ขณะแบ่งปันเอกสาร Word 2007 คุณอาจต้องลบหรือซ่อนข้อมูลที่เป็นความลับ คุณสามารถค้นหาข้อมูลและนำออกด้วยตนเองได้ แต่อาจเป็นข้อผิดพลาดได้ง่ายและเสียเวลา หากคุณต้องการซ่อนข้อมูลที่เป็นความลับใน Word 2007 จะมี Add-in ฟรีสำหรับ Word 2007 เรียกว่า Word 2007 Redaction Toolซึ่งสามารถใช้เพื่อซ่อนข้อความภายในเอกสาร Word 2007 ได้อย่างง่ายดาย และมีประสิทธิภาพมากขึ้น
ข้อความที่ redacted ปรากฏขึ้นในสำเนาใหม่ของเอกสารต้นฉบับของคุณเป็นแถบสีดำทึบ ข้อความใต้แถบจะถูกแปลงเป็นเส้นแนวตั้ง (|||||) ทำให้ไม่สามารถเรียกค้นเนื้อหา redacted ได้ภายใต้สถานการณ์ใด ๆ แม้ว่าบุคคลที่คุณแชร์เอกสารจะดูเอกสาร redacted ในโปรแกรมแก้ไขข้อความเช่น Notepad
ดาวน์โหลด Word 2007/2010 Redaction Toolจาก
http://redaction.codeplex.com/releases/view/32251
รายการต่อไปนี้ จะต้องติดตั้ง Word 2007 Redaction Tool:
อย่างไรก็ตามคุณไม่จำเป็นต้องติดตั้งแยกต่างหาก หากรายการใดไม่ได้ติดตั้งไว้ในระบบของคุณโปรแกรมติดตั้ง Word 2007 Redaction Toolจะดาวน์โหลดและติดตั้งโปรแกรมเหล่านี้โดยอัตโนมัติ การติดตั้งสองรายการนี้อาจทำให้เกิดการรีบูต
ในการติดตั้ง Add-in ให้ดับเบิลคลิกที่ไฟล์ .exeที่คุณดาวน์โหลด อ่านข้อตกลงใบอนุญาตสำหรับ . NET Framework Client Profileและคลิกปุ่ม ยอมรับเพื่อดำเนินการต่อ
อ่านข้อตกลงใบอนุญาตสำหรับเครื่องมือ Visual Studio สำหรับ Officeและคลิกปุ่ม ยอมรับเพื่อดำเนินการต่อ
2
WinZip Self-Extractorจะเปิดขึ้นและจะเริ่มกระบวนการติดตั้งโดยอัตโนมัติ
ไฟล์ที่จำเป็นจะถูกดาวน์โหลด
.Net Frameworkและ Visual Studio
โปรแกรมติดตั้ง Microsoft Office Customization Installerจะถามว่าคุณแน่ใจหรือไม่ว่าคุณต้องการ เพื่อติดตั้งการปรับแต่งนี้ คลิก ติดตั้งเพื่อดำเนินการต่อ
กล่องโต้ตอบจะปรากฏขึ้นเมื่อการติดตั้งเสร็จสิ้น คลิก ปิด
หมายเหตุ:หากคุณได้รับข้อผิดพลาด ณ จุดนี้ให้เรียกใช้ไฟล์การติดตั้งที่คุณดาวน์โหลดอีกครั้ง เราพบข้อผิดพลาดเมื่อติดตั้ง Add-in ครั้งแรก การติดตั้งอีกครั้งดูเหมือนจะทำงานได้
เมื่อติดตั้ง Word 2007 Redaction Tool>Redactจะถูกเพิ่มลงในแท็บ ตรวจทาน
ข้อความส่วนตัวในเอกสารของคุณก่อนอื่นคุณต้องทำเครื่องหมายข้อความที่จะ redacted เมื่อต้องการทำเช่นนี้ให้ไฮไลต์ข้อความที่ต้องการแล้วคลิกปุ่ม ทำเครื่องหมาย
หากคุณต้องการทำเครื่องหมายเดียวกัน ในหลายตำแหน่งในเอกสารคลิกลูกศรบนปุ่ม ทำเครื่องหมายและเลือก ค้นหาและทำเครื่องหมายจากเมนูแบบเลื่อนลง
กล่องโต้ตอบ ค้นหาและทำเครื่องหมายจะปรากฏขึ้น ป้อนข้อความเพื่อค้นหาในกล่องแก้ไข ค้นหาอะไรหากต้องการดูตัวเลือกเพิ่มเติมคลิกปุ่ม เพิ่มเติม
ตัวเลือกการค้นหาปุ่มบนกล่องโต้ตอบและปุ่ม เพิ่มเติมจะกลายเป็นปุ่ม น้อยเลือกตัวเลือกที่ต้องการ หากต้องการซ่อนตัวเลือกพิเศษอีกครั้งให้คลิกปุ่ม น้อยคลิก มาร์คเพื่อค้นหาและทำเครื่องหมายข้อความที่ป้อน
กล่องโต้ตอบจะแสดงจำนวนข้อความที่ระบุ พบและทำเครื่องหมาย หากต้องการปิดกล่องโต้ตอบให้คลิก ยกเลิก
ข้อความที่ทำเครื่องหมายจะถูกเน้นเป็นสีเทาในเอกสาร
หากมีข้อความใด ๆ ที่คุณทำเครื่องหมายว่าคุณไม่ต้องการทำซ้ำคุณสามารถเลือกข้อความที่ทำเครื่องหมายแล้วอีกครั้งและเลือก ยกเลิกการเลือกจากเมนูแบบเลื่อนลงของปุ่ม ยกเลิกการทำเครื่องหมายเพื่อป้องกันไม่ให้มีการจัดทำข้อความดังกล่าว
หากต้องการเลื่อนไปมาระหว่างเครื่องหมายการรีมาร์เก็ตติ้งในเอกสารเพื่อตรวจสอบขั้นสุดท้ายให้ใช้ปุ่ม ต่อไปและ ก่อนหน้า
เมื่อแน่ใจว่าได้ใส่ข้อความทั้งหมดที่ต้องการทำใหม่แล้วให้เลือก Redact Documentจากเมนูแบบเลื่อนลง ทำเครื่องหมายเพื่อลบเครื่องหมายออก
กล่องโต้ตอบ เอกสารตรวจสอบจะปรากฏขึ้น ข้อมูลเมตาประเภทต่างๆจะปรากฏในกล่องโต้ตอบพร้อมกับช่องทำเครื่องหมายข้างแต่ละรายการ เลือกกล่องกาเครื่องหมายสำหรับรายการที่คุณต้องการตรวจสอบข้อมูลเมตา คลิกปุ่ม ตรวจสอบเพื่อเริ่มต้นการตรวจสอบ หากต้องการปิดกล่องโต้ตอบที่ไม่ได้ทำการตรวจสอบให้คลิก ปิด
ผลการตรวจสอบ จะปรากฏขึ้นในกล่องโต้ตอบ Document Inspectorหากพบเมตาดาต้าเครื่องหมายอัศเจรีย์จะปรากฏที่ด้านซ้ายของรายการที่พบ หากต้องการลบข้อมูลเมตาจากเอกสารให้คลิกปุ่ม ลบทั้งหมดที่ด้านขวาของรายการ
หมายเหตุ:Document Inspector ที่ด้านล่างของกล่องโต้ตอบเพื่อให้การเปลี่ยนแปลงบางอย่างไม่สามารถยกเลิกได้ ตรวจสอบว่าคุณต้องการลบข้อมูลเมตาก่อนคลิกปุ่ม ลบทั้งหมด
Inspector เอกสารจะแจ้งให้คุณทราบถึงการเปลี่ยนแปลงที่ทำ คลิก ปิด
ในเอกสารใหม่จะมีแท่งสีดำแทรกลงบนข้อความส่วนตัวทั้งหมดที่คุณทำเครื่องหมายไว้
อย่าลืมลบเครื่องหมายดำออกจากข้อความในเอกสารใหม่ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณบันทึกไฟล์ด้วยชื่ออื่นนอกเหนือจากต้นฉบับแล้วแชร์เอกสารฉบับใหม่ไม่ใช่ต้นฉบับ คุณสามารถกลับไปที่เอกสารต้นฉบับและเลือก ลบเครื่องหมายทั้งหมดจากเมนูปุ่ม ยกเลิกการทำเครื่องหมายเพื่อลบข้อความที่ทำเครื่องหมายไว้หากต้องการอนุญาตให้คุณกระจายเอกสารที่ไม่สามารถเปลี่ยนแปลงได้
ในการดำเนินการนี้ให้เลือก บันทึกเป็น | เอกสาร Wordจากเมนู Office
ใน บันทึกเป็นให้ป้อนชื่อใหม่สำหรับสำเนา redacted ของเอกสารที่เขา ชื่อไฟล์แก้ไขกล่อง คลิกปุ่ม เครื่องมือที่ด้านล่างและเลือก ตัวเลือกทั่วไปจากเมนูแบบเลื่อนลง
ในช่องโต้ตอบ ตัวเลือกทั่วไปให้ป้อนรหัสผ่านในช่องแก้ไข รหัสผ่านเพื่อแก้ไขและเลือก อ่านอย่างเดียวถ้าต้องการ. คลิก ตกลง
กล่องโต้ตอบ ยืนยันรหัสผ่านจะปรากฏขึ้น ป้อนรหัสผ่านของคุณอีกครั้งและคลิก ตกลง
คุณจะกลับไปที่ บันทึกเป็นกล่องโต้ตอบ คลิกปุ่ม บันทึกเพื่อบันทึกเอกสารใหม่ที่มีการป้องกันความปลอดภัย
การใช้ Word 2007 Redaction Toolและปกป้องเอกสารจากการดัดแปลงคุณสามารถปกป้องข้อมูลที่เป็นความลับของคุณและเก็บรักษาเอกสารของคุณได้เมื่อคุณต้องแจกจ่าย เครื่องมือ Redactionทำงานได้ดีเช่นเดียวกับใน Word 2010. Enjoy!