เสมอไปเป็นโศกนาฏกรรมที่น่าสยดสยองเมื่อมีคนสูญเสียสิ่งที่สำคัญที่พวกเขากำลังทำอยู่เนื่องจากไม่ได้บันทึกเอกสารไว้อย่างถูกต้อง นี่เป็นเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นบ่อยครั้งกว่าที่คุณคิดกับผู้ใช้ Excel และ Word!
โชคดีที่ Microsoft ได้เพิ่มฟีเจอร์ต่างๆไว้ในคู่สุดท้ายของรุ่นซึ่งช่วยลดโอกาสในการสูญเสียข้อมูลเนื่องจากปัญหาขัดข้อง การลบโดยไม่ตั้งใจ ฯลฯ คุณลักษณะหนึ่งเรียกว่าการกู้คืนอัตโนมัติและคุณลักษณะที่สองซึ่งรู้จักกันในชื่อน้อยเรียกว่า AutoBackup
ในบทความนี้เราจะพูดถึงวิธีการกำหนดค่าตัวเลือกทั้งสองเพื่อให้ข้อมูลของคุณ มีความปลอดภัยมากที่สุด นอกจากนี้ผมขอแจ้งให้ทราบว่า Office รุ่นล่าสุดช่วยให้คุณสามารถบันทึกเอกสารลงใน OneDrive ได้โดยตรงซึ่งเป็นทางเลือกที่ดีในการพิจารณาเนื่องจากคุณจะสามารถเข้าถึงงานได้แม้ว่าฮาร์ดดิสก์จะไม่ทำงานก็ตาม
Excel AutoRecover
คุณลักษณะการกู้คืนอัตโนมัติเปิดโดยค่าเริ่มต้นและโดยทั่วไปจะบันทึกเอกสารของคุณโดยอัตโนมัติไปยังตำแหน่งชั่วคราวหลังจากช่วงเวลาที่ตั้งไว้ หากต้องการดูการตั้งค่าการกู้คืนอัตโนมัติให้คลิกที่ ไฟล์แล้วคลิก ตัวเลือก
คลิก ใน บันทึกในเมนูด้านซ้ายคุณจะเห็นตัวเลือกการกู้คืนอัตโนมัติภายใต้ บันทึกเวิร์กบุค
/ p>
ตามค่าเริ่มต้นระบบจะบันทึกข้อมูลการกู้คืนอัตโนมัติทุกๆ 10 นาที นอกเหนือจากช่วงเวลา Excel จะต้องไม่ใช้งานเป็นเวลา 30 วินาทีก่อนที่ข้อมูลจะได้รับการบันทึก นอกจากนี้ข้อมูลที่บันทึกอัตโนมัติจะถูกบันทึกไว้ในตำแหน่ง ตำแหน่งไฟล์กู้คืนอัตโนมัติที่ระบุไว้ที่นี่ ดังนั้นมันทำงานอย่างไร โดยทั่วไปสมมติว่าคุณมีแผ่นงานเหมือนกับแผ่นงานด้านล่างและบันทึกไว้
สมมติว่าฉันเพิ่มข้อมูลต่อไปนี้ลงใน Excel สเปรดชีตและรอประมาณ 10 นาทีโดยไม่บันทึกเอกสารของฉัน เนื่องจากช่วง AutoRecover ถูกตั้งไว้เป็นเวลา 10 นาทีคุณต้องรออย่างน้อยเป็นเวลานานสำหรับการบันทึกข้อมูล
ในกรณีของฉัน ฉันจำลองความผิดพลาดของ Excel โดยการเปิดตัวจัดการงานและฆ่ากระบวนการ Excel หลังจากนั้นฉันเปิด Excel อีกครั้งและเห็นตัวเลือกที่เรียกว่า แสดงไฟล์ที่กู้คืนทันที
หากคุณคลิกที่ จะแสดงรายการไฟล์ Excel ที่สามารถกู้คืนได้ ในกรณีของฉันมีไฟล์ต้นฉบับซึ่งมีข้อมูลในรูปแบบ A1 และ A2 แต่ยังมีไฟล์ AutoRecovered ซึ่งรวมถึงข้อมูลที่ฉันไม่ได้บันทึกลงในดิสก์
5
การคลิกที่รายการใด ๆ ในรายการจะเป็นการเปิดอินสแตนซ์อื่นของ Excel ที่แสดงข้อมูลในไฟล์นั้น โดยรวมแล้วนี่เป็นคุณลักษณะที่เป็นประโยชน์สำหรับช่วงเวลาเหล่านั้นเมื่อคุณไม่ได้บันทึกงานทั้งหมด แต่ Excel สิ้นสุดลงอย่างไม่คาดคิด
ข้อเสียสำคัญของคุณลักษณะนี้คือข้อมูลการกู้คืนอัตโนมัติจะถูกจัดเก็บไว้ในฮาร์ดดิสก์เดียวกัน ไดรฟ์เป็นไฟล์ของคุณดังนั้นหากสิ่งที่เกิดขึ้นกับฮาร์ดไดรฟ์ของคุณทุกอย่างจะหายไป คุณสามารถเปลี่ยนตำแหน่งในการตั้งค่าด้านบนไปยังฮาร์ดไดรฟ์อื่นหรือแม้แต่ตำแหน่งเครือข่ายซึ่งผมขอแนะนำให้ใช้
ดังนั้นโดยทั่วไปเมื่อใดก็ตามที่คุณบันทึกไฟล์ระบบจะกำจัดข้อมูลการกู้คืนอัตโนมัติ นอกจากนี้หากคุณปิด Excel ด้วยตนเองและเลือกที่จะไม่บันทึกข้อมูลระบบจะลบข้อมูลการกู้คืนอัตโนมัติ เพียงแค่จดจำไว้เมื่อใช้คุณลักษณะนี้ หากคุณเป็นผู้ใช้ Excel หนักฉันขอแนะนำให้ตั้งค่าช่วงการกู้คืนอัตโนมัติเป็น 2 หรือ 3 นาทีแทน 10
AutoBackup
คุณลักษณะอื่นที่ไม่ค่อยมีคนรู้จักจริงๆ เป็น AutoBackup ในการใช้งานคุณต้องไปที่แรกและบันทึกไฟล์เพื่อไปที่ บันทึกกล่องโต้ตอบ หากคุณมีเอกสาร Excel ที่บันทึกไว้แล้วให้ไปที่ ไฟล์จากนั้นคลิก บันทึกเป็นและเลือกตำแหน่ง เมื่อทำเช่นนี้จะปรากฏหน้าต่างโต้ตอบ บันทึกเป็นขึ้นมา
ในกล่องโต้ตอบให้คลิกที่ ปุ่ม เครื่องมือที่ด้านซ้ายของปุ่ม บันทึกคุณจะเห็นสองตัวเลือกซึ่งหนึ่งในนั้นคือ ตัวเลือกทั่วไปเมื่อคุณคลิกที่หน้าต่างเล็ก ๆ จะปรากฏขึ้นพร้อมด้วยตัวเลือกเพิ่มเติม
ไปที่หน้า สร้างการสำรองข้อมูล คลิกตกลงและเดี๋ยวนี้เมื่อคุณบันทึกแฟ้มแฟ้มสำรองข้อมูลของ Excel จะถูกสร้างด้วยนามสกุล. XLK โปรดทราบว่าในครั้งแรกที่คุณทำเช่นนี้ไฟล์จะเหมือนกัน หากคุณทำการแก้ไขไฟล์ต้นฉบับแล้วบันทึกอีกครั้งไฟล์สำรองจะยังคงเหมือนเดิม (ข้อมูลเดิม) ไฟล์สำรองข้อมูลจะได้รับการอัปเดตด้วยข้อมูลจนถึงวินาทีที่บันทึกไว้
โดยทั่วไปไฟล์สำรองข้อมูลจะเป็นเวอร์ชันเดียวอยู่เบื้องหลังเวอร์ชันปัจจุบันอยู่เสมอ ดังนั้นถ้าคุณทำพวงของการเปลี่ยนแปลงบันทึกไฟล์ของคุณแล้วต้องการกลับไปใช้เวอร์ชันที่ไม่มีการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้คุณสามารถเปิดไฟล์สำรองได้
ไฟล์จะถูกบันทึกไว้ใน ตำแหน่งเดียวกันกับไฟล์ต้นฉบับและดูเหมือนจะไม่มีทางเปลี่ยนแปลงได้ คุณลักษณะนี้จะไม่เพิ่มความปลอดภัยให้กับเอกสารของคุณ แต่เป็นการดีในบางสถานการณ์
การเปิดใช้คุณลักษณะการสำรองข้อมูลและการกู้คืนข้อมูลใน Excel นี้จะช่วยให้คุณประหยัดจากการสูญเสียข้อมูลที่สำคัญ เป็นตัวเลือกที่ดีในการใช้พื้นที่จัดเก็บข้อมูลแบบคลาวด์ (เช่น OneDrive) เป็นเครือข่ายเพื่อความปลอดภัยพิเศษในกรณีที่คอมพิวเตอร์ของคุณล้มเหลวอย่างร้ายแรง หากคุณมีคำถามใด ๆ คุณสามารถแสดงความคิดเห็นได้ สนุก!