การค้นหาวิธีการจัดระเบียบให้มากขึ้นทำให้แน่ใจว่าเสียเวลาน้อยลงคือการดิ้นรนอย่างต่อเนื่องโดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับผู้ที่ยุ่งมาก
มีหนังสือมากมายและบทความนับพันที่ครอบคลุม หลักการ” (GTD) แต่สำหรับคนจำนวนมากความคิดและหลักการของ GTD สามารถรู้สึกได้ว่าเป็นงานที่มากเมื่อคุณจัดระเบียบเสร็จแล้วคุณจะไม่มีเวลาทำงานจริง ๆ
นั่นคือสาเหตุที่ สิ่งสำคัญในการตั้งค่าแอพและระบบอัตโนมัติที่ใช้หลักการ GTD หลายอย่างสำหรับคุณ หรืออย่างน้อยที่สุดวิธีที่คุณใช้แอพเหล่านั้นควรทำให้การจัดระเบียบและการจัดการเป็นเรื่องง่ายและมีประสิทธิภาพอย่างง่ายดาย
ปลดปล่อยความยุ่งเหยิงด้วยกล่องจดหมายเข้า
เมื่อคุณต้องการทำสิ่งต่าง ๆ “ กล่องจดหมาย” เป็นสิ่งสำคัญ ไม่ใช่กล่องจดหมายอีเมล แต่เป็นกล่องจดหมายงาน
วิธีที่สำคัญที่สุดในการช่วยให้จิตใจจดจ่อและจัดระเบียบมากขึ้นคือการขจัดความยุ่งเหยิง ความยุ่งเหยิงหมายถึงความคิดหรือช่วงเวลาเหล่านั้นเมื่อคุณจำงานที่ต้องทำให้เสร็จ คุณสามารถนำสิ่งเหล่านั้นออกจากหัวของคุณและหลีกเลี่ยงสิ่งที่ทำให้ไขว้เขว
มันไม่สำคัญว่าจะต้องใช้แอพที่ต้องทำสำหรับสิ่งนี้ตราบใดที่ มันมีกล่องจดหมาย วิธีที่ดีที่สุดคือถ้าแอปมีทั้งเครื่องมือบนเว็บและแอพมือถือเพื่อให้คุณสามารถรวบรวมแนวคิดเหล่านี้ไม่ว่าคุณจะอยู่ที่ไหนหรือกำลังทำอะไร
In_content_1 ทั้งหมด: [300x250] / DFP: [640x360]->ก้าวต่อไปโดยการรวมกล่องจดหมายเข้ากับบัญชีอีเมลของคุณ ตัวอย่างเช่นคุณสามารถติดตั้ง ToDoist สำหรับปลั๊กอิน Gmail Chrome ที่รวม ToDoist กับบัญชี Gmail ของคุณ
ด้วยปลั๊กอินนี้คุณสามารถเลือกไอคอน ToDoist ที่ด้านบนของอีเมลที่เปิด และใช้คุณลักษณะ เพิ่มงานด่วนเพื่อเพิ่มอีเมลลงในกล่องจดหมายของคุณเป็นงานใหม่
สิ่งนี้ช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงการเสียเวลาในการทำงานเล็ก ๆ ในขณะที่พยายามรับ กล่องจดหมายอีเมลของคุณได้รับการดูแล เพียงแค่ตั้งค่าอีเมลที่ต้องการเวลาของคุณเป็นงานใหม่และดำเนินการต่อ
ด้วยแอปที่ต้องทำส่วนใหญ่มักจะมีส่วนขยาย Chrome สำหรับเบราว์เซอร์
สิ่งนี้ช่วยให้คุณเพิ่มงานใหม่ตามข้อมูลที่คุณอ่านบนหน้าเว็บ แนวคิดคือการมอบวิธีที่ง่ายและรวดเร็วในการเพิ่มแนวคิดลงในกล่องจดหมายของคุณเพื่อที่คุณจะได้ไม่ต้องลองและจดจำในภายหลัง
หนึ่งในวิธีที่ดีที่สุดในการจัดระเบียบมากขึ้นคือการรักษา ชัดเจนและเป็นอิสระ
จัดระเบียบปฏิทินของคุณ
มีคนจำนวนมากพยายามใช้ปฏิทินและกล่องจดหมายเข้าด้วยกัน เพื่อติดตามงาน นั่นไม่ใช่สิ่งที่ปฏิทินใช้สำหรับ
ปฏิทินของคุณเป็นที่ที่คุณกำหนดเวลาเฉพาะกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับเวลา ไม่ใช่ทุกภารกิจ ปฏิทินของคุณควรมีรายการต่อไปนี้เท่านั้น:
บล็อก "เวลาโฟกัส" เหล่านั้นไม่ควรเป็นงานเฉพาะภายใน ปฏิทิน. นี่คือรายการสิ่งที่ต้องทำของคุณและรายการสิ่งที่ต้องทำของคุณคือที่ที่คุณจะตัดสินใจว่างานใดที่คุณจะทำต่อไปในระหว่างช่วงเวลาโฟกัสเหล่านั้น
นอกเหนือจากกิจกรรมที่เกิดซ้ำ การนัดหมายและเวลาที่มุ่งเน้นส่วนที่เหลือของปฏิทินของคุณจะยังคงเปิดอยู่สำหรับการประชุมหรืองานที่ไม่คาดคิดอื่น ๆ
หากคุณมีเวลาว่างคุณสามารถเติมสิ่งเหล่านั้นด้วยเวลาโฟกัสที่มากขึ้นสำหรับงานของคุณ หากการประชุมได้รับการจัดตารางเวลาในช่วงโฟกัสให้เลื่อนไปตามที่ต้องการ
คุณจะสังเกตเห็นว่าปฏิทินด้านบนมี การจัดเตรียมงานทุกเช้าและ ทบทวนงานประจำสัปดาห์ ในวันศุกร์ นี่คือที่ที่คุณคัดแยกกล่องจดหมายและวางแผนและจัดลำดับความสำคัญโครงการตามที่อธิบายไว้ในส่วนด้านล่าง
คัดรายการที่ต้องทำของคุณด้วยการเปลี่ยนลำดับความสำคัญ
ชีวิตเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วและการเปลี่ยนแปลงเหล่านั้นสามารถเปลี่ยนลำดับความสำคัญของคุณ
รายการสิ่งที่ต้องทำใด ๆ ที่คุณใช้ควรได้รับการจัดระเบียบด้วยโครงการระดับบนสุดที่แสดงถึงลำดับความสำคัญของชีวิตเหล่านั้น ตัวอย่างเช่นพื้นที่ที่สำคัญที่สุดในชีวิตของฉันที่ฉันมุ่งเน้นไปที่งานของฉัน ได้แก่ :
ในระหว่างการตรวจสอบงานประจำสัปดาห์ของคุณคุณต้องการสแกนพื้นที่งานทั้งหมดของคุณ และตรวจสอบให้แน่ใจว่างานที่คุณรวมไว้ในโครงการเหล่านี้ทั้งหมดยังคงเกี่ยวข้องและมีความสำคัญ
คุณทำได้โดยเปลี่ยนระดับความสำคัญของงานหรือลบออกทั้งหมด
หนึ่งในหลักการที่สำคัญที่สุดใน GTD คือกำจัดสิ่งที่ไม่สำคัญอีกต่อไป เหล่านี้เป็นงานที่เพิ่งเพิ่มพื้นที่และสร้างความยุ่งเหยิง การกำจัดความยุ่งเหยิงนี้เป็นวิธีที่ดีที่สุดวิธีหนึ่งในการจัดระเบียบมากขึ้น
เมื่อดูแต่ละภารกิจให้ทำตามสามขั้นตอน
วิธีที่ง่ายเพื่อให้แน่ใจว่าคุณทำทุกสัปดาห์นี้คือการใช้แอพมือถือที่ต้องทำและตรวจสอบงานและลำดับความสำคัญ ในขณะที่คุณผ่อนคลายที่บ้าน นั่งบนดาดฟ้าดื่มกาแฟแล้วสแกนและจัดลำดับความสำคัญของงานของคุณใหม่
วางแผนโครงการอย่างถูกต้อง & เกินเวลาคาดการณ์
ใช้เวลาทุกเช้าทำงานผ่านกล่องจดหมายที่ต้องทำและวางแผนสององค์ประกอบหลักของแต่ละงาน
การประเมินเวลาเป็นเพียงการตัดสินความพยายาม หากคุณได้รับหนึ่งเซสชันทั้งหมดจะใช้เวลา 5-15 นาที, 15-30 นาที, 30-60 นาทีหรือมากกว่าหนึ่งชั่วโมง? สร้างป้ายกำกับสีสำหรับกรอบเวลาเหล่านี้และนำไปใช้กับงานใหม่แต่ละงาน
เมื่อประมาณเวลาที่งานต้องใช้เวลาให้ประเมินมากกว่าเล็กน้อย มิฉะนั้นคุณจะพบว่าตัวเองหมดเวลากับงานที่ยังไม่เสร็จ
ความสำคัญของแต่ละงานคือคุณจะต้องทำอะไรให้เสร็จเร็ว ๆ นี้? เจ้านายของคุณพูดว่าเพื่อทำรายงานในวันศุกร์หรือไม่? นั่นคือ“ ลำดับความสำคัญ 1” ที่คุณควรเน้นด้วยสีแดง เป็นบทของหนังสือที่คุณต้องการเขียนสักวันไหม? นั่นคือ“ ลำดับความสำคัญ 3” และเน้นด้วยสีน้ำเงิน
สีเฉพาะนั้นไม่สำคัญตราบใดที่คุณเข้าใจความหมายของสีนั้น
รวมงานกับสิ่งที่คุณชอบทำ
ทุกอย่างไม่ต้องรู้สึกเหมือนงานน่าเบื่อ ในความเป็นจริงยิ่งคุณสามารถรวมงานเข้าด้วยกันได้มากเท่าไหร่ก็จะทำให้เวลาว่างมากขึ้น
นี่คือตัวอย่างบางส่วน
ด้วยความคิดสร้างสรรค์เพียงเล็กน้อยคุณสามารถ รวมงานหลายอย่างในรายการที่ต้องทำของคุณและทำงานหลายอย่างให้เสร็จสมบูรณ์ในช่วงเวลาที่ทับซ้อนกันในตารางเวลาของคุณ
การจัดการเวลาสร้างสรรค์ประเภทนี้เป็นกุญแจสำคัญในการมีประสิทธิภาพสูงโดยใช้หลักการ GTD
จัดลำดับความสำคัญการใช้เวลาแทนความสำคัญ
เมื่อคุณจัดลำดับความสำคัญของงานอย่าคิดในแง่ที่ว่าพวกเขามีความสำคัญอย่างไร เพื่อเป้าหมายที่ยาวนานของคุณ ลองนึกถึงพวกเขาในแง่ของความเร่งด่วน
คุณต้องรีบทำอะไรให้สำเร็จ จะเกิดอะไรขึ้นถ้าคุณใช้เวลาอีกหนึ่งวันหรือสัปดาห์อื่นในการทำให้สำเร็จ
งานเดียวที่ควรจะเป็น "ลำดับความสำคัญ 1" คืองานที่มีกำหนดส่งยากภายใน 24 ชั่วโมง หากคุณมีอีกสองสามวัน (ในภายหลัง) ให้เป็น“ ลำดับความสำคัญ 2” สำหรับงานใด ๆ ที่คุณต้องการเสร็จสิ้น“ สักวันหนึ่ง” หากคุณมีเวลาทำมันให้เป็น“ ลำดับความสำคัญ 3”
ทุกเช้าทบทวนตารางประจำวันของคุณเพื่อให้แน่ใจว่ามีความสมดุลและสมจริง
หากมีสีแดงจำนวนมากให้รีบประเมินเวลาของคุณสำหรับงานเหล่านั้นและตรวจสอบให้แน่ใจว่าพวกเขาสามารถพอดีกับช่วงเวลาโฟกัสของคุณ หากพวกเขาไม่ทำเช่นนั้นคุณต้องติดต่อใครก็ตามที่กำหนดเส้นตายให้คุณและขอเวลาที่กำหนดในภายหลังหรือมอบหมายให้ใครบางคนในทีมของคุณที่มีเวลา
คุณควรจัดการกับทุกสิ่ง ในแง่ของ "เวลา" ความสำคัญหมายถึง“ ฉันเหลือเวลาให้ทำภารกิจนี้แค่ไหน?”
เมื่อเวลามุ่งเน้นของคุณมาถึงในระหว่างวันให้ปิดทุกอย่างอื่น (รวมถึงอีเมล) และเริ่มทำงานเหล่านั้น
ใช้การแจ้งเตือนอย่างมีประสิทธิภาพ
การแจ้งเตือนอาจทำให้เกิดความรำคาญอย่างยิ่งหากคุณไม่ได้ใช้งานอย่างมีประสิทธิภาพ คุณควรตั้งค่าเตือนความจำสำหรับงานที่เกี่ยวข้องกับเวลาเช่นการนัดหมายหรือการประชุม
คุณไม่จำเป็นต้องเตือนความจำสำหรับงานที่ต้องทำเพราะคุณมีเวลาโฟกัสเฉพาะในปฏิทินของคุณเพื่อจัดการกับสิ่งเหล่านั้น
คุณควรตั้งการเตือนให้เกิดขึ้น บนอุปกรณ์ที่คุณจะใช้เมื่อมีเหตุการณ์นั้นเกิดขึ้น ตัวอย่างเช่น:
คิดว่าคุณจะอยู่ที่ไหนก่อนที่คุณจะต้องทำงานให้เสร็จและตั้งค่า ตั้งค่าการเตือนความจำที่ถูกต้องบนอุปกรณ์และแอพที่เหมาะสม
ใช้เซสชันการทำงานที่มุ่งเน้นอย่างมีประสิทธิภาพ
ดังนั้นเวลาโฟกัสจึงมาถึง เกิดอะไรขึ้น
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าสภาพแวดล้อมของคุณเอื้ออำนวยต่อการมุ่งเน้นและเพิ่มผลผลิต ปิดประตูสำนักงาน เล่น เพลงผ่อนคลายที่ชื่นชอบ ของคุณ นั่งที่คอมพิวเตอร์ของคุณและเริ่มโฟกัสไปที่งานที่ทำอยู่แล้วเท่านั้น
เวลาโฟกัสคือเวลาที่คุณจะเปล่งประกาย ในที่สุดเมื่อคุณทำสิ่งต่างๆเสร็จแล้ว ผลผลิตที่ดีที่สุดของคุณในตอนท้ายของวันนั้นขึ้นอยู่กับว่าคุณจะสามารถโฟกัสได้ดีแค่ไหนในช่วงเวลาโฟกัสของคุณ
ต้องการเพิ่มประสิทธิภาพของคุณหรือไม่ ใช้ แอพ Pomodoro ออนไลน์ เพื่อให้แน่ใจว่าคุณได้พักช่วงสั้น ๆ เป็นระยะ วิธีนี้จะช่วยให้คุณสดชื่นและจดจ่อยิ่งขึ้น
อย่าลืมจดจ่อกับภาพรวมขนาดใหญ่
อย่างน้อยเดือนละครั้งคุณควรตรวจสอบ เป้าหมายภาพใหญ่เพื่อให้แน่ใจว่าทุกสิ่งที่คุณกำลังทำอยู่นั้นสอดคล้องกับเป้าหมายในชีวิตของคุณ
ไม่แน่ใจว่าเป้าหมายเหล่านั้นคืออะไรหรือทำอย่างไรจึงจะแยกย่อยเป็นชิ้นเล็ก ๆ ฉันขอแนะนำให้ใช้แอปวางแผนเป้าหมายเช่น Goalscape
นี่เป็นวิธีที่สร้างสรรค์ในการมองเห็นเป้าหมายชีวิตที่สำคัญภายในวงกลม การแตกแขนงออกไปรอบ ๆ วงกลมนั้นเป็นสิ่งที่คุณต้องทำให้สำเร็จเพื่อให้บรรลุเป้าหมายที่ยิ่งใหญ่เหล่านั้น ยิ่งคุณออกไปด้านนอกมากเท่าไหร่เป้าหมายก็เล็กลงเท่านั้น วงแหวนรอบนอกสร้างบล็อกที่มีงานที่คุณกำลังทำงานอยู่
การตรวจสอบวงกลมเป้าหมายของคุณทุกเดือนเนื่องจากการเปลี่ยนแปลงชีวิตของคุณสามารถช่วยคุณลบสิ่งที่ไม่สำคัญกับคุณและเพิ่มสิ่งใหม่ ๆ ทำเช่นนั้น
ใช้เป้าหมายที่มีขนาดใหญ่ขึ้นเหล่านี้เพื่อกำหนดวิธีดำเนินการเกี่ยวกับการประกาศและจัดลำดับความสำคัญของงานที่คุณตั้งค่าไว้ในรายการสิ่งที่ต้องทำ
หาก Goalscape ใช้งานไม่ได้ สำหรับคุณมี แอพวางแผนเป้าหมาย อื่น ๆ อีกมากมายให้เลือก
อย่าทำเกินขนาดหรือจัดระเบียบมากเกินไป
ส่วนใหญ่ ที่สำคัญให้เครื่องมือทำงานของพวกเขา คุณควรใช้เฉพาะช่วงการตรวจทานของคุณเพื่อจัดระเบียบและวางแผน แต่อย่าเน้นเวลามากในการวางแผนและการจัดงานที่คุณไม่เคยทำงานจริงใด ๆ เลย
นี่คือเหตุผลว่าทำไมการกำหนดตารางเวลารายวันรายสัปดาห์ และเซสชันการตรวจสอบรายเดือนคือวิธีการจัดระเบียบมากขึ้น นี่คือเวลาที่ใช้ในการจัดการรูทีน GTD ของคุณ นอกเหนือจากนั้นมันคือทั้งหมดที่เกี่ยวกับ ... การทำสิ่งต่าง ๆ ให้สำเร็จ
คุณมีเคล็ดลับอะไรเกี่ยวกับการทำให้เสร็จ มีอะไรที่เรายังไม่ได้กล่าวถึงที่นี่ แจ้งให้เราทราบในความคิดเห็น