Excel เป็นแอพพลิเคชันที่ใช้งานได้หลากหลายซึ่งมีการพัฒนาไปไกลกว่ารุ่นก่อน ๆ ในรูปแบบสเปรดชีต มีหน้าที่เป็นผู้เก็บรักษาบันทึกสมุดที่อยู่เครื่องมือคาดการณ์และอื่น ๆ อีกมากมายหลายคนแม้แต่ใช้ Excel ในรูปแบบที่ไม่เคยมีมาก่อน
ถ้าคุณใช้ Excel เป็นจำนวนมากที่บ้านหรือในออฟฟิศคุณก็รู้ บางครั้งไฟล์ Excel จะกลายเป็นเทอะทะเนื่องจากจำนวนระเบียนที่คุณกำลังทำงานอยู่
โชคดีที่ Excel มีฟังก์ชันในตัวเพื่อช่วยคุณค้นหาและลบระเบียนที่ซ้ำกัน ขออภัยมีข้อแม้บางประการในการใช้ฟังก์ชันเหล่านี้ดังนั้นโปรดระวังหรือคุณอาจลบระเบียนที่ไม่ทราบว่าคุณไม่ได้ตั้งใจนำออก นอกจากนี้ทั้งสองวิธีด้านล่างจะลบรายการที่ซ้ำกันโดยอัตโนมัติโดยไม่ต้องแจ้งให้คุณทราบว่าสิ่งใดถูกนำออกไปแล้ว
ฉันจะพูดถึงวิธีไฮไลต์แถวที่ซ้ำก่อนเพื่อให้คุณเห็นว่ามีการนำออกรายการใด โดยใช้ฟังก์ชั่นก่อนที่จะเรียกใช้งาน คุณต้องใช้กฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขที่กำหนดเองเพื่อไฮไลต์แถวที่ซ้ำกันทั้งหมด
ลบซ้ำฟังก์ชัน
สมมติว่าคุณใช้ Excel เพื่อติดตามที่อยู่และคุณสงสัยว่า ที่คุณมีระเบียนที่ซ้ำกัน ดูตัวอย่างแผ่นงานด้านล่างของ Excel:
สังเกตว่า "Jones" ปรากฏขึ้นสองครั้ง หากต้องการลบระเบียนที่ซ้ำกันดังกล่าวให้คลิกแท็บ ข้อมูลบน Ribbon และหาตำแหน่ง ลบรายการที่ซ้ำกันภายใต้ส่วน เครื่องมือข้อมูลคลิก ลบรายการที่ซ้ำกันและหน้าต่างใหม่จะเปิดขึ้น
ที่นี่คุณต้องตัดสินใจ ใช้ป้ายกำกับส่วนหัวที่ด้านบนของคอลัมน์ของคุณ หากทำเช่นนั้นให้เลือกตัวเลือก ข้อมูลของฉันมีส่วนหัวหากคุณไม่ใช้ป้ายชื่อส่วนหัวคุณจะใช้การกำหนดคอลัมน์มาตรฐานของ Excel เช่นคอลัมน์ A คอลัมน์ B ฯลฯ
สำหรับ ตัวอย่างนี้เราจะเลือกเฉพาะคอลัมน์ A และคลิกปุ่ม ตกลงหน้าต่างตัวเลือกจะปิดลงและ Excel จะลบไฟล์ "Jones" ที่สองออกไป
แน่นอนว่านี่เป็นเพียงตัวอย่างง่ายๆ บันทึกที่อยู่ใด ๆ ที่คุณเก็บไว้โดยใช้ Excel มักจะซับซ้อนมากขึ้น ตัวอย่างเช่นคุณมีไฟล์ที่อยู่ที่มีลักษณะดังนี้
สังเกตว่าแม้ว่าจะมีระเบียน "Jones" สามชิ้นอยู่เพียงสองรายการ เหมือนกัน ถ้าเราใช้ขั้นตอนด้านบนเพื่อลบระเบียนที่ซ้ำกันรายการ "Jones" รายการเดียวจะยังคงอยู่ ในกรณีนี้เราจำเป็นต้องขยายเกณฑ์การตัดสินใจของเราเพื่อรวมทั้งชื่อและนามสกุลที่พบในคอลัมน์ A และ B ตามลำดับ
ในการทำเช่นนี้ให้คลิก ข้อมูลอีกครั้ง บนริบบิ้นจากนั้นคลิกที่ ลบรายการที่ซ้ำกันเวลานี้เมื่อหน้าต่างตัวเลือกปรากฏขึ้นให้เลือกคอลัมน์ A และ B คลิกปุ่ม ตกลงและสังเกตเห็นว่าขณะนี้ Excel ลบระเบียน "Mary Jones" เพียงอย่างใดอย่างหนึ่งเท่านั้น
เนื่องจากเราได้แจ้งให้ Excel ลบข้อมูลที่ซ้ำกันโดยการจับคู่ระเบียนตามคอลัมน์ A และ B มากกว่าแค่คอลัมน์ A คอลัมน์ที่คุณเลือกจะต้องมีเกณฑ์มากขึ้นก่อนที่ Excel จะพิจารณาบันทึกเป็นรายการที่ซ้ำกัน เลือกคอลัมน์ทั้งหมดหากคุณต้องการลบแถวที่ซ้ำกันทั้งหมด
Excel จะให้ข้อความแจ้งจำนวนสำเนาที่ซ้ำกัน อย่างไรก็ตามจะไม่แสดงแถวที่ถูกลบ! เลื่อนลงไปที่ส่วนสุดท้ายเพื่อดูวิธีไฮไลต์แถวที่ซ้ำกันก่อนทำงานก่อน
วิธีการกรองขั้นสูง
p>วิธีที่สองเพื่อลบข้อมูลที่ซ้ำกันคือการใช้ตัวกรองขั้นสูง ขั้นแรกเลือกข้อมูลทั้งหมดในแผ่นงาน จากนั้นบนแท็บข้อมูลในริบบิ้นคลิกที่ ขั้นสูงในแท็บ การจัดเรียง & amp; Filter
ในช่องโต้ตอบที่ปรากฏขึ้นให้ตรวจสอบ เฉพาะระเบียนที่ไม่ซ้ำ
คุณสามารถกรองรายการได้จากที่ใดก็ได้หรือคุณสามารถคัดลอกรายการที่ไม่ซ้ำกันไปยังอีกส่วนหนึ่งของสเปรดชีตเดียวกันได้ . ด้วยเหตุผลบางอย่างคุณไม่สามารถคัดลอกข้อมูลไปยังแผ่นงานอื่นได้ ถ้าต้องการบนแผ่นงานอื่นก่อนอื่นให้เลือกตำแหน่งบนแผ่นงานปัจจุบันจากนั้นให้ตัดข้อมูลนั้นลงในแผ่นงานใหม่
ด้วยวิธีนี้คุณจะไม่ได้รับข้อความระบุว่ามีกี่แผ่น แถวถูกนำออก แถวจะถูกลบออกและนั่นก็คือ
ไฮไลต์แถวที่ซ้ำใน Excel
หากคุณต้องการดูว่าระเบียนใดที่ซ้ำกันก่อนที่จะนำออกคุณต้องทำางานด้วยตนเองเล็กน้อย . Excel ไม่มีทางที่จะเน้นแถวที่ซ้ำกันทั้งหมด แต่เป็นบทความเกี่ยวกับแถวที่ซ้ำกัน
สิ่งแรกที่คุณต้องทำคือเพิ่มสูตรในคอลัมน์ทางด้านขวาของชุดของคุณ ข้อมูล. สูตรนี้ง่าย: เพียงแค่รวมคอลัมน์ทั้งหมดสำหรับแถวนั้นไว้ด้วยกัน
= A1 & B1 & C1 & D1 & E1
ในตัวอย่างด้านล่างฉันมีข้อมูลในคอลัมน์ A ถึง F. แต่คอลัมน์แรกคือ หมายเลขประจำตัวดังนั้นฉันจึงไม่รวมรหัสดังกล่าวออกจากสูตรด้านล่าง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ใส่คอลัมน์ทั้งหมดที่มีข้อมูลที่คุณต้องการตรวจสอบรายการที่ซ้ำกัน
ฉันใส่สูตรนั้นลงในคอลัมน์ H แล้วลาก มันลงสำหรับทุกแถวของฉัน สูตรนี้จะรวมข้อมูลทั้งหมดในแต่ละคอลัมน์ไว้เป็นส่วนหนึ่งของข้อความ ตอนนี้ข้ามไปสองสามคอลัมน์แล้วป้อนสูตรต่อไปนี้:
=COUNTIF($H$1:$H$34, $H1) > 1
นี่เราใช้ฟังก์ชัน COUNTIF และพารามิเตอร์แรกคือชุดของข้อมูลที่เราต้องการดู ที่. สำหรับฉันนี่เป็นคอลัมน์ H (ซึ่งมีสูตรข้อมูลรวมกัน) จากแถวที่ 1 ถึง 34 นอกจากนี้คุณควรกำจัดแถวส่วนหัวก่อนทำเช่นนี้
นอกจากนี้คุณยังต้องการ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณใช้เครื่องหมายดอลลาร์ ($) ข้างหน้าตัวอักษรและตัวเลข หากคุณมีแถวข้อมูล 1000 แถวและสูตรแถวรวมอยู่ในคอลัมน์ F ตัวอย่างเช่นสูตรของคุณจะมีลักษณะดังนี้แทน
=COUNTIF($F$1:$F$1000, $F1) > 1
พารามิเตอร์ที่สองมีเฉพาะดอลล่าเท่านั้น ลงชื่อเข้าใช้หน้าตัวอักษรคอลัมน์เพื่อให้ล็อก แต่เราไม่ต้องการล็อคหมายเลขแถว อีกครั้งคุณจะลากข้อมูลนี้ลงในแถวข้อมูลทั้งหมด ควรมีลักษณะดังนี้และแถวที่ซ้ำกันควรมี TRUE อยู่ในนั้น
ตอนนี้เรามาเน้นแถวที่มี TRUE เป็นแถวที่ซ้ำกัน ขั้นแรกเลือกแผ่นงานทั้งหมดของข้อมูลโดยคลิกที่รูปสามเหลี่ยมเล็ก ๆ ที่ด้านบนซ้ายของแถวและคอลัมน์ ไปที่แท็บหน้าแรกแล้วคลิก การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขและคลิก กฎใหม่
ในกล่องโต้ตอบให้คลิกที่ ใช้สูตรเพื่อกำหนดว่าจะจัดรูปแบบใด
ในช่องใต้ จัดรูปแบบที่สูตรนี้เป็นจริง:ป้อนสูตรต่อไปนี้แทนที่ Pด้วยคอลัมน์ของคุณ ที่มีค่า TRUE หรือ FALSE ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ใส่เครื่องหมายดอลลาร์ไว้ตรงหน้าตัวอักษรคอลัมน์
=$P1=TRUE
เมื่อคุณทำเสร็จแล้วคลิกรูปแบบแล้วคลิกแท็บเติม เลือกสีและจะใช้เพื่อเน้นทั้งแถวที่ซ้ำกัน คลิกตกลงและตอนนี้คุณจะเห็นแถวที่ซ้ำกันจะถูกไฮไลต์
ถ้าไม่ได้ผลสำหรับคุณให้เริ่มต้นใหม่และทำอีกครั้ง ช้า. ต้องทำอย่างถูกต้องเพื่อให้ทุกอย่างทำงานได้ หากคุณพลาดสัญลักษณ์ $ เดียวไปพร้อมกันการทำงานนี้จะไม่ทำงานอย่างถูกต้อง
ข้อควรระวังในการลบระเบียนที่ซ้ำกัน
มีปัญหาเล็กน้อยในการอนุญาตให้ Excel โดยอัตโนมัติ ลบระเบียนที่ซ้ำกันสำหรับคุณ ขั้นแรกคุณต้องระมัดระวังในการเลือกคอลัมน์ที่ Excel หรือ Excel จำนวนมากเกินไปหรือน้อยเกินไปสำหรับใช้เป็นเกณฑ์ในการระบุระเบียนที่ซ้ำกัน
น้อยเกินไปและคุณอาจลบระเบียนที่คุณต้องการโดยไม่ได้ตั้งใจ มากเกินไปหรือรวมถึงคอลัมน์ตัวระบุโดยไม่ตั้งใจและจะไม่พบคำซ้ำ
ประการที่สอง Excel มักจะถือว่าบันทึกที่ไม่เหมือนใครแรกที่เจอคือข้อมูลหลัก ระเบียนที่ตามมาจะถือว่าเป็นรายการที่ซ้ำกัน นี่เป็นปัญหาเช่นหากคุณแก้ไขที่อยู่ของคนในไฟล์ของคุณไม่ได้ แต่สร้างเร็กคอร์ดใหม่
หากบันทึกที่อยู่ใหม่ (ถูกต้อง) ปรากฏขึ้นหลังจากบันทึกเก่า out - of - date), Excel จะถือว่าบันทึกแรก (out - of - date) เป็นหลักและลบระเบียนใด ๆ ที่ตามมาพบ นี่เป็นเหตุผลที่คุณต้องระวังว่าคุณเสรีนิยมหรืออนุรักษ์นิยมให้ Excel ตัดสินใจว่าอะไรเป็นหรือไม่ซ้ำกัน
สำหรับกรณีเหล่านี้คุณควรใช้ไฮไลต์วิธีการซ้ำที่ฉันเขียนและลบด้วยตนเอง
สุดท้าย Excel จะไม่ขอให้คุณตรวจสอบว่าคุณต้องการลบระเบียนหรือไม่ ใช้พารามิเตอร์ที่คุณเลือก (คอลัมน์) กระบวนการนี้ทำงานโดยอัตโนมัติอย่างสมบูรณ์ นี่อาจเป็นสิ่งที่อันตรายเมื่อคุณมีบันทึกจำนวนมากและเชื่อว่าการตัดสินใจที่คุณทำถูกต้องและอนุญาตให้ Excel ลบระเบียนที่ซ้ำกันให้คุณโดยอัตโนมัติ
นอกจากนี้โปรดตรวจสอบ บทความก่อนหน้าของเราเกี่ยวกับ ลบบรรทัดว่างใน Excel สนุก!