วิธีพิมพ์บนซองจดหมายโดยใช้ Google Docs

แม้ว่าโลกจะกลายเป็นดิจิทัลมากขึ้นทุกปี การส่งจดหมายยังคงเป็นวิธีสำคัญในการสื่อสารกับผู้อื่น โดยเฉพาะสำหรับธุรกิจ ชุด Google Apps มีเครื่องมือและส่วนเสริมให้เลือกมากมาย ซึ่งสามารถช่วยคุณปรับปรุงกระบวนการสร้างซองจดหมายได้ สิ่งที่คุณต้องมีคือเครื่องพิมพ์ พีซีที่ใช้ Windows หรือ Apple และเข้าถึงเบราว์เซอร์ เช่น Google Chrome หรือแอป iOS และ Android

ต่อไปนี้คือวิธีที่คุณสามารถพิมพ์ซองจดหมายโดยใช้ Google เอกสาร

วิธีการพิมพ์ซองจดหมายโดยใช้ Google เอกสาร

มีหลายซองจดหมาย ส่วนเสริมสำหรับ Google เอกสาร ที่ช่วยให้คุณสามารถสร้างและพิมพ์ซองจดหมายได้ สำหรับบทช่วยสอนนี้ เราจะใช้ โปรแกรมเสริมจดหมายเวียน

หมายเหตุ:จดหมายเวียนจะช่วยให้คุณสามารถดำเนินการรวม 20 รายการ สูงสุด 30 แถวในการทดลองใช้ฟรี

ขั้นตอนที่ 1: เปิดเอกสารของคุณ

เปิดเอกสาร Google Docs โดยไปที่แอปพลิเคชันเว็บ Google Docs (หรือแอปสมาร์ทโฟน) และคลิก Google Doc ใหม่

ขั้นตอนที่ 2: เปิดจดหมายเวียนและเลือกขนาดซองจดหมาย

หากคุณยังไม่มี Add-on Mail Merge คุณสามารถติดตั้งได้โดยทำตามขั้นตอนต่อไปนี้ หากติดตั้งไว้แล้ว ให้ข้ามไปยังขั้นตอนที่ 5

คลิก ส่วนขยายในแถบเครื่องมือ จากนั้นเลือก ส่วนเสริม>รับส่วนเสริม

ในเมนูส่วนเสริมของ Google เอกสาร ที่ระบุว่า "ค้นหาแอป" ให้พิมพ์ จดหมายเวียนเลือก จดหมายเวียนจากรายการ

คลิกแอป Mail Mergeและเลือก ติดตั้ง

<เฒ่าเริ่มต้น = "4">

เลือก ดำเนินการต่อจากนั้นยืนยันบัญชีของคุณและให้สิทธิ์อนุญาตแก่ Mail Merge ตามที่ต้องการ

เมื่อติดตั้งแล้ว คลิก ส่วนขยาย>Mail Merge>ซองจดหมายหรือเลือก Mail Mergeจากแถบด้านข้างและเลือก ซองจดหมาย

<เฒ่าเริ่มต้น = "6">

รอให้ป๊อปอัปโหลด จากนั้นเลือก ขนาดซองจดหมายจากเมนูแบบเลื่อนลงหรือตั้งค่าขนาดหน้าแบบกำหนดเอง คลิกบันทึกเพื่อสรุป.

หมายเหตุ:หากคุณไม่สามารถสร้างเทมเพลตซองจดหมายด้วยวิธีนี้ ให้เลือก ไฟล์>การตั้งค่าหน้ากระดาษที่นี่ คุณสามารถตั้งค่าการวางแนวและขนาดกระดาษก่อนที่จะไปยังขั้นตอนถัดไป

ขั้นตอนที่ 3: ปรับแต่งซองจดหมายของคุณ

ขั้นตอนต่อไปคือการแก้ไขเอกสารของคุณเพื่อเพิ่มฟิลด์ที่จำเป็น รวมถึงที่อยู่ของผู้รับและที่อยู่ผู้ส่งของคุณ หากต้องการดำเนินการดังกล่าว ให้ใช้ เครื่องมือแก้ไข Google เอกสาร เช่นเดียวกับที่คุณใช้ในเอกสารปกติ ตัวอย่างเช่น:

หมายเหตุ:เพิ่มแบบอักษร สี และตราสินค้าที่กำหนดเองเพื่อปรับแต่งซองจดหมายในแบบของคุณ

ขั้นตอนที่ 4: เพิ่มเขตข้อมูลผสาน

หากคุณกำลังพิมพ์ชุดซองจดหมายจากรายชื่อผู้รับอีเมล คุณสามารถเพิ่มฟิลด์ผสานเพื่อเร่งกระบวนการโดยการสร้างเทมเพลตซองจดหมายของ Google เอกสาร (แทนที่จะเพิ่มรายละเอียดแต่ละรายการลงในแต่ละซองจดหมาย) โดยทำดังนี้:

คลิก ส่วนขยาย>จดหมายเวียน>เริ่ม.

เลือก เปิดสเปรดชีต

เลือก Google ชีตของคุณ หากไม่ปรากฏในเมนูแบบเลื่อนลง ให้เลือก Google ไดรฟ์และใช้ช่องค้นหาเพื่อค้นหาเอกสาร หากคุณใช้ Microsoft Excel เพื่อสร้างสเปรดชีต คุณสามารถแปลงเป็น Google ชีตได้อย่างง่ายดาย

วางเคอร์เซอร์ของคุณในตำแหน่งที่คุณต้องการแทรกช่องผสาน ในรายการแบบเลื่อนลง ผสานฟิลด์ให้เลือกฟิลด์ที่คุณต้องการเพิ่ม (เช่น ชื่อผู้รับ) คลิก เพิ่ม

เมื่อเสร็จแล้ว ให้เลือก ตัวอักษรในกล่องแบบเลื่อนลง ผสานไปยังจากนั้นคลิกผสาน

Mail Merge จะแสดงจำนวนซองจดหมายที่คุณต้องการสร้าง คลิก ใช่หากถูกต้อง

ซองจดหมายของคุณจะถูกสร้างขึ้นตามค่าจากสเปรดชีตของคุณ

ขั้นตอนที่ 5: เปิดเอกสารใหม่และพิมพ์

เมื่อกระบวนการเสร็จสิ้น ให้เปิดเอกสารซองจดหมาย นี่จะแสดงซองจดหมายที่สร้างขึ้นใหม่ทั้งหมดของคุณในรายการ ตรวจสอบอีกครั้งว่าทุกอย่างถูกต้อง.

หากเป็นเช่นนั้น ก็ถึงเวลาพิมพ์:

เลือก ไฟล์>พิมพ์.

เลือก การตั้งค่าเพิ่มเติมและตรวจสอบให้แน่ใจว่า ขนาดกระดาษและการตั้งค่าอื่นๆ ถูกต้อง

เลือก พิมพ์

การส่งอีเมลไม่เคยง่ายขนาดนี้มาก่อน

ด้วยบทช่วยสอนนี้ คุณควรจะสามารถพิมพ์ซองจดหมายได้มากเท่าที่คุณต้องการได้อย่างง่ายดาย เราใช้ Mail Merge เนื่องจากเป็นส่วนเสริมของ Google Docs ที่ได้รับความนิยมและเป็นที่รู้จักมากที่สุดตัวหนึ่ง อย่างไรก็ตาม มีตัวเลือกฟรีมากมายหากคุณใช้รุ่นทดลองใช้ฟรีและพบว่าราคาสูงเกินไป

.

กระทู้ที่เกี่ยวข้อง: