หากคุณกำลังทำงานกับข้อมูลใน Excel ที่คุณได้นำเข้าจากแหล่งอื่นบางครั้งคุณต้องทำงานกับข้อมูลที่ไม่อยู่ในรูปแบบที่คุณต้องการ โดยเฉพาะอย่างยิ่งกับข้อความที่คั่นด้วยจุลภาคที่มาในเซลล์เดียว
วิธีเดียวที่จะจัดการกับข้อมูลนั้นคือการแบ่งเซลล์ใน Excel มีหลายวิธีในการดำเนินการนี้ขึ้นอยู่กับรูปแบบของข้อมูล
ในบทความนี้คุณจะได้เรียนรู้วิธีการแบ่งเซลล์วิธีการขยายออกไปทั้งคอลัมน์และเวลาที่คุณควรเลือกแต่ละตัวเลือก
แปลงข้อความเป็นคอลัมน์
หนึ่งในวิธีที่ใช้กันมากที่สุดในการแบ่งเซลล์ใน Excel คือการใช้เครื่องมือ Text to Columns วิธีนี้ช่วยให้คุณสามารถแบ่งคอลัมน์ทั้งหมดของเซลล์โดยใช้กฎใดก็ได้ที่คุณต้องการ
คุณลักษณะนี้ยังมีวิซาร์ดที่ใช้งานง่ายซึ่งเป็นสาเหตุที่คนส่วนใหญ่ชอบใช้ นอกจากนี้ยังจัดการรูปแบบข้อความไม่ว่าข้อความที่คั่นจะเป็นช่องว่างแท็บหรือลูกน้ำ
มาดูตัวอย่างวิธีใช้ คุณลักษณะข้อความเป็นคอลัมน์ ใน Excel
In_content_1 ทั้งหมด: [300x250] / dfp: [640x360]->
ในตัวอย่างนี้เราต้องการแบ่งคอลัมน์ชื่อออกเป็นสองเซลล์ชื่อและนามสกุลของพนักงานขาย
ในการดำเนินการนี้:
1. เลือกเมนู ข้อมูลจากนั้นเลือก ข้อความเป็นคอลัมน์ในกลุ่มเครื่องมือข้อมูลบน Ribbon
2. เพื่อเปิดวิซาร์ดสามขั้นตอน ในหน้าต่างแรกตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เลือก ตัวคั่นแล้วเลือก ถัดไป
3. ในหน้าต่างตัวช่วยสร้างถัดไปให้ยกเลิกการเลือก แท็บและตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เลือก ช่องว่างแล้ว เลือก ถัดไปเพื่อดำเนินการต่อ
4. ในหน้าต่างถัดไปให้เลือกฟิลด์ ปลายทางจากนั้นในสเปรดชีตให้เลือกเซลล์ที่คุณต้องการให้ชื่อจริงไป การดำเนินการนี้จะอัปเดตเซลล์ในฟิลด์ปลายทางไปยังตำแหน่งที่คุณเลือกไว้
5. ตอนนี้เลือก เสร็จสิ้นเพื่อดำเนินการตัวช่วยสร้าง
คุณจะเห็นว่าเซลล์เดียวที่มีทั้งชื่อและนามสกุลถูกแบ่งออกเป็นสองเซลล์ที่มีแต่ละเซลล์ ทีละรายการ
หมายเหตุ: กระบวนการข้างต้นใช้งานได้เนื่องจากข้อมูลที่จะแบ่งในเซลล์มีช่องว่างคั่นข้อความ คุณลักษณะข้อความเป็นคอลัมน์นี้ยังสามารถจัดการการแบ่งเซลล์ใน Excel ได้หากข้อความถูกคั่นด้วยแท็บอัฒภาคจุลภาคหรืออักขระอื่น ๆ ที่คุณระบุ
ใช้ฟังก์ชันข้อความของ Excel
อีกวิธีในการแบ่งเซลล์ใน Excel คือการใช้ ฟังก์ชันข้อความ ที่แตกต่างกัน ฟังก์ชันข้อความช่วยให้คุณสามารถแยกชิ้นส่วนของเซลล์ที่คุณสามารถส่งออกไปยังเซลล์อื่นได้
ฟังก์ชันข้อความใน Excel ประกอบด้วย:
ในการแบ่งเซลล์คุณอาจไม่จำเป็นต้องใช้ฟังก์ชันเหล่านี้ทั้งหมด อย่างไรก็ตามมีหลายวิธีที่คุณสามารถใช้สิ่งเหล่านี้เพื่อทำสิ่งเดียวกันให้สำเร็จได้
ตัวอย่างเช่นคุณสามารถใช้ฟังก์ชันซ้ายและค้นหาเพื่อแยกชื่อ ฟังก์ชันค้นหาช่วยได้เนื่องจากสามารถบอกคุณได้ว่าอักขระคั่นอยู่ที่ใด ในกรณีนี้ก็คือช่องว่าง
ฟังก์ชันจะมีลักษณะดังนี้:
= LEFT (C3, FIND (”“, C3))
เมื่อคุณกด Enter หลังจากพิมพ์ฟังก์ชันนี้คุณจะเห็นว่าชื่อแรกถูกดึงออกมาจากสตริงในเซลล์ C3
ใช้งานได้เนื่องจากด้านซ้าย ฟังก์ชันต้องการจำนวนอักขระที่จะแยก เนื่องจากอักขระช่องว่างอยู่ในตำแหน่งท้ายชื่อคุณสามารถใช้ฟังก์ชัน FIND เพื่อค้นหาช่องว่างซึ่งจะส่งคืนจำนวนอักขระที่คุณต้องการเพื่อให้ได้ชื่อมา
คุณสามารถแยก นามสกุลโดยใช้ฟังก์ชัน Right หรือฟังก์ชัน Mid
ในการใช้ฟังก์ชัน Right:
= RIGHT (C3, LEN (C3) -FIND (”“ , C3))
การดำเนินการนี้จะดึงนามสกุลโดยการหาตำแหน่งของช่องว่างจากนั้นลบออกจากความยาวของสตริงทั้งหมด สิ่งนี้ทำให้ฟังก์ชัน Right มีจำนวนอักขระที่จำเป็นในการแยกนามสกุล
ในทางเทคนิคคุณสามารถทำสิ่งเดียวกันกับฟังก์ชัน Right โดยใช้ฟังก์ชัน Mid ดังนี้:
= MID (C3, FIND (”“, C3), LEN (C3) -FIND (”“, C3))
ในกรณีนี้การค้นหา ฟังก์ชันจะให้ฟังก์ชัน Mid เป็นจุดเริ่มต้นและ Len รวมกับ Find จะให้จำนวนอักขระที่จะแยก การดำเนินการนี้จะส่งคืนนามสกุลด้วย
การใช้ฟังก์ชันข้อความของ Excel เพื่อแบ่งเซลล์ใน Excel ใช้งานได้เช่นเดียวกับโซลูชัน Text-To-Column แต่ยังช่วยให้คุณกรอกข้อมูลทั้งคอลัมน์ใต้ผลลัพธ์โดยใช้ ฟังก์ชั่นเดียวกัน
แบ่งเซลล์ใน Excel โดยใช้ Flash Fill
ตัวเลือกสุดท้ายในการแบ่งเซลล์ใน Excel คือการใช้ คุณสมบัติเติมแฟลช สิ่งนี้ต้องการให้เซลล์ที่คุณแยกเซลล์เดิมออกเป็นเซลล์ที่อยู่ด้านข้าง
หากเป็นกรณีนี้สิ่งที่คุณต้องทำคือพิมพ์ส่วนของเซลล์เดิมที่คุณต้องการแยกออก . จากนั้นลากมุมขวาล่างของเซลล์ลงเพื่อเติมเซลล์ที่อยู่ด้านล่าง เมื่อดำเนินการดังกล่าวคุณจะเห็นไอคอนเติมเซลล์ขนาดเล็กปรากฏขึ้นพร้อมกับเครื่องหมายบวกเล็ก ๆ อยู่ข้างๆ
เลือกไอคอนนี้แล้วคุณจะเห็นป๊อปอัปเมนู เลือก เติมแฟลชในเมนูนี้
เมื่อคุณดำเนินการดังกล่าวคุณจะเห็นว่าคุณลักษณะ Flash Fill จะตรวจหาสาเหตุที่คุณพิมพ์โดยอัตโนมัติและจะ ทำซ้ำขั้นตอนในเซลล์ถัดไป โดยการตรวจจับและกรอกชื่อในเซลล์เดิมทางด้านซ้าย
คุณสามารถทำขั้นตอนเดียวกันนี้ได้เมื่อกรอกทั้งคอลัมน์ เลือกไอคอนเดียวกันแล้วเลือก เติมแฟลชจะเติมชื่อที่ถูกต้องทั้งคอลัมน์จากเซลล์ทางด้านซ้าย
จากนั้นคุณสามารถคัดลอกคอลัมน์ทั้งหมดนี้และวางลงในคอลัมน์อื่นจากนั้นทำขั้นตอนเดียวกันนี้ซ้ำเพื่อ แยกนามสกุล สุดท้ายคัดลอกและวางทั้งคอลัมน์ในตำแหน่งที่คุณต้องการให้ไปในสเปรดชีต จากนั้นลบคอลัมน์เดิมที่คุณใช้ในการดำเนินการเติม Flash
การแยกเซลล์ใน Excel
ดังที่คุณเห็นมีอยู่สองสามวิธีในการทำสิ่งเดียวกันให้สำเร็จ วิธีที่คุณแบ่งเซลล์ใน Excel ลงไปถึงตำแหน่งที่คุณต้องการให้ผลลัพธ์สุดท้ายไปและสิ่งที่คุณวางแผนจะทำ ตัวเลือกใดก็ได้ผลดังนั้นควรเลือกตัวเลือกที่เหมาะสมกับสถานการณ์ของคุณมากที่สุดและใช้มัน