การสื่อสารทางอีเมลไม่ได้เปลี่ยนแปลงไปมากนักในช่วงสองสามทศวรรษที่ผ่านมานับตั้งแต่ได้รับความนิยม ศัพท์แสงส่วนใหญ่ที่เราใช้ในปัจจุบันก็เหมือนกัน เรายืมเงื่อนไขที่เกี่ยวข้องกับอีเมลมากมายตั้งแต่สมัยที่เราสื่อสารกันโดยใช้จดหมายกระดาษ CC และ BCC เป็นตัวอย่างที่สมบูรณ์แบบ ทั้งหมดนี้หมายความว่าอย่างไร
บทความนี้จะกล่าวถึงศัพท์แสงของอีเมลและช่วยให้คุณเข้าใจว่าคุณลักษณะอีเมลจำนวนมากที่คุณพบมีไว้เพื่ออะไร
CC หมายถึงอะไร
CC ย่อมาจาก Carbon Copyเมื่อคุณพิมพ์ที่อยู่ของใครบางคนในช่องนี้ คุณจะต้องส่งสำเนาอีเมลของคุณไปให้พวกเขา สิ่งนี้ใช้กับ เทคโนโลยีอีเมล ที่คุณอาจใช้อยู่
คำนี้มาจากสมัยที่การสื่อสารผ่านกระดาษเป็นเรื่องธรรมดามาก ทุกคนทำสำเนาเอกสารโดยวางกระดาษคาร์บอนระหว่างกระดาษธรรมดาสองแผ่น เมื่อปากกากดลงบนแผ่นกระดาษด้านบน การเขียนก็ถูกย้ายไปยังแผ่นด้านล่างด้วยกระดาษคาร์บอน สิ่งนี้ทำให้ผู้คนสามารถทำและส่งสำเนาได้อย่างรวดเร็ว
สำเนาของอีเมลอาจไม่เกี่ยวข้องกับกระดาษคาร์บอนอีกต่อไป แต่หลักการก็เหมือนกัน คุณส่งสำเนาอีเมลของคุณให้ผู้อื่น ดังนั้นเมื่อมีคนบอกคุณถึง CC พวกเขาต้องการสำเนาอีเมลที่คุณส่งถึงผู้รับ ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังสื่อสารกับลูกค้า คุณอาจต้องการ CC ผู้จัดการของคุณ
ความหมายของ BCC คืออะไร
BCC ย่อมาจาก Blind Carbon Copy
strong>และใช้งานได้เหมือน CC โดยมีความแตกต่างที่สำคัญอย่างหนึ่ง เมื่อคุณ CC กับใคร ผู้รับอีเมลของคุณจะเห็นว่ามีใครอีกบ้างที่ได้รับอีเมล ทั้งบุคคลในช่อง "ถึง" และช่อง "สำเนาถึง" จะสามารถเห็นที่อยู่ของกันและกันได้ BCC เพิ่มชั้นความลับ มีเพียงผู้ส่งเท่านั้นที่สามารถดูรายการได้ และผู้รับ BCC จะเห็นเฉพาะที่อยู่อีเมลของตนในช่อง BCC แม้ว่าผู้ส่งจะเพิ่มบุคคลลงในรายการนั้นมากกว่าหนึ่งคนก็ตาม
เมื่อต้องการความเป็นส่วนตัว ให้ใช้ฟิลด์ BCC ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังสนทนาทางอีเมลกับลูกค้าและต้องการแท็กผู้จัดการของคุณ คุณควรส่งสำเนาลับ ไม่มีเหตุผลใดที่ลูกค้าของคุณจะรู้ว่ามีคนอื่นอยู่ในวง
มารยาทในการส่งอีเมล
เมื่อคุณทราบความหมายของ CC และ BCC แล้ว คุณอาจสงสัยว่าทำไมคุณถึงส่ง CC แทนที่จะเพิ่มทุกคนในช่อง "ถึง" ดังที่กล่าวไว้ก่อนหน้านี้ ทุกคนสามารถดูได้ว่าใครถูกเพิ่มลงในรายการ CC ในทางเทคนิค CC ไม่ได้แตกต่างจากฟิลด์ "ถึง" หลักแต่อย่างใด เหตุใดจึงต้องใช้
คำตอบนั้นง่าย: มารยาท ส่วน "ถึง" สงวนไว้สำหรับผู้รับหลัก พวกเขาเป็นคนที่เกี่ยวข้องโดยตรงกับหัวเรื่องของอีเมลที่คุณกำลังส่ง คุณควรใช้ช่อง "CC" เพื่อส่งสำเนาอีเมลนั้นไปยังบุคคลอื่นที่อาจสนใจข้อมูลในตอนนี้หรือในอนาคต
CC มีประโยชน์เมื่อคุณต้องการให้คนอื่นมีสำเนาของอีเมลในกรณีที่พวกเขาต้องการ
ควรใช้ BCC เพื่อให้ผู้รับหลักไม่ทราบ ใครบ้างที่ได้รับสำเนาอีเมล อย่างไรก็ตาม ก็ยังมีประโยชน์ถ้าคุณต้องการส่งอีเมลถึงรายชื่อผู้คนจำนวนมาก ไม่จำเป็นต้องให้ทุกคนที่เกี่ยวข้องเห็นที่อยู่อีเมลหลายสิบรายการที่แนบมากับอีเมลของตน โปรดจำไว้ว่าผู้รับ BCC สามารถดูที่อยู่ในช่อง BCC เท่านั้น ส่วนอื่นๆ ยังคงซ่อนอยู่
ที่กล่าวว่า สิ่งนี้ไม่ได้เขียนด้วยหิน ไม่มีกฎเกณฑ์ที่ตั้งไว้ หลายคนและบริษัทอาจเลือกใช้ฟิลด์อีเมลเหล่านี้แตกต่างกัน
ข้อกำหนดอีเมลที่สำคัญอื่นๆ ที่คุณควรทราบ
คุณสามารถทำสิ่งต่างๆ มากมายด้วยอีเมล เช่น ส่งต่อ และ การสร้างกลุ่มอีเมล แต่คุณต้องเข้าใจข้อกำหนดก่อนเพื่อปลดล็อกคุณลักษณะที่ยอดเยี่ยมทั้งหมดเหล่านี้ มาสำรวจคำศัพท์กันดีกว่า
เรื่อง
ช่องหัวเรื่องใช้เพื่อบอกผู้รับว่าอีเมลนั้นเกี่ยวกับอะไร สรุปข้อมูลเป็นคำไม่กี่คำ วิธีนี้จะช่วยคุณค้นหาอีเมลในภายหลังภายใน เรียงตามหัวเรื่อง.
ตอบกลับทั้งหมด
โดยปกติ คุณจะตอบกลับผู้ส่ง โดยกดปุ่ม ตอบกลับนอกจากนี้ยังบันทึกอีเมลต้นฉบับและชุดข้อความทั้งหมดไว้ด้านบนเพื่อเก็บข้อมูลไว้ที่ปลายนิ้วของคุณ
ที่กล่าวไว้ คุณยังมีตัวเลือกในการตอบกลับทุกคนใช้ฟีเจอร์นี้เมื่อคุณเป็นส่วนหนึ่งของรายการ CC เพื่อส่งคำตอบของคุณไปยังทุกคนที่เกี่ยวข้อง
ส่งต่อ
มีใครบอกคุณว่า "ส่งต่อฉัน" และคุณไม่แน่ใจว่ามันหมายถึงอะไร? คำนี้หมายถึงปุ่ม ไปข้างหน้าคุณลักษณะนี้ช่วยให้คุณสามารถเลือกอีเมลที่คุณได้รับและส่งไปยังบุคคลอื่นที่ไม่ใช่ผู้ส่งเดิม ช่วยคุณประหยัดเวลาได้มาก
สแปม
อีเมลขยะหมายถึงอีเมลขยะ เป็นเนื้อหาที่ไม่พึงประสงค์ซึ่งมีคนส่งถึงคุณและคนอื่นๆ อีกหลายพันคนที่เป็นส่วนหนึ่งของรายชื่ออีเมล บริการอีเมลทุกรายการ เช่น Gmail หรือ Outlook มีโฟลเดอร์สแปมเฉพาะสำหรับบริการนี้ อย่างไรก็ตาม สแปมไม่ได้อยู่ที่นั่นโดยอัตโนมัติเสมอไป ในบางกรณี คุณต้อง ระบุอีเมลสแปม และลบออกด้วยตนเอง
รายการบล็อก
เมื่อพูดถึงสแปม นี่คือที่ที่ รายการบล็อกมีประโยชน์ ก่อนหน้านี้เรียกว่าบัญชีดำ รายการที่บล็อกเป็นเพียงรายการที่อยู่ที่ถูกบล็อกอย่างถาวร ผู้ส่งบางรายรู้จักผู้ส่งสแปม ดังนั้นผู้ให้บริการอีเมลของคุณจะไปยังรายการที่บล็อกโดยอัตโนมัติ แต่บางครั้งคุณจำเป็นต้อง ปิดกั้นที่อยู่ ตัวคุณเอง
หวังว่าเราจะจัดการให้เคลียร์ได้ และ ตอนนี้คุณดีขึ้นมากแล้วและการส่งและจัดการอีเมลของคุณ เพียงตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณไม่ได้ผสม CC และ BCC เมื่อสถานการณ์ต้องการโดยใช้อย่างใดอย่างหนึ่ง