสก์ท็อปแล้ว คุณยังสามารถดาวน์โหลดแอป Lists บนอุปกรณ์เคลื่อนที่บน Android และโทรศัพท์ iOS ได้ นอกเหนือจากเวอร์ชันเว็บที่สามารถเข้าถึงได้ผ่านเบราว์เซอร์ใดก็ได้
เป็นส่วนหนึ่งของชุด Office 365 แต่คุณยังสามารถใช้เป็นตัวอย่างในตอนนี้กับบัญชี Microsoft ใดก็ได้ แม้ว่าจะไม่ได้สมัครใช้งาน Office ก็ตาม
และนั่นคือทั้งหมดที่คุณต้องมีเพื่อเริ่มต้น มีความชำนาญในการใช้ Excel (หรือ Sharepoint) จะพบฟีเจอร์ที่คล้ายกันมากมาย เช่น การจัดเรียงข้อมูลในคอลัมน์ หรือใช้ตัวกรองเพื่อดูรายการที่เลือก
คุณยังสามารถส่งออกรายการใดๆ เป็น ไฟล์ CSV หรือไฟล์ Microsoft Power BI ด้วยปุ่มส่งออกที่ด้านบน
การแชร์รายการ
เนื่องจากจุดประสงค์ทั้งหมดของ Microsoft Lists คือการทำงานร่วมกับผู้อื่น เรามาดูกันว่าคุณสามารถแบ่งปันรายการที่คุณสร้างขึ้นได้อย่างไร
อย่ากังวลกับข้อผิดพลาดใดๆ ที่เกิดขึ้นในส่วนนี้ คุณสามารถใช้ปุ่มจัดการการเข้าถึงที่ด้านบนขวาเพื่อแก้ไขการอนุญาตของผู้ใช้สำหรับรายการที่กำหนด
การสร้างมุมมองในรายการ Microsoft
รายการเริ่มต้นไม่ใช่วิธีเดียวในการดูรายการ Microsoft คุณสามารถเลือกจากสี่มุมมองที่แตกต่างกัน: รายการ ปฏิทิน แกลเลอรี และกระดาน
ความยืดหยุ่นในการแสดงข้อมูลเป็นภาพเป็นข้อดีอีกประการหนึ่งที่รายการมีเหนือ Sharepoint ไม่มีมุมมองที่สมบูรณ์แบบ ขึ้นอยู่กับเนื้อหาของรายการที่เป็นปัญหา มุมมองบางมุมมองจะเหมาะสมกว่ามุมมองอื่นๆ
งานอัตโนมัติโดยการสร้างกฎ
ฟีเจอร์ที่สำคัญของแอปสร้างรายการการทำงานร่วมกันคือทำให้งานบางอย่างเป็นไปโดยอัตโนมัติได้ โชคดีที่ Microsoft Lists ช่วยคุณได้
เราพูดว่างาน แต่ในตอนนี้สิ่งเดียวที่คุณทำให้เป็นอัตโนมัติได้คือการแจ้งเตือน คุณสามารถตั้งค่ารายการเพื่อแจ้งให้คุณทราบเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงบางอย่าง เพื่อให้คุณติดตามว่าทีมของคุณใช้รายการอย่างไร
รายการ Microsoft คุ้มค่าหรือไม่
สำหรับใครก็ตามที่คุ้นเคยกับระบบนิเวศ ออฟฟิศ 365 แล้ว แอป Microsoft Lists เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการจัดระเบียบทุกอย่าง ไม่ว่าคุณจะทำงานกับทีมเล็กๆ หรือทั้งแผนกก็ตาม
พี>คุณสามารถสร้างงาน จัดทำรายการกิจกรรมในปฏิทิน และหารือทุกรายการกับเพื่อนร่วมทีมได้ รายการสามารถปรับแต่งได้อย่างมาก โดยมีเทมเพลตหลายรายการเพื่อสร้างรายการที่สมบูรณ์แบบสำหรับกรณีการใช้งานของคุณ ไม่ว่าจะเป็นการเริ่มต้นพนักงานหรือตัวติดตามค่าใช้จ่าย
และก่อนที่เราจะเข้าสู่การบูรณาการแบบเนทิฟกับแอป Office 365 อื่นๆ เช่น Teams หรือ Planner ทำให้เป็นเครื่องมือในองค์กรที่สมบูรณ์แบบสำหรับผู้ที่คุ้นเคยกับแอปพลิเคชันของ Microsoft.