หากคุณมี Microsoft Office ติดตั้งอยู่ แต่ไม่เคยสัมผัส Excel ก่อนหน้านี้เพราะคุณไม่รู้วิธีใช้หรือไม่ทราบว่าจะสามารถทำอะไรให้คุณได้บ้างคุณต้องอ่านบทความนี้ในการเรียนรู้ วิธีการใช้ Excel!
Microsoft Excel เป็นโปรแกรมสเปรดชีตที่มีประสิทธิภาพที่สามารถใช้สำหรับทุกอย่างจากฐานข้อมูลแบบง่ายๆไปจนถึงโปรแกรม Windows เต็มรูปแบบพร้อมกับรูปแบบหน้าต่างแมโคร, และ Add-on คุณสามารถใช้ Excel เพื่อคำนวณการชำระคืนเงินกู้รถยนต์ข้อมูลกราฟการจัดการระเบียนลูกค้าเก็บสมุดที่อยู่ ฯลฯ
ปัจจุบัน Excel ใช้สถาบันการเงินขนาดใหญ่ที่สุดในการวิเคราะห์ข้อมูลทางการเงินรายวัน มีฟังก์ชันทางการเงินสูตรและ Add-on มากมายที่ช่วยให้คุณสามารถใช้ Excel จัดเก็บและวิเคราะห์ข้อมูลได้ง่ายๆอย่างรวดเร็ว
ในบทแนะนำนี้เราจะไป ผ่านพื้นฐานของ Excel: การสร้างเวิร์กบุคโดยใช้เวิร์กชีทป้อนข้อมูลการใช้สูตร ฯลฯ เพื่อให้คุณสามารถใช้งานซอฟต์แวร์ได้อย่างสบายใจและเริ่มเรียนรู้ด้วยตัวเองด้วยการเล่นเกมด้วย
ขั้นตอนแรก ลงใน Excel
ขั้นแรกให้เปิด Excel และดูอินเทอร์เฟซของโปรแกรม เปิด Excel และสมุดงานใหม่จะได้รับการสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติ สมุดงานเป็นวัตถุระดับบนสุดใน Excel มีเวิร์กชีทซึ่งเก็บข้อมูลจริงทั้งหมดที่คุณจะใช้งานได้ เวิร์กชีตจะเริ่มต้นด้วยแผ่นงานสามแผ่น แต่คุณสามารถเพิ่มหรือลบแผ่นงานได้ตลอดเวลาตราบเท่าที่มีอย่างน้อยหนึ่งแผ่นงานในสมุดงานที่ระบุ
ตอนนี้ขึ้นอยู่กับรุ่นของ Excel ที่คุณใช้ หน้าจอต่อไปนี้อาจดูแตกต่างไปจากเดิมอย่างสิ้นเชิง ไมโครซอฟท์ได้เปลี่ยนส่วนติดต่อกันอย่างดุเดือดจาก Office 2003 ไปเป็น 2007 ถึง 2010 และในที่สุดก็ในปี 2013 แต่น่าเสียดายที่ฉันต้องเลือกเวอร์ชันเพื่อเขียนบทแนะนำนี้และฉันกำลังเลือก Excel 2010 เนื่องจากถูกต้องระหว่างปี 2007 ถึง 2013 และทั้งสาม ใช้ส่วนติดต่อริบบิ้นใหม่ Office 2013 ทำให้รูปลักษณ์ดูสะอาดขึ้น แต่รูปแบบโดยรวมยังคงเหมือนเดิม
ข้ามด้านบนคุณมีริบบิ้น Excel ด้วย แท็บหลายแท็บและไอคอนเล็ก ๆ น้อย ๆ ที่ด้านบนของแถบเครื่องมือ Quick Access Toolbar ไอคอนเล็ก ๆ เหล่านี้ช่วยให้คุณสามารถใช้งานฟังก์ชัน Excel ที่เหมือนกันได้เช่นการเพิ่มหรือลบแถวในแผ่นงานหรือแผงแช่แข็ง ฯลฯ
หากคุณต้องการ ปรับแต่งส่วนติดต่อริบบิ้นเช่นเพิ่มปุ่มหรือตัวเลือกที่คุณพลาดจาก Excel รุ่นเก่าคุณสามารถทำได้โดยคลิกที่ ไฟล์จากนั้นคลิกที่ ตัวเลือก
คลิกที่ กำหนด Ribbonที่ด้านล่างซ้ายและคุณจะสามารถเพิ่มหรือลบส่วนที่เป็นไปได้ออกได้ ตัวเลือกที่คุณอาจต้องการ โดยค่าเริ่มต้นระบบจะแสดงคำสั่งที่เป็นที่นิยม แต่คุณสามารถคลิกที่เมนูแบบเลื่อนลงเพื่อดูตัวเลือกทั้งหมดที่เป็นไปได้สำหรับแท็บต่างๆ นอกจากนี้ตัวเลือกหนึ่งที่ฉันชอบก็คือการเลือก คำสั่งไม่อยู่ใน Ribbonจากเมนูแบบเลื่อนลง ด้วยวิธีนี้คุณสามารถดูคำสั่งที่ไม่อยู่ในริบบิ้นแล้วเพิ่มสิ่งที่คุณรู้สึกว่าจะต้องใช้
ที่ด้านล่างของหน้าจอคุณจะเห็นสามแผ่นชื่อ Sheet1, Sheet2 และ Sheet3 นี่เป็นหมายเลขเริ่มต้นที่สมุดงาน Excel ทุกแผ่นจะเริ่มต้นด้วย
ใน Excel รุ่นก่อนหน้าบานหน้าต่างงานจะอยู่ทางด้านขวาของ หน้าจอ แต่ที่ได้ถูกเอาออกแล้วและฟังก์ชันทั้งหมดได้ถูกย้ายไปยังแท็บแฟ้มแล้ว นี่คือที่ที่คุณสามารถทำสิ่งต่างๆมากมายเช่นการเปิดเวิร์กบุคการสร้างใหม่การพิมพ์และอื่น ๆ
การเดินทาง เริ่มต้นด้วย Excel
วิธีที่ดีที่สุดในการเรียนรู้อะไรคือการทำสิ่งที่เป็นประโยชน์จริง ๆ และ Excel เป็นตัวอย่างที่ดีที่สุด! สมมติว่าคุณเป็นครูระดับไฮสคูลหรือวิทยาลัยและต้องการติดตามผลคะแนนของนักเรียนโดยคำนวณค่าเฉลี่ยและบอกคะแนนต่ำสุดที่นักเรียนจะต้องได้รับเพื่อสอบผ่านขั้นสุดท้ายเพื่อที่จะผ่านชั้นเรียน
เสียงเหมือนปัญหาง่ายๆและเป็น (เมื่อคุณได้สูตรในหัวของคุณ)! Excel สามารถทำเช่นนี้ให้กับคุณได้อย่างรวดเร็วดังนั้นเรามาดูวิธีการ
ก่อนอื่นให้เราป้อนข้อมูลบางส่วนลงในเซลล์ใน Excel ใน Excel คอลัมน์ต่างๆจะมีข้อความกำกับว่า A และต่อจาก Z และอื่น ๆ เซลล์เป็นเพียงหมายเลขแถวโดยเฉพาะและคอลัมน์เช่น A1 เป็นเซลล์แรกในแผ่นงาน Excel
ขอประเภทนักเรียน ลงใน A1 จากนั้นพิมพ์ Aถึง Eในฐานะชื่อนักเรียนที่ลงมาที่คอลัมน์ A ดังรูปด้านล่าง:
ตอนนี้ให้เข้าไปที่ ทดสอบ 1ทดสอบ 2และ ทดสอบ 3ลงในเซลล์ B1, C1 และ D1 ตามลำดับ ตอนนี้เรามีตาราง 5 × 4 แล้วลองกรอกข้อมูลในแบบทดสอบปลอมด้วยเช่นกันดังนี้
ตอนนี้ขอเรียนรู้จาก พื้นฐานของการจัดรูปแบบเซลล์ใน Excel ตอนนี้ตารางของเราดูไม่ค่อยดีนักเนื่องจากข้อความและตัวเลขเรียงกันต่างกันและส่วนหัวไม่ได้แยกจากข้อมูล ขั้นแรกให้รวบรวมข้อมูลทั้งหมดไว้เพื่อให้ทุกอย่างดูดีขึ้น คลิกที่เซลล์ A1และลากเมาส์ลงไปที่เซลล์ D6เพื่อไฮไลต์ชุดข้อมูลทั้งหมด:
จากนั้นคลิกที่แท็บหน้าแรกและคลิกที่ปุ่ม จัดกึ่งกลางตารางนี้อยู่ตรงกลางกับข้อมูลทั้งหมดที่อยู่ใต้หัวเรื่อง
ตอนนี้ให้ดูซิว่าเราสามารถจัดรูปแบบเซลล์ Excel ได้อย่างไร ลองเปลี่ยนสีของแถวแรกเป็นอย่างอื่นเพื่อให้สามารถแยกส่วนหัวออกจากข้อมูลได้อย่างชัดเจน คลิกที่เซลล์ A1และลากเมาส์ขณะที่กดปุ่มลงไปที่เซลล์ D1คลิกขวาและเลือก จัดรูปแบบเซลล์
ขณะนี้มีสองตัวเลือกที่คุณมีอยู่ ณ จุดนี้ คุณจะสังเกตเห็นในภาพด้านบนเมนูคลิกขวาปกติที่ขึ้นต้นด้วย Cut, Copy ฯลฯ แต่คุณจะเห็นแถบเครื่องมือลอยตัวอยู่เหนือเมนูด้วย เมนูลอยตัวนี้เป็นแถบเครื่องมือตัวเลือกที่เป็นที่นิยมซึ่งช่วยให้คุณสามารถเปลี่ยนแบบอักษรเปลี่ยนขนาดข้อความจัดรูปแบบเซลล์เป็นเงินหรือเปอร์เซ็นต์ช่วยให้คุณเปลี่ยนพื้นหลังหรือสีตัวอักษรและเพิ่มเส้นขอบลงในเซลล์ได้ สะดวกเพราะคุณไม่ต้องเปิดกล่องโต้ตอบ Format Cells แยกต่างหากและทำไว้ที่นั่น
หากคุณต้องการจัดรูปแบบขั้นสูงเพิ่มเติมที่ไม่มีในแถบเครื่องมืออย่างรวดเร็วให้ไปที่ข้างหน้าและเปิดกล่องโต้ตอบ ในบทแนะนำนี้ฉันจะแสดงวิธีโต้ตอบให้เราเห็น ในกล่องโต้ตอบ Format Cells คลิกที่แท็บ Patternsและเลือกสีจากจานสี ฉันเลือกสีเหลืองเพื่อให้ชัดเจน
คลิกตกลงแล้วคุณจะเห็นว่ามีการเปลี่ยนสีสำหรับเซลล์ที่เลือกไว้
ขอเพิ่มเส้นขอบระหว่างเซลล์ต่างๆเพื่อที่ว่าถ้าเราตัดสินใจที่จะพิมพ์แผ่นงาน Excel จะมีเส้นสีดำอยู่ระหว่างทุกอย่าง ถ้าคุณไม่เพิ่มเส้นขอบเส้นที่คุณเห็นใน Excel โดยค่าเริ่มต้นจะไม่พิมพ์ออกมาบนกระดาษ เลือกตารางทั้งหมดและไปที่ จัดรูปแบบเซลล์อีกครั้ง เวลานี้ไปที่แท็บ ชายแดนคลิกที่ปุ่ม ด้านนอกและ ภายในและคุณจะเห็นกล่องแสดงผลขนาดเล็กที่ด้านล่างของปุ่มเปลี่ยนแปลงตามเส้นขอบ
13
คลิกตกลงและขณะนี้คุณควรมีเส้นสีดำระหว่างเซลล์ทั้งหมด ดังนั้นตอนนี้เราได้จัดรูปแบบตารางของเราให้ดูมากขึ้น! คุณสามารถจัดรูปแบบนี้สำหรับข้อมูลของคุณได้ตามที่คุณต้องการ
การใช้สูตรและฟังก์ชันใน Excel
เดี๋ยวนี้มาดูส่วนสนุก ๆ : ใช้ฟังก์ชัน Excel และสูตรเพื่อทำอะไร! ดังนั้นเราจึงต้องการคำนวณเกรดเฉลี่ยสำหรับนักเรียน 5 คนหลังจากการสอบที่ 1 ของพวกเขาครั้งแรก Excel มีฟังก์ชันเฉลี่ยที่เราสามารถใช้ในการคำนวณค่านี้โดยอัตโนมัติ แต่เราจะทำอย่างแตกต่างเล็กน้อยเพื่อแสดงสูตรและฟังก์ชัน
เพิ่มส่วนหัวที่เรียกว่า Sumstrong>ในคอลัมน์ Fและ เฉลี่ยในคอลัมน์ Gและจัดรูปแบบด้วยวิธีเดียวกับที่เราทำในเซลล์ส่วนหัวอื่น ๆ
ตอนนี้เราจะใช้ฟังก์ชัน Sum ของ Excel เพื่อคำนวณผลรวมของคะแนนสามสำหรับแต่ละนักเรียน คลิกที่เซลล์ F2และพิมพ์ "= sum (" โดยไม่มีเครื่องหมายคำพูดเครื่องหมาย = บอก Excel ว่าเราวางแผนที่จะใส่สูตรบางอย่างลงในเซลล์นี้เมื่อคุณ พิมพ์ในวงเล็บแรก Excel จะแสดงฉลากเล็ก ๆ น้อย ๆ ที่แสดงให้คุณทราบว่าตัวแปรประเภทใดที่ใช้ในฟังก์ชันนี้
คำ SUM เป็นตัว - in ฟังก์ชันใน Excel ซึ่งจะคำนวณผลรวมของช่วงที่ระบุของเซลล์ ณ จุดนี้หลังจากเครื่องหมายวงเล็บแรกคุณสามารถเลือกช่วงของเซลล์ที่คุณต้องการสรุปได้ไม่จำเป็นต้องพิมพ์เซลล์ทีละหนึ่งอัน! เลือกเซลล์ B2 เป็น D2 และคุณจะเห็นสูตรที่ได้รับการปรับปรุงโดยอัตโนมัติและเป็นสีฟ้า
หลังจากที่คุณเลือกช่วงให้พิมพ์ เครื่องหมายวงเล็บปิด (Shift + 0)และกด Enterและตอนนี้คุณมีผลรวมของตัวเลขแล้วใช่ไม่ยากนัก! เป็นพระราชความเจ็บปวดที่จะทำเช่นนี้สำหรับชุดของ 100 หรือ 500 นักเรียน! ดีมี a n วิธีง่ายๆในการคัดลอกสูตรของคุณโดยอัตโนมัติสำหรับนักเรียนคนอื่น ๆ
คลิกที่เซลล์ F2จากนั้นเลื่อนเมาส์ไปที่ขอบล่างขวาของเซลล์ คุณจะสังเกตเห็นว่าเคอร์เซอร์เปลี่ยนจากไม้กางเขนสีขาวไขมันเป็นสีดำที่ผอมและด้านล่างขวาของเซลล์เป็นกล่องสีดำขนาดเล็ก
คลิกเมาส์ค้างไว้เมื่อเปลี่ยนแล้วลากไปที่แถวของนักเรียนคนสุดท้าย Excel จะใช้สูตรเดียวกัน แต่ปรับปรุงเซลล์แถวปัจจุบันเพื่อคำนวณผลรวมของแต่ละแถวโดยใช้ข้อมูลของแถวนั้น
จากนั้นคลิกที่เซลล์ G2และพิมพ์เครื่องหมาย = เพื่อแสดงว่าเรากำลังเริ่มต้นสูตร เนื่องจากเราต้องการแบ่งผลรวมเป็น 3 ให้ได้ค่าเฉลี่ยให้พิมพ์เครื่องหมาย = จากนั้นเลือกเซลล์ผลรวม F2 ดำเนินการต่อด้วยสูตรโดยการพิมพ์ "/ 3" ซึ่งหมายความว่าแบ่งเป็น 3
กด Enter และขณะนี้คุณได้ป้อนข้อมูลของคุณแล้ว forumla เฉลี่ย! คุณสามารถใช้วงเล็บและดำเนินการฟังก์ชันทางคณิตศาสตร์ทั้งหมดในลักษณะเดียวกันนี้ได้ ตอนนี้ทำสิ่งเดียวกับที่เราทำกับคอลัมน์โดยเฉลี่ยแล้วคลิกกล่องสีดำขนาดเล็กที่มุมล่างขวาในเซลล์ G2และลากลงไปที่ด้านล่าง Excel จะคำนวณค่าเฉลี่ยสำหรับส่วนที่เหลือของเซลล์โดยใช้สูตรของคุณ
และสุดท้ายให้ใส่สูตรอื่นเพื่อคำนวณว่าแต่ละ นักเรียนจะต้องได้รับในขั้นสุดท้ายเพื่อที่จะได้รับ A ในชั้นเรียน! เราต้องทราบข้อมูลสามชิ้น ได้แก่ เกรดปัจจุบันเกรดที่ผ่านมาสำหรับชั้นเรียนและเปอร์เซ็นต์ของคะแนนสุดท้ายจะเป็นอย่างไรในชั้นเรียนทั้งหมด เรามีเกรดปัจจุบันอยู่แล้วซึ่งเราคำนวณและเราสามารถสมมติให้เกรด 70 เป็นเกรดที่ผ่านได้และคะแนนสุดท้ายเท่ากับ 25% ของคะแนนรวม นี่คือสูตรที่ฉันได้รับจาก เว็บไซต์ นี้
คะแนนสอบปลายภาค = สอบมูลค่า x คะแนนสอบ + (1 - ค่าสอบ) x ระดับปัจจุบัน
คะแนนสุดท้ายจะเท่ากับ 70 เนื่องจากเป็นคะแนนที่เราให้สมมติว่าค่าสอบคือ. 25 และเราต้องแก้ไขคะแนนสอบ ดังนั้นสมการจะกลายเป็น:
คะแนนการสอบ = (เกรดสุดท้าย - (1 - ค่าสอบ) x ระดับปัจจุบัน) / Exam Worth
ดังนั้นขอสร้างส่วนหัวใหม่ในคอลัมน์ I และ ในเซลล์ I2, ตีพิมพ์ "= (70- (1-.25) *" จากนั้นเลือกเซลล์ G2 แล้วดำเนินการต่อด้วย ") /. 25" และ จากนั้นกด Enter ตอนนี้คุณควรเห็นเกรดที่ต้องการและสูตรในแถบสูตรเหนือชื่อคอลัมน์ ตามที่คุณสามารถดูได้ด้านล่างนักเรียน A ต้องได้คะแนนอย่างน้อย 49 เพื่อให้แน่ใจว่าได้คะแนน 70 คะแนนสำหรับคะแนนสุดท้ายของพวกเขา
อีกครั้งคว้ากล่องสีดำด้านล่างของเซลล์และลากลงไปที่ด้านล่างของชุดข้อมูล และไวโอลิน! ตอนนี้คุณใช้ฟังก์ชัน Excel แล้วสร้างสูตรของคุณเองใน Excel และจัดรูปแบบเซลล์เพื่อดึงดูดความสนใจของผู้ชม
หวังว่านี้ช่วยได้! ฉันจะลองเขียนเพิ่มเติมเช่นนี้สำหรับคุณลักษณะขั้นสูงเพิ่มเติมของ Excel และผลิตภัณฑ์ Office อื่น ๆ กรุณาฝากความคิดเห็นของคุณไว้ในคู่มือการใช้ Excel นี้! สนุก!