ไฟล์ข้อมูลแบบข้อความเป็นหนึ่งในวิธีการทั่วไปในการจัดเก็บข้อมูลในโลกวันนี้ นี่เป็นเพราะโดยทั่วไปแล้วไฟล์ข้อความจะใช้พื้นที่สุดท้ายและจะเก็บได้ง่ายที่สุด โชคดีที่มันง่ายมากที่จะแทรกไฟล์ CSV (ค่าที่คั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาค) หรือ TSV (ค่าที่คั่นด้วยแท็บ) ลงใน Microsoft Excel
หากคุณต้องการแทรก CSV หรือ TSV ลงในแผ่นงาน Excel คุณจะต้อง รู้วิธีแยกข้อมูลในไฟล์โดยเฉพาะ คุณไม่จำเป็นต้องรู้รายละเอียดเกี่ยวกับข้อมูลเว้นแต่ว่าคุณต้องการจัดรูปแบบค่าเหล่านั้นใหม่ให้เป็นสตริงตัวเลขเปอร์เซ็นต์และอื่น ๆ
ในบทความนี้คุณจะได้เรียนรู้วิธีการ แทรกไฟล์ CSV หรือ TSV ลงในแผ่นงาน Excel ของคุณและวิธีการฟอร์แมตข้อมูลนั้นในกระบวนการนำเข้าเพื่อประหยัดเวลา
วิธีแทรกไฟล์ CSV ลงในแผ่นงาน Excel
ก่อนที่คุณจะสามารถแทรกไฟล์ CSV ลงในแผ่นงาน Excel ของคุณคุณต้องยืนยันว่าไฟล์ข้อมูลนั้นคั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาค (หรือที่เรียกว่า“ คั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาค”)
ยืนยันว่าเป็นการคั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาค ไฟล์
ในการดำเนินการนี้ให้เปิด Window Explorer และนำทางไปยังไดเรกทอรีที่จัดเก็บไฟล์ เลือกเมนู มุมมองและตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เลือก บานหน้าต่างแสดงตัวอย่าง
จากนั้นเลือกไฟล์ที่คุณเชื่อว่ามีข้อมูลที่คั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาค . คุณควรเห็นเครื่องหมายจุลภาคระหว่างข้อมูลแต่ละส่วนในไฟล์ข้อความ
In_content_1 ทั้งหมด: [300x250] / dfp: [640x360]->ตัวอย่างด้านล่างมาจากชุดข้อมูลของรัฐบาลที่มีผลคะแนนนักศึกษาของคณะกรรมการวิทยาลัย SAT 2010
อย่างที่คุณเห็นบรรทัดแรกคือบรรทัดส่วนหัว แต่ละฟิลด์จะคั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาค บรรทัดอื่น ๆ หลังจากนั้นเป็นบรรทัดข้อมูลโดยที่แต่ละจุดข้อมูลคั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาค
นี่คือตัวอย่างของไฟล์ที่มีค่าคั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาค เมื่อคุณยืนยันการจัดรูปแบบของข้อมูลต้นฉบับแล้วคุณก็พร้อมที่จะแทรกลงในแผ่นงาน Excel
แทรกไฟล์ CSV ลงในแผ่นงานของคุณ
เมื่อต้องการแทรกแหล่งที่มา ไฟล์ข้อมูล CSV ลงในแผ่นงาน Excel ของคุณเปิดแผ่นงานเปล่า
หมายเหตุ: คุณสามารถเลือกจากข้อความ / CSV บน Ribbon ได้โดยตรงอีกวิธีหนึ่ง
สิ่งนี้จะเปิดเบราว์เซอร์ไฟล์ เรียกดูตำแหน่งที่คุณเก็บไฟล์ CSV เลือกแล้วเลือก นำเข้า
สิ่งนี้จะเปิดตัวช่วยสร้างการนำเข้าข้อมูล Excel จะวิเคราะห์ข้อมูลที่เข้ามาและตั้งค่ากล่องดร็อปดาวน์ทั้งหมดตามรูปแบบของไฟล์ข้อมูลเข้าโดยยึดตาม 200 แถวแรก
คุณสามารถปรับการวิเคราะห์นี้ได้โดยเปลี่ยนการตั้งค่าใด ๆ ต่อไปนี้:
เมื่อคุณพร้อมที่จะนำเข้าข้อมูล เลือก โหลดที่ด้านล่างของหน้าต่างนี้ สิ่งนี้จะนำชุดข้อมูลทั้งหมดไปไว้ในแผ่นงาน Excel เปล่า
เมื่อคุณมีข้อมูลนั้นในแผ่นงาน Excel คุณสามารถจัดระเบียบข้อมูลนั้นใหม่ได้ แถวกลุ่มและคอลัมน์ หรือ ดำเนินการ ฟังก์ชันของ Excel กับข้อมูล
นำเข้าไฟล์ CSV ไปยังองค์ประกอบ Excel อื่น ๆ
แผ่นงานไม่ใช่แค่ทุกสิ่งที่คุณสามารถนำเข้าข้อมูล CSV ในหน้าต่างสุดท้ายหากคุณเลือก โหลดไปที่แทนโหลดคุณจะเห็นรายการตัวเลือกอื่น ๆ
ตัวเลือกในหน้าต่างนี้ประกอบด้วย:
ตัวเลือก PivotChart นั้นทรงพลังมาก ช่วยให้คุณข้ามขั้นตอนการจัดเก็บข้อมูลในตารางแล้วเลือกเขตข้อมูลเพื่อสร้างแผนภูมิหรือกราฟ
ในฐานะส่วนหนึ่งของกระบวนการนำเข้าข้อมูลคุณสามารถเลือกฟิลด์ตัวกรองตำนานและข้อมูลแกนเพื่อสร้างกราฟิกเหล่านั้นได้ในขั้นตอนเดียว
เมื่อคุณ จะเห็นได้ว่ามีความยืดหยุ่นอย่างมากในการแทรก CSV ลงในแผ่นงาน Excel
วิธีแทรกไฟล์ TSV ลงในแผ่นงาน Excel
จะเกิดอะไรขึ้นถ้าแท็บไฟล์ที่คุณเข้ามาคือแท็บ คั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาคคั่นหรือไม่
กระบวนการส่วนใหญ่เหมือนกับในส่วนก่อนหน้า แต่คุณจะต้องการใช้ช่องดรอปดาวน์ ตัวคั่นเพื่อเลือก แท็บ
นอกจากนี้โปรดจำไว้ว่าเมื่อคุณเรียกดูไฟล์ข้อมูล Excel จะถือว่าคุณกำลังมองหาไฟล์ * .csv โดยอัตโนมัติ ดังนั้นในหน้าต่างเบราว์เซอร์ไฟล์อย่าลืมเปลี่ยนประเภทไฟล์เป็น ไฟล์ทั้งหมด (*. *)เพื่อดูไฟล์ประเภท * .tsv
เมื่อคุณเลือก ตัวคั่นที่ถูกต้องนำเข้าข้อมูลลงในแผ่นงาน Excel, PivotChart หรือรายงาน Pivot ทำงานในลักษณะเดียวกัน
การแปลงข้อมูลทำงานอย่างไร
ในหน้าต่างนำเข้าข้อมูลหากคุณเลือก แปลงข้อมูลแทนที่จะเลือก โหลดมันจะเปิดหน้าต่าง Power Query Editor
หน้าต่างนี้จะให้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับวิธีที่ Excel แปลงข้อมูลโดยอัตโนมัติ การนำเข้า นี่คือที่ที่คุณสามารถปรับแต่งวิธีการแปลงข้อมูลในระหว่างการนำเข้า
หากคุณเลือกคอลัมน์ในเครื่องมือแก้ไขนี้คุณจะเห็นประเภทข้อมูลที่สันนิษฐานไว้ใต้ส่วนการแปลงในริบบิ้น
ในตัวอย่างด้านล่างคุณจะเห็นว่า Excel ถือว่าคุณต้องการแปลงข้อมูลในคอลัมน์นั้นเป็นรูปแบบจำนวนเต็ม
คุณสามารถเปลี่ยนแปลงสิ่งนี้ได้ โดยการเลือกลูกศรลงถัดจากประเภทข้อมูลและเลือกประเภทข้อมูลที่คุณต้องการ
คุณสามารถเรียงลำดับคอลัมน์ในเครื่องมือแก้ไขนี้ได้โดยเลือกคอลัมน์และลากไปยังตำแหน่งที่คุณต้องการ เพื่อไปไว้ในแผ่นงานของคุณ
หากไฟล์ข้อมูลขาเข้าของคุณไม่มีแถวส่วนหัวคุณสามารถเปลี่ยน ใช้แถวแรกเป็นส่วนหัวเป็น ใช้ส่วนหัวเป็นอันดับแรก แถว
โดยปกติคุณไม่ควรใช้ Power Query Editor เนื่องจาก Excel ค่อนข้างดีในการวิเคราะห์ไฟล์ข้อมูลขาเข้า
อย่างไรก็ตามหากไฟล์ข้อมูลเหล่านั้นไม่สอดคล้องกับวิธีการจัดรูปแบบข้อมูลหรือคุณต้องการจัดระเบียบวิธีการที่ข้อมูลปรากฏในแผ่นงานของคุณใหม่ดังนั้น Power Query Editor ช่วยให้คุณทำเช่นนั้น
ข้อมูลของคุณอยู่ในฐานข้อมูล MySQL หรือไม่? เรียนรู้วิธี เชื่อมต่อ Excel กับ MySQL เพื่อนำข้อมูลนั้นมา หากข้อมูลของคุณอยู่ในไฟล์ Excel อื่นอยู่แล้วยังมีวิธีการ ผสานข้อมูลในไฟล์ Excel หลายไฟล์ เป็นไฟล์เดียว