วิธีการเรียงตามตัวอักษรใน Excel


เมื่อคุณต้องการเรียงตามตัวอักษรใน Excel ไม่ว่าจะเป็นการเรียงลำดับคอลัมน์หรือแถวกระบวนการก็มักจะตรงไปตรงมา อย่างไรก็ตามเมื่อพูดถึงการเรียงตัวอักษรหลายแถวหรือหลายคอลัมน์หรือการจัดการกับตัวอักษรและตัวเลขกระบวนการอาจต้องใช้เวลาอีกไม่กี่ขั้นตอน

ในบทความนี้คุณจะได้เรียนรู้ทุกสิ่งที่คุณจำเป็นต้องรู้เกี่ยวกับวิธีการ เรียงลำดับข้อมูลของคุณตามตัวอักษรในสเปรดชีต Excel

เรียงตามตัวอักษรใน Excel ด้วยการจัดเรียง

วิธีที่คุณใช้ในการเรียงตัวอักษรใน Excel ขึ้นอยู่กับจำนวนคอลัมน์หรือแถวที่มีข้อมูล คุณต้องการจัดระเบียบ

การเรียงลำดับคอลัมน์ข้อมูลแบบตัวอักษรเป็นวิธีที่ง่ายที่สุด หากคุณมีหลายคอลัมน์และต้องการให้แน่ใจว่าทุกบรรทัดข้อมูลที่มีคอลัมน์ตัวอักษรมีขั้นตอนพิเศษไม่กี่ขั้น

ในที่สุดก็มีข้อควรพิจารณาเป็นพิเศษหากคุณต้องการเรียงลำดับ หลายคอลัมน์และข้อมูลมีแถวส่วนหัวหรือไม่

ทั่วไป

วิธีที่ง่ายที่สุดในการเรียงตัวอักษรใน Excel คือถ้าคุณมีคอลัมน์ข้อมูลหนึ่งคอลัมน์ ตัวอย่างเช่นหากคุณมีคอลัมน์ที่มีรายการชื่อ

In_content_1 ทั้งหมด: [300x250] / dfp: [640x360]->

1 เลือกคอลัมน์ของข้อมูล

2 เลือกเมนู หน้าแรกแล้วเลือกเมนูแบบเลื่อนลง เรียงลำดับและกรองในกลุ่มการแก้ไขบน Ribbon

3 เลือก เรียงลำดับ A ถึง Zหรือ เรียงลำดับ Z เป็น Aขึ้นอยู่กับว่าคุณต้องการ จัดระเบียบข้อมูล

ตอนนี้เมื่อคุณดูคอลัมน์ที่คุณไฮไลต์คุณจะเห็นว่ามีการเรียงลำดับข้อมูลตามตัวอักษรโดยใช้วิธีที่คุณเลือก

จะเกิดอะไรขึ้นถ้าข้อมูลของคุณมีตัวเลข? ตัวอย่างเช่นสมมติว่าคุณมีคอลัมน์ที่สองที่มีอายุของแต่ละบุคคล

คุณต้องการเรียงลำดับคอลัมน์นั้นดังนั้นคุณจึงทำตามขั้นตอนเดียวกับด้านบนและเลือกคอลัมน์ของข้อมูล

เวลานี้เมื่อคุณเลือกเรียงลำดับ & กรองบน ​​Ribbon คุณจะเห็นว่าการเลือกสำหรับการเรียงลำดับมีการเปลี่ยนแปลง

ตัวเลือกเหล่านี้จะเรียงลำดับ ตัวเลขจากจำนวนที่น้อยที่สุดไปหามากที่สุดหรือวิธีอื่น ๆ

การจัดเรียงคอลัมน์หลายคอลัมน์

มีปัญหาหนึ่งปัญหาในการเรียงลำดับคอลัมน์ในตาราง ที่มีหลายคอลัมน์ ของข้อมูล

หากคุณเลือกเพียงหนึ่งคอลัมน์และจัดเรียงคอลัมน์อื่น ๆ จะอยู่ในตำแหน่งนั้น ซึ่งหมายความว่าสเปรดชีตของคุณจะมั่วไปหมดและข้อมูลก็ไม่สมเหตุสมผลอีกต่อไป คำตอบสำหรับสิ่งนี้คือการจัดเรียงคอลัมน์ทั้งหมดพร้อมกัน

ลองทำอีกครั้งด้วยสเปรดชีตตัวอย่างชื่อและอายุ

1 คราวนี้แทนที่จะเลือกคอลัมน์เดียวให้เลือกทั้งตาราง

2 ในเมนู หน้าแรกเลือก เรียงลำดับ & กรองและก่อนหน้านี้ให้เลือกการตั้งค่าการจัดเรียงของคุณ

ตอนนี้คุณจะได้ เห็นว่าไม่เพียง แต่มีการจัดเรียงชื่อตามตัวอักษรในสเปรดชีต Excel ของคุณ แต่อายุที่เกี่ยวข้องจากคอลัมน์ที่สองเรียงตามด้วย อายุเหล่านั้นยังคงอยู่กับชื่อที่ถูกต้อง

ใช้ได้กับสเปรดชีตคอลัมน์สองคอลัมน์ใน Excel เท่านั้น แต่จะทำงานได้ไม่ว่าสเปรดชีตของคุณจะมีขนาดใหญ่เท่าใดตราบใดที่คุณเลือกทั้งหมดของ ข้อมูลในแผ่นงานก่อนที่จะเรียงลำดับ

หากคุณต้องการคุณสามารถ จัดเรียงหลายคอลัมน์เป็นหนึ่งเดียว แล้วเรียงลำดับคอลัมน์เดี่ยวนั้นแทน

การเรียงแบบกำหนดเอง

คุณจะสังเกตเห็นอีกตัวเลือกหนึ่งในเมนูแบบเลื่อนลงการเรียงลำดับและกรองคือการเรียงลำดับแบบกำหนดเอง

หากต้องการดูวิธีการทำงานนี้ให้ลองใช้สเปรดชีตที่มีขนาดใหญ่กว่าเป็นตัวอย่าง สเปรดชีตในตัวอย่างนี้คือรายการคะแนน SAT สำหรับโรงเรียนมัธยมในรัฐนิวยอร์ก

  1. เลือกตารางข้อมูลทั้งหมดในสเปรดชีตเลือกเมนู หน้าแรกเลือก เรียงลำดับและกรองและเลือก จัดเรียงแบบกำหนดเอง
  2. 2 คุณจะเห็นป๊อปอัปใหม่ปรากฏขึ้นซึ่งคุณสามารถเลือกวิธีจัดเรียงคอลัมน์แต่ละคอลัมน์ได้โดยเฉพาะ เลือกคอลัมน์ที่คุณต้องการเรียงลำดับเลือกวิธีจัดเรียงจากนั้นเลือกวิธีจัดเรียง (A ถึง Z, Z ถึง A หรือกำหนดเอง)

    คุณจะสังเกตเห็นว่ามีตัวเลือก เรียงลำดับที่น่าสนใจ เหล่านี้คือ:

    • ค่าเซลล์: เรียงลำดับตัวอักษรหรือในกรณีของตัวเลขตั้งแต่ต่ำไปสูงหรือสูงถึงต่ำ
    • >สีของเซลล์: จัดระเบียบข้อมูลที่จัดกลุ่มตามสีของเซลล์
    • สีของตัวอักษร: จัดระเบียบข้อมูลที่จัดกลุ่มตามสีของตัวอักษร
    • ไอคอนการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข: จัดระเบียบข้อมูลตามไอคอนในเซลล์จากตรรกะการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข

      ซึ่งจะจัดเรียงตารางข้อมูลทั้งหมดตามคอลัมน์แรกที่คุณเลือก แต่คุณสามารถเรียงลำดับที่สองได้ (เมื่อเรียงลำดับคอลัมน์แรกที่เลือก)

      เพียงเลือก เพิ่มระดับจากฟิลด์ใหม่ที่ปรากฏขึ้นให้เลือกคอลัมน์ดร็อปออปและคำสั่งซื้อแบบเลื่อนลงตามต้องการ

      เลือก ตกลงและคุณจะเห็นตารางทั้งหมดของคุณคือ ตอนนี้เรียงตามหลายคอลัมน์

      มันจะเรียงลำดับแรกตามคอลัมน์เริ่มต้นที่คุณเลือกจากนั้นเลือกที่สองที่สามและต่อไป

      หมายเหตุ: คุณอาจสังเกตเห็นว่าตัวเลือกการเรียงลำดับคอลัมน์ในดรอปดาวน์ด้านบนมีชื่อส่วนหัวมากกว่าตัวอักษร นี่เป็นเพราะช่องทำเครื่องหมายถัดจาก ข้อมูลของฉันมีส่วนหัวในหน้าต่างเรียงลำดับถูกเลือก หากสเปรดชีตของคุณมีส่วนหัวตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เลือกสิ่งนี้

      เรียงตามตัวอักษรใน Excel ด้วยตัวกรอง

      ขณะที่ใช้ตัวเลื่อนเรียงลำดับและกรองในเมนูหน้าแรกคุณอาจสังเกตเห็นว่ายังมี ตัวเลือก ตัวกรอง

      หากคุณเลือกตัวเลือกนี้คุณจะสังเกตเห็นลูกศรดรอปดาวน์ปรากฏที่ด้านบนของแต่ละคอลัมน์ เมื่อคุณเลือกลูกศรอันใดอันหนึ่งที่ด้านบนของคอลัมน์เหล่านั้นคุณจะเห็นรายการตัวเลือกยาว

      นี่คือการทำงานของตัวเลือกเหล่านี้แต่ละตัว:

      • จัดเรียง A ถึง Zหรือ เรียง Z เป็น A: จัดเรียงแผ่นงานโดยใช้คอลัมน์นี้ตามลำดับตัวอักษรในแต่ละทิศทาง
      • จัดเรียงตามสี: หน้าต่างนี้จะแสดงหน้าต่างเรียงหลายคอลัมน์แบบเดียวกับในส่วนสุดท้ายด้านบน

        ตัวเลือกการกรองอื่น ๆ ที่ด้านล่างจะไม่ช่วยคุณ เพื่อเรียงตามตัวอักษรใน Excel แต่มีตัวเลือกมากมายในการกรองข้อมูลที่คุณไม่สนใจ เมื่อคุณเลือก ตัวกรองข้อความคุณสามารถเลือกที่จะแสดงเฉพาะข้อมูลในแผ่นงานที่:

        • เท่ากับค่าเฉพาะ
        • ไม่เท่ากับค่าเฉพาะ
        • เริ่มต้นด้วยคำหรือตัวเลข
        • ลงท้ายด้วยแข็งแกร่ง>คำหรือตัวเลข
        • มีคำหรือตัวเลข
        • ไม่มีเนื้อหาคำหรือตัวเลข
        • ตัวกรองที่กำหนดเองให้คุณรวมตัวกรองใด ๆ ด้านบนเพื่อใช้ตัวกรองหลายตัว

          อย่างที่คุณเห็นมีหลายวิธีในการเรียงตามตัวอักษร (หรือ หมายเลขคำสั่งซื้อ) ใน Excel ตัวเลือกที่คุณเลือกนั้นขึ้นอยู่กับจำนวนข้อมูลที่คุณต้องการเรียงลำดับขนาดของตารางที่คุณต้องการเรียงลำดับและว่าคุณต้องการเรียงลำดับตามคอลัมน์หรือแถวเดียวหรือหลายรายการ

          เรียนรู้ เพิ่มเติมเกี่ยวกับ เคล็ดลับและลูกเล่นสำหรับ Excel ที่แตกต่างกันและแบ่งปันเทคนิคอื่น ๆ ที่คุณรู้เกี่ยวกับการเรียงลำดับแถวและคอลัมน์ใน Excel

          กระทู้ที่เกี่ยวข้อง:


          1.07.2020