ในที่ทำงาน คุณอาจต้องจัดการกับงานต่างๆ นับล้านในแต่ละวัน การเก็บสิ่งเหล่านี้ไว้ในหัวอาจเป็นเรื่องยาก มี แอพเพิ่มประสิทธิภาพ มากมายที่ช่วยให้คุณจดจำสิ่งต่างๆ และจัดการงานให้กับคุณได้
ไม่ต้องการค้นหาและติดตั้งซอฟต์แวร์เพิ่มเติมใช่หรือไม่ ไม่ใช่ปัญหา. Slack มีคุณสมบัติด้านประสิทธิภาพการทำงานหลายประการ ต่อไปนี้คือเคล็ดลับและกลเม็ดอันดับต้นๆ ของ Slack ที่สามารถช่วยให้คุณทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นในปีนี้
เคล็ดลับและเทคนิค Slack ยอดนิยมเพื่อเพิ่มประสิทธิผล
Slack ให้ความสำคัญกับประสิทธิภาพเสมอ . ที่นี่คุณจะพบกับฟีเจอร์ล่าสุดที่เพิ่มเข้ามาใน Slack รวมถึงฟีเจอร์ที่เก่ากว่าและซ่อนอยู่ซึ่งคุณอาจไม่รู้
1. จัดระเบียบช่อง Slack ของคุณ
เนื่องจากทุกคนสามารถสร้างช่องใน Slack ได้ พื้นที่ทำงานของคุณจึงเต็มไปด้วยการแชทและช่องที่คุณไม่ได้ใช้ ปัญหาคือคุณจะใช้เวลาเท่าไรในการค้นหาสิ่งที่สำคัญท่ามกลางความยุ่งเหยิงนั้น เช่น เมื่อคุณจำชื่อช่องที่แชร์ลิงก์หรือไฟล์แนบที่คุณต้องการไม่ได้ .
วิธีที่ดีในการจัดระเบียบช่อง Slack ของคุณคือการจัดระเบียบ คุณสามารถแบ่งช่องทั้งหมดของคุณออกเป็นสามหมวดหมู่หลัก:
หากต้องการปิดช่อง ให้เปิดใน Slack จากนั้นเลือกชื่อช่องในส่วนหัวของการสนทนา เปิดเมนูการแจ้งเตือนและเลือกปิดเสียงช่อง
ช่องที่ปิดเสียงทั้งหมดจะปรากฏเป็นสีเทาที่ด้านล่างของรายการช่องของคุณ
2. ตั้งค่าการช่วยเตือนใน Slack
คุณสามารถใช้ Slack เพื่อ ตั้งค่าการแจ้งเตือนอัจฉริยะ สำหรับตัวคุณเองหรือเพื่อนร่วมงานเพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะไม่พลาดกำหนดเวลาของโครงการ
หากต้องการตั้งการเตือนสำหรับตัวคุณเอง ให้เปิดหน้าต่างข้อความใน Slack แล้วพิมพ์ /เตือนฉันตามด้วยข้อความและเวลาที่เตือนความจำ ตัวอย่างเช่น /เตือนให้ฉันส่งอีเมลเวลา 14.00 น.
คุณยังสามารถสร้างการเตือนความจำสำหรับเพื่อนร่วมงานของคุณได้ ในการทำเช่นนั้น ให้เปิดหน้าต่างข้อความใน Slack แล้วพิมพ์ /remind @someoneตามด้วยข้อความและเวลาที่เตือนความจำ ตัวอย่างเช่น /เตือน @Anya ให้ส่งอีเมลเวลา 14.00 น.
หากต้องการสร้างการช่วยเตือนสำหรับทั้งช่อง ให้เปิดช่องนี้ใน Slack แล้วพิมพ์ลงในหน้าต่างข้อความ /remind #nameofchannel ตามด้วยข้อความและเวลาที่เตือนความจำ ตัวอย่างเช่น /เตือน #general ให้ส่งอีเมลเวลา 14.00 น.
3. เรียกดูข้อความที่ยังไม่ได้อ่านทั้งหมดของคุณ
เพื่อการเข้าถึงข้อความที่ยังไม่ได้อ่านทั้งหมดอย่างรวดเร็ว คุณสามารถใช้คุณลักษณะทั้งหมดที่ยังไม่ได้อ่านใน Slack
ในการตั้งค่า ให้เปิด Slack และเลือก เพิ่มเติมในเมนูแถบด้านข้างทางด้านซ้าย จากนั้นเลือก ยังไม่ได้อ่านทั้งหมดหรือคุณสามารถใช้แป้นพิมพ์ลัด Ctrl+ Shift+ A(สำหรับ Windows) หรือ Cmd+ Shift+ Aเพื่อดูข้อความที่ยังไม่ได้อ่านทั้งหมดของคุณ
4. ตั้งค่าการตอบกลับ Slackbot อัตโนมัติ
หากคุณพบว่าตัวเองกำลังตอบหรือถามคำถามเดิมซ้ำแล้วซ้ำเล่าใน Slack คุณสามารถประหยัดเวลาได้ด้วยการตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติของ Slackbot
Slackbot คือ บอทในตัว ที่สามารถตอบกลับอัตโนมัติสำหรับคุณเมื่อมีการระบุการใช้คำหรือวลีที่เรียกในข้อความหรือแชนเนล
หากต้องการตั้งค่าการตอบสนอง Slackbot แบบกำหนดเอง ให้เลือกชื่อพื้นที่ทำงานของคุณที่มุมซ้ายบนของหน้าจอ และทำตามเส้นทาง การดูแลระบบ>ปรับแต่ง.
ในหน้าต่าง ปรับแต่งพื้นที่ทำงานของคุณใต้แท็บ Slackbotให้เลือก + เพิ่มการตอบกลับใหม่
พิมพ์คำหรือวลีที่ทริกเกอร์ในช่อง เมื่อมีคนพูดทางด้านซ้าย และคำตอบใน Slackbot จะตอบกลับกล่อง. คำตอบอาจเป็นข้อความธรรมดา รวมถึงลิงก์ รูปภาพ หรืออิโมจิ
5. ปรับแต่งการแจ้งเตือนของคุณใน Slack
การแจ้งเตือน Slack อาจเป็นได้ทั้งประโยชน์และโทษ หากคุณได้รับการแจ้งเตือนมากเกินไป โชคดีที่คุณปรับแต่งได้ว่าต้องการรับการแจ้งเตือนใดใน Slack และเวลาที่ได้รับ
หากต้องการควบคุมการแจ้งเตือน ให้เลือกรูปโปรไฟล์ใน Slack และปฏิบัติตามเส้นทางค่ากำหนด>การแจ้งเตือนจากที่นั่น คุณสามารถเลือกได้ว่าต้องการรับการแจ้งเตือนใด
เลือกว่าคุณต้องการรับการแจ้งเตือนเกี่ยวกับข้อความใหม่ทั้งหมดข้อความส่วนตัว การกล่าวถึง และคำหลักหรือ ไม่มีอะไรเลย
คุณยังสามารถรับการแจ้งเตือนเมื่อมีคนพูดถึงคำหรือวลีเฉพาะใน Slack ป้อนคำเหล่านั้นลงในช่อง คำหลักของฉันเพื่อเปิดใช้งานตัวเลือกนี้
ในหน้าเดียวกัน คุณสามารถตั้งค่ากำหนดการแจ้งเตือนของคุณเองเพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะได้รับเฉพาะเมื่อเหมาะสมเท่านั้น
6. ใช้ Slack Connect เพื่อเชิญบุคคลภายนอกบริษัทของคุณ
Slack Connect เป็นบริการที่ Slack นำเสนอสำหรับการเชิญบุคคลภายนอกบริษัทของคุณให้เข้าร่วมช่อง Slack ของคุณ วิธีนี้ทำให้คุณไม่ต้องกังวลกับการรักษาการสื่อสารของคุณให้เป็นส่วนตัวและปลอดภัย (Slack ดูแลมัน) รวมถึงการสลับไปมาระหว่างผู้ส่งสารรายหนึ่งไปยังอีกรายหนึ่งเพื่อดำเนินการสื่อสารต่อไป
หากคุณเพียงต้องการแลกเปลี่ยนข้อความโดยตรงกับบุคคลภายนอกบริษัท คุณสามารถทำได้แม้ในแผน Slack ฟรี ในการส่งคำเชิญ Slack Connect DM ให้เริ่มข้อความใหม่และในช่อง ถึง:ให้ป้อนที่อยู่อีเมลของบุคคลที่คุณต้องการเชิญ
บุคคลอื่นจะมีเวลา 14 วันในการยอมรับคำเชิญของคุณ
หากคุณและบุคคลที่คุณต้องการเชิญใช้แผน Slack แบบชำระเงินแผนใดแบบหนึ่ง คุณสามารถสร้างช่องทางที่แชร์เพื่อสื่อสารบน Slack ได้อย่างมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น คุณยังสามารถเชิญบุคคลภายนอกให้เข้าร่วมช่องที่มีอยู่ของคุณได้ (ยกเว้น #ทั่วไป)
หากต้องการเชิญบุคคลอื่นเข้าสู่ช่อง Slack ของคุณ ให้เลือกชื่อช่องและทำตามเส้นทาง การตั้งค่า>Slack Connect>ทำงานร่วมกับช่องอื่น บริษัทป้อนที่อยู่อีเมลของบุคคลที่คุณต้องการเชิญแล้วเลือกเสร็จสิ้นเพื่อยืนยัน
7. ใช้การจัดรูปแบบข้อความเพื่อปรับปรุงการสื่อสารของคุณบน Slack
การจัดรูปแบบข้อความจะช่วยให้คุณเข้าใจประเด็นได้ง่ายและเพิ่มความชัดเจนในการสื่อสารใน Slack คุณสามารถจัดรูปแบบข้อความใน Slack ได้อย่างง่ายดายโดยใช้แถบเครื่องมือการจัดรูปแบบในกล่องข้อความ หรือใช้สัญลักษณ์พิเศษสำหรับแต่ละรูปแบบ
การใช้การจัดรูปแบบข้อความใน Slack จะทำให้ข้อความของคุณตัวหนา,ตัวเอียง, ใช้ ขีดทับ, บล็อกโควต, หัวข้อย่อยและ รายการที่สั่งซื้อรวมทั้งเพิ่มลิงก์และบรรทัดโค้ดในข้อความของคุณ
8. ใช้ทางลัด Slack
แป้นพิมพ์ลัด ช่วยให้คุณทำงานเสร็จเร็วขึ้น ซึ่งช่วยประหยัดเวลาได้มาก
คุณสามารถค้นหารายการทางลัด Slack ทั้งหมดได้โดยกด Ctrl+ /(สำหรับ Windows) หรือ Cmd+ /(สำหรับ Mac)
9. จัดการอีเมลขาเข้า (เฉพาะแผน Slack แบบชำระเงิน)
กำลังส่งอีเมลถึง Slack เป็นคุณลักษณะที่ยอดเยี่ยมที่จะช่วยให้คุณรักษาการสื่อสารในการทำงานทั้งหมดไว้ในแพลตฟอร์มเดียว อย่างไรก็ตาม ผู้ใช้บางคนต้องการแยกพวกเขาออกจากกัน หากคุณเป็นเจ้าของหรือผู้ดูแลระบบพื้นที่ทำงานที่ใช้แผน Slack แบบชำระเงิน คุณจะมีสิทธิ์ควบคุมคุณลักษณะนี้อย่างเต็มที่ – คุณจะต้องตัดสินใจว่าสมาชิกพื้นที่ทำงานสามารถส่งอีเมลไปยังแชนเนล DM หรือ Slackbot และโพสต์บน Slack ได้หรือไม่
หากต้องการจัดการอีเมลขาเข้า ให้เลือกพื้นที่ทำงานของคุณก่อน จากนั้นไปที่ การตั้งค่าและการดูแลระบบและทำตามเส้นทาง การตั้งค่าพื้นที่ทำงาน>อีเมลขาเข้า>ขยายจากที่นั่น คุณสามารถเปิดใช้งานหรือปิดใช้งานอีเมลขาเข้า
10. ดูกิจกรรมข้อความของคุณ (เฉพาะแผน Slack แบบชำระเงิน)
หากคุณต้องการทำให้พื้นที่ทำงาน Slack มีประสิทธิภาพมากขึ้น คุณสามารถใช้ข้อมูลที่คุณรวบรวมได้จากการดูกิจกรรมข้อความ เป็นคุณลักษณะที่มีให้สำหรับเจ้าของหรือผู้ดูแลระบบพื้นที่ทำงานที่ใช้แผน Slack แบบชำระเงินแบบใดแบบหนึ่ง
หากต้องการดูกิจกรรมข้อความ ให้ค้นหาข้อความที่คุณต้องการตรวจสอบและเลือก ไอคอนสามจุดข้างๆ จากนั้นเลือก ดูกิจกรรมข้อความ
สถิติเหล่านี้สามารถช่วยคุณวัดผลกระทบของการประกาศและแคมเปญการสื่อสารภายใน
11. เรียนรู้วิธีค้นหา Slack สำหรับข้อมูล
คุณเป็นส่วนหนึ่งของพื้นที่ทำงานขนาดใหญ่และพยายามค้นหาข้อมูลเกี่ยวกับ Slack อยู่เสมอใช่หรือไม่ ตามค่าเริ่มต้น เมื่อคุณค้นหาใน Slack ระบบจะแสดงผลลัพธ์จากช่องทางและข้อความทั้งหมดจากผู้ใช้ทั้งหมดจากพื้นที่ทำงานของคุณ อย่างไรก็ตาม Slack เสนอวิธีที่มีประสิทธิภาพมากขึ้นอีกสองสามวิธีในการค้นหาของคุณ
ใช้สิ่งต่อไปนี้ในการค้นหาของคุณเพื่อผลการค้นหาที่ดีขึ้น:
12. เริ่มใช้งานตัวสร้างเวิร์กโฟลว์
สุดท้าย หนึ่งในบริการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานที่ดีที่สุดที่คุณสามารถใช้ใน Slack ได้ก็คือตัวสร้างเวิร์กโฟลว์ ตัวสร้างเวิร์กโฟลว์คือชุดเครื่องมือที่ช่วยให้คุณทำงานประจำวันของคุณโดยอัตโนมัติ เพื่อให้คุณไม่ต้องเสียเวลาทำงานด้วยตนเอง ไม่ว่าจะเป็นข้อความต้อนรับสำหรับผู้ใช้ใหม่ หรือการขอลายเซ็นในเอกสาร คุณเป็นผู้ตัดสินใจว่าขั้นตอนการทำงานของคุณจะง่ายหรือซับซ้อนเพียงใด
ในการเริ่มต้น ตัวสร้างเวิร์กโฟลว์ของคุณ เลือกพื้นที่ทำงานของคุณและทำตามเส้นทาง เครื่องมือ>ตัวสร้างเวิร์กโฟลว์จากนั้นเลือกประเภทของกิจวัตรที่คุณต้องการทำให้เป็นอัตโนมัติ และเริ่มสร้างเวิร์กโฟลว์แรกบน Slack
เป็นผู้ใช้ Slack Power
Slack มักถูกมองว่าเป็นเพียงแพลตฟอร์มการสื่อสาร อย่างไรก็ตาม แอปนี้ยังเป็นแอปเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานอีกด้วย คุณเพียงแค่ต้องรู้วิธีใช้งานแอป รวมถึง เคล็ดลับและลูกเล่น Slack ที่ซ่อนอยู่ สองสามข้อเพื่อที่จะเป็นผู้ใช้ที่เก่ง
Slack ช่วยให้คุณมีประสิทธิผลมากขึ้นหรือไม่ เคล็ดลับและลูกเล่น Slack ที่คุณชื่นชอบคืออะไร? แบ่งปันกับเราในส่วนความคิดเห็นด้านล่าง