วิธีสร้างและใช้ข้อความอัตโนมัติใน Microsoft Word

โปรแกรมประมวลผล Word มาไกลตั้งแต่ต้นทศวรรษ 1980 เมื่อ Microsoft เปิดตัว Microsoft Word สำหรับ MS-DOS เป็นครั้งแรก คุณสมบัติที่แปลกใหม่คือมันถูกออกแบบมาให้ใช้กับเมาส์ ไมโครซอฟต์เวิร์ด เวอร์ชันปัจจุบันมีคุณลักษณะที่ผู้ใช้ไม่สามารถจินตนาการได้ในเวลานั้นรวมถึงการใช้ความสามารถอัตโนมัติของ Microsoft Word เพื่อสร้างเนื้อหาได้เร็วขึ้นและมีข้อผิดพลาดน้อยลง

หากคุณใช้ Word เป็นจำนวนมากโอกาสที่จะมีวลีบล็อกข้อความหรือกราฟิกที่คุณใช้บ่อยๆ คุณสมบัติการแก้ไขอัตโนมัติและข้อความอัตโนมัติของ Word ทำขึ้นเพื่อช่วยให้คุณแทรกรายการซ้ำ ๆ เหล่านั้นได้อย่างรวดเร็วช่วยให้คุณประหยัดเวลา ตัวอย่างอาจเพิ่มลายเซ็นของคุณในตอนท้ายของจดหมายหรือการใส่ภาษาต้นแบบลงในเอกสารเช่นสัญญาหรือคำขอข้อเสนอ

ความแตกต่างระหว่างการแก้ไขอัตโนมัติ และข้อความอัตโนมัติ

ใน Microsoft Word การแก้ไขอัตโนมัติช่วยให้คุณสร้างตัวอย่างข้อความที่ใช้ซ้ำได้สูงสุด 255 อักขระ จากนั้นตัวอย่างเหล่านี้จะพร้อมใช้งานสำหรับคุณไม่เพียง แต่ใน Word แต่ในแอป Office ทั้งหมดของคุณเช่น Outlook และ PowerPoint ด้วย

ข้อความอัตโนมัติในส่วนอื่น ๆ มือมีความแข็งแกร่งมากขึ้น ทำขึ้นเพื่อควบคุมบล็อกข้อความที่มีขนาดใหญ่ขึ้นมาก รายการข้อความอัตโนมัติที่คุณสร้างจะบันทึกด้วยเทมเพลต Word ของคุณและ ไม่พร้อมใช้งานในแอป Office อื่น ๆ ที่คุณใช้ ทั้งการแก้ไขอัตโนมัติและข้อความอัตโนมัติพร้อมใช้งานใน Microsoft Word เวอร์ชันเดสก์ท็อปและออนไลน์

วิธีสร้างและใช้การแก้ไขอัตโนมัติ

ในการกำหนดค่าและใช้รายการแก้ไขอัตโนมัติให้เปิดเอกสารที่มีข้อความที่คุณ ต้องการแปลงเป็นตัวอย่างข้อมูลที่ใช้ซ้ำได้ ในตัวอย่างด้านล่างเรากำลังกำหนดค่าการแก้ไขอัตโนมัติให้แทรกบล็อกข้อความสั้น ๆ เมื่อเราพิมพ์ -123

เลือกข้อความได้ไม่เกิน 255 อักขระที่คุณต้องการ เพื่อใช้ซ้ำโดยพิมพ์ชุดอักขระสั้น ๆ

ไปที่ ไฟล์>ตัวเลือก>การพิสูจน์อักษรและเลือกแท็บ ปุ่มตัวเลือกการแก้ไขอัตโนมัติ

ตรวจสอบว่าได้เลือกช่องทำเครื่องหมาย แทนที่ข้อความขณะพิมพ์

ถัดไปใน แทนที่ส่วนพิมพ์อักขระที่คุณต้องการแทนที่ด้วยบล็อกของข้อความที่คุณเลือกในขั้นตอนที่ 1 ในกรณีนี้เราใช้อักขระ -123>. ข้อความที่คุณเลือกในขั้นตอนที่ 1 จะปรากฏภายใต้ ด้วย

สุดท้ายเลือก เพิ่มจากนั้น OKแล้ว ตกลงอีกครั้ง

การใช้รายการแก้ไขอัตโนมัติ

ตอนนี้หากต้องการใช้รายการแก้ไขอัตโนมัติที่คุณสร้างขึ้นโดยทำตามขั้นตอนข้างต้นเพียงพิมพ์ -123ลงในเอกสาร Word ของคุณจากนั้นอักขระเหล่านั้นจะถูกแทนที่ด้วยบล็อกข้อความที่คุณเลือกในขั้นตอนที่ 1 .

วิธีสร้างและใช้ข้อความอัตโนมัติ

หากคุณต้องการแทรกบล็อกข้อความที่มีความยาวเกิน 255 อักขระหรือมีรูปภาพโดยอัตโนมัติให้ใช้ข้อความอัตโนมัติแทนการแก้ไขอัตโนมัติ

การสร้างรายการข้อความอัตโนมัติใหม่

อีกครั้งเริ่มต้นด้วยการเปิดเอกสารที่มีข้อความที่คุณต้องการสร้างเป็นข้อมูลโค้ดที่ใช้ซ้ำได้

เลือกบล็อกของ ข้อความรวมถึงรูปภาพที่คุณต้องการแปลงเป็นรายการ AutoText

กด Alt+ F3การดำเนินการนี้จะเปิดกล่องโต้ตอบ สร้างแบบเอกสารสำเร็จรูปใหม่ซึ่งคุณจะมีตัวเลือก 2-3 ตัวเลือก

กรอกข้อมูลอย่าลืมใส่ชื่อและคำอธิบายที่ไม่ซ้ำกัน

เลือก ตกลง

การใช้รายการข้อความอัตโนมัติของ Microsoft Word

ในตอนนี้หากต้องการใช้รายการข้อความอัตโนมัติที่คุณเพิ่งสร้างขึ้นให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้

เลือก แท็บ แทรกบนแถบเครื่องมือ

เลือก ส่วนด่วนแล้วเลือก ข้อความอัตโนมัติ

เลือก รายการข้อความอัตโนมัติที่คุณต้องการและจะถูกแทรกลงในเอกสาร Word ของคุณ

การใช้รายการข้อความอัตโนมัติผ่านการแก้ไขอัตโนมัติ

หรือคุณสามารถแทรกรายการข้อความอัตโนมัติที่คุณสร้างขึ้นโดยพิมพ์ชื่อของรายการ วิธีนี้เป็นการใช้ฟังก์ชันการแก้ไขอัตโนมัติเป็นหลัก ตัวอย่างเช่นเมื่อใช้รายการข้อความอัตโนมัติด้านบนคุณสามารถเริ่มพิมพ์“ Leverage agile frameworks” และคุณจะเห็นคำแนะนำเครื่องมือปรากฏขึ้นซึ่งระบุว่า“ (กด ENTER เพื่อแทรก)”

เมื่อคุณกด Enterเต็ม บล็อกข้อความอัตโนมัติจะถูกแทรกลงในเอกสารของคุณ

กระทู้ที่เกี่ยวข้อง: