การใช้รายการดรอปดาวน์ใน Excel สามารถลดเวลาที่อาจต้องใช้ได้ถึง ป้อนข้อมูลลงในสเปรดชีต อย่างมาก โชคดีที่สร้างรายการดรอปดาวน์ใน Excel ได้ง่ายมาก
มีวิธีการสองสามวิธีในการทำเช่นนี้ ตั้งแต่ง่ายไปจนถึงขั้นสูง คุณจะได้เรียนรู้ทุกวิถีทางในบทความนี้
สร้างรายการดรอปดาวน์ใน Excel: วิธีง่ายๆ
วิธีที่ง่ายที่สุดในการสร้าง รายการดรอปดาวน์ใน Excel คือการป้อนรายการด้วยตนเอง ซึ่งเหมาะสำหรับสถานการณ์ที่คุณต้องการเพียงรายการดรอปดาวน์ในเซลล์เดียว และคุณไม่จำเป็นต้องอัปเดตบ่อยๆ
ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังส่งไฟล์ไปยังบุคคลที่คุณต้องการให้ กรอกข้อมูลในฟิลด์บางฟิลด์ และหนึ่งฟิลด์มีรายการตัวเลือกง่ายๆ วิธีนี้เหมาะอย่างยิ่ง
ในการสร้างรายการดรอปดาวน์โดยใช้วิธีการง่ายๆ:
1. เลือกเซลล์หรือเซลล์ที่คุณต้องการสร้างรายการ
2. เลือก ข้อมูลจากเมนู แล้วเลือก การตรวจสอบข้อมูลบนริบบิ้น
3. ซึ่งจะเปิดหน้าต่างการตรวจสอบข้อมูล เลือกรายการแบบเลื่อนลงภายใต้ อนุญาตและเลือก รายการ
4. วิธีนี้ช่วยให้คุณพิมพ์รายการที่คุณต้องการในรายการได้ด้วยตนเอง เพียงพิมพ์แต่ละรายการลงในฟิลด์ แหล่งที่มาโดยคั่นแต่ละรายการด้วยเครื่องหมายจุลภาค
5 เลือก ตกลงตอนนี้ คุณจะเห็นว่าเซลล์ที่คุณเลือกมีลูกศรดรอปดาวน์อยู่ข้างๆ เมื่อคุณเลือกลูกศรนี้ คุณจะเห็นรายการทั้งหมดที่คุณพิมพ์รวมอยู่ในรายการนี้
แม้ว่าจะเป็นวิธีที่เร็วที่สุดในการสร้างรายการดรอปดาวน์ใน Excel ก็ยังรักษายากที่สุด การแก้ไขรายการต้องกลับไปสู่การตั้งค่าการตรวจสอบความถูกต้องและอัปเดตช่องต้นทาง
หากคุณสร้างรายการดรอปดาวน์ประเภทนี้จำนวนมากใน Excel การแก้ไขรายการเหล่านี้อาจต้องใช้เวลามาก ด้วยเหตุนี้จึงเป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องใช้วิธีนี้สำหรับเซลล์เดียว และสำหรับรายการที่คุณไม่คาดว่าจะเปลี่ยนแปลง
สร้างรายการดรอปดาวน์ใน Excel: การใช้ช่วง
หากคุณต้องการโซลูชันที่ยืดหยุ่นมากขึ้น คุณสามารถดึงรายการสำหรับรายการของคุณจาก ช่วงของเซลล์อื่นๆ ใน Excel
การทำเช่นนี้:
1. ขั้นแรก แสดงรายการทั้งหมดที่คุณต้องการในรายการของคุณลงในคอลัมน์ของเซลล์ใดๆ คุณสามารถป้อนข้อมูลเหล่านี้ในสเปรดชีตปัจจุบันหรือในชีตอื่น ๆ ได้
2. ทำซ้ำขั้นตอนด้านบนเพื่อเลือกเซลล์และเปิดหน้าต่างการตรวจสอบข้อมูล ตั้งค่าฟิลด์อนุญาตเป็น รายการคราวนี้ แทนที่จะพิมพ์อะไรลงในฟิลด์ Source ให้เลือกไอคอนลูกศรขึ้นทางด้านขวาของฟิลด์นี้ นี่คือตัวเลือกการเลือกช่วงที่ให้คุณเลือกฟิลด์ที่คุณต้องการดึงรายการของคุณออกมา
3. คุณจะเห็นหน้าต่างการตรวจสอบข้อมูลยุบเพื่อให้คุณเห็นทั้งแผ่นงาน ลากตัวชี้เมาส์ลงตลอดช่วงของเซลล์ที่มีรายการทั้งหมดที่คุณต้องการรวม เมื่อคุณทำเสร็จแล้ว ให้เลือกไอคอนลูกศรลงทางด้านขวาของฟิลด์การเลือก การดำเนินการนี้จะขยายหน้าต่างการตรวจสอบข้อมูลอีกครั้ง
4. คุณจะเห็นช่วงที่คุณเลือกปรากฏขึ้นในฟิลด์แหล่งที่มา เพียงเลือก ตกลงเพื่อยอมรับการตั้งค่าเหล่านี้
5. ตอนนี้ เมื่อคุณเลือกลูกศรดรอปดาวน์ทางด้านขวาของเซลล์ที่คุณกำหนดค่าเป็นรายการดรอปดาวน์ คุณจะเห็นรายการทั้งหมดรวมจากช่วงที่คุณเพิ่งเลือก
ข้อดีของแนวทางนี้คือ คุณสามารถเปลี่ยนรายการใดๆ ในรายการนั้นได้โดยการแก้ไขเซลล์ใดๆ ในช่วง การเปลี่ยนแปลงใดๆ ที่คุณทำจะอัปเดตรายการดรอปดาวน์ทั้งหมดที่คุณสร้างโดยที่คุณเลือกช่วงนี้เป็นแหล่งที่มา
วิธีนี้ดีที่สุดเมื่อคุณต้องการ จัดรูปแบบเซลล์จำนวนมาก ลงในรายการแบบเลื่อนลงโดยใช้วิธีเดียวกัน รายการ คุณสามารถให้เนื้อหาของช่วงเดียวควบคุมรายการสำหรับรายการเหล่านั้นทั้งหมดได้ และไม่ว่าจะมีกี่รายการก็ตาม
การเพิ่มรายการลงในรายการของคุณ
นอกจากนี้ หากต้องการเปลี่ยนรายการในช่วงของคุณเพื่ออัปเดตรายการ คุณสามารถเพิ่มรายการใหม่ได้ คุณจะไม่สามารถเพิ่มรายการต่อท้ายช่วงได้ เนื่องจากการเลือกช่วงของคุณถูกจำกัดโดยเซลล์แรกและเซลล์สุดท้ายที่คุณเลือก
คุณจะต้องแทรก รายการใหม่ที่อยู่ตรงกลางของช่วง Excel จะอัปเดตการเลือกช่วงของคุณแบบไดนามิกในการตั้งค่าการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลเพื่อรวมช่วงใหม่ที่คุณได้เพิ่มขึ้นหนึ่งเซลล์
ในการดำเนินการนี้:
1. คลิกขวาที่เซลล์ใดก็ได้ในช่วงแหล่งที่มาของคุณ และเลือก แทรกจากเมนูแบบเลื่อนลง
2. ในหน้าต่างการเลือกขนาดเล็ก ให้เลือก เลื่อนเซลล์ลงแล้วเลือก ตกลงการดำเนินการนี้จะเลื่อนเซลล์ทั้งหมดในช่วงลงทีละเซลล์ โดยแทรกเซลล์ว่างที่คุณเลือกไว้
3 พิมพ์รายการใหม่ที่คุณต้องการเพิ่มลงในเซลล์ว่างที่คุณเพิ่งสร้างขึ้น
ตอนนี้ เมื่อคุณเลือก ไอคอนลูกศรลง ทางด้านขวา ของเซลล์รายการดรอปดาวน์ที่คุณสร้างขึ้น คุณจะเห็นรายการใหม่ที่คุณเพิ่งเพิ่มในช่วงนั้น
นี่เป็นวิธีง่ายๆ ในการเพิ่มรายการใหม่ลงในรายการดรอปดาวน์ของคุณ แต่ต้องมีขั้นตอนเพิ่มเติมสองสามขั้นตอน แน่นอนว่ามันไม่ง่ายเลยที่จะเพิ่มรายการใหม่เมื่อสิ้นสุดช่วงของคุณ
หากคุณต้องการทำเช่นนั้น คุณจะต้องเปลี่ยนวิธีกำหนดค่า การตรวจสอบข้อมูล ให้กับช่วงของคุณ คุณสามารถเรียนรู้วิธีการทำสิ่งนี้ได้ในส่วนถัดไป
การเพิ่มรายการลงในรายการของคุณแบบไดนามิก
เพื่อความสะดวกในการเพิ่มรายการลงในรายการดรอปดาวน์ของคุณ เพียงแค่พิมพ์รายการใหม่ เมื่อสิ้นสุดช่วงที่กำหนดค่าไว้ คุณจะต้องใช้ OFFSET ฟังก์ชั่น
เมื่อเลือกเซลล์รายการแบบเลื่อนลง ให้เลือก ข้อมูลจาก เมนูและ การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลจากริบบอน
ในหน้าต่างการตรวจสอบข้อมูล ให้เปลี่ยนแหล่งที่มาดังต่อไปนี้:
=OFFSET($E $1,0,0,COUNTA($E:$E),1)
เปลี่ยน $E$1และ $E:$Eใน สูตร เพื่อใช้ตัวอักษรของคอลัมน์ที่คุณป้อนรายการของคุณ เลือกตกลงเพื่อยืนยันการกำหนดค่าการตรวจสอบข้อมูลใหม่นี้
นี่คือวิธีการทำงานของสูตร:
ตอนนี้ เมื่อใดก็ตามที่คุณเพิ่มค่าใหม่ให้กับคอลัมน์นั้น พารามิเตอร์ความสูงของฟังก์ชัน OFFSET จะเพิ่มขึ้นหนึ่งค่า และฟังก์ชัน OFFSET จะคืนค่าช่วงทั้งหมด อัปเดตเพื่อรวมรายการใหม่ของคุณ
หากต้องการดูการดำเนินการนี้ เพียงเพิ่มรายการใหม่ลงในรายการสินค้าของคุณ เลือกลูกศรแบบเลื่อนลงทางด้านขวาของเซลล์แบบเลื่อนลง แล้วคุณจะเห็นรายการใหม่ของคุณปรากฏในรายการแบบเลื่อนลง
โปรดทราบว่าคุณอาจต้องใช้ แถบเลื่อนทางด้านขวาหากรายการของคุณยาว
การลบรายการดรอปดาวน์ใน Excel
สุดท้าย หากคุณต้องการลบตัวเลือกดร็อปดาวน์จาก เซลล์ที่คุณตั้งค่านี้ เพียงเลือกเซลล์นั้นแล้วเปิดหน้าต่างการตรวจสอบข้อมูลอีกครั้ง
เปลี่ยนรายการแบบเลื่อนลง อนุญาตเป็น ค่าใดๆและ เลือก ตกลง
เมื่อคุณเปลี่ยนการตั้งค่านี้ คุณจะเห็นว่าเซลล์จะกลับมาเป็นปกติ
กำลังสร้าง รายการดรอปดาวน์ใน Excel
การสร้างรายการดรอปดาวน์ใน Excel เป็นเรื่องง่าย และคุณมีตัวเลือกมากมายให้เลือก วิธีการที่คุณเลือกนั้นขึ้นอยู่กับจำนวนเซลล์ที่คุณวางแผนจะเปิดใช้งานด้วยรายการเดียว และความยืดหยุ่นที่คุณต้องการให้รายการของไอเท็มเป็น หากคุณวางแผนที่จะเปลี่ยนรายการบ่อยๆ ให้ใช้วิธีการแบบไดนามิก