เมื่อคนส่วนใหญ่คิดถึงการเรียงลำดับข้อความในแอ็พพลิเคชันพวกเขาคิดถึงการเรียงลำดับเซลล์ในกระดาษคำนวณ Excel อย่างไรก็ตามคุณสามารถจัดเรียงข้อความใน Word ตราบเท่าที่มีบางอย่างที่บอกให้ Word ซึ่งส่วนต่างๆของข้อความเริ่มต้นและสิ้นสุด
ในบทความนี้เราจะแสดงวิธีการต่างๆที่คุณสามารถจัดเรียงได้ ข้อความรายการและตารางใน Word โปรดทราบว่าหากคุณมีข้อมูลใน Excel อยู่แล้วคุณสามารถ แทรกกระดาษคำนวณ Excel ลงในเอกสาร Word ของคุณ
การเรียงลำดับรายการใน Word
มีรายการสามประเภทที่คุณสามารถจัดเรียงได้ คำ. ประเภทแรกเป็นเพียงรายการคำหรือวลีที่ใช้ในแต่ละบรรทัด ประเภทที่สองคือรายการที่ไม่มีลำดับหรือสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อย รายการลำดับที่สามคือรายการลำดับหรือลำดับเลข
ในแต่ละกรณีการแบ่งบรรทัด (หรือที่เรียกว่าการคืนค่าขนส่ง) จะบอกให้ Word หนึ่งคำหรือวลีสิ้นสุดลง นี่เป็นวิธีที่ Word สามารถเรียงลำดับข้อความในเอกสารได้
หากต้องการเรียงลำดับรายการใด ๆ เหล่านี้ให้เริ่มต้นด้วยการเลือกรายการที่มี เมาส์ของคุณ เพียงแค่เริ่มต้นจากจุดเริ่มต้นของรายการให้กดปุ่มซ้ายของเมาส์ค้างไว้และลากเมาส์ไปจนกว่าจะเลือกทั้งรายการ
จากนั้นคลิกที่แท็บ หน้าแรกบนแท็บ Ribbonและค้นหาส่วนที่มีชื่อว่า ย่อหน้ามองหาปุ่มที่มีตัวอักษร Aและ Zและลูกศรชี้ลง นี่คือคำสั่ง Sortคลิกที่ปุ่ม จัดเรียงและ Word จะเปิดหน้าต่าง เรียงข้อความ
ในหน้าต่าง เรียงข้อความคุณจะสังเกตเห็นว่ามีตัวเลือกมากมาย ขั้นแรกคุณต้องระบุว่าคุณต้องการจัดเรียงข้อความที่คุณเลือกตามย่อหน้า แม้ว่าเราจะมีเพียงหนึ่งคำต่อบรรทัด Word จะถือว่าแต่ละบรรทัดเป็นย่อหน้าของตนเองเพราะเรากดคีย์ enter เพื่อไปที่บรรทัดถัดไป การจัดเรียงตามย่อหน้าเป็นตัวเลือกเริ่มต้น
ต่อไปเราจำเป็นต้องบอก Word ว่าเรากำลังจัดเรียงข้อมูลอะไร ค้นหาเมนูแบบเลื่อนลงที่มีข้อความ พิมพ์และเลือก ข้อความนี่เป็นตัวเลือกเริ่มต้น สุดท้ายเราต้องบอก Word ว่าเราต้องการจัดเรียงข้อความตามลำดับจากน้อยไปมาก (A ถึง Z) หรือเรียงลำดับจากมากไปน้อย (Z ถึง A) เรียงจากน้อยไปหามากเป็นตัวเลือกเริ่มต้น เมื่อเสร็จแล้วให้คลิกปุ่ม ตกลงและ Word จะจัดเรียงข้อความของคุณด้วยตัวเลือกที่คุณเลือก
สังเกตว่า ตอนนี้ข้อความจะเรียงลำดับจาก A ถึง Z ในลำดับจากน้อยไปมาก นอกจากนี้หากคุณคลิกที่ปุ่ม ตัวเลือกคุณสามารถกำหนดค่าการตั้งค่าขั้นสูงเช่นตัวคั่นฟิลด์และกำหนดว่าควรคำนึงถึงตัวพิมพ์เล็กและตัวพิมพ์ใหญ่หรือไม่
5
การเรียงลำดับข้อความในตาราง
การจัดเรียงประเภทนี้อาจดูเหมือนคุ้นเคยกับคุณมากขึ้นถ้าคุณมักจะเรียงลำดับข้อมูลใน Excel เหมือนกับแผ่นงาน Excel ตารางประกอบด้วยแถวคอลัมน์และอาจมีหัวเรื่องในแถวแรก โชคดีที่ Word ให้ความยืดหยุ่นในการจัดเรียงข้อความเหมือนกับที่พบใน Excel มาก
สมมติว่าคุณมีตารางใน Word ที่มีลักษณะคล้ายกับด้านล่าง
สังเกตว่ามีส่วนหัวของคอลัมน์ในแถวแรกและคอลัมน์แรกมีข้อความที่เราต้องการจัดเรียง สมมติว่าเราต้องการจัดเรียงข้อมูลตามลำดับในเวลานี้ เลือกทั้งตารางและคลิกอีกครั้งที่ปุ่ม จัดเรียงในส่วน ย่อหน้าของ Ribbon
ประกาศใน มุมซ้ายล่างของหน้าต่าง การจัดเรียงที่ Word ตรวจพบส่วนหัวในแถวแรกแล้ว โปรดสังเกตด้วยว่าเมนูแบบเลื่อนลง เรียงลำดับตามตัวแรกมีหัวข้อ ชื่อในช่องตัวเลือกอยู่แล้ว
ส่วนที่เหลือของตัวเลือกยังคงเหมือนเดิม ยกเว้นอย่าลืมเปลี่ยนทิศทางการจัดเรียงไปที่ Descendingเมื่อเสร็จแล้วให้คลิกปุ่ม ตกลงและ Word จะจัดเรียงตารางโดยใช้ตัวเลือกที่เราเลือก
การเรียงลำดับข้อความใน Word ทำได้ง่ายตราบเท่าที่คุณมีวิธีที่จะบอก Word ว่าจะแยกองค์ประกอบข้อมูลออกจากที่ใด ถ้าคุณเล่นกับการตั้งค่าการจัดเรียงบิตคุณจะพบว่าคุณสามารถเรียงลำดับได้โดยใช้หลายคอลัมน์และแม้แต่แท็บและเครื่องหมายคั่นด้วยจุลภาคในเอกสาร Word
แม้ว่าจะไม่เป็นประโยชน์ในการจัดเรียงข้อมูลใน Excel คุณ สามารถช่วยตัวเองบางครั้งใน Word โดยมีย่อหน้าการเรียงลำดับแอปพลิเคชันและข้อความในตารางสำหรับคุณโดยใช้อินเทอร์เฟซที่คล้ายคลึงกันที่พบในแผ่นงาน Excel สนุก!