เมื่อคุณทำงานกับชุดข้อมูลขนาดใหญ่ การรู้วิธีกรองใน Google ชีตจะเป็นประโยชน์
การทำเช่นนี้ทำได้ 2 วิธี คุณสามารถใช้มุมมองตัวกรองในเมนู Google ชีต ซึ่งช่วยให้คุณปรับแต่งวิธีเฉพาะในการกรองข้อมูลในแผ่นงานที่คุณสามารถนำมาใช้ซ้ำได้ วิธีการกรองข้อมูลใน Google ชีตแบบไดนามิกมากขึ้นคือการใช้ฟังก์ชัน FILTER
ในบทความนี้ คุณจะได้เรียนรู้วิธีใช้ทั้งสองวิธี
สร้างมุมมองตัวกรองใน Google ชีต
ในวิธีนี้ คุณจะได้เรียนรู้วิธีใช้ตัวกรองที่จะแสดงเฉพาะข้อมูลจากชุดข้อมูลขนาดใหญ่ที่คุณต้องการดู มุมมองตัวกรองนี้จะซ่อนข้อมูลอื่นๆ ทั้งหมด คุณยังสามารถรวมพารามิเตอร์ตัวกรองสำหรับมุมมองตัวกรองขั้นสูงได้อีกด้วย
วิธีสร้างมุมมองตัวกรอง
ลองจินตนาการว่าคุณมีชุด ของข้อมูลที่รวมถึงการซื้อสินค้าของลูกค้า ข้อมูลประกอบด้วยชื่อ ที่อยู่ อีเมล หมายเลขโทรศัพท์ และอื่นๆ
สำหรับตัวอย่างนี้ สมมติว่าคุณต้องการเห็นเฉพาะลูกค้าจาก Playa Vista, CA และเท่านั้น ลูกค้าที่มีที่อยู่อีเมล ".gov"
1. ในการสร้างตัวกรองนี้ ให้เลือกไอคอน สร้างตัวกรองในเมนู ไอคอนนี้ดูเหมือนกรวย
2. คุณจะเห็นไอคอนตัวกรองขนาดเล็กปรากฏขึ้นที่ด้านขวาของส่วนหัวของแต่ละคอลัมน์ เลือกไอคอนช่องทางนี้ที่ด้านบนของช่องที่อยู่ลูกค้าเพื่อปรับแต่งตัวกรองสำหรับฟิลด์นี้
3. ซึ่งจะเปิดหน้าต่างที่คุณสามารถปรับแต่งตัวเลือกตัวกรองได้ เลือกลูกศรทางด้านซ้ายของ กรองตามค่าเลือก ล้างเพื่อยกเลิกการเลือกรายการทั้งหมดในฟิลด์นั้น
หมายเหตุ: นี่เป็นขั้นตอนที่สำคัญเนื่องจากจะรีเซ็ตมุมมองจากการแสดงระเบียนทั้งหมดเป็นการแสดงไม่มี นี่เป็นการเตรียม Excel เพื่อใช้ตัวกรองที่คุณจะสร้างในขั้นตอนถัดไป
4. พิมพ์ข้อความในฟิลด์ด้านล่างที่คุณต้องการกรองฟิลด์ด้วย ในตัวอย่างนี้ เราจะใช้ “Playa Vista” และเลือกไอคอนค้นหาเพื่อดูเฉพาะระเบียนที่มีข้อความนั้น เลือกระเบียนทั้งหมดที่แสดงในรายการผลลัพธ์ สิ่งนี้จะปรับแต่งตัวกรองของคุณเพื่อให้แสดงเฉพาะรายการที่คุณเลือกในสเปรดชีต
4. เมื่อคุณเลือกปุ่ม ตกลงคุณจะเห็นข้อมูลในชีตของคุณถูกกรองเพื่อให้แสดงเฉพาะลูกค้าจาก Playa Vista เท่านั้น
5 . ในการกรองในฟิลด์ที่สอง เลือกไอคอนตัวกรองที่ด้านบนของฟิลด์นั้น ทำซ้ำขั้นตอนข้างต้นเพื่อสร้างตัวกรอง ล้างรายการทั้งหมด พิมพ์ข้อความ "gov" เพื่อกรองที่อยู่อีเมลที่ไม่มี "gov" เลือกรายการเหล่านั้น และเลือก ตกลง
ตอนนี้ คุณได้ปรับแต่งตัวกรองของคุณเพื่อให้แสดงเฉพาะระเบียนในชุดข้อมูลที่คุณสนใจเท่านั้น เพื่อที่คุณจะได้ไม่ต้องทำขั้นตอนนี้ซ้ำทุกครั้งที่เปิดสเปรดชีต ก็ถึงเวลาบันทึกตัวกรอง
การบันทึกและการดูมุมมองตัวกรอง
เมื่อตั้งค่าตัวกรองเสร็จแล้ว คุณสามารถบันทึกเป็นมุมมองตัวกรองที่คุณเปิดใช้งานได้ทุกเมื่อ
หากต้องการบันทึกมุมมองตัวกรอง เพียงเลือกลูกศรแบบเลื่อนลงถัดจาก ไอคอนตัวกรอง และเลือก บันทึกเป็นมุมมองตัวกรอง
คุณจะเห็นช่องสีเทาเข้มเปิดอยู่ที่ด้านบนของสเปรดชีต ซึ่งจะแสดงช่วงที่เลือกซึ่งใช้กับตัวกรองและชื่อของฟิลด์ เพียงเลือกฟิลด์ถัดจาก ชื่อแล้วพิมพ์ชื่อที่คุณต้องการใช้กับตัวกรองนั้น
เพียงพิมพ์ชื่อแล้วกด Enter
คุณจะเห็นทางด้านขวาของแถบสีเทาที่ มีไอคอนรูปเฟือง เลือกไอคอนนี้เพื่อดูตัวเลือกตัวกรอง
ตัวเลือกที่มีให้ได้แก่:
คุณสามารถปิดตัวกรองที่คุณเปิดใช้งานได้ทุกเมื่อ โดยการเลือกไอคอนตัวกรองอีกครั้ง
โปรดทราบว่าเมื่อเปิดใช้งานตัวกรองใดๆ ไอคอนตัวกรองจะเปลี่ยนเป็นสีเขียว เมื่อคุณปิดใช้งานตัวกรอง ไอคอนนี้จะเปลี่ยนกลับเป็นสีดำ นี่เป็นวิธีที่รวดเร็วในการดูชุดข้อมูลทั้งหมด หรือหากตัวกรองใดลบข้อมูลออกจากมุมมองปัจจุบัน
ภายหลัง หากคุณต้องการเปิดใช้งานตัวกรองใดๆ ที่คุณสร้างขึ้นอีกครั้ง เพียงเลือก ลูกศรแบบเลื่อนลงถัดจากไอคอนตัวกรอง คุณจะเห็นตัวกรองที่คุณบันทึกไว้ปรากฏในเมนู เพียงเลือกตัวกรองนั้นเพื่อเปิดใช้งานได้ทุกเมื่อที่ต้องการ
การดำเนินการนี้จะกรองข้อมูลพร็อพเพอร์ตี้อีกครั้งโดยใช้การตั้งค่าตัวกรองที่คุณกำหนดค่าไว้
การใช้ ฟังก์ชัน FILTER
ตัวเลือกอื่นในการกรองใน Google ชีตคือการใช้ฟังก์ชัน FILTER
ฟังก์ชัน FILTER ช่วยให้คุณกรองชุดข้อมูลตามเงื่อนไขจำนวนเท่าใดก็ได้ที่คุณเลือก
มาดูการใช้ฟังก์ชัน FILTER โดยใช้ตัวอย่างการซื้อของลูกค้าเดียวกันกับส่วนสุดท้าย
ไวยากรณ์ของฟังก์ชัน FILTER มีดังนี้:
ตัวกรอง(ช่วง, เงื่อนไข1, [เงื่อนไข2, …])
ต้องการเฉพาะช่วงและเงื่อนไขหนึ่งรายการสำหรับการกรองเท่านั้น คุณสามารถเพิ่มเงื่อนไขเพิ่มเติมได้มากเท่าที่คุณต้องการ แต่ไม่จำเป็น
พารามิเตอร์ของฟังก์ชัน FILTER มีดังนี้:
โปรดจำไว้ว่าช่วงที่คุณใช้สำหรับเงื่อนไขของคุณจำเป็นต้องมี จำนวนแถวเท่ากันทั้งช่วง
ตัวอย่างเช่น หากคุณต้องการสร้างตัวกรองเดียวกันกับส่วนแรกของบทความนี้ คุณจะใช้ ฟังก์ชัน FILTER ต่อไปนี้ .
=FILTER(F1:J20,SEARCH(“Playa Vista”,H1:H20),SEARCH(“gov”,I1:I20))
ดึงแถวและคอลัมน์จากตารางข้อมูลดั้งเดิม (F1:J20) จากนั้นใช้ฟังก์ชัน SEARCH แบบฝังเพื่อค้นหาคอลัมน์ที่อยู่และอีเมลสำหรับส่วนข้อความที่เราสนใจ ใน.
ฟังก์ชัน SEARCH จำเป็นเฉพาะในกรณีที่คุณต้องการค้นหาส่วนของข้อความเท่านั้น หากคุณสนใจการจับคู่แบบตรงทั้งหมดมากกว่า คุณสามารถใช้คำสั่งนี้เป็นคำสั่งเงื่อนไขแทน:
I1:I20=”[email protected] ”
คุณยังสามารถใช้ตัวดำเนินการตามเงื่อนไขอื่นๆ เช่น >หรือ <หากคุณต้องการกรองค่าที่มากกว่าหรือน้อยกว่าขีดจำกัดคงที่
เมื่อคุณ กด Enterคุณจะเห็นผลลัพธ์ของฟังก์ชัน FILTER เป็นตารางผลลัพธ์
อย่างที่คุณเห็น เฉพาะคอลัมน์ใน ช่วงที่คุณเลือกในพารามิเตอร์แรกของฟังก์ชันจะถูกส่งกลับ ดังนั้นจึงเป็นเรื่องสำคัญที่จะวางฟังก์ชัน FILTER ไว้ในเซลล์ที่มีที่ว่าง (คอลัมน์เพียงพอ) เพื่อให้ผลลัพธ์ทั้งหมดปรากฏ
การใช้ตัวกรองใน Google ชีต
ตัวกรองใน Google ชีตคือ วิธีที่มีประสิทธิภาพมากในการเจาะลึก ชุดข้อมูลขนาดใหญ่มาก ใน Google ชีต ฟังก์ชัน FILTER ช่วยให้คุณมีความยืดหยุ่นในการเก็บชุดข้อมูลเดิมไว้แต่แสดงผลลัพธ์ที่อื่น
ฟีเจอร์ตัวกรองในตัวใน Google ชีตช่วยให้คุณแก้ไขมุมมองชุดข้อมูลที่ใช้งานอยู่ได้ทุกรูปแบบที่คุณสนใจ ในช่วงเวลาใดก็ตาม คุณสามารถบันทึก เปิดใช้งาน ปิดใช้งาน หรือลบตัวกรองได้ตามต้องการ
คุณมีเคล็ดลับที่น่าสนใจสำหรับการใช้ตัวกรองใน Google ชีตหรือไม่ แบ่งปันข้อมูลในส่วนความคิดเห็นด้านล่าง